Exemple : créer des éléments de frais liés à la distance
Cet exemple décrit une manière de configurer des éléments de frais liés à la distance pour calculer automatiquement les montants de remboursement dans les notes de frais.
Les membres de votre équipe commerciale se rendent fréquemment sur différents sites avec leur voiture. Pour contrôler les dépenses et veiller à leur conformité, vous voulez configurer des éléments de frais liés à la distance de manière à calculer automatiquement le remboursement des distances parcourues.
Vous voulez également :
- Savoir si les distances estimées diffèrent des distances réelles, par exemple lorsque les bénéficiaires empruntent un autre itinéraire pour cause de déviations routières.
- Déduire les distances du trajet quotidien des distances parcourues.
- Sécurité :Set Up: Expense Itemdans le domaine fonctionnel Expenses.
- Accédez à la tâcheActivation d'Innovation Services.
- Dans l'ongletAvailable Services, sélectionnez la catégorie Finances.
- Dans la grilleFinances, cochez la case du serviceDistance Calculation for Expenses.
- Cliquez surOKpuis surTerminé.Il se peut que vous deviez effectuer des étapes supplémentaires pour activer cette fonctionnalité en fonction de l'accord de service d'abonnement de votre organisation. Pour plus d'informations, voir cet article de Workday Community .
- Accédez à la tâcheCréer un barème de frais.
- Définissez les valeurs suivantes :OptionDescriptionType de barème de fraisMontantDate d'effetLa date du jour.
- Cliquez surOK.
- Définissez les valeurs suivantes :OptionDescriptionNom du barème de fraisFrais liés à la distance pour l'équipe commercialeDevise par défautUSDAttribut à évaluerDistance à inclure dans la note de frais
- Dans la grilleMontants, saisissez0,625dans le champMontants.
- Cliquez surOK.
- Accédez à la tâcheCréer un élément de frais.
- Dans les sectionsTraitementetSynthèse, spécifiez les valeurs suivantes :OptionDescriptionNom de l'élémentFrais de trajetCatégorie de dépenseCochez la case.Type de montant d'élément de fraisMontant fixeCalcul des éléments de fraisUtiliser un barème de frais
- Dans l'ongletBarèmes de frais, sélectionnezFrais liés à la distance pour l'équipe commercialedans l'inviteBarème de base.
- Dans l'ongletCalcul de la distance, spécifiez les valeurs suivantes :OptionDescriptionAttributs de calcul de la distance obligatoires dans les notes de fraisCochez la case.Unité de mesure de la distanceMilesDistance du voyage avec les déviationsDistance du trajet quotidien (aller)Aller-retourCochez la caseActiver pour les notes de fraispour chacun de ces attributs.
- Cliquez surOK.
Sur les lignes des notes de frais, Workday utilise Google Maps pour estimer les distances lorsque les bénéficiaires :
- Sélectionnent l'élément de fraisFrais de trajet.
- Indiquent les adresses de départ et d'arrivée dans l'élément de frais.
Pour calculer les montants de remboursement, Workday utilise la distance calculée à inclure dans la note de frais et la multiplie par le taux du barème correspondant. Les bénéficiaires peuvent également saisir des distances de trajet différentes de celles estimées par Google Maps.
- Configurez la sécurité segmentée pour restreindre la disponibilité des éléments de frais liés à la distance.
- Pour passer en revue les frais liés à la distance, créez des rapports personnalisés et insérez-y des champs de rapport des objets de gestion suivants :
- Attributs de frais saisis
- Ligne de la note de frais