Éléments de définition : délégations de signature sur compte bancaire
Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la planification de la configuration et de l'utilisation des délégations de signature sur compte bancaire. Elle explique :
- Pourquoi effectuer cette configuration.
- Comment cette configuration s'intègre dans Workday.
- Les impacts en aval, ainsi que les interactions entre produits.
- Les conditions requises en matière de sécurité et les configurations du processus de gestion.
- Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant l'implémentation.
Reportez-vous aux instructions détaillées des tâches pour avoir une vision exhaustive de la configuration.
Présentation
Workday vous permet de définir des délégations de signature sur compte bancaire pour désigner comme signataires des employés et des membres de comités externes pour des comptes bancaires individuels. Vous pouvez gérer un dossier de signataires qui peuvent accéder à un compte et le gérer pour le compte du propriétaire du compte.
Avantages pour l'entreprise
Les délégations de signature sur compte bancaire vous permettent de :
- Créer des signataires à partir de votre liste existante de salariés et de membres de comités externes.
- Identifier les signataires inactifs sur les comptes bancaires de l'unité légale pour réduire les risques de fraude et améliorer les contrôles.
- Rationaliser le processus de reporting des comptes bancaires à l'étranger en identifiant les principaux points de délégation de signature dans des rapports personnalisés.
- Générer des rapports en cas de changements de délégation de signature pour répondre aux exigences de reporting en matière d'audits externes et internes.
Cas d'utilisation
Vous pouvez :
- Identifier facilement et précisément les signataires pour chaque compte bancaire de l'unité légale.
- Configurer des processus de gestion pour vous avertir lorsque vos signataires changent de poste ou ne sont plus actifs.
- Modifier les informations de délégation de signature lorsque le pouvoir d'un signataire change à la suite de modifications liées à son emploi.
- Utiliser les rapports pour identifier les signataires inactifs ou dont l'emploi a pris fin pour vos comptes bancaires et en effectuer le suivi au cours d'une période définie.
Questions à se poser
Question | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Comment sélectionner les signataires des comptes bancaires dans Workday ? | Les signataires et les informations qui y sont associées sont disponibles dans Workday en tant qu'employés et membres de comités externes. Lorsque vous créez des signataires, vous les sélectionnez parmi les employés ou les membres de comités externes déjà définis pour votre organisation. |
De quels niveaux d'approbation avez-vous besoin pour vos délégations de signature ? | Lorsque vous définissez des délégations de signature, vous pouvez affecter des limites et des pouvoirs d'approbation appropriés pour chaque compte bancaire.
Par exemple, vous pouvez affecter un type de pouvoir avec un seul approbateur à un CFO n'ayant jamais besoin d'une approbation secondaire pour émettre un paiement depuis un compte bancaire. De la même façon, vous pouvez autoriser un analyste de trésorerie à toujours exiger un co-signataire pour l'approbation secondaire. Vous pouvez également combiner des types de pouvoir avec des limites d'approbation minimum et maximum. Par exemple, un signataire est autorisé à effectuer seul un paiement inférieur à 100 000 USD, mais a besoin d'un co-signataire pour les montants supérieurs à 100 000 USD. |
Avez-vous besoin d'effectuer le suivi des limites d'approbation des délégations de signature dans la devise du compte bancaire ou dans une devise définie par l'utilisateur ? | Workday prend en charge les deux types de devise. Lorsque vous créez une délégation de signature sur compte bancaire, vous pouvez en définir les limites en utilisant la devise du compte bancaire. Vous pouvez également remplacer la devise du compte bancaire par une autre devise. Par exemple, vous avez créé une délégation de signature en utilisant la devise du compte bancaire en EUR, mais votre organisation standardise désormais toutes les limites de signature en USD. |
Est-il possible d'utiliser les délégations de signature sur compte bancaire pour le traitement des transactions et des règlements dans Workday ? | La fonctionnalité de délégation de signature sur compte bancaire est indépendante des workflows de règlement et d'autres transactions. Pour définir les utilisateurs qui peuvent lancer, réviser et approuver des transactions dans Workday, configurez les processus de gestion avec l'utilisateur correspondant à chaque type de transaction. |
Recommandations
- Pour les délégations de signature nécessitant des pièces justificatives, ajoutez-les en pièces jointes lorsque vous créez ou modifiez des délégations de signature sur compte bancaire. Par exemple, des passeports ou d'autres pièces d'identité exigées par les établissements financiers.
- Si vous devez modifier une délégation de signature, utilisez la tâcheChanger les délégations de signature sur un compte bancairepour en modifier le détail. Workday applique les modifications une fois qu'elles sont approuvées.Par exemple, vous remplacez un signataire inactif ou dont l'emploi a pris fin par un signataire actif pour un compte bancaire spécifique. Vous pouvez également supprimer toutes les lignes de délégation de signature des signataires dont l'emploi a pris fin.
Actions requises
- Définissez tous les comptes bancaires de l'unité légale dans Workday qui nécessitent des délégations de signature.
- Définissez des types de paiement pour les signataires, tels que chèque, carte de crédit ou transfert électronique de fonds.
- Définissez les employés ou les membres de comités externes à désigner comme signataires.
- Sécurisez l'accès à Workday Human Capital Management (HCM) pour configurer les notifications des processus de gestion lorsque les signataires changent de poste ou de comité externe.
Limites
Pour affecter en masse des délégations de signature à plusieurs comptes simultanément, vous devez utiliser les services web de la délégation de signature sur compte bancaire. Vous pouvez uniquement créer des délégations de signature manuellement pour des comptes bancaires individuels.
Définition de l'environnement client
- Créez des signataires en sélectionnant des salariés ou des membres de comités externes.
- Créez des méthodes d'approbation des signatures pour les signataires, par exemple signature numérique, physique ou numérisée.Par exemple, vous autorisez certains signataires à confirmer des transactions à l'aide d'une signature numérique. Vous exigez que les autres signataires utilisent des signatures physiques pour approuver les paiements depuis certains comptes bancaires.
- Définissez des types de pouvoir pour les signataires, tels que des approbateurs uniques ou conjoints.
Sécurité
Configurez les domaines de sécurité suivants dans le domaine fonctionnel Cash Management :
Domaine | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Set Up: Signer
| Les utilisateurs peuvent définir comme signataires des employés et des membres de comités externes pour les délégations de signature sur compte bancaire. |
Set Up: Secured Attachment for Signer
| Les utilisateurs peuvent afficher les pièces jointes sécurisées des signataires. |
Set Up: Bank Account Signatory Information
| Les utilisateurs peuvent :
|
Set Up: Bank Account Signatory
| Donne accès aux sous-domaines suivants :
|
Process: Bank Account Signatory
| Les utilisateurs peuvent :
|
Processus de gestion
Processus de gestion | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Événement lié aux délégations de signature sur un compte bancaire
| Configurez ce processus pour créer ou modifier les délégations de signature sur compte bancaire acheminées à des fins de révision et d'approbation. |
Changer d'emploi
Soumettre ma démission Fin d'emploi | Configurez ces processus de gestion Workday HCM pour recevoir des notifications en cas de changement de statut des employés (notamment, transfert/mutation, promotion, démission ou fin d'emploi). En fonction des modifications, vous pouvez effectuer les mises à jour nécessaires à la délégation de signature correspondante.
Modifiez les définitions de processus de gestion pour ajouter l'étape Service de paramètre substituable pour configuration de l'étape après la finalisation du processus de gestion. Ensuite, ajoutez des notifications à cette étape avec leurs destinataires.L'étape Service de paramètre substituable pour configuration de l'étape vous permet de configurer des notifications avant ou après une autre étape qui n'inclut pas les configurations. |
Manage Committee Membership
| Configurez ce processus de gestion Workday HCM pour recevoir des notifications lorsque des membres de comités externes deviennent inactifs ou quittent un comité. En fonction des modifications, vous pouvez effectuer les mises à jour nécessaires à la délégation de signature correspondante.
Modifiez la définition du processus de gestion pour ajouter l'étape Service de paramètre substituable pour configuration de l'étape après la finalisation du processus de gestion. Ensuite, ajoutez des notifications à cette étape avec leurs destinataires.L'étape Service de paramètre substituable pour configuration de l'étape vous permet de configurer des notifications avant ou après une autre étape qui n'inclut pas les configurations. |
Reporting
Rapports ou tableaux de bord | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Exceptions de délégation de signature sur compte bancaire
| Affichez les signataires inactifs encore affectés aux comptes bancaires. |
Rechercher des délégations de signature sur un compte bancaire
| Affichez les délégations de signature sur votre compte bancaire filtrées par détail.
Le rapport affiche toutes les délégations de signature sur compte bancaire ayant le statut Approuvé . |
Rechercher des changements dans l'historique des délégations de signature sur un compte bancaire
| Affichez toutes les modifications apportées aux délégations de signature sur compte bancaire pour les dates que vous avez indiquées. Vous pouvez également filtrer les modifications en fonction des attributs de délégation de signature correspondants.
Par exemple, vous utilisez le rapport à des fins d'audit pour vérifier que toutes les modifications apportées aux délégations de signature ont été autorisées. |
Afficher les signataires
| Affichez tous les signataires que vous avez créés pour les ajouter en tant que délégations de signature.
Le rapport affiche le détail du signataire et indique si des documents joints sont disponibles pour ce dernier. |
Nous vous suggérons d'utiliser les sources de données suivantes pour créer des rapports personnalisés :
- Bank Account Signatory Snapshots: affiche l'historique des modifications apportées aux délégations de signature sur compte bancaire.Par exemple, pour déterminer à quel moment les délégations de signature sur compte bancaire ont été ajoutées ou mises à jour, vous pouvez créer un rapport personnalisé qui intègre le détail de délégation de signature à compter d'une date spécifique.
- Bank Account Signatories: affiche toutes les délégations de signature sur compte bancaire.Par exemple, si vous utilisez des comptes bancaires à l'étranger, vous pouvez créer un rapport personnalisé pour compléter les rapports sur les comptes bancaires et financiers à l'étranger. Vous pouvez utiliser le rapport personnalisé pour identifier tous les signataires avec des soldes bancaires cumulés de 10 000 USD ou plus dans une fourchette de dates spécifique.
- Signers: affiche tous les signataires que vous pouvez suivre et gérer pour répondre aux exigences de reporting d'audit.
Intégrations
Service web | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Get Bank Account Signatories
| Récupère les délégations de signature sur compte bancaire depuis Workday à l'aide des critères que vous avez définis. Vous pouvez ensuite exporter les informations de délégation de signature vers des systèmes tiers. |
Get Signers
| Récupère les signataires depuis Workday en fonction des critères que vous avez spécifiés. Vous pouvez ensuite exporter les signataires vers des systèmes tiers. |
Put Bank Account Signatory
| Importe et crée des délégations de signature pour des comptes bancaires. |
Put Signer
| Importe et crée des signataires pour les comptes bancaires. |
Soumettre une délégation de signature sur un compte bancaire
| Crée un événement pour les ajouts, mises à jour ou suppressions de délégation de signature. Soumettez-le ensuite pour révision et approbation via le processus de gestion Événement lié aux délégations de signature sur un compte bancaire . |
Relations et interactions
Vous utilisez les processus de gestion Workday HCM pour configurer les notifications de modification des signataires.
Workday propose un kit appelé Touchpoints Kit, qui rassemble plusieurs ressources pour vous aider à mieux comprendre les relations de configuration dans votre environnement client. Pour en savoir plus sur ce kit, visitez notre page Workday Touchpoints Kit sur le site Workday Community.