Éléments de définition : achats multi-entités

Administrator Guide

Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la planification de la configuration et de l'utilisation des achats multi-entités. Elle explique :

Pourquoi effectuer cette configuration.

Comment cette configuration s'intègre dans Workday.

Les impacts en aval, ainsi que les interactions entre produits.

Les conditions requises en matière de sécurité et les configurations du processus de gestion.

Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant l'implémentation.

Reportez-vous aux instructions détaillées des tâches pour avoir une vision exhaustive de la configuration.

Présentation

Au niveau de l'environnement client, vous pouvez activer la fonction multi-entités dans les demandes d'achat et les bons de commande. Cette configuration centralise les achats en vous permettant de passer des commandes pour le compte d'autres unités légales avec un seul document.

Workday prend automatiquement en charge plusieurs unités légales sur les factures fournisseurs.

Avantages pour l'entreprise

Vous pouvez créer des demandes d'achat et des bons de commande consolidés pour des biens, des services et des services liés à des projets pour le compte d'autres unités légales. Cette pratique permet de réduire le nombre de bons de commande envoyés aux fournisseurs, ce qui vous fait gagner du temps au moment du rapprochement.

Cas d'utilisation

Demander des biens et des services pour plusieurs unités légales avec une seule demande d'achat.

Commander pour plusieurs unités légales avec un seul bon de commande, ce qui simplifie le workflow.

Rapprocher les factures multi-entités aux bons de commande multi-entités pour des rapports précis.

Les dépenses et les immobilisations sont imputées avec précision en fonction des unités légales au niveau de la ligne et de l'en-tête, ce qui réduit la charge de travail comptable.

Questions à se poser

Questions	Éléments à prendre en compte
Comment votre entreprise utilise-t-elle les contrats fournisseurs pour ses achats ?	Lorsque vous consolidez les demandes d'achat de plusieurs contrats fournisseurs au niveau de l'environnement client, créez un contrat fournisseur pour une hiérarchie d'unités légales incluant toutes les unités légales pour lesquelles vous effectuez des achats. Pour les transactions multi-entités qui ne sont pas consolidées entre les contrats fournisseurs, la tarification du contrat indiquée dans l'en-tête s'applique à toutes les unités légales de la ligne.
Comment votre entreprise utilise-t-elle la fonction intercompagnies ?	Créez un lien intercompagnies entre les unités légales pour les utiliser dans les transactions multi-entités. Vous pouvez créer ce lien dans la tâche Modifier le profil intercompagnies d'une unité légale . Définissez l'unité légale des achats comme unité légale parent.
Comment modifiez-vous et approuvez-vous les lignes des transactions liées aux dépenses ?	Vous pouvez modifier les unités légales des lignes de la demande d'achat pendant le processus de création et d'approbation. Vous ne pouvez pas modifier les unités légales au niveau de la ligne dans les tâches de sourcing.
Votre entreprise utilise-t-elle la Gestion des stocks ?	Pour la Gestion des stocks, vous ne pouvez pas modifier l'unité légale au niveau de la ligne des demandes de réapprovisionnement ou des demandes de réapprovisionnement du stock de consommables. Pour les commandes de type de réapprovisionnement : Configurez l'unité légale qui commande pour le compte du site dans les tâches Mettre à jour un site de gestion des stocks et Mettre à jour un emplacement de stock de consommables . Vous pouvez uniquement ajouter des lignes de demande d'achat et de bon de commande destinées aux unités légales de gestion des stocks ou du stock de consommables. Pour définir l'unité légale des achats pour les emplacements de stockage, vous devez également définir l'unité légale comme unité légale parent dans la tâche Modifier le profil intercompagnies d'une unité légale .
Comment fonctionne la comptabilité pour les transactions multi-entités ?	À l'aide de la tâche Créer un ensemble de règles d'imputation comptable , définissez les règles d'imputation comptable suivantes : Comptes clients intercompagnies , qui impute les écritures de l'unité légale parent. Comptes fournisseurs intercompagnies , qui impute les écritures des unités légales enfants. Vous pouvez afficher la comptabilisation des transactions d'achat multi-entités dans les onglets suivants qui répertorient la comptabilisation de chaque unité légale sur le bon de commande ou la demande d'achat : Afficher la comptabilisation d'un bon de commande Afficher la comptabilisation d'une demande d'achat Vous pouvez afficher toutes les écritures liquidées, mais vous devez disposer des autorisations requises pour cette unité légale pour afficher son écriture opérationnelle.

Recommandations

Sélectionnez les options Demande d'achat
et Bon de commande
dans l'invite

Activer l'option Multi-entités

de la tâche

Modifier la définition de l'environnement client - Finances

Exécutez rapidement les provisions FNP des unités légales sur les lignes de bon de commande avec une hiérarchie d'unités légales incluant toutes les unités légales dans la tâche

Créer une provision FNP

Actions requises

Pour activer le mode multi-entités pour les demandes d'achat, activez le mode multi-entités pour les bons de commande.

À l'aide de la tâche

Modifier le profil intercompagnies d'une unité légale

, créez un lien intercompagnies entre les unités légales pour lesquelles vous gérez les achats. Sélectionnez l'unité légale des achats comme unité légale parent.

Vous devez disposer des autorisations requises pour l'unité légale indiquée dans l'en-tête pour pouvoir utiliser la tâche

Ranger en stock

et afficher les documents suivants :

Bon de commande

Réception

Demande d'achat

Facture

Limites

Vous ne pouvez pas désactiver cette fonctionnalité une fois que vous avez des commandes d'achat ou des demandes d'achat multi-entités actives.

Vous ne pouvez pas modifier les unités légales sur les lignes de commande dans les tâches de sourcing ou après avoir approuvé le bon de commande. Vous ne pouvez pas non plus modifier les unités légales des lignes des documents obtenus suivants :

Réceptions

Retours

Factures

Vous ne pouvez pas modifier l'unité légale sur les commandes de type réapprovisionnement.

Vous devez disposer des autorisations requises pour l'unité légale indiquée dans l'en-tête de la réception pour pouvoir utiliser la tâche

Ranger en stock

Dans la tâche

Reporter à nouveau des documents d'achat

, l'onglet

Soldes

et les champs suivants sont vides lorsqu'une unité légale sur la ligne du document a une devise différente de celle de l'unité légale indiquée dans l'en-tête :

Montant facturé

Montant total

Montant total du bon de commande

Définition de l'environnement client

Dans la tâche

Modifier la définition de l'environnement client - Finances

, sélectionnez les options Demande d'achat
et Bon de commande
dans l'invite

Activer l'option Multi-entités

Sécurité

Pour afficher et modifier des documents multi-entités, vous devez disposer des autorisations requises pour l'unité légale indiquée dans l'en-tête. Vous pouvez également afficher toutes les écritures liquidées, mais vous devez disposer des autorisations requises pour cette unité légale pour afficher son écriture opérationnelle.

Vous pouvez acheminer les approbations en fonction des unités légales au niveau de la ligne lorsque vous ajoutez les sous-processus suivants aux processus de gestion de demande d'achat et de bon de commande :

Événement intercompagnies de demande d'achat

Événement intercompagnies de bon de commande

Pour chaque unité légale figurant sur un document multi-entités, Workday affiche les lignes à réviser pour les chargés de la révision affectés dans Mes tâches.

Processus de gestion

Pour acheminer des transactions pour révision et approbation en fonction des unités légales figurant sur les lignes de demande d'achat :

Configurez le processus de gestion Événement de demande d'achat
et la règle de sécurité associée dans le domaine fonctionnel Procurement.

Configurez le processus de gestion Événement intercompagnies de demande d'achat
et la règle de sécurité associée dans le domaine fonctionnel Procurement.

Ajoutez l'étape d'action Lancer un événement intercompagnies de demande d'achat
au processus de gestion Événement de demande d'achat
.

Pour acheminer des transactions pour révision et approbation en fonction des unités légales figurant sur les lignes de bon de commande :

Configurez le processus de gestion Événement lié à un bon de commande
et la règle de sécurité associée dans le domaine fonctionnel Procurement.

Configurez le processus de gestion Événement intercompagnies de bon de commande
et la règle de sécurité associée dans le domaine fonctionnel Procurement.

Ajoutez l'étape d'action Lancer un événement intercompagnies de bon de commande
au processus de gestion Événement lié à un bon de commande
.

Reporting

Vous pouvez utiliser les rapports Workday ou les rapports personnalisés pour les documents suivants avec plusieurs unités légales :

Changement de commande

Bon de commande

Demande d'achat

Facture fournisseur

Intégrations

Les services web suivants prennent en charge les documents d'achat avec plusieurs unités légales :

Get Purchase Orders

Get Purchase Order Change Orders

Get Receipts

Get Returns

Get Supplier Invoices

Soumettre un bon de commande

Soumettre un changement pour un bon de commande

Soumettre une réception

Soumettre une facture fournisseur

Relations et interactions

Fonctionnalités	Éléments à prendre en compte
Créer des réceptions	Pour afficher et modifier des réceptions multi-entités, vous devez disposer des autorisations requises pour l'unité légale indiquée dans l'en-tête.
Ranger en stock	Pour utiliser la tâche Ranger en stock , vous devez disposer des autorisations requises pour l'unité légale indiquée dans l'en-tête de la réception. Workday range automatiquement les articles en fonction des unités légales indiquées sur les lignes de réception.
Réapprovisionner le stock	Workday renseigne les unités légales en lecture seule sur les documents multi-entités légales pour le réapprovisionnement. Pour les transactions de réapprovisionnement, Workday renseigne l'unité légale au niveau de la ligne en fonction de la définition de l'unité légale des achats pour le réapprovisionnement dans la tâche Mettre à jour un site de gestion des stocks . Pour les transactions de réapprovisionnement du stock de consommables, Workday renseigne l'unité légale au niveau de la ligne en fonction de la définition de l'unité légale source des demandes d'achat dans la tâche Mettre à jour un emplacement de stock de consommables .

Workday propose un kit appelé Touchpoints Kit, qui rassemble plusieurs ressources pour vous aider à mieux comprendre les relations de configuration dans votre environnement client. Pour en savoir plus sur ce kit, visitez notre page Workday Touchpoints Kit sur le site Workday Community.

Étapes : définir les achats multi-entités

Définir le processus de gestion de demande d'achat

Référence : modifier la définition de l'environnement client - Finances