Exemple : détailler automatiquement les frais d'hôtel
Cet exemple décrit une façon de configurer un élément de frais de sorte que Workday détaille automatiquement les frais d'hôtel sur les lignes de la note de frais.
Les bénéficiaires des frais utilisent régulièrement des cartes de crédit professionnelles pour régler des frais d'hôtel. Lors d'un séjour de 2 nuits à l'hôtel, votre salarié utilise sa carte de crédit pour :
- Ces charges non récurrentes :
- Parking pour 1 nuit.
- 3 pauses.
- Les frais journaliers récurrents suivants :
- Tarif nuitée.
- Taxe de séjour.
Vous voulez configurer un élément de frais Hôtel que les bénéficiaires peuvent utiliser pour détailler les paiements sur les lignes de note de frais.
- Contactez votre établissement financier pour demander des données de transaction par carte de crédit de niveau 3 pour les séjours à l'hôtel.
- Créez les éléments de frais suivants afin de pouvoir les mapper à l'élément de frais Hôtel que vous allez créer : Repas, Parking, Tarif de la nuit et Taxe. Voir Créer des éléments de frais.
- Sécurité : domaineSet Up: Expense Itemdans le domaine fonctionnel Expenses.
- Accédez à la tâcheCréer un élément de frais.
- Dans la sectionSynthèse, définissez les valeurs suivantes :OptionDescriptionNom de l'élémentHôtelCatégorie de dépenseCochez la case.
- Dans la sectionTraitement, sélectionnez les options suivantes :Montant réelde la sous-sectionType de montant d'élément de frais.Aucune des options ci-dessusde la sous-sectionCalcul de l'élément de frais.
- Dans la grilleAttributs d'élément de frais, ajoutez les valeurs suivantes :AttributsNote de frais : visible par l'utilisateurNote de frais : obligatoireDate d'arrivéeCochez la case.Cochez la case.Date de départCochez la case.Cochez la case.
- Dans l'ongletMappage des données détaillées:
- Cochez les cases suivantes :
- Frais d'hôtel
- Renseigner automatiquement le détail pour les données de transaction par carte de crédit de niveau 3
- Indiquez les valeurs suivantes dans la grille détaillée :Élément de fraisDétailler les frais parObligatoireEst un taux de chambreToujours générer une ligne de détailProduit CodePauses repasDécomposition des fraisLaisser vide.Laisser vide.Laisser vide.MasterCard - Frais de restauration (L-1101)ParkingDécomposition des fraisLaisser vide.Laisser vide.Laisser vide.MasterCard - Frais services (L-1110)Taux de nuitation et taxeFrais journaliers récurrentsCochez la case.Cochez la case.Cette case est automatiquement cochée lorsque vous cochez la caseObligatoire.MasterCard - Taux de chambre (L-1000)MasterCard - Taxe de séjour (L-1020)
- Cliquez surOK.
- Configurez la sécurité pour votre élément de frais.
Workday détaille automatiquement les frais d'hôtel lorsque les bénéficiaires des frais :
- Créez une note de frais.
- Vous avez des transactions par carte de crédit qui incluent des données de niveau 3 que vous avez mappées à l'élément de frais Hôtel.
La note de frais comporte une section
Détail
qui inclut une sous-section Frais par jour
qui détaille les frais récurrents. Nous affichons également les décompositions des frais dans une sous-section distincte sous la section Détail
.Pour passer en revue les données des éléments de frais d'hôtel détaillés automatiquement, créez des rapports personnalisés et insérez-y les champs de rapport suivants à partir de l'objet de gestion Expense Report Lines and Detailed :
- Le détail inclut les lignes créées automatiquement à partir des données de transaction de niveau 3
- Ligne de détail créée automatiquement à partir des données de la transaction de niveau 3
Workday ne réorganise pas automatiquement le détail d'une transaction d'hôtel lorsqu'un utilisateur modifie manuellement le détail de l'élément de frais d'un frais d'hôtel détaillé automatiquement. Pour relancer le calcul des frais d'hôtel détaillés, supprimez la ligne de note de frais existante et ajoutez de nouveau la transaction par carte de crédit à la note de frais.
Workday ne détaille pas automatiquement les frais d'hôtel détaillés lorsque vous ajoutez un élément de frais manuellement. Nous vous recommandons de définir l'application des valeurs par défaut des éléments de frais ou le mappage des codes de catégorie de commerçant.