Éléments de définition : déclaration fiscale de fin d'exercice (CAN)
Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la planification de la configuration et de l'utilisation de la déclaration fiscale de fin d'exercice au Canada. Elle explique :
- Pourquoi effectuer cette configuration.
- Comment cette configuration s'intègre dans Workday.
- Les impacts en aval, ainsi que les interactions entre produits.
- Les conditions requises en matière de sécurité et les configurations du processus de gestion.
- Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant l'implémentation.
Reportez-vous aux instructions détaillées des tâches pour avoir une vision exhaustive de la configuration.
Présentation
Workday vous permet de créer et de soumettre les données fiscales de fin d'exercice aux agences gouvernementales à l'aide d'une série de rapports, de tâches et d'intégrations. Workday prend en charge les formulaires fiscaux de fin d'exercice suivants au Canada :
- T4
- T4A
- T4A-RCA
- RL-1
- RL-2
- NR4
Avantages pour l'entreprise
Le reporting fiscal de fin d'exercice de Workday Canada facilite le respect des exigences de fin d'exercice en matière de paie en :
- Gestion des données de paie dans un seul système.
- Validation des données de fin d'exercice par rapport aux recommandations gouvernementales.
- En simplifiant la création des formulaires fiscaux de fin d'exercice T4 et RL-1 en fournissant des processus de gestion.
- Simplification de la création des formulaires fiscaux T4A, T4A-RCA, RL-2 et NR4 avec des tâches.
- Permet de générer un audit sur les données T4, RL-1, T4A, T4A-RCA, RL-2 et NR4 à l'aide de rapports.
- Produire des copies électroniques des déclarations fiscales de fin d'exercice pour que les salariés puissent y accéder dans le libre-service du salarié (ESS).
- Vous permettant de corriger les formulaires fiscaux de fin d'exercice dans Workday.
Cas d'utilisation
- Afficher un aperçu des formulaires fiscaux de fin d'exercice avant le processus de fin d'exercice.
- Identifie l'unité légale, le salarié ou les exceptions d'après la révision des gains d'assurance-vie de groupe.
- Permettre aux salariés d'accepter ou de refuser une copie papier de leurs déclarations fiscales de fin d'exercice.
- Autoriser les salariés à imprimer et consulter leurs formulaires fiscaux de fin d'exercice dans le libre-service salarié.
Questions à se poser
Questions | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Quels formulaires de fin d'exercice devez-vous créer pour votre organisation ? | Mappez et testez chaque formulaire de fin d'exercice que vous prévoyez d'utiliser. Tester les systèmes d'intégration. |
Quels ajustements de fin d'exercice allez-vous traiter en dehors de la paie standard ? | Identifiez les ajustements de fin d'exercice. Saisissez les ajustements en tant que paiement manuel. Exemple : utilisation personnelle d'une voiture de fonction. |
Quelles données voulez-vous utiliser pour équilibrer la fin d'exercice ? | Prévoyez de créer des rapports personnalisés le cas échéant. |
Avez-vous vérifié que tous les éléments de paie ont les bons groupes d'éléments de paie configurés ? | Les groupes d'éléments de paie contrôlent la façon dont Workday déclare certains montants dans les formulaires de fin d'exercice. Exemple : les montants traités pour un élément de paie du groupe d'éléments de paie Assujettissement au revenu sont déclarés dans la case 14 du T4. |
Avez-vous modifié les groupes d'éléments de paie après la finalisation de la paie ? | Vous pouvez créer des paiements manuels si vous avez besoin d'ajuster les soldes. |
Devez-vous procéder à des ajustements de taxes ? | Utilisez les paiements manuels pour les ajustements lorsque vous avez besoin d'un résultat spécifique sur le T4 pour la retenue. Exemple : enregistrement de paiements tiers.
Utilisez les paies à la demande pour les ajustements lorsque vous n'avez pas besoin d'un résultat spécifique sur le T4 pour la retenue. Exemple : vérifiez les contrepassations. |
Souhaitez-vous permettre aux salariés de recevoir des copies papier de leurs formulaires de fin d'exercice T4, T4A et RL-1 ?
| Vous pouvez définir les options d'impression des documents pour les salariés qui souhaitent modifier leurs options d'impression. Par exemple, les salariés dont l'emploi a pris fin peuvent demander une copie papier de leurs formulaires de fin d'exercice. |
Souhaitez-vous que les salariés puissent refuser les copies papier de leurs formulaires de fin d'exercice T4A-RCA, RL-2 et NR4 ?
| Vous pouvez définir les options d'impression des documents pour les salariés qui souhaitent modifier leurs options d'impression. |
Recommandations
En vue du processus de fin d'exercice, Workday vous recommande d'exécuter des rapports d'aperçu et d'audit pour les formulaires fiscaux de fin d'exercice chaque trimestre.
Actions requises
Pour générer des rapports de fin d'exercice précis, mettez à jour les données de cotisation et de paie tout au long de l'exercice.
Au début de l'exercice :
- Définissez les exercices pour prendre en charge l'ensemble de l'exercice fiscal.
- Définissez le calendrier de périodes pour la paie et les absences. Valider les dates de paiement pour l'année par rapport aux jours fériés.
- Vérifier que les nouvelles périodes du livre ont le statut Ouvert.
- Mettre à jour ou ajouter des taux de taxe.
- Vous assurer que les éléments de paie appropriés sont mappés avec précision à l'aide du rapportAfficher la configuration des cases du formulaire de fin d'exercice au Canada. Cela détermine le reporting fiscal dans Workday.
Au besoin, tout au long de l'exercice :
- Révisez les exigences de déclaration de l'Agence des revenus du Canada et du Revenu du Québec pour l'année fiscale en cours.
- Exécuter un rapport d'aperçu et d'audit de fin d'exercice.
- Exécuter des rapports PIER.
- Mettez à jour la configuration des taxes fédérales et provinciales pour votre unité légale.
- Mettez à jour les lieux de travail secondaires des employés et les lieux de travail du traitement de la paie.
Vers la fin de l'année fiscale :
- Finalise toutes les paies pour l'exercice en cours, y compris les ajustements manuels et les ajustements hors cycle.
Limites
Workday crée des données de fin d'exercice pour tous les employés, et non pour chaque employé individuellement. Pour fournir les données de fin d'exercice d'un employé :
- Exécuter le rapportT4 / T4A / T4A-RCA / RL-1 / RL-2 / NR4 Preview.
- Utilisez le rapport pour créer le formulaire manuellement à partir des fichiers PDF de l'Agence des revenus du Canada ou de Revenus du Québec.
Définition de l'environnement client
Workday utilise un texte de signature électronique pour les salariés qui modifient les options d'impression des formulaires fiscaux de fin d'exercice. Vous pouvez configurer des options de texte de signature électronique dans la tâche
Modifier la définition de l'environnement client - paie
.Sécurité
Domaines | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Business Process Administration et Manage: Business Process Definitions dans le domaine fonctionnel System. | Permet de définir les processus de gestion pour les formulaires fiscaux de fin d'exercice T4 et RL-1. |
Management Dashboard: Payroll Year End dans le domaine fonctionnel CAN Payroll. | Permet d'utiliser et de configurer le tableau de bord Fin d'année (paie) . |
Integration Build et Integration Configure dans le domaine fonctionnel Integration. | Permet de définir les systèmes d'intégration pour soumettre les déclarations fiscales de fin d'exercice à l'Agence des revenus du Canada et à Revenus Québec. |
Process: Year End (Reports) - CAN dans le domaine fonctionnel CAN Payroll. | Permet d'afficher un aperçu des données des salariés et des données de formulaire, et de générer des PDF des formulaires. |
Process: Year End (Run) - CAN dans le domaine fonctionnel CAN Payroll. | Les utilisateurs ayant accès à ce domaine peuvent :
|
Processus de gestion
Vous pouvez utiliser les processus de gestion
T4 Year End Process (Default)
et RL-1 Year End Process (Default)
. Vous pouvez accéder aux deux processus de gestion à partir du tableau de bord Fin d'année (paie)
. Reporting
Rapports ou tableaux de bord | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Tableau de bord Conformité de la paie
| Vous pouvez réviser les mises à jour de conformité prédéfinies par Workday. |
Tableau de bord Fin d'année (paie)
| Lancer des processus de gestion pour créer vos formulaires fiscaux de fin d'exercice T4 et RL-1. Afficher les statistiques des formulaires de fin d'exercice passés et en cours pour les formulaires T4 et RL-1. Accédez aux rapports T4 et RL-1 suivants en tant que worklets :
|
Profil Tenant Analyzer
| Vérifier que les éléments de paie se trouvent dans le groupe d'éléments de paie approprié en utilisant le rapport groupes d'éléments de paie pour les calculs de la paie dans le groupe de profil Paie . |
| Utilisez ces rapports pour auditer les données des unités légales et des salariés.
Workday vous recommande de corriger toutes les exceptions avant de créer les données de fin d'exercice, car elles peuvent entraîner l'échec de votre fichier d'intégration. |
Rapports personnalisés | Vous pouvez créer des rapports personnalisés à partir de sources de données de rapport sécurisées via les objets de gestion de déclaration fiscale de fin d'exercice au Canada. |
Intégrations
Vous pouvez créer les intégrations suivantes pour soumettre les formulaires de fin d'exercice aux agences gouvernementales :
Intégrations | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Annual Tax Filing - CRA (T4)
| Génère un fichier de fin d'exercice T4 des rémunérations payées à des fins de soumission à l'ARC. |
Annual Tax Filing - CRA (T4A)
| Génère un fichier T4A de fin d'exercice à soumettre à l'ARC. |
Annual Tax Filing - CRA (NR4)
| Génère un fichier NR4 de fin d'exercice à soumettre à l'ARC. |
Déclaration annuelle - RQA (RL-1)
| Génère un fichier de déclarations de cotisations des salariés de fin d'exercice RL-1 à soumettre à Revenus Québec. |
Déclaration annuelle - RQA (RL-2)
| Génère un fichier de déclarations de cotisations des salariés de fin d'exercice RL-2 à soumettre à Revenus Québec. |
Services web | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Put Payroll Off-Cycle Payment
| Permet de charger des paiements hors cycle pour les employés. |
Envoi de documents fiscaux
| Permet de charger les options d'impression de fin d'exercice pour les employés. |
Insérer la configuration du numéro d'immatriculation RPA ou RPDB de l'employeur
| Permet de charger en bloc des numéros de RPA et de RPDB. |
Demander des formulaires de fin d'année de la paie CAN
| Permet de récupérer les données des formulaires de fin d'exercice des salariés au Canada pour les utiliser avec des fournisseurs tiers. |
Relations et interactions
Veillez à fournir toutes les données obligatoires sur les employés de fin d'exercice, notamment :
- Coordonnées, telles que l'adresse personnelle et les numéros d'assurance sociale.
- Lieu de travail secondaire ou pour le traitement de la paie, que Workday utilise pour déterminer la province d'emploi.
Workday propose un kit appelé Touchpoints Kit, qui rassemble plusieurs ressources pour vous aider à mieux comprendre les relations de configuration dans votre environnement client. Pour en savoir plus sur ce kit, visitez notre page Workday Touchpoints Kit sur le site Workday Community.