Étapes : définir les absences calculées
- Créez des modèles de saisie des temps.
- Créez des absences.ConsulterÉtapes : définir les absences .
- Sécurité : domaineSet Up: Time Trackingdans le domaine fonctionnel Time Tracking.
Vous pouvez créer des absences calculées, ce qui facilite la prise en compte des heures travaillées et des absences. Les employés peuvent saisir des absences via
la tâche Gérer les absences
ou le calendrier de saisie des temps. Workday applique des marqueurs de calcul des temps et des calculs de temps aux tranches d'absences. Cette fonctionnalité vous permet de vous assurer que les employés reçoivent les mêmes primes pour leurs absences que pour leurs temps travaillés.- Accédez à la tâcheModifier un modèle de saisie des temps.
- Dans l'ongletÀ date d'effet, développez la sectionSaisie de temps.
- (Facultatif) Renseignez la sectionCalculs des absences:
Option Description Activer les absences calculéesPermet à Workday d'appliquer les calculs des temps aux absences. Lorsque vous sélectionnez cette option, elle remplace l'optionExécuter les calculs avec approbation des absencesdans la tâcheModifier la définition de l'environnement client - HCMpour ce modèle.Date de début d'exécution des calculsIndiquez la date à laquelle vous voulez que Workday commence à créer des absences calculées. Cette date peut être passée ou future.Lorsque vous saisissez une date, saisissez le jour de début de la semaine afin que Workday calcule toutes les tranches d'absences de la semaine. Sinon, Workday calcule certaines tranches de la semaine, mais pas les autres. - Accédez à la tâcheModifier une absencepour les absences auxquelles vous voulez que Workday applique les calculs des temps. Pour la tâche, tenez compte des éléments suivants :
Option Description Marqueur de calcul des tempsSélectionnez un ou plusieurs marqueurs de calcul des temps à ajouter aux tranches d'absences.Calculer la quantité en fonction des heures de début et de fin(Facultatif) Sélectionnez cette option pour les absences utilisées par les employés qui saisissent leurs heures d'arrivée et de sortie. Cette option garantit que Workday applique les primes telles que définies par les calculs du différentiel de période de travail.Autoriser les heures après minuit(Facultatif) Sélectionnez cette option pour autoriser les employés à soumettre une seule demande d'absence pour une absence configurée avec des heures de début et de fin lorsque cette absence dépasse minuit.Disponible uniquement lorsque vous sélectionnez l'une des valeurs suivantesdans le champ Option de saisie:- Depuis la fonction Absences uniquement, vous cochez aussi la case à cocherles heures de début et de fin.
- Depuis la fonction Gestion des temps uniquement, vous cochez aussi la case à cocherCalculer la quantité en fonction des heures de début et de fin.
- Depuis les fonctions Gestion des temps et Absences, cochez aussi la case à cocherCalculer la quantité en fonction des heures de début et de fin.
Une absence qui dépasse minuit a uniquement une tranche horaire déclarée. Pour créer une tranche temps calculés pour l'absence, cochez la case à cocherles absences calculéesdans le modèle de saisie des temps. - Accédez à la tâcheModifier un calcul des tempspour tous les calculs que vous voulez appliquer aux absences. Vous ne pouvez pas utiliser cette fonctionnalité avec les calculs du temps de repos minimum.Dans la grilleInclure des marqueurs de calcul, ajoutez le marqueur de calcul des temps que vous avez appliqué à l'absence. Ainsi, Workday inclut les tranches d'absences avec ce marqueur de calcul dans les calculs des temps.
Lorsque vous saisissez des absences comprises entre -7 et +7 jours à compter de la date du jour, Workday exécute les calculs en temps réel. Si la plage chevauche une semaine adjacente, Workday exécute les calculs pour la semaine en cours et la semaine suivante. Si vous saisissez ou modifiez des absences en dehors de la plage, Workday exécute une tâche toutes les 2 heures pour effectuer les calculs.
Une fois que Workday a appliqué les calculs aux tranches d'absences, celles-ci présentent l'onglet
Calculé
et l'onglet Historique
. Workday affiche les tranches d'absences à soumettre en grisé (de la même manière que les tranches horaires non soumises). Une fois que les employés ont saisi leurs absences via le calendrier des absences , ils doivent également soumettre leurs temps via le calendrier de gestion des temps pour que les calculs des temps soient exécutés. Soumettez à nouveau les temps si vous avez effectué des régularisations après les avoir soumis pour la période.En date du 1er octobre 2021, vous affectez Ben Adams à une équipe du soir. En tant qu'employé de l'équipe du soir, Ben reçoit une prime pour les heures travaillées entre 20 h et minuit. Lorsque Ben prend une absence entre 20h00 et minuit, il reçoit la même prime de période de travail.
- Accédez à la tâcheModifier un modèle de saisie des temps. Sélectionnez le modèle de saisie des tempsUSA - CA - In/Out - SHIFT. Saisissez les valeurs suivantes :ChampValeurActiver les absences calculéesCochez cette case.Date de début d'exécution des calculs01/10/2021
- Accédez à la tâcheModifier une absence. Sélectionnez l'absenceUSA Vacation Time Off (Hourly). Saisissez les valeurs suivantes :ChampValeurMarqueur de calcul des tempsPaid Time OffCalculer la quantité en fonction des heures de début et de finCochez cette case.
- Accédez à la tâcheModifier un calcul des temps. Sélectionnez le calcul du différentiel de périodes de travailShift Premium - Evening. Dans la grilleInclure des marqueurs de calcul, ajoutez une ligne et sélectionnez le marqueur de calcul des tempsAbsence rémunérée.
Ben saisit une absence pour le 14 octobre 2021 de 20 h à 12 h, puis soumet ses heures. La responsable de Ben clique sur la tranche d'absences dans son calendrier pour accéder au détail. Elle voit que Workday a appliqué le marqueur
Shift Premium - Evening
.- Accédez au rapportTemps et absences de mon équipepour générer un rapport sur les temps déclarés, les temps calculés et les absences calculées des employés. Ce rapport affiche également les tranches que les employés doivent soumettre à nouveau dans le calendrier de saisie des temps.
- Vous pouvez envoyer des notifications aux employés qui doivent soumettre à nouveau leurs absences dans le calendrier de saisie des temps. Copiez le rapportEmployés avec absences à soumettre à nouveau. Vous pouvez utiliser la structure Alertes pour les notificationsMes tâchesou la structure Distributions planifiées pour les notifications push par e-mail ou mobile.ConsulterÉtapes : définir les notifications d'absence .