Éléments de définition : compensation des factures

Administrator Guide

Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la configuration et de l'utilisation de la compensation des factures. Elle explique :

Pourquoi effectuer cette configuration.

Comment cette configuration s'intègre dans Workday.

Les impacts en aval, ainsi que les interactions entre produits.

Les conditions requises en matière de sécurité et les configurations du processus de gestion.

Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant l'implémentation.

Reportez-vous aux instructions détaillées des tâches pour avoir une vision exhaustive de la configuration.

Présentation

Lorsque vous avez des clients intercompagnies externes ou directs qui sont également vos fournisseurs, vous pouvez compenser leurs factures et régler le solde à l'aide d'un seul montant à payer ou à recevoir. Exemple : une entreprise de services alimentaires vend des biens à ses clients et leur achète certains produits, ce qui en fait également des fournisseurs.

Pour utiliser la fonctionnalité de compensation, vous devez configurer les règles de compensation pour établir des relations entre les clients, les organismes de financement et les fournisseurs d'une unité légale donnée. Workday vous permet de créer des critères d'éligibilité des factures pour déterminer les factures clients et fournisseurs qui peuvent être compensées.

Vous pouvez :

Planifier les transactions de compensation pour un traitement automatique.

Imprimer un relevé de compensation que vous pouvez ajouter en pièce jointe à l'e-mail de paiement au fournisseur.

Personnaliser la présentation du relevé de compensation à l'aide du formulaire de compensation BIRT (Business Intelligence and Reporting Tools) dans Workday Studio Report Designer.

Avantages pour l'entreprise

Avec la fonctionnalité de compensation dans Workday, vous pouvez :

Éliminer la solution de contournement du calcul des différences entre les montants des factures fournisseurs et des factures clients, enregistrer automatiquement le règlement dans les écritures et compenser les transactions appropriées.

Simplifier votre traitement des règlements en éliminant le besoin de traiter séparément les factures fournisseurs et les factures clients, ce qui améliore l'efficacité.

Réduire vos coûts opérationnels en éliminant les règlements bancaires multiples.

Améliorer vos prévisions de trésorerie en vous donnant désormais la possibilité de financer les comptes appropriés.

Améliorer vos risques de recouvrement, car vous pouvez désormais compenser en même temps l'ensemble des comptes clients avec les comptes fournisseurs.

Cas d'utilisation

Les fournisseurs et les clients sont la même entité de gestion, mais ont des profils différents qui ont un accord pour compenser le montant consolidé des comptes fournisseurs et des comptes clients. Ils peuvent enregistrer les factures et générer une transaction de compensation globale à la fin de chaque période.

Les fournisseurs et les clients sont la même entité commerciale qui a conclu un accord pour compenser les transactions. Le client envoie une facture pour chaque vente. Le fournisseur contacte le client pour compenser le montant du bon de commande à la fin de l'échéance de paiement. Lorsque le client accepte, le fournisseur effectue le paiement du montant de la contrepartie par virement bancaire.

Les fournisseurs et les clients sont des entités commerciales différentes et vous pouvez compenser la transaction conformément à votre accord.

Questions à se poser

Question	Éléments à prendre en compte
Avez-vous des contrats ou des accords externes avec vos entités de gestion ?	Veillez à finaliser d'abord les accords de compensation, car ils déterminent la façon dont vous configurez vos règles de compensation. Pour une unité légale individuelle, vous pouvez configurer des règles de compensation pour établir spécifiquement des relations entre : Clients et fournisseurs. Organismes de financement d'attribution et fournisseurs. Clients plus organismes de financement et fournisseurs.
Avez-vous besoin de compenser des factures particulières si des factures plus anciennes sont encore non soldées ?	Pour gérer les factures à compenser, vous pouvez : Définir la priorité de compensation des factures lorsque vous configurez des règles d'éligibilité des factures. Sélectionner des factures et des ajustements spécifiques lorsque vous exécutez manuellement le processus de compensation.
Pouvez-vous compenser n'importe quelle facture client et fournisseur ?	Vous pouvez uniquement inclure les factures qui ont des montants non soldés dans une transaction de compensation, même si seul le montant partiel est éligible à la compensation.
Avez-vous des factures échues qui font partie de la relance ?	Même lorsqu'une facture fait partie d'une transaction de compensation, Workday inclut cette facture dans la relance tant que la transaction de compensation a le statut Brouillon. Pour exclure cette facture de la relance, finalisez d'abord la transaction de compensation.
Le processus de compensation inclut-il également les factures qui ne sont pas encore échues ?	La fonctionnalité de compensation utilise la date de la facture pour déterminer si une facture est éligible à une transaction de compensation. Par conséquent, elle peut inclure des factures qui ne sont pas encore échues. Une fois la transaction de compensation terminée, Workday règle le net à payer à la date d'échéance de cette facture conformément aux conditions de paiement.
Proposez-vous des escomptes dans le cadre de vos conditions de paiement ?	Lorsque vous compensez des factures fournisseurs et clients, Workday calcule l'escompte de paiement uniquement sur le solde restant une fois la transaction de compensation terminée.
Devez-vous annuler une transaction de compensation et quel en est l'impact ?	Lorsque vous annulez une transaction de compensation, Workday : Rétablit le statut de paiement des factures fournisseurs et clients. Contrepasse les écritures comptables pour le montant de la transaction sur la même période du livre tant que la période est ouverte. Sinon, Workday contrepasse les écritures comptables sur la période ouverte suivante. Publie les factures fournisseurs et les factures clients. Vous pouvez ensuite inclure ces factures dans une autre transaction de compensation ou un lot de règlements. Lorsque votre transaction de compensation est incluse dans un groupe de transactions de compensation, vous devez annuler le groupe et Workday annule toutes les transactions du groupe.
Pouvez-vous modifier une transaction de compensation ?	Vous pouvez modifier une transaction de compensation, mais pas les informations d'en-tête. Vous pouvez cependant ajouter ou supprimer des factures, modifier les montants des factures et ajouter des pièces jointes. Lorsque vous modifiez des transactions de compensation intercompagnies, vous ne pouvez pas modifier les montants des factures ni ajouter des factures. Vous pouvez supprimer des factures lors de l'édition.
Pouvez-vous compenser des factures dans différentes devises de transaction ?	Pour la compensation, vous pouvez compenser dans une devise de transaction différente, mais les factures fournisseurs et les factures clients doivent être dans la même devise. Pour la compensation intercompagnies directe, lorsque les factures fournisseurs et les factures clients utilisent des devises différentes, vous devez créer un groupe de transactions de compensation qui se compense par rapport à une devise de référence. Lorsque la devise de la transaction de compensation est différente de la devise de la facture, la différence entre les deux taux de change crée une écriture de gain ou de perte de change réalisée.
La mise en équilibre par worktag est-elle activée dans votre environnement client ?	Lorsque vous définissez des règles de compensation, Workday vous permet de spécifier les worktags, y compris la mise en équilibre par worktag facultative. Workday utilise le worktag que vous spécifiez pour calculer les écritures de mise en équilibre interworktags lors de la compensation des factures clients et fournisseurs.
Avez-vous besoin de compenser des factures provenant d'attributions ?	Lorsque vous exécutez la compensation, Workday vous permet de facturer les coûts d'une attribution indirects et directs à l'organisme de financement.
Utilisez-vous des lots de règlements planifiés pour le versement ?	Workday vous recommande de traiter vos transactions de compensation avant les lots de règlements planifiés. Une fois que vous démarrez l'exécution de la compensation, les factures incluses ne sont pas disponibles pour règlement ou paiement tant que la transaction de compensation n'est pas terminée.
Avez-vous besoin d'annuler un chèque une fois le règlement terminé ?	Lorsque vous annulez un chèque une fois le règlement terminé, les factures associées redeviennent éligibles à la compensation.
Pouvez-vous envoyer des relevés de compensation à vos fournisseurs ?	Workday vous permet d'imprimer un relevé de compensation à partir du menu des actions associées de la transaction de compensation que vous pourrez ensuite ajouter en pièce jointe à l'e-mail de versement. Vous pouvez uniquement inclure les relevés de compensation dont le type d'impression est Final .
Avez-vous un grand nombre de clients qui sont également vos fournisseurs ?	Workday fournit des services web pour charger en masse les règles de compensation au lieu de créer manuellement une règle à la fois.

Recommandations

Configurez votre règle de gestion pour inclure une étape de révision. Cela vous permet de corriger les erreurs de compensation, d'ajouter ou de supprimer des factures avant la finalisation de la transaction de compensation, car vous ne pouvez pas la modifier une fois qu'elle est approuvée.

En cas d'erreurs dans la transaction de compensation, annulez la transaction et créez une nouvelle transaction ou créez un ajustement.

Utilisez des noms de règle de compensation détaillés pour identifier l'unité légale, le client et le fournisseur pour lesquels vous souhaitez effectuer la compensation. Cela vous aide à identifier facilement la règle à utiliser lorsque vous créez une transaction de compensation.

Lorsque vous configurez des règles de compensation, sélectionnez une hiérarchie d'unités légales ou plusieurs clients et fournisseurs pour inclure les factures de plusieurs entités au sein d'une même unité légale. Pour les règles de compensation intercompagnies directes, vous pouvez sélectionner une ou plusieurs unités légales, mais vous ne pouvez pas sélectionner une hiérarchie d'unités légales.

Pour déterminer les factures à compenser en premier, indiquez une priorité de compensation lors de la configuration des règles d'éligibilité des factures.

Lorsque vous créez des règles d'éligibilité des factures, vous pouvez les rendre plus restrictives en spécifiant un type de facture ou des dates pour exclure certaines factures de la compensation, comme l'organisme de financement.

Actions requises

Autorisez la génération d'identifiants uniques pour les transactions de compensation au niveau de l'environnement client ou de l'unité légale.

Configurez au moins une règle de compensation pour définir la relation de compensation entre les clients et les fournisseurs souhaités pour une unité légale donnée.

Configurez des règles d'éligibilité des factures pour définir les factures clients pouvant faire partie de la transaction de compensation.

Pour joindre un relevé de compensation à l'e-mail de versement du fournisseur, réglez d'abord la facture compensée et générez un relevé de compensation final.

Pour activer la compensation des factures intercompagnies directes, accédez à la tâche Mettre à jour les

unités légales opérant comme clients ou fournisseurs

et sélectionnez

Activer la compensation

pour chaque entité de gestion pour laquelle vous voulez compenser des transactions intercompagnies directes.

Limites

La compensation n'inclut pas les fournisseurs 1099.

Vous ne pouvez compenser qu'une seule unité légale à la fois.

La compensation n'inclut pas les calculs d'escompte. Workday applique l'escompte sur le solde final pendant le processus de règlement.

Vous ne pouvez pas sélectionner les factures qui font partie d'un lot de règlements. Vous pouvez régler le solde restant sur les factures après avoir approuvé la transaction de compensation.

Workday n'inclut pas les factures qui ont des activités en attente, qui sont bloquées ou en litige.

Vous ne pouvez pas modifier une transaction de compensation une fois qu'elle est approuvée. Cependant, vous pouvez créer un ajustement de facture client ou de facture fournisseur supplémentaire si la transaction de compensation est incorrecte.

Définition de l'environnement client

Utilisez la tâche

Modifier la définition de l'environnement client - Finances

pour activer le générateur de séquences d'identifiants de transaction de compensation dans votre environnement client.

Sécurité

Domaines	Éléments à prendre en compte
Setup: Netting Rule dans le domaine fonctionnel Common Financial Management.	Permet de créer des règles de compensation.
Process: Netting Transaction dans les domaines fonctionnels Customer Accounts et Supplier Accounts.	Permet de créer des transactions de compensation. Workday utilise des règles de compensation et des règles d'éligibilité des factures pour récupérer les factures à des fins de compensation. Dans Workday, toutes les transactions de compensation sont effectuées par le biais de relations de compensation. Vous pouvez uniquement afficher les clients et les fournisseurs auxquels vous avez accès.
Sous-domaines de Process: Netting Transaction dans les domaines fonctionnels Customer Accounts et Supplier Accounts: Process: Netting Transaction – Add Attachment Process: Netting Transaction – Cancel Process: Netting Transaction – Change Process: Compensation Transaction - Exécution de la compensation intercompagnies directe Process: Netting Transaction – Reporting Process: Netting Transaction – View	Permet de sécuriser l'accès à une fonctionnalité de compensation spécifique, ce qui vous permet de mieux contrôler les activités des utilisateurs.

Processus de gestion

Configurez les processus de gestion suivants dans les domaines fonctionnels Customer Accounts et Supplier Accounts :

Événement de transaction de compensation
pour réviser, modifier et approuver des transactions de compensation.

Événement du groupe de transactions de compensation intercompagnies directe
pour réviser, modifier et approuver des groupes de transactions de compensation intercompagnies directes. Pour approuver, vous devez avoir un rôle dans l'unité légale à l'origine de la transaction.

Reporting

Utilisez le rapport

Rechercher des transactions de compensation

pour afficher les éléments suivants :

Transactions de compensation effectuées au cours d'une période donnée.

Règle de compensation utilisée pour chaque transaction.

Nombre de factures fournisseurs et de factures clients compensées.

Vous pouvez explorer tous les paramètres pour accéder aux détails.

Utilisez le rapport

Rechercher des groupes de transactions de compensation intercompagnies directes

pour afficher les groupes de transactions de compensation intercompagnies directes par :

Unité légale à l'origine de la transaction.

Règle de compensation intercompagnies.

Devise de référence.

Workday fournit les sources de données de rapport suivantes pour créer des rapports personnalisés :

Exécutions de compensation intercompagnies directes

Groupe de transactions de compensation intercompagnies directe

Netting Customer Invoice Application

Netting Rules

Netting Supplier Application Activity

Netting Transactions

Netting Transaction for Netting Transaction Printing Run

Workday inclut également l'activité de compensation et de compensation intercompagnies directe dans les rapports existants suivants sur les clients et les fournisseurs :

Détail et synthèse de l'activité des clients

Détail et synthèse des soldes clients

Pièces clients non soldées

Relevés clients

Rapport personnalisé sur les lettres de relance

Classement chronologique des factures - Vue composite

Balance âgée fournisseurs

Détail de la balance âgée fournisseurs

Rapprochement du livre fournisseurs et des comptes fournisseurs et synthèse des exceptions

Détail et récapitulatif de la balance âgée clients

Rapprochement des retenues de garantie à payer et des soldes de fournisseurs

Relevés de l'organisme de financement

Détail et synthèse de l'activité des fournisseurs

Afficher les factures clients

Afficher les relevés clients

Intégrations

Service web	Éléments à prendre en compte
Get Invoice Eligibility Rules for Netting Transaction Put Invoice Eligibility Rule for Netting Transaction	Permet de créer, de mettre à jour ou de récupérer des règles d'éligibilité des factures pour les transactions de compensation.
Get Netting Rules Put Netting Rule	Permet de créer de nouvelles règles de compensation, de mettre à jour ou de supprimer des règles existantes et de récupérer des règles.
Annuler une transaction de compensation Get Netting Transactions Soumettre une transaction de compensation	Permet d'annuler, de récupérer ou de charger en masse des transactions de compensation dans Workday. Lorsque vous soumettez le service web, nous créons une transaction de compensation en cours.

Les modèles d'intégration

SAF-T Core

SAF-T Norway

prennent en charge la compensation des factures et la compensation des arriérés.

Relations et interactions

Workday propose un kit appelé Touchpoints Kit, qui rassemble plusieurs ressources pour vous aider à mieux comprendre les relations de configuration dans votre environnement client. Pour en savoir plus sur ce kit, visitez notre page Workday Touchpoints Kit sur le site Workday Community.

Autres impacts

Le groupe d'opérations de clôture de période de transactions de compensation vous permet de classer les transactions opérationnelles et les activités comptables. Vous pouvez clôturer le groupe indépendamment des groupes d'achat ou de comptes clients.

Lorsque la devise de la transaction de compensation est différente de la devise de la facture, la différence entre les deux taux de change crée une écriture de gain ou de perte de change réalisée.

Le niveau suivant : présentation de la compensation des factures entre fournisseurs et clients