Concept : routage via la chaîne d'approbation
Vous pouvez ajouter les étapes suivantes à une définition de processus de gestion :
- Chaîne d'approbation
- Chaîne d'approbations groupées
Lorsque votre environnement client comprend des structures d'organisation hiérarchique complexes, assurez-vous que les étapes de la chaîne d'approbation sont routées aux personnes appropriées pour intervenir. Vous pouvez router les étapes de chaîne d'approbation vers le haut d'une structure d'organisation hiérarchique plutôt que vers le haut d'une chaîne hiérarchique.
Vous pouvez configurer les étapes
Chaîne d'approbation
et Chaîne d'approbations groupées
à router en fonction des éléments suivants :
- Hiérarchie managériale. Workday achemine les approbations en utilisant le routage par poste.
- Hiérarchie d'organisations. Workday achemine les approbations en utilisant le routage par organisation.
Par défaut, Workday utilise le routage fondé sur le poste pour router les étapes de la chaîne d'approbation si vous n'activez pas le routage fondé sur l'organisation.
Si vous voulez router les étapes de la chaîne d'approbation à l'aide de la fonctionnalité améliorée de routage fondé sur le poste, vous pouvez cocher la case Activer
le routage amélioré de chaîne d'approbation par poste
dans la tâche Modifier la définition de l'environnement client - processus de gestion
. Lorsque vous cochez cette case, Workday évalue de manière cohérente tous les approbateurs à chaque niveau d'une étape du processus de gestion Chaîne d'approbation
ou Chaîne d'approbations groupées
lorsqu'une personne signale un ou plusieurs responsables à son poste. Workday vous recommande d'activer cette fonctionnalité améliorée de routage de chaîne d'approbation par poste même si des personnes de votre organisation n'ont pas plusieurs responsables.En fonction de la configuration que vous avez définie, Workday détermine l'approbateur de niveau suivant de l'étape et affecte les approbations.
Pour les étapes
Chaîne d'approbation
et Chaîne d'approbation groupée
, vous pouvez définir des conditions d'exécution et des conditions de sortie pendant l'exécution. Dans une définition de processus de gestion, vous pouvez ajouter ou modifier la condition associée aux étapes Chaîne d'approbation
ou Chaîne d'approbations groupées
. Dans le menu des actions associées de l'étape, sélectionnez .Router par hiérarchie d'organisations
Vous pouvez utiliser le routage basé sur l'organisation pour acheminer les approbations aux responsables qui sont susceptibles de gérer plusieurs domaines au-delà de leur structure de subordonnés directs. Par exemple, vous utilisez le routage par organisation pour les processus suivants :
- Demande d'embauche.
- Augmentation au mérite.
- Facture fournisseur.
Workday transfère l'étape au responsable de l'organisation de la personne, puis au responsable de l'organisation de deuxième niveau. Si nécessaire, Workday transfère l'étape suivante au responsable de l'organisation de troisième niveau, et ainsi de la hiérarchie d'organisations.
Pour utiliser une hiérarchie basée sur des organisations, accédez à la tâche
Mettre à jour le routage avancé
dans le menu des actions associées de l'étape du processus de gestion. Lorsque vous cochez la case Routage basé sur l'organisation
, vous :
- Vous pouvez uniquement sélectionner des groupes de sécurité par rôle limité pour les étapesChaîne d'approbationetChaîne d'approbation groupée. Workday vous recommande de sélectionner un groupe de sécurité dont les droits d'accès sont configurés pour l'organisation actuelle et les subordonnés non affectés. Sinon, l'étape de chaîne d'approbation risque de ne pas être affectée ou être routée à tous les titulaires de niveau supérieur dans la structure organisationnelle.
- Vous ne pouvez plus remplacer l'étape par un autre type d'étape dans la définition du processus de gestion.
Si vous n'activez pas le routage par organisation, Workday utilise le routage par poste pour les étapes de la chaîne d'approbation.
Cas d'utilisation | Informations |
|---|---|
Lorsqu'une personne et son responsable occupent un poste et que leurs postes se trouvent dans des hiérarchies d'organisations différentes, l'étape de chaîne d'approbation est transférée en haut de la chaîne hiérarchique de l'organisation de la personne. | Vous configurez une définition de processus de gestion avec une étape Chaîne d'approbation qui utilise le routage basé sur l'organisation. Votre unité légale utilise la hiérarchie suivante :
Pour les processus de gestion associés à James qui utilisent un routage basé sur l'organisation, Workday route l'étape de chaîne d'approbation à Betty, Tony et Tony. |
Lorsqu'un approbateur se trouve dans plusieurs niveaux d'organisation et que quelqu'un d'autre approuve l'étape, l'approbateur reçoit toujours l'étape d'approbation dans un niveau supérieur. | Dans une définition de processus de gestion, l'étape c correspond à une étape de chaîne d'approbation avec un routage fondé sur l'organisation. Un approbateur se trouve aux niveaux 1 et 3 de l'organisation. Workday route l'étape aux éléments suivants :
|
Lorsqu'une étape de chaîne d'approbation est en cours et que l'organisation réduit le nombre de niveaux dans la hiérarchie, Workday ignore un niveau d'approbateurs. | Une hiérarchie d'organisations a la structure des approbateurs suivante :
James approuve une étape de chaîne d'approbation et elle est en attente d'une action de Betty au niveau 2. Betty approuve l'étape. Au milieu du processus de chaîne d'approbation, la hiérarchie d'organisations change de structure :
Comme James et Betty ont initialement approuvé l'étape, Workday transfère l'étape à Steve. Logan ne reçoit pas l'étape. |
Lorsque le nombre d'approbations augmente dans une hiérarchie d'organisations, un approbateur peut à nouveau recevoir l'étape d'approbation. Cette étape ne sera pas obligatoire. | Une hiérarchie d'organisations a la structure des approbateurs suivante :
James approuve une étape de chaîne d'approbation et elle est en attente d'une action du niveau 2, Logan. Logan approuve l'étape. Au milieu du processus de chaîne d'approbation, la hiérarchie d'organisations change pour une nouvelle structure qui inclut un nouveau niveau d'organisation :
Comme James et Logan ont initialement approuvé l'étape, Workday la transfère à Logan dans le niveau 3 et la marque comme Non obligatoire . Betty ne reçoit pas l'étape.Workday recommande de ne pas modifier la hiérarchie d'organisations lorsqu'un événement de chaîne d'approbation est en cours. |
Router par hiérarchie managériale
Le routage par poste vous permet de router les étapes
de la chaîne d'approbation
et de la chaîne d'approbation groupée
selon la hiérarchie managériale d'une organisation hiérarchique.Workday route tous les événements en fonction du poste de la personne.
Cas d'utilisation | Informations |
|---|---|
Workday transfère l'étape au responsable du poste de la personne, puis au responsable du responsable de la personne qui occupe le poste, etc. | Une définition de processus de gestion inclut une étape Chaîne d'approbations . Vous ne configurez pas le routage par organisation. Votre unité légale utilise la hiérarchie suivante :
Pour les processus de gestion associés à James qui utilisent un routage fondé sur le poste, Workday route l'étape de chaîne d'approbation à Betty, Logan et Steve. |
Lorsque vous cochez la case Activer le routage amélioré du routage de chaîne d'approbation de poste dans la tâche Modifier la définition de l'environnement client - processus de gestion pour utiliser la fonctionnalité de routage amélioré, Workday évalue de manière cohérente les approbateurs dans le niveau d'approbation et route l'étape du processus de gestion. | Fred figure dans l'organisation 7100 et est subordonné de James et Betty. Les niveaux de la hiérarchie managériale sont les suivants :
Grâce au routage par poste amélioré, Workday route l'étape de la chaîne d'approbation à chaque périmètre pour approbation. Dans le périmètre :
Si la hiérarchie managériale change alors qu'une étape de la chaîne d'approbation ou de la chaîne d'approbation consolidée est en cours, un approbateur peut être ignoré.Workday recommande de sélectionner un groupe de sécurité par rôle limité pour les étapes Chaîne d'approbation et Chaîne d'approbation groupée dans votre définition de processus de gestion si vous activez la fonctionnalité améliorée de routage par poste. |
Lorsque vous cochez la case Activer
le routage de chaîne d'approbation améliorée par poste
et que vous utilisez les champs de rapport suivants dans un rapport, les valeurs sont traitées et renvoyées de manière cohérente :
- Employés susceptibles d'être les prochains affectésExemple : le champ de rapport renvoie le même ensemble de responsables en fonction de la façon dont Workday achemine l'étapeChaîne d'approbation.
- Employés susceptibles d'être les prochains affectés excluant les délégataires
- Employés susceptibles d'être les prochains affectés pour le compte de.
- Employés susceptibles d'être les prochains affectés pour le compte de avec accès Mes tâches conservé.
Workday vous recommande de mettre à jour les règles de condition, si nécessaire, en fonction des valeurs renvoyées par ces champs de rapport.
Étapes de chaîne d'approbation non requises
Lorsqu'un approbateur approuve une étape
de chaîne d'approbation
ou de chaîne d'approbation consolidée
dans un niveau précédent et qu'il est également un approbateur dans un niveau ultérieur, Workday marque l'étape comme Non obligatoire
. Workday ne génère pas de notification de processus de gestion personnalisée pour l'étape Non obligatoire
.