Éléments de définition : paiements manuels

Administrator Guide

Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la planification de la configuration et de l'utilisation des paiements manuels. Elle explique :

Pourquoi effectuer cette configuration.

Comment cette configuration s'intègre dans Workday.

Les impacts en aval, ainsi que les interactions entre produits.

Les conditions requises en matière de sécurité et les configurations du processus de gestion.

Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant l'implémentation.

Reportez-vous aux instructions détaillées des tâches pour avoir une vision exhaustive de la configuration.

Présentation

Les paiements manuels vous permettent d'enregistrer des paiements effectués en dehors de Workday Payroll. Les paiements manuels peuvent remplacer la paie standard d'un employé ou s'y ajouter. Workday Payroll for Ireland prend uniquement en charge les paiements supplémentaires manuels.

Avantages pour l'entreprise

Vous pouvez enregistrer des paiements manuels pour des employés à tout moment, y compris dans des périodes précédentes.

Workday calcule les cotisations patronales légales et obligatoires pour les paiements manuels et met à jour la comptabilité et le livre.

Cas d'utilisation

Vous pouvez exécuter des paiements manuels pour enregistrer des paiements externes tels que des espèces ou des chèques afin de :

Enregistrer les paiements que les employés émettent à l'avance pour couvrir les déductions d'une future absence de longue durée non rémunérée.

Corrigez une erreur de paie.

Enregistrer les ajustements dans l'année en cours ou précédente pour résoudre les écarts de cotisation (AUS, CAN, FRA, UK, USA).

Enregistrer la levée des options d'achat d'actions.

Pour Workday Payroll for the US, enregistrez les indemnités de maladie payées par un tiers lorsque le tiers retient la part salarié et vous transfère la responsabilité de la part employeur.

Ajuster les tranches de salaire imposable des employés après une vente d'actions.

Réduire le solde des arriérés d'un employé dans Workday lorsqu'un employé paie une déduction par chèque personnel.

Réduire le solde restant dû de l'option de déduction et de paiement modulables d'un employé lorsque l'employé rembourse tout ou partie du solde restant dû en dehors de la paie.

Questions à se poser

Questions	Éléments à prendre en compte
Quel volume de paiements manuels votre unité légale traite-t-elle ?	Vous pouvez utiliser les rapports suivants : Import Payroll Off-Cycle Payment pour charger en masse les paiements manuels. Tâche dédiée pour saisir des paiements manuels en petits volumes.
Quelles cotisations ou éléments de paie voulez-vous calculer pour les paiements manuels ?	Vous pouvez configurer les éléments de paie à traiter dans les paiements manuels dans l'onglet Hors cycle (manuel, supplémentaire à la demande) de votre catégorie d'exécution. Les éléments de paie sont calculés en fonction de la configuration de la catégorie d'exécution. Par conséquent, Workday calcule les montants dans les cas suivants : Le paiement manuel contient des entrées pour le calcul utilisé par l'élément de paie. Exemple : vous configurez un élément de paie pour calculer 10 % d'un calcul associé d'élément de paie. Workday calcule cette composante uniquement lorsque le calcul associé d'élément de paie a une saisie de paiement manuelle. Le calcul associé d'élément de paie peut également provenir de l'élément de paie dans la configuration de la catégorie d'exécution. Tous les montants figurent dans l'élément de paie. Exemple : vous configurez un élément de paie pour calculer un montant forfaitaire de 100.
Pour quelles périodes souhaitez-vous exécuter des paiements manuels ?	Vous pouvez exécuter un paiement manuel pour : Une sous-période qui n'est pas postérieure à la période suivante à traiter. Le statut de la sous-période est En cours ou Non commencé . Vous avez terminé la période précédente jusqu'à 6 ans avant la période actuelle. Pour enregistrer les paiements avant la date d'effet de vos premières transactions Workday Payroll, chargez-les en tant qu'historique de la paie. Exemples : salaires supplémentaires payés par une unité légale que vous avez acquise, gains contribuant au reporting du cumul annuel ou soldes de paie utilisés dans les calculs de la paie. Workday Payroll for Ireland ne prend pas en charge les corrections ou les contrepassations.
Comment voulez-vous que les paiements manuels affectent la paie de l'employé ?	Vous pouvez exécuter un paiement manuel pour : Remplacer la paie standard d'un employé et exclure ce dernier de la paie en cycle standard pour cette période. S'ajoute à la paie standard d'un employé pour la période. Les employés peuvent avoir plusieurs paiements supplémentaires pour une même sous-période. Pour avoir un impact sur la paie standard d'un employé et payer l'employé dans Workday, utilisez des saisies d'élément de paie ou des paies à la demande. Exemple : vous pouvez utiliser des saisies d'élément de paie pour traiter un remboursement sur la paie d'un employé.
Voulez-vous empêcher les administrateurs et les partenaires de la paie d'exécuter des paiements manuels pour eux-mêmes ?	Les tâches de l'interface utilisateur de Workday empêchent automatiquement les utilisateurs d'ajouter ou de modifier des paiements pour eux-mêmes. Les utilisateurs peuvent uniquement exécuter des paiements manuels pour eux-mêmes à l'aide d'un service web. Pour les en empêcher, cochez la case Services web de la paie - Ne pas autoriser l'ajout/la mise à jour pour le rôle Employé (pour lui-même) dans la tâche Modifier la définition de l'environnement client - paie .

Recommandations

Pour Workday Payroll for Australia, exécutez les paiements manuels plutôt que les paies à la demande pour ajuster les montants de cotisation, car Workday calcule les cotisations des salariés et la pension de retraite pour les paies à la demande.

Pour Workday Payroll for Canada et les États-Unis, exécutez les paiements manuels plutôt que les paies à la demande pour :

Ajuster les montants de cotisation, car Workday calcule les cotisations patronales et salariales légales et obligatoires pour les paies à la demande.

Atteindre un montant spécifique dans les formulaires de fin d'exercice pour la retenue.

Dans Workday Payroll for Ireland, exécutez les paiements supplémentaires manuels plutôt que les paiements supplémentaires à la demande pour ajuster les cotisations, car Workday calcule les cotisations salariales pour les paies à la demande.

Pour Workday Payroll for the UK :

Exécuter les paies à la demande plutôt que les paiements manuels pour ajuster les montants de paiement, car Workday calcule les cotisations patronales et salariales légales et obligatoires pour les paies à la demande et déclare les montants au HMRC.

Exécuter les paiements manuels plutôt que les paies à la demande dans les situations où vous devez ajuster les montants de cotisation, car Workday ne calcule pas les cotisations patronales et salariales légales et obligatoires pour les paiements manuels. Pensez à exécuter les paiements manuels pour les périodes de paie avant la période de paie précédente, car vous devrez peut-être corriger les montants de taxe. Ajouter manuellement les calculs associés pour les cotisations légales et obligatoires.

Dans Workday Payroll for the US, afin d'éviter les erreurs de calcul lors de l'exécution des paiements manuels pour le FLSA, indiquez des dates de fin qui correspondent à la période FLSA appropriée.

Pour modifier la date de la période de paie à laquelle vous êtes autorisé à effectuer le paiement manuel, annulez le paiement manuel cible et exécutez-en un autre.

Pour optimiser la performance lors du chargement des paiements manuels en bloc, utilisez le service web Import Payroll Off-Cycle Payment
.

Actions requises

Vérifiez les informations des comptes bancaires en vous assurant que :

Au moins 1

mode de paiement

manuel
est configuré dans la tâche

Mettre à jour les types de paiement

La définition du compte bancaire pour les paiements de la paie est de

type Paiement

manuel
autorisé .

Limites

Vous ne pouvez pas :

Remplacer les valeurs de paiement manuel par les saisies d'élément de paie que vous saisissez dans la tâche

Ajouter une saisie d'élément de paie pour un ou plusieurs employés

. Utilisez plutôt des paies à la demande (AUS, CAN, FRA, UK, USA).

Annule les paiements manuels finalisés que vous avez exécutés pour des périodes précédentes.

Calculez les cotisations des salariés ou les cotisations supplémentaires sur les paiements manuels dans Workday. Utilisez plutôt des paies à la demande.

Vous pouvez :

Exécuter des paiements manuels pour les périodes avec des régularisations futures, mais Workday ne crée pas de régularisation.

Régler des paiements manuels positifs, mais pas des paiements manuels négatifs.

Définition de l'environnement client

Utilisez la tâche

Modifier la définition de l'environnement client - paie

pour :

Pour les paiements hors cycle, définissez la date comptable comme date de paiement ou fin de la période.

D'empêcher les utilisateurs d'utiliser un service web pour créer des paiements manuels pour eux-mêmes.

Sécurité

Configurez les domaines ci-dessous dans le domaine fonctionnel Core Payroll :

Domaines	Éléments à prendre en compte
Process: Off-cycle	Permet aux utilisateurs d'exécuter des paiements manuels par lots.
Processus : Hors cycle (paiement manuel)	Permet aux utilisateurs d'exécuter des paiements manuels.
Reports: Pay Calculation Results for Pay Group (Results)	Permet aux utilisateurs de : Ajuster les priorités pour les paiements manuels. Affiche les paiements manuels par lot de paie et par période.

Processus de gestion

Aucun impact.

Reporting

Vous pouvez utiliser les rapports suivants :

Le rapport

Saisies d'élément de paie hors cycle pour un groupe d'employés

pour afficher les paiements manuels par lot de paie et par période. Vous pouvez l'exécuter pour des statuts, des codes de lot spécifiques, ou les deux.

La source des données du rapport

Payroll Off-cycle Payments for Group of Worker

pour créer un rapport personnalisé contenant les informations de paiement manuel.

Intégrations

Vous pouvez utiliser le service web Import Payroll Off-Cycle Payment
pour charger des volumes importants de paiements manuels, puis :

Ajuster la priorité de chaque paiement.

Traitez le paiement à l'aide de la tâche

Exécuter le calcul de la paie hors cycle

Vous pouvez également utiliser le service web pour exécuter des paiements manuels en bloc en tant que contrepassations d'autres paiements hors cycle.

Workday Payroll for Ireland ne prend pas en charge les contrepassations.

Relations et interactions

Fonctionnalités	Éléments à prendre en compte
Traitement de la paie	Pour un employé dans un lot de paie et une période donnés, vous pouvez exécuter plusieurs types de paiement. Workday traite les paiements dans l'ordre suivant pour mettre à jour les cumuls de paie et les soldes de paie : Manuel Contrepassation À la demande Standard
Catégorie d'exécution	Vous pouvez configurer les éléments de paie à traiter dans les paiements manuels dans l'onglet Hors cycle (manuel, supplémentaire à la demande) de votre catégorie d'exécution.
Règlements	Lorsque vous exécutez des paiements manuels, Workday met à jour la comptabilité et le livre, même si vous traitez le paiement lui-même en externe. Veillez à fournir des coordonnées bancaires précises.
Traitement de fin d'exercice	Vous pouvez effectuer des paiements manuels pour corriger les salaires et les cotisations des employés pour une période précédente. Lorsque ces paiements ont un impact sur les formulaires de fin d'année, finalisez tous les paiements manuels avant de finaliser les données de fin d'année pour vos employés.

Workday propose un kit appelé Touchpoints Kit, qui rassemble plusieurs ressources pour vous aider à mieux comprendre les relations de configuration dans votre environnement client. Pour en savoir plus sur ce kit, visitez notre page Workday Touchpoints Kit sur le site Workday Community.

Éléments de définition : saisies d'élément de paie

Éléments de définition : paies à la demande

Étapes : préparer et charger l'historique de la paie