Concept : étape de chaîne d'approbation
Une étape
Chaîne d'approbation
est une séquence d'approbations dans un processus de gestion qui commence par une personne, puis est routée au rôle sélectionné pour cette personne. L'approbation se poursuit jusqu'à ce que l'étape atteigne le haut de la chaîne ou que cette étape remplisse une condition de sortie.Vous pouvez demander aux approbateurs désignés de saisir un commentaire avant d'approuver l'étape. Accédez à la tâche
Mettre à jour la configuration des étapes supplémentaires
dans le menu des actions associées de l'étape et cochez la case à cocherCommentaires obligatoires
. Cette exigence s'applique également à la tâche Approuver en bloc . Notez que si vous cochez la case à cocher " Désactiver les commentaires"
dans la tâche " Modifier la définition de l'environnement client - processus de gestion",
vous remplacez la case à cocher"Commentaire obligatoire"
.Pour déterminer l' approbateur de niveau supérieur de l'étape, vous pouvez configurer l'étape
Chaîne d'approbations
pour qu'elle soit routée en fonction des éléments suivants :
- Hiérarchie managériale. Workday transfère l'étape au responsable du poste de la personne, puis au responsable du responsable de la personne occupant le poste, et ainsi de suite. Workday base tous les routages événement en fonction du poste de la personne (). Par défaut, Workday utilise le routage fondé sur le poste pour router les étapes de chaîne d'approbations si vous n'activez pas le routage basé sur l'organisation.À l'étapeChaîne d'approbation, sélectionnez le groupe de sécurité par rôle suivi par la chaîne d'approbations . Workday informe tous les utilisateurs du rôle spécifié dans ce groupe de sécurité qu'ils ont une tâche à approuver.Vous pouvez cocher la case à cocherActiver le routage de la chaîne d'approbation en fonction du postedans la tâcheModifier la définition de l'environnement client - processus de gestionpour évaluer de manière cohérente tous les approbateurs à chaque niveau d'une étape du processus de gestionChaîne d'approbationlorsqu'une personne est liée à un ou plusieurs responsables occupant son poste. Workday vous recommande d'activer cette fonctionnalité améliorée de routage de la chaîne d'approbations en fonction du poste même si des personnes de votre organisation n'ont pas plusieurs responsables. Lorsque vous configurez une étapeChaîne d'approbationdans votre définition du processus de gestion, sélectionnez un groupe de sécurité par rôle limité pour l'étape.
- Hiérarchie d'organisations. Workday transfère l'étape au responsable de l' organisation de la personne, puis au responsable de l' organisation de deuxième niveau . Workday transfère ensuite l'étape au responsable de l' organisation de troisième niveau , puis dans la hiérarchie d'organisations.Pour configurer le routage basé sur l'organisation, accédez à la tâcheMettre à jour le routage avancédans le menu des actions associées de l' étape du processus de gestion. Dans la tâche, cochez la case à cocherRoutage basé sur l'organisation. À l'étapeChaîne d'approbation, vous pouvez uniquement sélectionner des groupes de sécurité par rôle limité. Workday vous recommande de sélectionner un groupe de sécurité disposant de droits d'accès configurés pour l' organisation actuelle et les organisations subordonnées non affectées.
Lorsqu'un approbateur sélectionne :
- Refuser, Workday interrompt le processus de gestion et n'enregistre pas les données modifiées.
- Renvoyerune étapede chaîne d'approbation, Workday renvoie l'étape à une personne en particulier dans la chaîne d'approbations. Vous pouvez renvoyer l'étape à n'importe quelle étape qui précède l'étapeChaîne d'approbation.
Lorsque vous utilisez une étape
Chaîne d'approbation
, vous sélectionnez généralement Responsable
dans le groupe de sécurité pour cette étape. Lorsque vous créez une notification de processus de gestion personnalisée pour l'étape Chaîne d'approbation
, sélectionnez Personnes devant effectuer une action
dans l' inviteDestinataires
. Lorsque vous sélectionnez Responsable
comme destinataire, Workday envoie une notification au responsable du salarié pour chaque niveau de chaîne d'approbations . En sélectionnant Personnes devant effectuer une action
au lieu de Responsable
, vous forcez la notification à passer à la chaîne d'approbations.Workday marque l'étape de chaîne d'approbations comme
non obligatoire
dans les cas suivants :
- Vous activez le routage basé sur l'organisation .
- Un approbateur approuve une étapeChaîne d'approbationouChaîne d'approbation groupéedans un niveau précédent.
- Le titulaire est également un approbateur à un niveau ultérieur.
Workday ne génère pas de notification de processus de gestion personnalisé pour l'étape
Non obligatoire
.Lorsque vous avez besoin d'une série d'approbations non incluses dans la même chaîne d'approbations, utilisez des étapes
d'approbation
distinctes et séquentielles.Lorsque la chaîne hiérarchique change après le lancer d'un événement, Workday transfère l'approbation à la personne suivante dans la chaîne hiérarchique mise à jour .
Chaîne d'approbations pour plusieurs responsables
Workday fait passer l'étape
Chaîne d'approbation
à la chaîne hiérarchique de tous les responsables de la personne, quel que soit le responsable qui approuve l'étape en amont lorsque :
- Vous n'activez pas le routage basé sur l'organisation pour l'étape.
- La personne a plusieurs responsables pour un seul poste.
- Vous sélectionnezResponsabledans le groupe de sécurité pour l'étape.
Workday recommande de ne pas configurer de condition Lors de l'exécution lorsqu'une chaîne d'approbations inclut plusieurs responsables.
Par exemple, Albert a un poste qui rend compte à deux responsables, Bob et Brenda. Bob est supérieur hiérarchique de Carol et Brendit des subordonnés directs à faitor.
- Lorsque Bob approuve l'étape, Workday transfère la chaîne d'approbations à Carol et Carlos.
- Lorsque Brendez approuve l'étape, Workday envoie la chaîne d'approbations à Carla et Carlos.
Si une personne a plusieurs postes et que vous sélectionnez
Responsable
dans le groupe de sécurité pour l'étape Chaîne d'approbation
, pour le routage fondé sur le poste :
- Sans configuration du Modificateur de routage , Workday route l'étape Chaîne d'approbationà la chaîne hiérarchique du poste principal , des postes supplémentaires ou de tous les postes. Workday route l'étape en fonction de la configuration de routage fondé sur le poste . Si vous n'activez pas le routage fondé sur le poste , Workday route l'étapeChaîne d'approbationà la chaîne hiérarchique de tous les postes.
- Avec une configuration de Modificateur de routage , Workday route l'étapeChaîne d'approbationà la chaîne hiérarchique de ce poste.
Lorsqu'une personne a plusieurs postes et que vous activez le routage basé sur l'organisation , Workday route l'étape
Chaîne d'approbation
à tous les responsables de l' organisation , sauf si vous configurez un Modificateur de routage dans l'étape.Chaîne d'approbation pour les responsables occupant plusieurs postes
Workday route l'étape
Chaîne d'approbation
au responsable du poste de la personne , puis au responsable du poste du responsable qui gère la personne, et ainsi de suite lorsque :
- Vous n'activez pas le routage basé sur l'organisation pour l'étape.
- Le responsable direct de la personne occupe plusieurs postes. Exemple : le responsable est en détachement à l'international.
- Vous sélectionnezResponsabledans le groupe de sécurité pour l'étape.
Workday route la chaîne d'approbations en fonction du poste du responsable affecté au rôle de responsable de l'organisation de la personne, . Exemple : le responsable est en détachement à l'international et gère une personne dans son pays d'accueil, à savoir le . Si le poste dans le pays d'origine du responsable a été affecté à l' organisation de la personne dans le pays d'accueil , Workday route l'étape
Chaîne d'approbation
de la personne au pays d'origine du responsable mais pas à son pays d'accueil.Workday applique le routage de la chaîne d'approbations à tous les groupes de sécurité disposant de autorisation
Approuver
dans la règle de sécurité du processus de gestion de l' événement.Lorsqu'une personne a un responsable occupant plusieurs postes et que vous activez le routage basé sur l'organisation pour l'étape, Workday route l'étape
Chaîne d'approbation
au responsable de la personne dans l' organisation. Ensuite, il est transmis au responsable du niveau suivant de l' organisation, et ainsi de suite.