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Administrator Guide
Dernière mise à jour : 2023-06-23
Concept : facturation

Concept : facturation

Workday utilise les informations que vous indiquez dans le contrat client pour créer un échéancier de facturation. Celui-ci s'appuie sur les échéances de facturation définies dans les modalités du contrat. À la date appropriée, Workday utilise les informations sur les échéances pour créer une facture client et la transmet pour approbation par la direction.

Jalons

Vous pouvez créer des jalons pour suivre l'avancement des tâches et indiquer à quel moment Workday peut traiter les échéanciers de facturation, les calendriers de constatation des revenus et les échéances proprement dites. Vous pouvez affecter plusieurs jalons aux calendriers/échéanciers et aux échéances. Workday ne traite pas les calendriers/échéanciers et les échéances qui ont des jalons en attente.
Vous pouvez utiliser les tâches suivantes pour configurer des jalons standard :
  • Mettre à jour les types de jalon de date
  • Créer un jalon de date
Les jalons standard deviennent des jalons client dès que vous les ajoutez à un client. Vous pouvez afficher le détail des jalons client dans le rapport
Rechercher des jalons
. Les jalons client sont propres à chaque combinaison client/unité légale.
Workday prend en charge les types de jalon suivants :
  • Première facture de l'échéancier de facturation : permet de lancer la constatation des revenus une fois la facturation effectuée.
  • Jalons de date : utilisez des jalons de date standard comme base pour créer des jalons de date client.
  • Tâches de projet : marquez certaines tâches de projet en tant que jalons au sein du projet. Utilisez les jalons de projet pour contrôler à quel moment vous facturez les transactions de projet et constatez les revenus. Vous pouvez définir des jalons de projet pour une phase précise ou pour le projet dans son ensemble afin de déterminer quand les transactions sont disponibles pour la facturation. Vous pouvez utiliser les tâches de projet marquées comme jalons en tant que jalons de contrat. Il n'est pas possible de supprimer les tâches de projet qui sont en cours d'utilisation dans un contrat. Vous pouvez saisir des dates de fin estimées et réelles. Une fois que la tâche de projet est terminée et que vous avez saisi une date de fin, la facturation peut avoir lieu. Workday utilise la date de fin comme date de fin du jalon.

Types de calendrier/échéancier

Vous pouvez utiliser la tâche
Mettre à jour les types de calendrier/échéancier
 pour configurer les types d'échéancier de facturation et de calendrier de constatation de revenus à utiliser. Lorsque vous activez un type de calendrier/échéancier à utiliser pour :
  • Les échéanciers de facturation, vous avez également la possibilité d'activer
    l'échéancier de facturation
    consolidée
     ou les charges constatées d'avance.
  • Les calendriers de constatation de revenus, vous avez également la possibilité d'activer les options
    Abonnement à l'utilisation
     ou
    Périodes multiples
    .
Workday affiche le nombre d'utilisations pour chaque type de calendrier/échéancier que vous pouvez également définir comme
Inactif
 à tout moment. Lorsque vous définissez un type de calendrier/échéancier comme
Inactif
, Workday supprime l'option de l'invite
Type de calendrier/échéancier
 dans les échéanciers de facturation et les calendriers de constatation de revenus.

Échéances et échéanciers de facturation

Vous pouvez :
  • Lier les lignes de contrat couvrant plusieurs contrats pour la même unité légale et le même client au même échéancier de facturation.
  • Définir des types d'échéancier afin de pouvoir les classer. Ce processus simplifie les recherches, les approbations et la génération de rapports.
  • Créer des échéances et des échéanciers de facturation de transaction pour gérer certains types de lignes de contrat, ou des échéanciers de facturation consolidée pour gérer les échéances, les transactions et les lignes de contrat de type acompte dans un même échéancier.
Workday crée des échéances en fonction des dates de début et de fin prévues, qui peuvent différer des dates de début et de fin des lignes de contrat. Vous pouvez également configurer la date de facture à affecter, qui peut différer de la date de début de l'échéance.
Workday prend en charge les modes de facturation suivants pour chaque échéancier de facturation, et vous pouvez modifier ces modes sur toute la durée de l'échéancier :
  • Échéance définie
     : définissez le montant de la première et de la dernière échéance pour chaque ligne de contrat. Workday répartit le reste du montant de manière égale entre les autres échéances. Vous ne pouvez pas utiliser ce mode de facturation dans les échéanciers de facturation consolidée.
  • Répartition à parts égales
     : définissez un nombre défini d'échéances de montants égaux.
  • Personnalisé
     : vous contrôlez tous les aspects des échéances.
Un échéancier de facturation comprend une ou plusieurs échéances. Chaque échéance de facturation :
  • Crée une facture client.
  • Devient une ligne de facture.
  • Détermine les attributs à partir de la ligne de contrat associée.
Une fois les échéances générées, vous pouvez :
  • Mettre à jour manuellement les échéances.
  • Régénérer automatiquement les échéances de facturation lorsque des modifications ont été apportées aux montants des contrats. Cette fonction s'applique uniquement aux modes de facturation
    Répartition à parts égales
     ou aux méthodes de constatation de revenus
    Répartition à parts égales
     et
    Nombre de jours
    .
  • Mettre à jour vos échéanciers automatiquement lorsque vous apportez des modifications aux lignes du contrat.
  • Modifier toutes les échéances en même temps lorsque vous avez un échéancier personnalisé.
Workday attribue le statut
Non équilibré
 dans les cas suivants :
  • Si vous ne planifiez pas correctement les échéances des lignes de contrat.
  • Lorsqu'un échéancier personnalisé présente une surfacturation.
Vous pouvez créer des factures clients à partir des échéances de facturation après avoir approuvé l'échéancier de facturation.

Facturation pour l'exécution des commandes

Lorsque vous enregistrez l'exécution des commandes pour des lignes de contrat client, vous pouvez générer une facturation en fonction de commandes partiellement et entièrement exécutées.

Créer des factures clients à partir des échéances de facturation

Avec la tâche
Créer des factures clients à partir des échéances de facturation
, vous pouvez exécuter cette tâche selon vos besoins ou selon un traitement planifié. Cette tâche vous permet de :
  • Sélectionner les échéances de facturation disponibles à facturer.
  • Marquer les factures à soumettre pour approbation automatique.
Vous pouvez :
  • Apporter des modifications limitées à la facture client et ajouter des lignes.
  • Créer des factures qui font référence à des lignes de contrat lorsque vous avez des ajustements de facture.
Workday reporte les modifications apportées aux montants des lignes de facture dans l'échéance de facturation. Le montant facturé de la ligne de contrat reflète toutes les factures approuvées.

Retenue de garantie sur les factures clients

Vous pouvez :
  • Retenir une partie d'une facture client, ce qui vous permet d'utiliser des échéanciers de facturation pour le suivi de la retenue de garantie et ainsi réduire les erreurs de saisie manuelle.
  • Imputer la comptabilisation des montants retenus sur les factures sur différents comptes à l'aide d'une nouvelle règle d'imputation.
  • Prendre en charge plusieurs types d'échéancier de facturation, notamment l'échéancier de facturation de transaction et l'échéancier de facturation pour les échéances.
  • Libérer tout ou partie des soldes de la retenue de garantie par ligne de contrat pour la facturation, lorsque votre contrat satisfait aux exigences.