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Administrator Guide
Dernière mise à jour : 2024-06-28
Distribuer en masse des documents ou des tâches

Distribuer en masse des documents ou des tâches

Configurez le processus de gestion
Distribuer des documents ou des tâches (définition par défaut)
 et la règle de sécurité dans le domaine fonctionnel System.
Sécurité : domaine
Business Process Administration
 dans le domaine fonctionnel System.
Vous pouvez distribuer des documents et des tâches aux employés d'une ou plusieurs organisations.
Exemples : documents pour accusé de réception, signature électronique ou distribution générale et tâches À faire.
Workday n'envoie pas de pièces jointes aux employés qui sont exclus de l'effectif. Par exemple, lorsqu'un employé est absent ou détaché à l'international.
Workday ne prend pas en charge l'étape d'action
Générer un document
 ou le type d'étape
Réviser les documents
 dans le processus de gestion
Distribuer des documents ou des tâches
 . L'ajout de documents générés pour la distribution en masse peut entraîner des résultats incohérents. Pour les révisions de documents, vous pouvez utiliser le type d'étape d'action
Réviser la distribution de documents ou de tâches
 à la place.
Pour des performances optimales, Workday vous recommande de limiter la taille de chaque population de distribution à un maximum de 10 000. Si vous utilisez DocuSign et souhaitez dépasser cette limite, contactez le support DocuSign. La limite de répartition maximum est de 40 000.
  1. Accédez à la tâche
    Créer une distribution de documents ou de tâches
     .
  2. Pour la tâche, tenez compte des éléments suivants :
    Option Description
    Rôle(s)
    Sélectionnez un ou plusieurs rôles limités aux organisations sélectionnées que vous utiliserez pour distribuer des tâches ou des documents (y compris les organisations subordonnées, le cas échéant).
    Utilisateur(s)
    Sélectionnez 1 ou plusieurs
    utilisateurs
     parmi les organisations sélectionnées. Vous pouvez sélectionner des utilisateurs issus d'organisations subordonnées lorsque vous cochez la case
    Inclure les organisations subordonnées
     .
Workday distribue les documents ou les tâches À faire aux employés des organisations sélectionnées via Mes tâches.
Workday affiche :
  • La page
    Traitement en arrière-plan
     pour la distribution, qui vous permet de suivre la progression de la distribution et de sa finalisation.
  • Le nombre de salariés auxquels il distribue les documents.
Lorsqu'un rôle et un utilisateur sont résolus au même employé, Workday n'affiche qu'un seul élément dans Mes tâches.
Vous pouvez accéder aux éléments suivants :
  • Tâche
    Faire avancer en masse des processus de gestion
     pour faire avancer manuellement le processus de gestion à l'étape suivante ou à la fin du processus de gestion. Vous devez avoir accès à l'action d'avancement manuelle dans la section
    Personnes autorisées à effectuer des actions sur l'ensemble du processus de gestion
     de la règle de sécurité du processus de gestion.
  • La tâche
    Annuler en masse des processus de gestion
     pour annuler les processus de gestion en cours. Vous devez avoir accès à l'action d'annulation dans la section
    Personnes autorisées à effectuer des actions sur l'ensemble du processus de gestion
     de la règle de sécurité du processus de gestion.
  • La tâche
    Retirer des processus de gestion en masse
     pour retirer un processus de gestion terminé. Vous devez avoir accès à l'action de retrait dans la section
    Personnes autorisées à effectuer des actions sur l'ensemble du processus de gestion
     de la règle de sécurité du processus de gestion.
Exécutez les rapports suivants pour afficher le statut des documents ou tâches distribués :
  • Statut de la distribution d'un document ou d'une tâche
  • Afficher une distribution de documents ou de tâches
Une distribution en cours peut être :
  • En cours de distribution aux destinataires.
  • Distribution terminée, mais en attente des signatures du destinataire, dans le cas d'une distribution de document.
Vous pouvez utiliser la page
Traitement en arrière-plan
 pour la distribution :
  • Permet d'interrompre une distribution en cours qui envoie toujours des documents ou des tâches. Workday met à jour le statut sur
    Interrompu
     et indique qu'il n'y a aucun destinataire pour la distribution. Pour les distributions de documents, Workday n'envoie pas de demande d'annulation à Adobe Sign ou DocuSign. Cela peut entraîner des transactions en attente de finalisation dans votre compte Adobe Sign ou DocuSign.
  • Annule une distribution en cours dont la distribution est terminée, mais qui est toujours en attente des signatures des destinataires. Workday met à jour le statut sur
    Annulé
     et indique qu'il n'y a aucun destinataire pour la distribution. Pour les distributions de documents, Workday envoie une demande d'annulation à Adobe Sign ou DocuSign.