Créer une facture d'acompte à partir d'un bon de commande

Administrator Guide

Configurez la règle d'imputation comptable : Acompte pour fournisseur
.

Configurez le processus de gestion Événement lié aux factures fournisseurs
et la règle de sécurité associée dans le domaine fonctionnel Supplier Accounts.

(Facultatif) Créez un filtre de règlement personnalisé pour les factures d'acompte en cochant la case

Acompte

dans la tâche

Créer un filtre personnalisé pour un lot de règlements

(Facultatif) Mettez à jour les validations personnalisées et les rapports personnalisés existants pour inclure ou exclure des factures d'acompte.

Créez un acompte pour un bon de commande pour des lignes de biens et de services que vous n'avez pas utilisées dans une facture fournisseur. Sélectionnez des lignes dans les bons de commande, les contrats fournisseurs, les réceptions, les feuilles de temps et les journaux des tâches.

Accédez

à Afficher un bon de commande

et ouvrez le bon de commande pour lequel vous voulez créer une facture d'acompte.

Dans le menu des actions associées du bon de commande, sélectionnez

Créer un

acompte

pour accéder à la tâche

Créer une facture d'acompte fournisseur

Renseignez la section

Informations sur la facture

Option	Description
Unité légale	Unité légale responsable de l'acompte associé au bon de commande. Pour facturer un fournisseur différent du fournisseur du bon de commande, sélectionnez l'unité légale pour laquelle la case Autoriser un fournisseur différent pour les achats et la facturation est cochée.
Fournisseur	Sélectionnez le fournisseur de la facture d'acompte. Workday affiche uniquement les fournisseurs en attente ou actifs disponibles pour l'unité légale ou la hiérarchie d'unités légales sélectionnée. Pour créer une facture d'acompte pour un fournisseur différent du fournisseur du bon de commande, sélectionnez le fournisseur pour lequel la case Facturer n'importe quel fournisseur est cochée.
Connexion pour les règlements	Créez des connexions fournisseurs pour régler des factures et des paiements vers différentes adresses fournisseurs, adresses e-mail et comptes bancaires de règlement.
Devise	Workday renseigne automatiquement ce champ avec la devise du fournisseur, ou la devise de l'unité légale, dans cet ordre de priorité. Vous pouvez la remplacer par l'une des devises acceptées définies pour le fournisseur. Pour une facture d'acompte créée à partir du portail fournisseurs ou d'un bon de commande, nous renseignons le champ Devise à partir du bon de commande.
Date de la facture	Saisissez la date à laquelle vous créez la facture d'acompte. Si ce fournisseur a défini des conditions de paiement, la date de facture contrôle la date d'échéance. Exemple : si les conditions de paiement sont Net 30 , le champ Date d'échéance est postérieur de 30 jours à la date de facture pour l'acompte. Si la date tombe dans une période clôturée, Workday impute la comptabilisation à la période disponible suivante.
Date de réception de la facture	Saisissez la date à laquelle votre unité légale reçoit le bon de commande du fournisseur. Le suivi de la date à laquelle votre unité légale reçoit un bon de commande peut s'avérer utile à des fins de reporting ou pour analyser le temps nécessaire au traitement d'un bon de commande. La date de réception de la facture permet de mesurer l'efficacité de l'organisation, sur la base du temps écoulé entre l'arrivée de la facture et son imputation.
Montant total de contrôle	Saisissez un montant si vous connaissez le montant total de la facture d'acompte et que vous voulez vous assurer que le Montant total de la facture calculé correspond à vos attentes.

Renseignez la section

Conditions et taxes

Option	Description
Conditions de paiement	Spécifiez les conditions de paiement convenues avec votre fournisseur.
Date d'escompte	Calculée automatiquement en fonction des Conditions de paiement avec escompte en cas de paiement anticipé, et de la Date de la facture .
Date d'échéance	Calculées automatiquement.
Remplacement de la date d'échéance	Sélectionnez une date d'échéance différente s'il existe une exception aux conditions.
Paiement distinct	Sélectionnez cette option pour payer la facture séparément lors d'un lot de règlements. Vous pouvez renseigner cette case à cocher sur toutes les factures d'un fournisseur en cochant la case Paiements distincts uniquement dans le détail des paiements fournisseurs ou dans la connexion pour les règlements par défaut.
Type de paiement par défaut	Si vous sélectionnez Carte de crédit , vous pouvez sélectionner la carte de crédit d'un employé dans l'invite Carte de crédit .
Remplacer le type de paiement	Sélectionnez un autre type de paiement pour le fournisseur.
Type de référence	Si vous sélectionnez un type de référence international, saisissez un Numéro de référence de 140 caractères maximum.
Motif du paiement du pays d'origine	Si le pays à l'origine du paiement de la facture l'exige, sélectionnez un code de motif de paiement. Ce champ s'affiche lorsque vous activez les codes de motif de paiement dans la tâche Modifier la définition de l'environnement client - Finances . Voir Étapes : définir des codes de motif de paiement.
Motif du paiement du pays destinataire	Si le pays destinataire du paiement de la facture l'exige, sélectionnez un code de motif de paiement. Ce champ s'affiche lorsque vous activez les codes de motif de paiement dans la tâche Modifier la définition de l'environnement client - Finances . Voir Étapes : définir des codes de motif de paiement.
Code de routage bancaire	Sélectionnez un code de routage bancaire mappé à un compte bancaire à partir duquel régler les paiements pour votre facture. Pour activer l'invite, vous devez configurer au moins une règle de routage bancaire qui utilise un code de routage bancaire actif. Voir Définir les codes de routage bancaire.
Option de taxe par défaut	Workday renseigne automatiquement cette valeur à partir des données comptables de l'unité légale. Workday alimente automatiquement l'option de taxe sur la ligne à partir de l'en-tête mais vous pouvez la remplacer au niveau de la ligne. Pour activer des règles d'application des valeurs par défaut pour les factures créées à partir des demandes de facture fournisseur, activez les options de taxe de l'unité légale pour les factures de demande de facture fournisseur au niveau de l'environnement client. Lorsque la demande de facture fournisseur ne précise pas les taxes et que la valeur par défaut de l'unité légale est Calculer les taxes à payer au fournisseur ou Calculer la taxe autoliquidée , Workday renseigne les champs suivants sur la ligne de facture fournisseur : Assujettissement aux taxes Code de taxe Option de taxe Récupération de taxes Lorsque la demande de facture fournisseur indique des taxes, Workday : Renseigne l'option Saisir les taxes à payer au fournisseur . Ne renseigne pas les champs de taxe sur la ligne de facture.
Code de taxe par défaut	Workday renseigne automatiquement le code de taxe par défaut à partir du profil du fournisseur. Si le profil du fournisseur n'a pas de code de taxe défini ou si vous voulez le remplacer, sélectionnez un code de taxe. Workday alimente automatiquement le code de taxe sur la ligne à partir de l'en-tête, mais vous pouvez le remplacer au niveau de la ligne.
Montant de la taxe	Si vous avez choisi de calculer la taxe, Workday affiche la somme des montants calculés des taxes des lignes taxables, en fonction du code de taxe indiqué pour chaque ligne. Pour remplacer ce montant calculé, vous pouvez changer le montant calculé des taxes par le taux de taxe dans l'onglet Taxe . Si vous choisissez de saisir les taxes à payer au fournisseur, saisissez le montant de la taxe pour la transaction. Il vous faut au moins une ligne assujettie aux taxes qui est taxable et activée pour l'affectation de taxes. La taxe affectée aux lignes se limite au montant non récupérable de la transaction et ne vient pas toujours s'ajouter au montant indiqué dans l'en-tête. Si vous saisissez une valeur négative, Workday affecte le montant de la taxe à une ligne négative ou de coût nul.
Mettre à jour la taxe	Sélectionnez Mettre à jour la taxe si vous mettez à jour la taxe sur une ligne de facture et que vous souhaitez recalculer la taxe affichée dans l'en-tête. Si vous mettez à jour les taxes sur une ligne de facture, Workday recalcule automatiquement la taxe d'en-tête lorsque vous soumettez la facture ou l'enregistrez pour plus tard. Si vous utilisez une intégration de services fiscaux tiers, Workday masque le champ pour prendre en charge le suivi et la génération de rapports sur les calculs de cotisation tiers. Vous pouvez définir une intégration de services tiers dans la tâche Modifier le détail des taxes d'une unité légale .

Lorsque vous créez une facture d'acompte à partir d'un bon de commande ou d'un contrat fournisseur, les montants de l'en-tête de facture pour le coût rendu correspondent aux montants non facturés du bon de commande ou du contrat fournisseur.

Lorsque vous créez une facture d'acompte à partir d'une réception, les montants de l'en-tête de facture pour le coût rendu correspondent à la somme des répartitions des lignes de bon de commande ou de contrat fournisseur reçues. Workday calcule au prorata les montants en fonction de la quantité ou du montant de la réception (y compris les réceptions excédentaires).

Renseignez la section

Référence de la facture

Option	Description
Adresse d'expédition	Workday utilise cette adresse lors de l'évaluation des règles de taxe pour déterminer les valeurs de remplacement du code de taxe et d'assujettissement aux taxes pour les lignes de la transaction.
Code de traitement	Sélectionnez un code de traitement des paiements pour cette facture, tel que Bloquer le paiement pour le prélèvement ou Paiement de nuit . Ce champ s'affiche lorsque vous configurez les instructions de traitement des paiements.
Bloquée	Cochez la case pour bloquer le paiement de cette facture.
Document fournisseur reçu	Cochez la case si le fournisseur a fourni une facture ou un autre document pertinent.
Numéro de facture fournisseur	Si vous avez reçu le document fournisseur, saisissez son numéro de référence. Exemple : si le fournisseur a fourni une facture fournisseur, saisissez le numéro de facture figurant sur le document fournisseur. Par défaut, Workday active la validation des doublons pour ce champ. Pour valider selon vos propres conditions, vous pouvez désactiver cette option à l'aide de la tâche Définition de l'environnement client - Finances , puis utiliser la tâche Mettre à jour les validations personnalisées pour définir vos propres règles de condition pour les factures fournisseurs.
N° de bon de commande externe	Si vous utilisez un autre système d'achat que Workday, saisissez le numéro du bon de commande.
Factures référencées	Sélectionnez des factures existantes pour créer une référence au niveau de l'en-tête.
Type de facture légale	Si vous utilisez des types de facture pour classer vos factures fournisseurs conformément aux exigences gouvernementales, sélectionnez un type de facture.
Lien vers le document	Si vous stockez les images de vos documents dans un référentiel externe, saisissez l'URL de cet emplacement au lieu de les inclure en pièce jointe. Une fois enregistrée, Workday affiche l'URL sous forme de lien direct vers l'image. Chaque lien doit commencer par l'un des modèles d'URL valides définis par votre administrateur de la sécurité, sinon Workday n'autorise pas le lien.
Note explicative	Lorsque vous imprimez un chèque de paiement de cette facture fournisseur, la valeur que vous saisissez ici s'imprime dans le champ Note explicative du chèque. Sélectionnez l'option Utiliser la note explicative sur la facture dans la Note explicative par défaut pour les paiements fournisseurs du fournisseur. Utilisez la tâche Créer un fournisseur ou Créer un changement lié au fournisseur pour configurer la note explicative sur la facture. Si plusieurs factures pour le chèque au fournisseur sont accompagnées d'une note explicative, Workday concatène les notes explicatives sur le chèque.
Approbateur	Sélectionnez un approbateur désigné pour réviser et approuver la facture fournisseur. Pour définir un approbateur désigné, ajoutez le groupe de sécurité Approbateur désigné des factures fournisseurs dans la règle de sécurité du processus de gestion Événement lié aux factures fournisseurs .

Dans

Détail de l'acompte

, cochez la case

Acompte

pour saisir les lignes d'acompte.

Dans l'onglet

Ligne d'acompte

, ajoutez des lignes et fournissez le détail des lignes que vous sélectionnez dans d'autres documents commerciaux.

Utilisez l'onglet

Taxe

pour consulter la synthèse de tous les codes de taxe et leur assujettissement, comme indiqué sur les lignes de facture.

Si plusieurs lignes se partagent la même taxe, cet onglet les consolide et totalise le montant avec cette taxe.

(Facultatif) Pour l'onglet

Taux de change

, tenez compte des éléments suivants :

Pour les factures en devises, vous pouvez effectuer des ajustements pour obtenir un taux de change différent. Toutes les modifications que vous apportez dans l'onglet

Taux de change

sont enregistrées dans le champ

Taux de change en vigueur

, qui affiche le taux utilisé pour la comptabilisation des montants des échéances dans la devise du livre. Les valeurs de remplacement que vous saisissez ont pour effet de cocher la case

Remplacement du taux

Option	Description
Remplacement du type de taux de change	Sélectionnez une option pour remplacer le type de taux par défaut utilisé pour rechercher le taux de change.
Remplacement de la date du taux de change	Sélectionnez une date pour remplacer la date du taux par défaut utilisée pour rechercher le taux de change.
Remplacement manuel du taux de change	Saisissez un taux de change pour remplacer le taux de change ou indiquez un taux lorsqu'un taux par défaut n'est pas disponible.
Valeurs par défaut	Cette section affiche le taux de change par défaut de l'environnement client en fonction de la date de facture.

Utilisez l'onglet Pièces

jointes

pour télécharger ou glisser-déposer des fichiers, tels que des pièces justificatives d'acompte de bon de commande.

Workday prend en charge les types de fichier répertoriés dans la tâche

Modifier la définition de l'environnement client - système

pour les documents commerciaux joints.

Vous pouvez associer des pièces jointes d'acompte de bon de commande à des factures clients pour les transactions facturables.

Utilisez l'onglet

Informations sur la file d'attente des tâches

pour ajouter des

Marqueurs de la file d'attente des tâches

, des

Remarques de la file d'attente des tâches

et d'autres détails qui s'afficheront pour la facture dans le rapport

Espace de travail des factures fournisseurs

Pour afficher l'onglet

Informations sur la file d'attente des tâches

, configurez les domaines de sécurité suivants :

Process: Supplier Invoice Work Queue

Manage: Supplier Invoice Work Queue

Soumettez

l'acompte du bon de commande pour approbation.

Workday lance le
Processus de gestion
Événement lié aux factures fournisseurs
pour révision et approbation. Si la définition du processus de gestion inclut une étape d'approbation, les chargés de la révision peuvent modifier l'acompte correspondant au bon de commande avant de l'approuver.

Pour afficher la liste des rapports fournis par Workday et leurs descriptions, accédez au rapport

Rapports standard Workday

et sélectionnez l'option Comptes fournisseurs
.

Pour payer des factures d'acompte approuvées, les fournisseurs doivent avoir le statut actif.

Réglez les factures d'acompte approuvées. Le processus de règlement permet de créer et de régler les paiements facturés. Lorsque le processus est terminé, Workday met à jour les écritures comptables pour chaque paiement.