Éléments de définition : options de déduction et de paiement modulables
Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la planification de la configuration et de l'utilisation des options de déduction et de paiement modulables. Elle explique :
- Pourquoi effectuer cette configuration.
- Comment cette configuration s'intègre dans Workday.
- Les impacts en aval, ainsi que les interactions entre produits.
- Les conditions requises en matière de sécurité et les configurations du processus de gestion.
- Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant l'implémentation.
Reportez-vous aux instructions détaillées des tâches pour avoir une vision exhaustive de la configuration.
Présentation
Dans Workday, les options de déduction et de paiement modulables fournissent un processus de gestion centralisé pour gérer les paiements discrétionnaires et les déductions des employés via la paie. Exemples :
- Avances (CAN, UK, USA)
- Dons
- Prêts
Avantages pour l'entreprise
Vous pouvez utiliser les options de déduction et de paiement modulables pour améliorer l'efficacité de vos opérations de paie en :
- Réviser les demandes des employés, ainsi que le statut et les soldes restant dus, à tout moment.
- Enregistrer les déductions et paiements modulables pour le compte des employés, en ignorant les approbations.
- Définition de limites sur les types de demande de paiement et de déduction pour mieux contrôler à quel moment et combien les employés peuvent demander.
- Configurer les montants cible comme pouvant être corrigés, ce qui vous permet d'éviter les régularisations et les remplacements manuels.
Vous pouvez également permettre aux employés de :
- Demander leurs propres paiements et déductions, ce qui réduit le traitement manuel.
- Consulter le statut de leurs demandes et de leur solde à tout moment, ce qui réduit le temps passé à répondre aux requêtes.
Cas d'utilisation
Définir des options de déduction et de paiement modulables pour les éléments suivants :
- Dons caritatifs pour lesquels l'employé spécifie un montant total et un calendrier de déductions.
- Coût des uniformes fournis par l'unité légale que l'employé paie au fil du temps.
- Avances (CAN, UK, USA) ou les prêts (FRA) que les employés peuvent demander pour des congés, que les employés remboursent sous forme de déductions de leur paie standard.
- Régimes de cycle de travail en cycle standard qui réduisent le salaire avant impôt de l'employé (GBR).
Questions à se poser
Questions | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Quels types d'option de déduction et de paiement modulables voulez-vous prendre en charge ? | Vous pouvez définir des types de déduction et de paiement modulables pour différents cas d'utilisation, tels que les prêts, les dons caritatifs et les remboursements d'équipement. Chaque type peut avoir différentes options et limites. Vous pouvez également définir des gains et déductions uniques pour chaque type. |
Comment voulez-vous effectuer des paiements aux employés qu'ils rembourseront ? | Vous pouvez configurer un type de paiement et de déduction modulables avec un gain et une déduction. |
Comment les employés peuvent-ils demander des montants cible (des déductions qui ne sont pas des remboursements) ? | Configurez un type de paiement et déduction modulables avec uniquement une déduction. |
Comment voulez-vous gérer les corrections des montants cible pour les employés ? | Vous pouvez configurer un montant cible de sorte qu'il puisse être corrigé, ce qui vous permet de le modifier même après l'exécution de plusieurs finalisations de la paie.
Le montant de la déduction n'est pas mis à jour automatiquement, mais vous pouvez le modifier manuellement lorsque vous corrigez le processus de gestion. Vous ne pouvez ni accéder au nombre d'échéances ni le mettre à jour, car Workday ne stocke pas cette information. |
Comment accepter le Acceptation des salaires pour une option de déduction et de paiement modulables ? | Vous pouvez créer un gain avec les calculs normalement utilisés pour les déductions (un gain négatif). Sélectionnez-le comme déduction lorsque vous créez le type de paiement et de déduction modulables. |
À quelle période voulez-vous limiter les demandes des employés ? | Vous pouvez configurer des types de paiement et de déduction avec une fourchette de dates disponible. |
Combien de demandes de déduction et de paiement modulables simultanées voulez-vous proposer aux employés ? | Vous pouvez configurer un type de paiement et de déduction modulables de sorte qu'une seule demande active à la fois soit possible. L'employé ne peut pas demander à nouveau ce type tant que Workday n'a pas déduit entièrement la demande active.
Vous ne pouvez pas automatiquement empêcher les employés de demander un type de paiement et de déduction modulables différent, mais l'approbateur peut refuser la demande. |
Comment voulez-vous gérer les demandes de déductions fixes des employés ? | Les déductions et paiements modulables s'appliquent à un montant et à un nombre d'échéances définis. Vous pouvez utiliser la fonctionnalité de déductions volontaires pour activer les déductions fixes sans date de fin précise. |
Recommandations
Pour améliorer la convivialité, créez des libellés personnalisés pour remplacer les libellés par défaut de Workday dans les tâches et rapports sur les options de déduction et de paiement modulables.
Créez des mots-clés dans votre environnement client pour aider les employés à trouver les tâches et rapports sur les options de déduction et de paiement modulables.
Actions requises
Créez des éléments de paie dédiés pour les options de déduction et de paiement modulables.
Limites
Cette fonctionnalité ne prend pas en charge les éléments suivants :
- Création ou mise à jour des transactions de déduction et paiement modulables à l'aide des services web de saisie d'élément de paie.
- Saisie à partir des classeurs de saisie d'élément de paie.
- Frais d'intérêts sur les soldes disponibles.
- Saisies d'élément de paie fixes.
- Historique des paiements de la paie.
- Contrepassations de la paie.
- Calcul au prorata, sauf pour les sous-périodes d'absence de longue durée.
- Prêts et avances rétroactifs.
- Suivi ou récupération des arriérés.
Workday ne prend pas en charge la validation du net à payer pour les déductions modulables, ce qui peut réduire le net à payer en deçà du montant net à payer minimum sélectionné, même si vous leur affectez le plus faible ordre de priorité dans la tâche
Maintain Deduction Priorities
. Toutefois, cela peut vous aider à vous assurer que la validation du net à payer se répète sur les autres déductions. Vous pouvez également :
- Corrigez le montant cible des déductions modulables que vous avez configurées comme pouvant être corrigées.
- Utiliser la saisie d'élément de paie pour réduire le montant de la déduction modulable pour la période de paie.
Workday ne stocke pas le nombre d'échéances pour les déductions modulables. Le montant cible ou de la déduction est déduit à chaque période de paie jusqu'à ce que le solde restant dû atteigne zéro, quel que soit le nombre d'échéances initialement sélectionné.
Workday ne prend pas en charge les options de déduction et de paiement modulables pour les employés :
- Appartenant à des lots de paie de système tiers.
- En détachement à l'international.
- Qui déménagent d'un pays pris en charge par Workday Payroll vers un pays qui ne l'est pas.
Workday ne convertit pas la devise des demandes de déduction et de paiement modulables existantes lorsqu'un employé passe d'un pays de Workday Payroll à un autre. Vous pouvez :
- Calculer manuellement les montants du solde et des échéances dans la devise du nouveau pays et corriger la transaction.
- Ajouter une saisie d'élément de paie ponctuelle pour compenser le montant initial et recréer la transaction dans la devise du nouveau pays.
Dans Workday Payroll for the US, vous ne pouvez pas définir de déductions modulables pour des déductions avant impôts si vous avez également activé les juridictions du travail multiples.
Définition de l'environnement client
Vous pouvez utiliser la tâche
Modifier la définition de l'environnement client - recherche
pour créer des mots-clés afin d'aider les employés à trouver les tâches et les rapports des options de déduction et de paiement modulables. Par exemple : Avance, Solde, Objectif, Prêt.Sécurité
Configurez les domaines ci-dessous dans le domaine fonctionnel Core Payroll :
Domaines | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Process: Flexible Payments and Deduction Options Management | Permet d'utiliser les services web pour traiter les transactions de déduction et de paiement modulables. |
Report: Payroll (Flexible Payments and Deduction Options)
| Permet d'afficher les transactions de déduction et de paiement modulables des employés. |
Self-Service: Payroll (Flexible Payments and Deduction Options)
| Permet aux employés d'afficher leurs propres transactions. |
Set Up: Payroll (Flexible Payments and Deduction Options)
| Permet de créer et modifier des types de déduction et de paiement modulables. |
Processus de gestion
Configurez la règle de sécurité du processus de gestion
Demander des options de déduction et de paiement modulables
pour :
- Identifier les groupes de sécurité qui peuvent demander, approuver et effectuer d'autres actions sur une demande.
- Définir des notifications pour informer les employés lorsque vous intervenez sur leurs demandes.
Ne définissez pas de conditions d'étape qui ignorent l'étape d'approbation. Vous devez indiquer les périodes de paiement et de première déduction lorsque vous approuvez la demande.
Génération de rapports
Rapports ou tableaux de bord | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Worklet Mes déductions et paiements modulables
| Permet aux employés d'effectuer les opérations suivantes :
|
Tableau de bord Paie
| Vous pouvez ajouter le worklet Mes déductions et paiements modulables au tableau de bord Paie pour faciliter l'accès des employés. |
Rapport Afficher les déductions et paiements modulables
| Afficher les événements de déduction et de paiement modulables.
Dans le menu des actions associées d'un événement, vous pouvez :
Vous pouvez utiliser le Code du type de déduction/paiement du rapport comme worktag de paie lorsque vous :
|
Flexible Payment and Deduction Options
pour créer des rapports personnalisés sur les événements de déduction et de paiement modulables. Intégrations
Services web | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Get Flexible Payment and Deduction Event
| Permet de récupérer les demandes de Workday. Exemple : pour extraire les données d'un chargement en bloc précédent que vous devez retirer. |
Import Flexible Payment and Deduction
| Permet de charger des demandes en bloc. Exemple : campagne de dons à l'échelle de l'unité légale. |
Import Payroll Off-Cycle Payment
| Permet de charger en bloc des paiements de remplacement ou supplémentaires pour des événements de déduction et de paiement modulables. |
Relations et interactions
Workday propose un kit appelé Touchpoints Kit, qui rassemble plusieurs ressources pour vous aider à mieux comprendre les relations de configuration dans votre environnement client. Pour en savoir plus sur ce kit, visitez notre page Workday Touchpoints Kit sur le site Workday Community.