Étapes : supprimer les saisies d'absence non valides après l'affectation du calendrier de travail
Sécurité : les domaines suivants :
- Business Process AdministrationetManage: Business Process Definitionsdans le domaine fonctionnel System.
- Set Up: Time Offdans le domaine fonctionnel Time Off and Leave.
Vous pouvez configurer Workday de façon à ce que les saisies d'absence approuvées soient automatiquement supprimées une fois les événements du processus de gestion
Affecter un calendrier de travail
terminés dans les cas suivants :
- Les employés ne sont plus éligibles aux absences approuvées.
- Les entrées ne correspondent plus à des jours valides à inclure en raison de modifications dans les calendriers de jours fériés ou de travail.
Vous pouvez utiliser l'étape de service
Retirer les saisies d'absence non valides après l'affectation du calendrier de travail
pour lancer le processus de gestion Corriger les absences
et retirer les saisies d'absence non valides approuvées à compter de la date d'effet de l'affectation du calendrier de travail de l'employé. Cette étape vous évite d'avoir à rechercher et à supprimer manuellement ces saisies d'absence. Workday crée automatiquement un événement Corriger les absences
pour les saisies d'absence non valides approuvées et régularise les unités à zéro.- Dans le processus de gestionAffecter un calendrier de travail, ajoutez l'étape de serviceRetirer les saisies d'absence non valides après affectation du calendrier de travailaprès l'étape de finalisation (oùTerminéest égalà Oui). Workday affiche un message d'erreur si vous essayez d'ajouter cette étape avant l'étape de finalisation.
- Après avoir ajouté l'étape de serviceRetirer les saisies d'absence non valides après affectation du calendrier de travailpour la première fois, Workday affiche un message d'avertissement. Accédez à la tâcheÉvaluer et traiter les événements ayant une incidence sur les absencespour exécuter immédiatement une tâche en arrière-plan qui lance l'évaluation et la correction des saisies d'absence à venir et des régularisations de cumul. À partir de ce moment, Workday lance automatiquement la tâche en arrière-plan toutes les 15 minutes.Si vous n'exécutez pas la tâcheÉvaluer et traiter les événements ayant une incidence sur les absences, Workday continue de signaler les saisies d'absence non valides qui ont lieu à la date d'effet ou après dans l'événement de processus de gestion Affecter un calendrier de travail jusqu'à la prochaine mise à jour hebdomadaire du service lorsque nous lançons automatiquement la tâche exécution de la tâche en arrière-plan toutes les 15 minutes dans votre environnement client.Si Workday n'affiche pas de message d'avertissement lorsque vous ajoutez l'étape de service à la définition du processus de gestion pour la première fois, cela signifie que la tâche en arrière-plan est déjà en cours d'exécution et qu'il n'est pas nécessaire d'exécuter la tâcheÉvaluer et traiter les événements ayant une incidence sur les absences.Si une actionRetirerse produit dans le processus de gestionAffecter un calendrier de travail, vous devez saisir à nouveau les saisies d'absences qui commencent à la date d'effet initiale ou après. En cas de correction de la date d'effet, vous devrez peut-être supprimer ou saisir manuellement des saisies d'absence.
- Créez une définition du processus de gestion fondée sur des règles distincte pour le processus de gestionCorriger les absences, car le serviceRetirer les saisies d'absence non valides après l'affectation du calendrier de travailcrée des événements de correction conformes à la définition du processus de gestion.Si vous voulez que l'étape de service supprime automatiquement les saisies d'absence non valides sans révision et approbation, créez un processus de gestion avec une seule étape de lancement (étape a), comme suit :
- Dans le menu des actions associées du processus de gestionCorriger les absences, sélectionnez .
- SélectionnezNom de la définition de workflow fondée sur des règleset saisissez un nom. Exemple :Retirer le service d'absences non valides. Cliquez surOK.
- Dans le menu des actions associées du processus de gestionCorriger les absences (Supprimer le service d'absence non valide ), sélectionnez puis cliquez surOK.
- Dans le menu des actions associées de l'étape a, sélectionnez , puis cliquez surOK.
- Dans le menu des actions associées du processus de gestion, sélectionnez .
- Supprimez toutes les étapes supplémentaires et cliquez surOK.
- Créez une règle de condition qui utilise le champ de rapportLancement du processus de gestion de suppression des saisies d'absence non validespour déterminer lorsque le processus de gestion à l'origine du processusAffecter un calendrier de travail:
- Dans le menu des actions associées de l'étape de lancement, sélectionnez , puis cliquez surOK.
- Saisissez une description. Par exemple, un nom tel queCorrection d'absence lancée par la tâche Retirer un service d'absence non valide après une modification du calendrier de travail ?Permet d'identifier la règle de condition du processus de gestion.
- Saisissez un commentaire pour expliquer la condition. Exemple :si la correction d'absence est lancée par la tâche Supprimer les absences non valides après affectation du calendrier de travail, alors quittez la tâche a - Corriger les absences notifie le salarié (pour lui-même).
- Ajoutez une règle avec les valeurs suivantes :Et/OuChamp externe source ou règle de conditionOpérateur relationnelType de comparaisonValeur de comparaisonEtLancement du processus de gestion du service de suppression des saisies d'absence non validesDans la liste de sélectionValeur indiquée dans ce filtreAffecter un calendrier de travailAutres valeurs de comparaison possibles :
- Changer d'emploi.
- Fin d'emploi.
- Vide, si la correction n'a pas été lancée par l'étape de service.
- Pour informer les salariés que Workday est en train de corriger leurs absences suite à un événementd'affectation de calendrier de travail, créez une notification personnalisée dans la définition du processus de gestion fondée sur des règles :
- Dans le menu des actions associées du processus de gestion, sélectionnez , puis cliquez surOK.
- Exécutez la tâche :
Option Description DéclencheursDans l'inviteEn sortie, sélectionneza - Corriger les absences.Conditions et règlesAjoutez une règle et sélectionnez la règle de condition du processus de gestion que vous avez créée précédemment.GroupesSélectionnez le groupe de sécuritéSalarié (pour lui-même).Contenu de l'e-mailSaisissez le détail :- Objet :ajoutez une ligne pour saisir du texte pour la ligne d'objet. Exemple :correction d'absence soumise pour votre compte.
- Corps du message :ajoutez une ligne pour saisir le texte du corps. Par exemple,Workday a soumis une correction d'absence pour votre compte en raison d'un événement Affecter un calendrier de travail qui a généré des saisies d'absence non valides après les modifications de l'éligibilité ou le changement de date, avec des jours non travaillés.
- Pour vous assurer que Workday envoie des notifications aux salariés pour les corrections initiées par l'étape de service, créez une règle qui déclenche le processus de gestion fondé sur des règles lorsque la valeur est Vrai, quel que soit le processus de gestion qui l'a lancé :
- Dans le menu des actions associées du processus de gestion fondé sur des règles que vous avez créé précédemment, sélectionnez puis cliquez surOK.
- Ajoutez une règle. Dans l'inviteRègle, sélectionnezCréer une règle de condition, puis cliquez surOK.
- Saisissez une description. Par exemple, un nom tel queCorrection d'absence lancée par le service Retirer des absences non validesvous aide à identifier la règle de condition du processus de gestion.
- Saisissez un commentaire pour expliquer la condition. Exemple :Vrai si l'événement est une correction d'absence qui a été lancée par un service de suppression des saisies d'absence non valides.
- Dans l'inviteCopier une condition à partir d'une règle, sélectionnez la règle de condition de processus de gestion que vous avez créée précédemment. Exemple :correction des absences lancée par la tâche Retirer un service d'absences non valides après une modification du calendrier de travail ?
- Créez une règle avec les valeurs suivantes et cliquez surOK:Et/OuChamp externe source ou règle de conditionOpérateur relationnelType de comparaisonValeur de comparaisonEtGénéré par le service de suppression des saisies d'absence non valideségal àValeur indiquée dans ce filtreCochez cette case.
Vous pouvez lancer le processus de gestion
Affecter un calendrier de travail
pour vérifier que l'étape de service Retirer les saisies d'absence non valides après l'affectation du calendrier de travail
fonctionne. Voir Affecter automatiquement des calendriers de travail.Si des employés ont des absences approuvées, mais que des modifications ont été apportées à leur calendrier de travail, Workday supprime les entrées d'absence de leur calendrier dans le rapport Gérer les absences
. Exemple : le modèle d'un employé passe du lundi au vendredi inclus au lundi, mercredi et vendredi uniquement, ce qui rend non valides les saisies d'absence du mardi et du jeudi, à compter du 1er février. Workday supprime les saisies d'absence de leur calendrier.