Éléments de définition : traitement de la paie (cycle standard)
Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la planification de la configuration et de l'utilisation du traitement de la paie en cycle standard. Elle explique :
- Pourquoi effectuer cette configuration.
- Comment cette configuration s'intègre dans Workday.
- Les impacts en aval, ainsi que les interactions entre produits.
- Les conditions requises en matière de sécurité et les configurations du processus de gestion.
- Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant l'implémentation.
Reportez-vous aux instructions détaillées des tâches pour avoir une vision exhaustive de la configuration.
Présentation
Le traitement de la paie en cycle standard vous permet de calculer la paie pour vos employés de manière régulière selon un cycle récurrent.
Avantages pour l'entreprise
- Calculez la paie au moment qui vous convient. Vous pouvez traiter la paie :
- Manuellement.
- À des heures prévues.
- De manière continue en arrière-plan.
- Recalculez la paie aussi souvent que nécessaire pour mettre à jour les résultats de paie.
- Annulez ou contrepassez les résultats de paie.Workday Payroll for Ireland ne prend pas en charge les contrepassations de paiement.
- Apportez des corrections sans devoir annuler le calcul.
- Calculez la paie pour tous les employés, un sous-ensemble d'employés ou un seul employé, puis bloquez la paie d'un employé.
- Optimisez l'efficacité et la performance avec l'option de calcul intelligent (différentiel), qui inclut uniquement les employés concernés par un événement ayant une incidence sur la paie depuis le dernier calcul.
- Améliorez la précision en utilisant la fonction de calcul continu, qui calcule la paie au fur et à mesure que des événements ayant une incidence sur la paie se produisent.
Cas d'utilisation
- Ouvrir manuellement ou automatiquement une nouvelle période de paie pour un lot de paie en exécutant un calcul complet.
- Relancer le calcul de la paie pour un employé après avoir ajouté un élément de saisie de la paie ou effectué d'autres modifications ayant une incidence sur la paie.
- Annuler les résultats de paie pour tous les employés lorsque avez besoin d'effectuer un changement de configuration. Exemple : correction de la date du paiement.
- Bloquer les résultats de paie d'un employé pour empêcher temporairement le paiement pendant la résolution de problèmes.
Questions à se poser
Question | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Voulez-vous que les résultats de paie soient mis à jour en continu tout au long de la période de paie ? | Si c'est le cas, pensez à activer le calcul continu de la paie. Cette fonctionnalité automatise les calculs de la paie et met à jour les résultats de paie en continu en fonction des événements qui ont lieu. Vous pouvez mettre le calcul continu en pause lorsque vous voulez effectuer les audits de fin de période. |
Quand voulez-vous traiter la paie ? | Le traitement de la paie est un processus qui exige beaucoup de calculs et qui est susceptible d'affecter les performances d'autres tâches. Si vous lancez manuellement le calcul de la paie, vous pouvez planifier l'exécution de la tâche en dehors des heures de travail, soit une fois, soit de manière récurrente. |
Quels paiements autres que des salaires devez-vous effectuer selon un calendrier défini ? | Lorsque vous avez des paiements qui ne tombent pas dans le calendrier de la paie standard, vous pouvez créer des paiements hors cycle. Si les paiements ont lieu de manière récurrente, vous pouvez définir des catégories d'exécution distinctes non standard pour les paiements récurrents (exemple : primes). |
Recommandations
Assurez-vous de correctement définir les calendriers de périodes avant de lancer votre première exécution de la paie. Une fois que vous êtes passé en production avec le traitement de la paie, il est plus difficile d'effectuer des modifications.
N'exécutez pas plus d'une tâche de traitement à la fois pour un lot de paie. L'exécution de plusieurs tâches simultanément dans plusieurs onglets de navigateur augmente le risque de corruption des données. Par exemple, n'annulez pas le résultat de la paie d'un employé particulier pendant l'exécution d'un calcul de la paie.
Lorsque vous calculez la paie, vous pouvez réduire la durée du traitement en mettant à jour les données comptables uniquement pour les employés traités. Workday recommande de mettre à jour les données comptables pour tous les employés lorsque vous êtes prêt à finaliser la paie.
Pour garantir la validité des données, n'interrompez pas les tâches de traitement de la paie. Si vous démarrez une tâche par inadvertance/erreur, laissez-la se terminer. Alors :
- Pour des résultats calculés, utilisez ensuite la tâcheExécuter l'annulation de la paiepour annuler les résultats de paie et réinitialiser le statut des employés à la valeurNon commencé.
- Pour des résultats finalisés, utilisez la tâcheAnnuler la finalisation de la paiepour faire repasser tous les résultats de paie au statutEn cours.
Avant de finaliser la paie standard pour la période :
- Révisez et vérifiez toutes les données générées par le calcul de la paie (exemple : écritures comptables de la paie, données de reporting réglementaire). Corrigez les données si nécessaire et relancez le calcul.
- Calculez et finalisez toutes les différences de la paie rétroactive pour le lot de paie. Les différences de la paie rétroactive sont alors intégrées dans la période actuelle et incluses dans le résultat de la paie en cours.
Pour exécuter le calcul intelligent (différentiel) efficacement, vous devez :
- Exécuter un calcul complet au début de la période de traitement.
- Exécuter un calcul complet à la fin de la période de traitement, avant d'Exécuter la finalisation de la paie. Un calcul complet capture toutes les modifications apportées à la configuration dont la date d'effet est incluse dans la période en cours de traitement.
- Planifier une exécution de calcul intelligent (différentiel) la nuit, afin de traiter tous les résultats de paie incluant un événement ayant une incidence sur la paie.
- Attendre la fin d'une intégration pour exécuter un calcul intelligent (différentiel).
Actions requises
Avant de finaliser la paie pour une période de paie, vous devez finaliser tous les paiements supplémentaires et de remplacement à la demande.
Avant d'ouvrir une nouvelle période de paie, vous devez :
- Finaliser tous les résultats de paie pour un lot de paie.
- Corriger tous les résultats de paie ayant un statutErreur.
- Annuler ou finaliser tous les résultats de paie qui sontEn attente.
Limites
Les fonctions de calcul intelligent (différentiel) et de calcul continu de la paie détectent les événements affectant un salarié, tels qu'une augmentation de salaire ou un changement dans les options d'avantages sociaux. En revanche, elles ne détectent pas les changements de configuration, tels que les modifications apportées à un gain qui s'appliquent à tous les employés ou les modifications apportées aux taux de taxe d'un État.
Définition de l'environnement client
Pour activer le calcul continu de la paie pour toutes les catégories d'exécution de la paie standard, utilisez la tâche
Modifier la définition de l'environnement client - paie
. Sécurité
Configurez les domaines ci-dessous dans le domaine fonctionnel Core Payroll :
Domaines | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Process: Run Batch Calculations (Pay Calculation)
| Les utilisateurs sécurisés via ce domaine peuvent exécuter et planifier les calculs de la paie. |
Process: Run Batch Cancel (Pay Cancel)
| Les utilisateurs sécurisés via ce domaine peuvent annuler un calcul de la paie pour un lot de paie ou un groupe d'exécution de la paie. |
Process: Run Batch Complete (Pay Complete)
| Les utilisateurs sécurisés via ce domaine peuvent finaliser la paie d'une période. |
Process: Off-Cycle (Reversal)
| Les utilisateurs sécurisés via ce domaine peuvent contrepasser un paiement à un employé.
Workday Payroll for Ireland ne prend pas en charge les contrepassations de paiement. |
Process: Run Batch Cancel Complete
| Les utilisateurs sécurisés via ce domaine peuvent annuler une paie en cycle standard finalisée. |
| Les utilisateurs sécurisés via ces domaines peuvent exécuter l'action associée depuis le menu des actions associées dans le résultat de paie d'un employé. |
Vous pouvez définir un rôle non limité pour permettre à un administrateur de la paie de consulter et modifier les données pour tous les lots de paie dans tous les pays de paie. Vous pouvez définir un rôle limité qui permet aux partenaires de la paie de consulter et modifier les données seulement pour des lots de paie particuliers.
Processus de gestion
Vous pouvez configurer le processus de gestion
Événement du cycle de paie
sous forme de liste "à faire" avec toutes les étapes nécessaires du traitement de la paie. L'utilisation de ce processus de gestion peut également vous aider à déléguer des tâches et assurer la responsabilisation lorsque plusieurs utilisateurs exécutent différentes étapes dans le processus. Génération de rapports
Rapports ou tableaux de bord | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Audit - résultats du calcul de la paie pour une période
| Permet d'identifier les résultats de paie inhabituels afin d'y rechercher d'éventuelles erreurs. |
Résultats du calcul de la paie pour un groupe d'employés
| Permet de rechercher les résultats de paie pour des employés dans un lot de paie ou un groupe d'exécution de la paie. |
Centre de commande des cycles de paie
| Permet d'accéder aux tâches courantes utilisées pour traiter la paie. |
Saisie d'élément de paie non traitée
| Permet de rechercher les saisies d'élément de paie non traitées par le calcul de la paie au cours d'une période. |
Rapport sur le traitement du calcul de la paie
| Permet d'afficher et d'appliquer les actions suivantes aux résultats de paie en cycle standard :
Exemple : un employé est absent et revient au milieu de la période de paie, donnant ainsi lieu à plusieurs résultats de paie en cycle standard. Si vous cliquez sur Bloquer pour cet employé ayant plusieurs résultats de paie en cycle standard, tous ces résultats auront le statut Bloqué . |
Rapport sur le traitement des lignes de calcul de la paie
| Affiche le détail de chaque ligne de résultat de paie et les calculs associés. Vous pouvez également consulter, analyser et créer un rapport détaillé sur les lignes de résultat de paie sélectionnées. |
Synthèse du lot de paie
| Utilisez ce rapport pour afficher une synthèse des employés, des résultats, du salaire brut et du net à payer en fonction du détail du lot de paie et des périodes sélectionnés. Vous pouvez ensuite utiliser les liens vers les rapports d'accès au détail à partir des résultats pour accéder au rapport Traitement du calcul de la paie . |
Synthèse des éléments de paie
| Utilisez ce rapport pour afficher une synthèse des employés, des résultats, des lignes de résultat et du montant de la ligne de résultat pour les éléments de paie en fonction du détail du lot de paie et des périodes sélectionnés. Vous pouvez ensuite utiliser les Liens vers les rapports d'accès au détail des lignes de résultat pour accéder au rapport Traitement des lignes de calcul de la paie . |
Lorsque vous créez des rapports personnalisés, utilisez des sources des données de rapport sur un des objets de gestion suivants :
- Résultats de paiepour les totaux brut et net.
- Ligne du résultat de paiepour les détails au niveau de l'élément de paie.
Pour optimiser la performance, voici les recommandations de Workday :
- Utiliser des sources des données de rapport indexées dans la mesure du possible.
- Éviter les sources des données de rapport sur l'objet de gestionEmployépour les rapports sur la paie.
Intégrations
Vous pouvez utiliser :
- Put Run Pay Calculationpour lancer un calcul de la paie.
- Get Run Pay Calculationpour récupérer le statut d'un calcul.
Relations et interactions
Fonctionnalités | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Soldes des absences | Workday utilise fréquemment les soldes des absences issus de la gestion des absences dans le cadre des calculs de la paie. Pour des performances optimales lors du calcul de la paie en cycle standard, Workday recommande de planifier manuellement le stockage des soldes d'absences en fonction des besoins de votre unité légale. |
Comptabilisation de la paie | Workday génère automatiquement des écritures comptables de la paie dans votre livre dans le cadre du traitement de calcul. |