Éléments de définition : saisies d'élément de paie
Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la planification de la configuration et de l'utilisation des saisies d'élément de paie. Elle explique :
- Pourquoi effectuer cette configuration.
- Comment cette configuration s'intègre dans Workday.
- Les impacts en aval, ainsi que les interactions entre produits.
- Les conditions requises en matière de sécurité et les configurations du processus de gestion.
- Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant l'implémentation.
Reportez-vous aux instructions détaillées des tâches pour avoir une vision exhaustive de la configuration.
Présentation
Les saisies d'élément de paie vous permettent d'ajouter, d'ajuster ou de remplacer des calculs de paie. Vous pouvez :
- Soit additionner ou soustraire un montant dans un résultat d'élément de paie.
- Soit remplacer le résultat d'un élément de paie.
Vous pouvez créer une saisie ponctuelle ou une saisie fixe qui se répète à chaque période de paie.
Avantages pour l'entreprise
Les saisies d'élément de paie améliorent la précision des calculs de paie car vous pouvez ajuster le calcul d'un seul employé ou de plusieurs employés à la fois. Vous pouvez utiliser la saisie d'élément de paie pour :
- Intégrer des données issues de sources externes et ainsi offrir davantage de flexibilité à vos calculs de la paie.
- Affectez des types de données non numériques à vos calculs associés, notamment texte, date et booléen.
Cas d'utilisation
- Ajuster ou fournir des données de temps ou d'absence issues d'une source externe.
- Ajuster les saisies de paie historiques.
- Ajuster les montants et les calculs des cotisations.
- Saisir des gains et déductions ponctuels ou fixes.
- Indiquer des montants de prime ou d'incitation issus de sources externes.
- Pour Workday Payroll for Canada, Irlande, Royaume-Uni et États-Unis :
- Saisissez des informations sur les remboursements de prêt.
- Fournir des taux de rémunération calculés par une source externe.
- Pour Workday Payroll for France :
- Ajouter les régularisations de l'impôt sur le revenu.
- Indiquer les montants des IJSS.
- Fournir le détail des indemnités de transport.
Questions à se poser
Questions | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Combien de saisies d'élément de paie avez-vous l'intention de saisir ? | Lorsque vous n'avez que quelques saisies à effectuer, vous pouvez les saisir facilement via l'interface utilisateur.
Lorsqu'il y a plus de saisies d'élément de paie, vous pouvez :
|
Qui va gérer les saisies d'élément de paie ? | Vous pouvez autoriser :
|
Comment empêcher les utilisateurs d'ajouter des saisies d'élément de paie pour eux-mêmes ? | Les tâches Workday empêchent automatiquement les utilisateurs d'ajouter ou de modifier des paiements pour eux-mêmes. Les utilisateurs peuvent uniquement ajouter des saisies d'élément de paie pour eux-mêmes via un service web. Pour les en empêcher, cochez la case Services web de la paie - Ne pas autoriser l'ajout/la mise à jour pour le rôle Employé (pour lui-même) dans la tâche Modifier la définition de l'environnement client - paie . |
Voulez-vous ajouter une saisie d'élément de paie à un montant calculé ou remplacer un montant calculé ? | Pour ajouter une saisie d'élément de paie à un montant calculé, créez une saisie d'élément de paie d'ajustement. Workday continue d'afficher le calcul initial et crée une saisie supplémentaire pour augmenter ou réduire un paiement.
Pour remplacer entièrement un montant calculé, créez une saisie d'élément de paie de remplacement. Workday remplace le montant calculé par le montant de la saisie d'élément de paie. |
Comment voulez-vous modifier des données issues d'un autre domaine de produit Workday, tel que la Gestion des temps ou les Absences, ou fournir des données issues d'une source externe ? | Vous pouvez créer :
Vous pouvez utiliser des saisies d'élément de paie de remplacement ou d'ajustement dans les deux cas mais les saisies d'élément de paie d'ajustement affichent à la fois le montant initial et l'ajustement. |
Voulez-vous remplacer l'intégralité d'un paiement ? | Vous pouvez utiliser une saisie d'élément de paie pour remplacer le montant d'un gain, d'une déduction ou d'un calcul associé d'élément de paie pour un seul résultat de la paie en cycle standard. Pour remplacer l'ensemble d'un résultat de paie, vous pouvez créer un paiement de remplacement manuel ou à la demande. |
Est-ce que vous ajustez des paiements de la rémunération ? | Pour ajuster des paiements uniques de la rémunération, Workday vous recommande de modifier le paiement unique de la rémunération. Workday attribue à tous les calculs de paie associés le statut Nouveau calcul nécessaire .
Si vous décidez d'utiliser une saisie d'élément de paie pour ajuster un paiement unique, indiquez une saisie d'élément de paie d'ajustement plutôt qu'une saisie de remplacement. Apportez également les modifications de vos paiements uniques dans la rémunération. |
Quels types de données voulez-vous utiliser pour vos saisies d'élément de paie ? | Vous pouvez affecter l'un des types de valeur de saisie d'élément de paie suivants à un calcul associé que vous saisissez via la saisie d'élément de paie :
|
Ajoutez-vous un paiement pour un employé transféré à l'étranger (CAN, IRL, UK, USA) ? | Vous pouvez créer une paie complémentaire à la demande plutôt qu'une saisie d'élément de paie. |
Avez-vous besoin de calculer des cotisations spécifiques pour la saisie d'élément de paie (USA) ? | Lorsque vous activez et configurez le Mappage de site de rattachement fiscal, Workday détermine les cotisations à calculer en fonction des worktags de site figurant dans la saisie d'élément de paie.
Lorsque vous incluez un worktag de site dans une saisie d'élément de paie, Workday calcule les cotisations associées au site, quelles que soient les options de cotisations de l'employé. |
Recommandations
Lorsque vous ajoutez des saisies d'élément de paie, indiquez des codes de lot pour supprimer en masse les saisies en cas d'erreur. Après la finalisation d'un résultat de paie qui utilise un code de lot, vous ne pouvez plus supprimer le code de lot.
Lorsque vous ajustez des données issues de la Gestion des temps ou des Absences, modifiez les données de la source plutôt que d'utiliser la saisie d'élément de paie, puis recalculez la paie. Cela permet de garantir que :
- Les ajustements futurs des données issues de la gestion des temps ou des absences n'entraînent pas de trop-perçu ou de paiement insuffisant.
- Les soldes d'absences sont exacts pour le paiement en fin d'emploi.
- Les autres calculs et rapports de la paie qui utilisent ces données sont également exacts.
- Les futurs calculs de paie rétroactive utilisent les valeurs modifiées.
Pour Workday Payroll for Australia, l'Irlande et le Royaume-Uni, lorsque vous ajustez les éléments de paie assujettis aux taxes, assurez-vous d'ajouter une saisie d'élément de paie pour tous les calculs associés d'élément de paie.
Dans Workday Payroll for France, pour modifier les cotisations légales et obligatoires, remplacez les calculs associés d'élément de paie des déductions "mémo" au lieu de modifier la déduction de cotisation. Le remplacement des déductions "mémo" vous permet d'assurer la cohérence des plafonds et des salaires bruts dans les calculs de cotisations. Exemple : pour modifier la valeur des cotisations AGIRC-ARRCO, remplacez les salaires bruts et les valeurs des plafonds de la
Déduction "mémo" - valeurs de référence AGIRC-ARRCO [FRA]
. Pour Workday Payroll for the US, lorsque vous ajoutez une saisie d'élément de paie pour le FLSA, utilisez des dates de début et de fin qui correspondent à la période FLSA appropriée.
Actions requises
Vous pouvez traiter uniquement les saisies d'élément de paie des employés et les éléments de paie qui sont configurés pour être inclus dans le traitement de la paie dans l'onglet
Général
d'une catégorie d'exécution.Pour bénéficier d'une saisie d'élément de paie, les employés doivent également satisfaire aux critères d'éligibilité à l'élément de paie du gain ou de la déduction.
Configurer la catégorie d'exécution de façon à inclure les employés et les éléments de paie concernés.
Indépendamment de la configuration dans l'onglet
Inactif (remplacement à la demande, en cycle standard)
de la catégorie d'exécution, Workday traite les saisies d'élément de paie ponctuelles pour les employés inactifs.Limites
Une fois la saisie d'élément de paie traitée, vous ne pouvez plus la remplacer par une nouvelle saisie. Lorsque plusieurs saisies d'élément de paie de remplacement sont définies pour un employé, Workday additionne les montants.
Vous ne pouvez pas mettre à jour une saisie d'élément de paie fixe incluse dans un résultat de paie finalisé. Pour mettre à jour les saisies d'élément de paie fixes, mettez fin à la saisie d'élément de paie existante et créez-en une nouvelle.
Lorsque vous supprimez des saisies d'élément de paie en masse, vous devez supprimer chaque lot correspondant à un code de lot. Workday ne prend pas en charge la suppression de lot par sélection multiple.
Les traitements de la paie rétroactive ne mettent pas à jour les montants des saisies d'élément de paie existantes. Lorsque vous créez une saisie d'élément de paie d'ajustement, Workday peut ajuster le montant initial mais pas la saisie d'élément de paie d'ajustement.
Définition de l'environnement client
Vous pouvez utiliser la tâche
Modifier la définition de l'environnement client - paie
pour :
- Empêcher les administrateurs et les partenaires de la paie d'utiliser les services web pour ajouter des saisies d'élément de paie pour eux-mêmes.
- Sélectionner la date de fin à suggérer dans la tâche pour mettre fin aux saisies d'élément de paie fixes des employés dans le cadre d'une fin d'emploi. Vous pouvez modifier la date dans la tâche.
Sécurité
Domaine | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Drive dans le domaine fonctionnel System. | Les utilisateurs peuvent accéder à l'interface Drive pour afficher les classeurs de saisie d'élément de paie.
Les utilisateurs ayant accès à ce domaine peuvent afficher toutes les données dans un classeur partagé avec eux, quels que soient les autres paramètres de sécurité associés aux données. En revanche, il ne peut pas modifier les données du classeur. Par exemple, les utilisateurs peuvent afficher les données même s'ils ne disposent pas des droits d'accès à la saisie d'élément de paie ou au lot de paie spécifique auquel est destiné le classeur. |
L'un des domaines suivants, dans le domaine fonctionnel System :
| Les utilisateurs peuvent afficher et modifier des définitions de processus de gestion telles que Mettre fin aux saisies d'élément de paie et Fin d'emploi . |
Set Up: Payroll (Payroll Input Workbooks) dans le domaine fonctionnel Core Payroll. | Les utilisateurs peuvent créer, modifier, supprimer et afficher des modèles de saisie d'élément de paie. |
Worker Data: Payroll (Payroll Input) dans le domaine fonctionnel Core Payroll. | Les utilisateurs peuvent ajouter des saisies d'élément de paie.
Vous ne pouvez pas utiliser l'élément de paie pour limiter l'accès aux saisies d'élément de paie. Assurez-vous de n'autoriser l'accès qu'aux utilisateurs qui comprennent l'impact des saisies d'élément de paie sur tous les éléments de paie. |
Worker Data: Payroll (Payroll Input Workbooks – Workbook) dans le domaine fonctionnel Core Payroll. | Les utilisateurs peuvent générer un classeur de saisie d'élément de paie. |
Worker Data: Payroll (Payroll Input Workbook – Generate) dans le domaine fonctionnel Core Payroll. | Les utilisateurs peuvent ajouter ou mettre à jour des saisies d'élément de paie dans les classeurs générés. |
Worker Data: Payroll (Payroll Input Workbook – Lock) dans le domaine fonctionnel Core Payroll. | Les utilisateurs peuvent verrouiller les classeurs de saisie d'élément de paie. |
Worker Data: Payroll (Payroll Input Workbook – Unlock) dans le domaine fonctionnel Core Payroll. | Les utilisateurs peuvent déverrouiller les classeurs de saisie d'élément de paie. |
Worksheets dans le domaine fonctionnel System. | Les utilisateurs peuvent afficher toutes les données dans un classeur partagé avec eux, quels que soient les autres paramètres de sécurité associés aux données. En revanche, il ne peut pas modifier les données du classeur.
Par exemple, les utilisateurs peuvent afficher les données même s'ils ne disposent pas des droits d'accès à la saisie d'élément de paie ou au lot de paie spécifique auquel est destiné le classeur. |
Processus de gestion
Processus de gestion | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Demander des saisies d'élément de paie
| Permet de soumettre les demandes de saisie d'élément de paie des employés, que Workday va transmettre à des fins de révision et d'approbation. |
Mettre fin aux saisies d'élément de paie
| En tant que sous-processus du processus de gestion Fin d' emploi, vous permet de mettre fin aux saisies d'élément de paie fixes des employés dans le cadre d'une fin d'emploi. |
Reporting
Rapports ou tableaux de bord | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Saisie d'élément de paie fixe avec code de référence
| Collecte les informations requises pour créer un téléchargement via le générateur d'interfaces Entreprise (EIB) qui modifie les saisies d'élément de paie fixes existantes. Exemples : codes de référence, codes de lot. |
Saisie d'élément de paie par code de lot
| Vérifie les téléchargements de saisies d'élément de paie en contrôlant les totaux des ajustements et des remplacements pour toutes les saisies d'élément de paie correspondant à un code de lot. |
Saisie d'élément de paie non traitée
| Identifie les saisies d'élément de paie non traités. |
Tenant Analyzer
| Utilisez l'onglet Validations de ce rapport pour vérifier que l'éligibilité de cet employé est définie correctement pour les éléments de paie qui autorisent les saisies d'élément de paie. |
Afficher une saisie d'élément de paie par employé(s)
| Vérifie les saisies d'élément de paie existantes d'un employé et indique si une saisie a été utilisée dans les résultats du calcul de la paie standard ou rétroactive. |
Rechercher une saisie d'élément de paie
| Permet d'afficher facilement les saisies d'élément de paie. Lorsque vous exécutez le rapport, Workday affiche les informations suivantes sur chaque ligne de saisie d'élément de paie :
Vous pouvez ensuite utiliser différentes facettes de recherche pour filtrer davantage les lignes de saisie d'élément de paie et cliquer sur le bouton d'action en masse Afficher le détail des saisies d'élément de paie . Vous générez ainsi un rapport détaillé sur toutes les saisies d'élément de paie sélectionnées.Pour accéder au rapport Rechercher des saisies d'élément de paie , vous devez créer une règle de sécurité pour le domaine Reports: Payroll Input . Dans la règle de sécurité, ajoutez le groupe de sécurité Payroll Administrator avec l'autorisation Afficher. Accédez à la tâche Activate Pending Security Policy Changes . |
Lorsque vous créez des rapports personnalisés sur les saisies d'élément de paie, vous pouvez utiliser les sources de données suivantes :
- Pay Calculation Results for Organization, Worker, Period and Date Range (As of Sub Period End Date)
- Saisies d'élément de paie
- Payroll Input for Periods
Lorsque vous créez un rapport personnalisé, vous pouvez récupérer les données des saisies d'élément de paie d'un employé à l'aide du champ de rapport
Payroll Inputs with Optional Filters
dans l'objet de gestion Employé
.Intégrations
Services web | Éléments à prendre en compte |
Import Payroll Input Soumission de saisie d'élément de paie
| Utilisez le service web Import Payroll Input car il est optimisé pour l'importation en bloc. Vous pouvez aussi utiliser le service web Submit Payroll Input . |
Mettre fin à l'emploi d'un salarié
| Permet de mettre fin aux saisies d'élément de paie fixes d'un employé dans le cadre d'une fin d'emploi. |
Relations et interactions
Fonctionnalités | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Calculs du brut reconstitué (CAN, FRA, IRL, UK, USA) | Vous pouvez utiliser une saisie d'élément de paie pour indiquer le montant net d'un gain brut reconstitué ou d'une déduction. |
Paies à la demande | Lorsque vous créez une paie à la demande, vous pouvez charger des saisies d'élément de paie existantes comme valeurs du paiement.
Workday charge toutes les saisies d'élément de paie actives d'un employé, indépendamment de la catégorie d'exécution ou de l'éligibilité aux éléments de paie. |
Éléments de paie | Vous pouvez configurer les éléments de paie de façon à autoriser ou non les saisies d'élément de paie.
L'éligibilité d'un employé à un élément de paie détermine également si l'employé peut bénéficier d'une saisie d'élément de paie. Workday fournit plusieurs calculs relatifs aux saisies d'élément de paie que vous pouvez utiliser comme critères d'éligibilité. Exemples : Payroll Input (Onetime) Exists for Pay Component et Payroll Input (Ongoing) Exists for Pay Component . Sélectionnez l'éligibilité adéquate pour les saisies d'élément de paie que vous voulez traiter.Lorsqu'une saisie d'élément de paie n'est pas calculée ou n'est pas disponible, vérifiez la configuration de l'élément de paie. |
Catégories d'exécution de la paie | La catégorie d'exécution de la paie détermine les éléments de paie à traiter dans une exécution de la paie, y compris les saisies d'élément de paie.
Workday fournit plusieurs statuts de traitement relatifs aux saisies d'élément de paie que vous pouvez utiliser pour identifier les employés à traiter. Exemple : Fin d'emploi avec saisies d'élément de paie fixes . |
Traitement de la paie rétroactive | Vous pouvez traiter les saisies d'élément de paie rétroactive pour les gains et les déductions configurés pour être recalculés lors du calcul de la paie rétroactive.
Les traitements de la paie rétroactive ne mettent pas à jour les montants des saisies d'élément de paie existantes. Lorsque vous créez une saisie d'élément de paie d'ajustement, Workday peut ajuster le montant initial mais pas la saisie d'élément de paie d'ajustement. |
Affectation de personnel | Vous pouvez configurer le processus de gestion Fin d'emploi pour permettre aux administrateurs autres que de la paie de mettre fin aux saisies d'élément de paie fixes. |
Workday propose un kit appelé Touchpoints Kit, qui rassemble plusieurs ressources pour vous aider à mieux comprendre les relations de configuration dans votre environnement client. Pour en savoir plus sur ce kit, visitez notre page Workday Touchpoints Kit sur le site Workday Community.
Autres impacts
Lorsqu'une période est divisée en plusieurs sous-périodes, Workday applique aux saisies d'élément de paie les règles de traitement suivantes :
- Pour une saisie d'élément de paie ponctuelle : Workday traite la saisie en totalité dans la sous-période qui inclut la date de fin de la saisie.
- Pour une saisie d'élément de paie fixe : Workday calcule la saisie dans chaque sous-période et applique le calcul au prorata, si telle est la configuration de l'élément de paie.