Éléments de définition : contrepassations de la paie

Administrator Guide

Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la planification de la configuration et de l'utilisation des contrepassations. Elle explique :

Pourquoi les définir.

Comment cette configuration s'intègre dans Workday.

Les impacts en aval, ainsi que les interactions entre produits.

Les conditions requises en matière de sécurité et les configurations du processus de gestion.

Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant l'implémentation.

Reportez-vous aux instructions détaillées des tâches pour avoir une vision exhaustive de la configuration.

Que sont ces tâches

Vous pouvez enregistrer une valeur négative pour un paiement effectué que vous n'avez pas rapproché avec un relevé bancaire. Vous pouvez alors remplacer le montant contrepassé par un autre calcul. L'exécution des contrepassations crée de nouvelles lignes de résultat de contrepassation et affecte la comptabilisation.

Avantages pour l'entreprise

Contrepassations de la paie :

Offrir une certaine flexibilité dans le traitement.

Contribuer à améliorer l'efficacité.

Permet de corriger les erreurs de paie.

Cas d'utilisation

Créez des contrepassations pour corriger les règlements lorsque :

Le partenaire RH met fin à l'emploi d'un employé au début de la dernière période de paie de l'année précédente, mais n'enregistre pas la fin d'emploi avant la nouvelle année. Vous contrepassez le dernier paiement de la paie de l'employé en tant qu'ajustement d'une période précédente.

Un employé dont l'emploi a pris fin reçoit un paiement incorrect après son départ.

Le partenaire RH embauche un employé après la date de paiement de la période de paie en cours. Vous contrepassez le paiement effectué pour la période et exécutez une paie à la demande pour inclure tous les cumuls de paie cumulés depuis le début de l'exercice.

Questions à se poser

Questions	Éléments à prendre en compte
Le résultat de paie doit-il être contrepassé dans une période de livre ouverte ou clôturée ?	Lorsque la date comptable du résultat de paie se situe dans une période de livre ouverte, Workday : Associe le résultat de la contrepassation à la période de reporting que vous sélectionnez dans le menu des actions associées Calcul de la paie > Contrepassation . Crée des lignes d'écriture de contrepassation dans l'Écriture d'ajustement des montants réels de la paie et utilise la date comptable de l'Écriture opérationnelle d'origine. Lorsque la date comptable du résultat de paie appartient à une période clôturée, Workday : Associe le résultat de la contrepassation à la période de reporting que vous sélectionnez dans le menu des actions associées Calcul de la paie > Contrepassation . Crée des lignes d'écriture de contrepassation dans l'Écriture d'ajustement des montants réels de la paie et utilise le premier jour de la période ouverte suivante comme date comptable. Vous pouvez exécuter : Tâche Corriger les écritures opérationnelles erronées pour voir comment Workday impute les contrepassations. Rapport Statut des écritures d'une période du livre, pour vérifier le statut de la période comptable.
Pour quelle période voulez-vous déclarer les contrepassations ?	Lorsque vous exécutez des contrepassations, vous pouvez sélectionner une période de reporting en cours ou précédente. Lorsque la période de reporting est la date du jour, vous pouvez utiliser n'importe quelle catégorie d'exécution associée au lot de paie du paiement d'origine. S'il s'agit d'une période précédente, vous pouvez utiliser la catégorie d'exécution du paiement initial ou la catégorie d'exécution standard du lot de paie.
Quelle est la chronologie de la contrepassation ?	Vous pouvez exécuter des contrepassations uniquement pour les paiements que vous n'avez pas encore rapprochés avec le relevé bancaire. S'il est trop tard pour une contrepassation, vous pouvez exécuter : Paiements manuels ou à la demande. Exemple : vous êtes informé du transfert d'un employé après quelques trimestres. Vous devez ajuster leurs taxes et salaires afin de garantir l'exactitude des données de Workday Payroll pour les rapports de fin d'exercice. Voir Éléments de définition : paies à la demande. Calculs de la paie rétroactive pour la période précédente. Par exemple, vous avez payé un trop-perçu à un employé en raison de saisies de temps incorrectes. Après que vous avez saisi le temps réel travaillé et exécuté la paie rétroactive, Workday récupère le salaire de base et reverse les déductions sur la prochaine paie de l'employé. Voir Calcul de la paie rétroactive. Dans Workday Payroll for the UK, lorsque vous modifiez rétrospectivement la catégorie NI d'un employé, ajustez également les déductions de sécurité sociale précédemment calculées et le solde associé. Pour effectuer des ajustements de sécurité sociale après la fin de l'année fiscale et avant le 19 avril, vous pouvez utiliser : Contrepassations et paiements supplémentaires à la demande, si les ajustements aboutissent à un net à payer négatif. Les paies à la demande, si les ajustements n'entraînent pas un net à payer négatif. Vous pouvez ensuite soumettre le résultat à HMRC par FPS.
Quel est le statut des paiements que vous voulez corriger ?	Vous pouvez corriger des paiements en cycle standard ou hors cycle en fonction de leur statut de calcul et du fait qu'ils ont été réglés ou non. Pour les résultats en cours qui sont : En cycle standard, vous pouvez annuler un résultat à la fois. Hors cycle et chargés à l'aide de générateurs d'interfaces Entreprise (EIB), vous pouvez annuler plusieurs résultats à la fois. Pour les résultats finalisés : En cycle standard et non réglé, vous pouvez annuler les résultats de l'ensemble du lot de paie. En hors cycle, non réglé et dans la période actuelle, vous pouvez annuler un ou plusieurs résultats à la fois. Ajusté mais non rapproché avec le relevé bancaire, vous pouvez contrepasser un résultat à la fois. Workday définit le statut des résultats non réglés sur En cours , et le statut comptable sur Créé . Lorsque vous utilisez la comptabilité des engagements avec Workday Payroll, Workday définit également le statut de la comptabilité de liquidation sur Créé . Lorsque vous souhaitez corriger : Des calculs d'élément de paie spécifiques, vous pouvez annuler ou contrepasser le résultat de la paie et ajuster les montants en utilisant des paiements manuels ou à la demande. Des contrepassations, vous pouvez les compenser en exécutant des paiements manuels ou des paies à la demande.
Quelles sont vos exigences en matière de reporting ROE (CAN) ?	Lorsque vous contrepassez un paiement que vous avez déclaré sur le ROE, Workday affecte la contrepassation à la même période de reporting. Lorsque vous ne déclarez pas un paiement et que vous le contrepassez ultérieurement, Workday exclut la contrepassation du ROE. Exemple : Workday ne déclare pas un paiement sur le relevé d'emplois (ROE) car il dépasse les exigences de Service Canada en matière de périodes de reporting maximum. Lorsque vous contrepassez ce paiement, Workday ignore la contrepassation pour le ROE.

Recommandations

Si vous n'utilisez pas Workday Financials pour la comptabilité, vous risquez de constater des incohérences lorsque vous laissez les périodes comptables ouvertes. Vous pouvez configurer les processus de gestion pour inclure la clôture des périodes comptables.

Workday vous recommande d'utiliser les contrepassations uniquement lorsque cela est nécessaire en raison des éventuels conflits avec les périodes comptables.

Actions requises

Vous pouvez contrepasser le paiement d'un employé sur une période de paie terminée qui :

Aucun rapprochement n'a été effectué avec votre relevé bancaire.

N'a pas d'ajustements comptables de paie.

N'est pas associée à une mise en déshérence en cours ou à un statut En déshérence
.

N'est pas associée à des écritures erronées.

Limites

Workday :

Réglez les contrepassations. Le paiement initial et la contrepassation restent dans les journaux. Bien que Workday ne règle pas les contrepassations, vous devez quand même le finaliser.

Afficher les contrepassations sur les bulletins de paie.

Prend en charge les contrepassations pour Workday Payroll for France ou l'Irlande.

Vous ne pouvez pas :

Modifier les dates de la contrepassation. Vous pouvez exécuter des paiements manuels ou des paies à la demande pour ajuster les contrepassations. Vous pouvez également exécuter la tâche

Annuler une finalisation hors cycle

pour annuler les contrepassations finalisées pour la période de paie en cours.

Annuler les résultats de paie nuls créés par des événements de paie rétroactive, tels que les absences de longue durée. Vous pouvez le supprimer en annulant le résultat de paie rétroactive qui contient l'événement d'absence rétroactive.

Contrepasser un historique de la paie finalisé. Vous pouvez ajuster ou compenser l'historique des résultats finalisés à l'aide de la tâche

Exécuter l'historique des paiements d'un employé

. Vous pouvez également corriger l'historique des paiements en vous basant sur le menu des actions associées. Workday définit le statut du paiement sur En cours
.

Contrepasser un paiement pour un employé qui a une paie à la demande dans la période suivante.

Lorsque vous reportez des différences de paie rétroactive sur la période actuelle à partir d'une période que vous avez contrepassée, supprimez manuellement les différences dans la période actuelle. Exemple : vous pouvez compenser les différences de paie rétroactive en utilisant la saisie d'élément de paie. Lorsque vous reportez les différences de paie rétroactive sur une période, puis que vous contrepassez ultérieurement, Workday :

Récupère les différences de paie rétroactive.

Les ajoute aux résultats de paie actuels de l'employé.

Définition de l'environnement client

Aucun impact.

Sécurité

Domaines	Éléments à prendre en compte
Process: Load, Calculate, Cancel, Complete History dans le domaine fonctionnel Core Payroll.	Permet aux utilisateurs d'ajuster ou de compenser l'historique des résultats finalisés.
Domaine Process: Period End dans le domaine fonctionnel Common Financial Management.	Permet aux utilisateurs de vérifier le statut de la période comptable.
Process: Run Batch Cancel Complete dans le domaine fonctionnel Core Payroll.	Permet aux utilisateurs d'annuler une paie en cycle standard finalisée.
Reports: Pay Calculation Results for Pay Group (Results) dans le domaine fonctionnel Core Payroll.	Permet aux utilisateurs d'identifier les employés avec des différences de paie rétroactive lorsque vous contrepasserez ultérieurement la période source ou cible.
Domaine Set Up: Payroll - Company Specific (Accounting) dans le domaine fonctionnel Core Payroll.	Permet aux utilisateurs de voir comment Workday impute les contrepassations.

Reporting

Rapports	Éléments à prendre en compte
Statut des écritures d'une période du livre	Vérifiez si une période comptable est ouverte ou clôturée.
Résultats de la contrepassation avec paie rétroactive	Identifier les employés avec des différences de paie rétroactive lorsque vous contrepasserez ultérieurement la période source ou cible.
Paiements de la paie hors cycle pour un groupe d'employés	Créez des rapports personnalisés contenant des informations sur les contrepassations.

Intégrations

Les intégrations de déclaration des taxes n'incluent pas les résultats de paie contrepassés, par conséquent les rapports tels que le rapport

Purging Workers with Completed Payroll Results

n'affichent pas ces résultats.

Vous pouvez utiliser le service web Import Payroll Off-Cycle Payment
pour exécuter des paiements manuels en bloc qui compensent les résultats de cycle standard ou hors cycle au lieu d'exécuter des contrepassations individuelles.

Relations et interactions

Fonctionnalités	Éléments à prendre en compte
Comptabilisation	Lorsque vous exécutez des contrepassations, Workday génère la comptabilisation en cas de modification du brut au net. Les contrepassations ne créent pas, n'annulent pas et ne contrepassent pas des écritures de régularisation future.
Traitement de la paie	Pour un employé dans un lot de paie et une période donnés, vous pouvez exécuter plusieurs types de paiement. Workday traite les paiements dans l'ordre suivant pour mettre à jour les cumuls de paie et les soldes de paie : Manuel Contrepassation À la demande Standard Lorsque vous essayez de traiter des paiements hors séquence, Workday applique cette séquence en définissant le statut de calcul de tous les types de résultat dépendant de calculs précédents sur Finalisation de la paie précédente en attente .
Soldes de paie	Lorsque vous exécutez des contrepassations, Workday met à jour les résultats du cumul de la paie et du solde de la paie. Pour les soldes fondés sur : Les dates de la période, Workday met à jour les soldes pour la période de reporting. Les dates de paiement, Workday met à jour les soldes pour la période qui inclut la date de paiement du résultat que vous avez contrepassé.
USA fin d'exercice (USA)	Les contrepassations peuvent entraîner des différences entre les données de déclaration des taxes et le W-2, et affecter la déclaration de fin d'exercice.

Workday propose un kit appelé Touchpoints Kit, qui rassemble plusieurs ressources pour vous aider à mieux comprendre les relations de configuration dans votre environnement client. Pour en savoir plus sur ce kit, visitez notre page Workday Touchpoints Kit sur le site Workday Community.

Éléments de définition : traitement de la paie (cycle standard)

Éléments de définition : paies à la demande

Concept : révision de la comptabilisation de la paie