Éléments de définition : comptabilité des engagements dans les achats
Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la planification de la configuration et de l'utilisation de la comptabilité des engagements pour effectuer le suivi des dépenses liées aux achats. Elle explique :
- Pourquoi effectuer cette configuration.
- Comment cette configuration s'intègre dans Workday.
- Les impacts en aval, ainsi que les interactions entre produits.
- Les conditions requises en matière de sécurité et les configurations du processus de gestion.
- Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant l'implémentation.
Présentation
La comptabilité des engagements consiste à identifier et à réserver des fonds pour de futures obligations de paiement. Cette comptabilité est liée aux documents d'achat tels que les demandes d'achat et les bons de commande.
Avantages pour l'entreprise
Vous pouvez :
- Permettre au service de la comptabilité Fournisseurs de contrôler et de planifier les dépenses avant qu’elles ne soient autorisées.
- Effectuer facilement le suivi d'un bon de commande récurrent pour éviter tout risque d'oubli.
- Permettre aux utilisateurs de vérifier les contraintes budgétaires lorsqu'ils révisent et approuvent des transactions d'achat.
Cas d'utilisation
- Reporter à nouveau les obligations et les engagements restants sur la période du livre suivante pour les demandes d'achat, les bons de commande et les contrats fournisseurs.
- Suivre les écritures comptables des demandes d'achat en activant le livre des engagements.
- Suivre les écritures comptables pour les bons de commande en activant le livre des obligations.
- Créer un livre des montants réels destiné au suivi des écritures comptables pour les factures fournisseurs.
- Planifier les flux de trésorerie en suivant les obligations et les engagements.
- Réviser les transactions d'achat par rapport à un budget spécifique.
Questions à se poser
Questions | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Comment structurez-vous le budget de votre unité légale ? | Les structures de budget constituent la base des budgets dans Workday. La structure détermine :
La structure a également un impact sur la fréquence à laquelle s'effectue le report à nouveau des documents d'achat. |
Comment effectuer le suivi de la comptabilisation des demandes d'achat ? | Workday vous recommande d'activer le livre des engagements pour effectuer le suivi des écritures comptables. |
Comment votre organisation utilise-t-elle les worktags ? | Lorsque vous utilisez des worktags comme les worktags de fonds ou de subventions, les worktags de mise en équilibre permettent un meilleur suivi des engagements et des obligations. |
Recommandations
Pour vous assurer que les documents de transaction respectent toujours les contraintes budgétaires, ajoutez le sous-processus
Contrôler le budget
et l'étape d'action après les étapes de révision ou d'approbation dans les processus de gestion.Lorsque vous effectuez un report à nouveau plusieurs fois pour la même période, utilisez le filtre
Exercice
pour exclure les documents qui ont déjà fait l'objet d'un report à nouveau.Pour garantir la cohérence des données, exécutez les tâches de fin d'exercice ci-après dans l'ordre suivant :
- Reportez à nouveau les obligations et les engagements restants.
- Fermez en masse les documents d'achat.
- Clôturez la période du livre.
Pour confirmer la configuration de votre comptabilisation, vérifiez la mise en équilibre par worktag d'une unité légale dans le rapport
Afficher la configuration de la mise en équilibre par worktag
.Actions requises
Définissez les éléments suivants :
- Plans de comptes.
- Règles d'imputation comptable.
- Sources des écritures.
- Types de compte.
- Périodes du livre.
Définissez des configurations pour les éléments suivants :
- Exercices et périodes du livre.
- Types de compte.
- Plans de comptes.
- Règles d'imputation comptable.
Utilisez la tâche
Mettre à jour les codes normes pour le report à nouveau des documents d'achat
pour saisir un code norme pour l'unité légale pour laquelle vous souhaitez effectuer un report à nouveau.Limites
Aucun impact.
Définition de l'environnement client
Aucun impact.
Sécurité
Domaines | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Set Up: Ledger and Book dans le domaine fonctionnel Common Financial Management | Permet de configurer des codes normes pour le report à nouveau de la comptabilité des engagements d'achat. |
Process: Year End dans le domaine fonctionnel Common Financial Management | Permet d'affecter des codes normes pour le report à nouveau des achats à des unités légales. |
Set Up: Journal Source dans le domaine fonctionnel Common Financial Management | Permet de mapper les sources des écritures d'engagement et d'obligation avec les transactions opérationnelles. |
Set Up: Supplier Contracts
| Permet de configurer des types de contrat fournisseur pour créer des obligations. |
Processus de gestion
Modifiez le processus de gestion
Report à nouveau des documents d'achat
pour définir le workflow de report à nouveau des documents d'achat sur l'exercice suivant.Reporting
Aucun impact.
Intégrations
Aucun impact.
Relations et interactions
Fonctionnalités | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Contrôle budgétaire | Permet d'activer des contrôles budgétaires pour le suivi des engagements et des obligations pour les transactions d'achat par rapport à un budget précis. |
Report à nouveau des documents d'achat | Vous pouvez utiliser la tâche Reporter à nouveau des documents d'achat pour reporter à nouveau des :
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