Créer une facture d'acompte à partir d'une facture fournisseur

Unité légale responsable de l'acompte sur la facture.

Sélectionnez le fournisseur de la facture d'acompte. Workday affiche uniquement les fournisseurs en attente ou actifs disponibles pour l'unité légale ou la hiérarchie d'unités légales sélectionnée.

Créez des connexions fournisseurs pour régler des factures et des paiements vers différentes adresses fournisseurs, adresses e-mail et comptes bancaires de règlement.

Workday renseigne ce champ avec la devise du fournisseur, ou la devise de l'unité légale, dans cet ordre de priorité. Vous pouvez la remplacer par l'une des devises acceptées définies pour le fournisseur.

Saisissez la date à laquelle vous créez la facture d'acompte. Si ce fournisseur a défini des conditions de paiement, la date de facture contrôle la date d'échéance.

Saisissez la date à laquelle votre unité légale reçoit la facture d'acompte du fournisseur.

Saisissez un montant si vous connaissez le montant total de la facture d'acompte et que vous voulez vous assurer que le

Montant total de la facture

calculé correspond à vos attentes.

Spécifiez les conditions de paiement convenues avec votre fournisseur.

Calculée automatiquement en fonction des

Conditions de paiement

avec escompte en cas de paiement anticipé, et de la

Date de la facture

.

Calculées automatiquement.

Sélectionnez une date d'échéance différente s'il existe une exception aux conditions.

Sélectionnez cette option pour payer la facture séparément lors d'un lot de règlements. Vous pouvez renseigner cette case à cocher sur toutes les factures d'un fournisseur en cochant la case

Paiements distincts uniquement

dans le détail des paiements fournisseurs ou dans la connexion pour les règlements par défaut.

Si vous sélectionnez

Carte de crédit

, vous pouvez sélectionner la carte de crédit d'un employé dans l'invite

Carte de crédit

.

Sélectionnez un autre type de paiement pour le fournisseur.

Si vous sélectionnez un type de référence international, saisissez un

Numéro de référence

de 140 caractères maximum.

Si le pays à l'origine du paiement de la facture l'exige, sélectionnez un code de motif de paiement. Ce champ s'affiche lorsque vous activez les codes de motif de paiement dans la tâche

Modifier la définition de l'environnement client - Finances

.

Si le pays destinataire du paiement de la facture l'exige, sélectionnez un code de motif de paiement. Ce champ s'affiche lorsque vous activez les codes de motif de paiement dans la tâche

Modifier la définition de l'environnement client - Finances

.

Sélectionnez un code de routage bancaire mappé à un compte bancaire à partir duquel régler les paiements pour votre facture.

Workday utilise cette valeur pour renseigner l'option de taxe sur les lignes de facture d'acompte.

Workday renseigne le code de taxe par défaut à partir du profil fournisseur et utilise cette valeur pour renseigner le code de taxe sur les lignes de facture d'acompte. Vous pouvez sélectionner une valeur différente.

Lorsque vous choisissez d'utiliser Workday pour calculer la taxe, Workday affiche la somme des montants de taxe calculés des lignes taxables, en fonction des codes de taxe indiqués pour chaque ligne. Pour remplacer le montant de taxe calculé par Workday, vous pouvez modifier les valeurs de la colonne

Taxe par taux de taxe

de l'onglet

Taxe

.

Cliquez sur cette option pour recalculer les montants de taxe affichés dans l'en-tête après avoir mis à jour la taxe sur les lignes de facture d'acompte.

Workday utilise cette adresse lors de l'évaluation des règles de taxe pour déterminer les valeurs de remplacement du code de taxe et d'assujettissement aux taxes pour les lignes de la transaction.

Sélectionnez un code de traitement des paiements pour cette facture, tel que

Bloquer les paiements pour le prélèvement

ou

Paiement de nuit

. Ce champ s'affiche lorsque vous configurez les instructions de traitement des paiements.

Cochez la case pour bloquer le paiement de cette facture.

Cochez la case si le fournisseur a fourni une facture ou un autre document pertinent.

Si vous avez reçu le document fournisseur, saisissez son numéro de référence.

Si vous utilisez un autre système d'achat que Workday, saisissez le numéro du bon de commande.

Sélectionnez des factures existantes pour créer une référence au niveau de l'en-tête.

Si vous utilisez des types de facture pour classer les acomptes de vos factures fournisseurs conformément aux exigences gouvernementales, sélectionnez un type de facture.

Si vous stockez les images de vos documents dans un référentiel externe, saisissez l'URL de cet emplacement au lieu de les inclure en pièce jointe. Une fois enregistrée, Workday affiche l'URL sous forme de lien direct vers l'image. Chaque lien doit commencer par l'un des modèles d'URL valides définis par votre administrateur de la sécurité, sinon Workday n'autorise pas le lien.

Lorsque vous imprimez un chèque de paiement de cette facture fournisseur, la valeur que vous saisissez ici s'imprime dans le champ

Note explicative

du chèque. Sélectionnez l'option

Utiliser la note explicative sur la facture

dans la

Note explicative par défaut pour les paiements fournisseurs

du fournisseur.

Sélectionnez un approbateur désigné pour réviser et approuver l'acompte de la facture fournisseur.

Sélectionnez une catégorie de dépense pour appliquer la ligne d'acompte à tous les articles de cette catégorie.

Saisissez un assujettissement aux taxes et un code de taxe facultatifs pour la ligne d'acompte.

Saisissez le montant de l'acompte. Ce montant est identique au Montant total d'une facture fournisseur standard.

Saisissez une note explicative facultative.

Vous pouvez sélectionner un centre de coûts de worktag à appliquer à la ligne d'acompte.

Sélectionnez une option pour remplacer le type de taux par défaut utilisé pour rechercher le taux de change.

Sélectionnez une date pour remplacer la date du taux par défaut utilisée pour rechercher le taux de change.

Saisissez un taux de change pour remplacer le taux de change ou indiquez un taux lorsqu'un taux par défaut n'est pas disponible.

Cette section affiche le taux de change par défaut de l'environnement client en fonction de la date de facture.