Éléments de définition : report à nouveau des documents d'achat
Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la planification de la configuration et de l'utilisation de la fonction de report à nouveau de documents d'achat. Elle explique :
- Pourquoi effectuer cette configuration.
- Comment cette configuration s'intègre dans Workday.
- Les impacts en aval, ainsi que les interactions entre produits.
- Les conditions requises en matière de sécurité et les configurations du processus de gestion.
- Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant l'implémentation.
Reportez-vous aux instructions détaillées des tâches pour avoir une vision exhaustive de la configuration.
Présentation
Workday vous permet de déplacer les engagements et les obligations qui restent sur vos documents d'achat vers la période du livre suivante ou vers l'exercice suivant.
Avantages pour l'entreprise
- Tenir une comptabilité précise et à jour.
- Gérer les engagements et les obligations pour une ou plusieurs unités légales, pour plus de flexibilité.
- Satisfaire aux exigences budgétaires pour un meilleur contrôle des dépenses.
Cas d'utilisation
Reportez à nouveau les obligations et les engagements restants pour les documents suivants :
- Bons de commande que vous n'avez pas facturés ou que vous avez partiellement facturés.
- Demandes d'achat que vous n'avez pas sourcées auprès d'un fournisseur ou via le stock.
- Contrats fournisseurs avec des soldes restant dus.
Questions à se poser
Questions | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Quels documents d'achat voulez-vous reporter à nouveau ? | Vous pouvez reporter à nouveau les engagements et les obligations pour les documents suivants :
Vous pouvez fermer en masse des documents d'achat lorsqu'ils comportent des engagements et des obligations que vous ne souhaitez pas reporter à nouveau. |
Comment distinguez-vous vos transactions pour la comptabilisation ? | Vous pouvez utiliser une norme et un code norme pour séparer les transactions de report à nouveau d'achat à des fins de comptabilisation et de reporting.
Workday crée ensuite des écritures opérationnelles distinctes et impute les écritures de liquidation des engagements et des obligations dans les codes normes suivants :
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Quels documents d'achat multi-entités voulez-vous reporter à nouveau ? | Vous pouvez reporter à nouveau les engagements et les obligations pour les bons de commande et les demandes d'achat qui incluent plusieurs unités légales. Pour reporter à nouveau ces documents, utilisez l'unité légale indiquée dans l'en-tête et assurez-vous que les périodes du livre ou que les exercices précédents et suivants sont ouverts pour :
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Recommandations
Pour éviter les doublons dans chaque transaction de report à nouveau, pensez à appliquer un filtre pour exclure les documents d'achat que vous avez déjà reportés.
Afin de garantir un délai suffisant pour la liquidation des engagements et des obligations, il est conseillé de procéder au report à nouveau quelques semaines après la fin d'une période du livre ou d'un exercice.
Pour minimiser votre charge de travail, nous vous recommandons de procéder dans l'ordre suivant pour gérer vos documents d'achat :
- Fermer en masse les documents sans activité supplémentaire.
- Reporter à nouveau les engagements et les obligations restants.
- Clôturer la période du livre ou l'exercice précédent.
Actions requises
Assurez-vous que :
- La période du livre ou l'exercice à partir duquel vous effectuez le report à nouveau a le statutEn cours de clôtureouOuvert.
- Les périodes du livre et les exercices avec le statutEn cours de clôtureont un groupe d'opérations ouvert qui inclut les opérations de report à nouveau pour les engagements et les obligations.
Limites
Vous pouvez inclure jusqu'à 5 000 documents d'achat dans chaque transaction de report à nouveau, sachant que chaque transaction ne peut contenir qu'un seul type de document. Pour réduire le nombre de documents dans une transaction, appliquez un filtre pour exclure les documents ayant déjà fait l'objet d'un report à nouveau.
Définition de l'environnement client
Aucun impact.
Sécurité
Domaines | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Process: Purchase Order dans le domaine fonctionnel Procurement. | Permet de :
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Process: Requisition dans le domaine fonctionnel Procurement. | Permet de :
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Process: Supplier Contracts dans le domaine fonctionnel Supplier Contracts. | Permet de :
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Process: Year End dans le domaine fonctionnel Common Financial Management. | Permet de :
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Processus de gestion
Processus de gestion | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Procurement Mass Close
| Permet de fermer en masse les documents d'achat que vous ne voulez pas reporter à nouveau. |
Report à nouveau des documents d'achat
| Permet de :
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Reporting
Rapports | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Rapport sur les soldes des budgets
| Permet d'afficher le soldes des engagements et des obligations pour les périodes du livre et les exercices. |
Rechercher des bons de commande
Rechercher des demandes d'achat Rechercher des contrats fournisseurs | Permet d'afficher le statut des documents d'achat et d'identifier les documents que vous souhaitez reporter à nouveau. |
Balance
| Permet d'afficher les éléments suivants :
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Afficher le report à nouveau des documents d'achat
| Permet d'afficher les éléments suivants :
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Intégrations
Aucun impact.
Relations et interactions
Fonctionnalités | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Comptabilisation | Lorsque vous reportez à nouveau les engagements et les obligations, Workday :
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Budgets | Lorsque vous reportez à nouveau des engagements et des obligations, Workday les déplace de la période budgétaire précédente vers la suivante. |