Créer des réceptions
- Pour créer des réceptions pour les types de contrat fournisseur, sélectionnezRéceptions des lignes du contratdans la tâcheMettre à jour les types de contrat fournisseur. Voir Étapes : créer des contrats fournisseurs.
- Pour créer des réceptions pour les avis préalables d'expédition approuvés, activez les avis préalables d'expédition dans la tâcheModifier la définition de l'environnement client - Finances.
- Configurez le processus de gestionRéceptionet la règle de sécurité associée.
- Sécurité : configurez les domaines suivants dans le domaine fonctionnel Procurement :
- Process: Receipt/Return (NEW)
- Self-Service: Receipt
Vous pouvez créer des réceptions à partir des bons de commande, des lignes de contrat fournisseur et des avis préalables d'expédition pour recevoir les éléments suivants :
- Biens.
- Services.
- Feuilles de temps des intervenants extérieurs.
- Services liés à des projets.
Vous pouvez inclure des pièces jointes sur les réceptions. Workday prend en charge les types de fichier activés dans la tâche
Modifier la définition de l'environnement client - système
pour les pièces jointes.
- Accédez à la tâcheCréer une réception.
- Pour la tâche, tenez compte des éléments suivants :
Option Description Numéro de documentSélectionnez des bons de commande, des contrats fournisseurs, des avis préalables d'expédition et des variantes de contrat fournisseur :- Qui sont éligibles à la réception.
- Auxquelles vous avez accès.
La sous-catégorie d'inviteDocuments les plus récentsaffiche jusqu'à 50 documents récents auxquels vous avez accès, en fonction des éléments suivants :- Date de début du contrat sur les contrats fournisseurs.
- Date du document sur les bons de commande.
- Date d'expédition sur les avis préalables d'expédition.
L'invite affiche également la sous-catégorieDocuments à échéance aujourd'huiouDocuments à échéance cette semainelorsque les documents concernés respectent ces conditions, déterminées par les valeurs ci-après :- Dates d'échéance sur les bons de commande.
- Dates d'expédition sur les avis préalables d'expédition.
Pour la sous-catégorie d'inviteDocuments à échéance cette semaine, Workday définit la semaine du lundi au dimanche plutôt que sur les 7 jours suivants.Réception complèteSélectionnez cette option pour recevoir toutes les quantités ou tous les montants restants sur le document.Si vous ne cochez pas cette case, vous pouvez toujours marquer des lignes de biens individuelles comme entièrement reçues après avoir cliqué surOK.Pour les contrats de location/bail et les avis préalables d'expédition, Workday coche automatiquement la caseRéception complète. Lorsque vous créez une réception pour un :- Contrat fournisseur, le type de livraisonRéapprovisionnement du stockrange les biens dans un site de gestion des stocks. Le type de livraisonRéapprovisionnement du stock de consommablesréapprovisionne un emplacement de stock de consommables.
- Bon de commande ou avis préalable d'expédition, le type de livraison est hérité du bon de commande. Vous ne pouvez pas modifier cette valeur.
Numéro de suiviVous pouvez :- Rechercher et sélectionner des numéros de suivi sur les manifestes au quai.
- SélectionnezCréer un code de suivipour scanner les numéros de suivi.
- Ajouter plusieurs numéros de suivi aux réceptions.
Modifier le brouillon de réception existantCette option s'affiche sous forme de case à cocher ou d'invite lorsqu'il existe des réceptions avec le statutBrouillonpour le document sélectionné.Workday affiche une case à cocherModifier le brouillon de réception existantlorsqu'il existe un brouillon de réception pour le document sélectionné. Lorsque le document n'est pas entièrement reçu, vous pouvez modifier le brouillon de réception ou créer une nouvelle réception pour les quantités ou montants restants.Workday affiche l'inviteModifier le brouillon de réception existantlorsqu'il existe plusieurs brouillons de réception pour le document. Vous pouvez sélectionner le brouillon de réception à modifier ou créer une nouvelle réception si le document n'est pas entièrement reçu. - (Facultatif) Appliquez la pièce jointe et sélectionnez des catégories de pièce jointe dans l'onglet Piècesjointes.
- (Facultatif) Après avoir cliqué surOK, renseignez la grilleLots et sériespour les articles d'achat avec :
- Contrôle par lotactivé.
- Numéro de série sur toutes les transactionscomme type de contrôle par numéro de série.
- (Facultatif) Accédezà Modifier une réceptionpour mettre à jour ou annuler une réception dont le statutest Brouillon. Pour apporter des changements à une réceptionapprouvée, accédez à la tâcheCréer des ajustements de réception.
Workday :
- Calcule la quantité, le montant ou les heures travaillées et les inclut dans la réception.
- Calcule la quantité, le montant ou les heures travaillées et les soustrait du bon de commande, de l'avis préalable d'expédition ou du contrat fournisseur.
- Soumet le processus de gestionRéceptionpour approbation.
- Approuve les réceptions à afficher sur la facture fournisseur associée.
- Transmet le processus de gestionRéceptionpour ranger les articles en stock avec leType de livraison,Réapprovisionnement du stocklors de l'approbation.
Le
Type de livraison
s'affiche sur les Lignes de biens
uniquement lorsque vous activez les articles de stock dans la catégorie de dépense.- Pour retourner des biens aux fournisseurs, accédez à dans le menu des actions associées de votre réception. Voir Créer des retours.
- Lorsque vous rapprochez des réceptions et des factures fournisseurs, configurez le processus de gestionÉvénement de rapprochement des comptes fournisseurs. Voir Étapes : configurer le traitement de rapprochement des comptes fournisseurs.