Éléments de définition : plans d'affectation
Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la planification de la configuration et de l'utilisation des plans d'affectation. Cela expliques :
- Pourquoi effectuer cette configuration.
- Comment cette configuration s'intègre dans Workday.
- Les impacts en aval, ainsi que les interactions entre produits.
- Les conditions requises en matière de sécurité et les configurations du processus de gestion.
- Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant l'implémentation.
Reportez-vous aux instructions détaillées des tâches pour avoir une vision exhaustive de la configuration.
Présentation
Les plans d'affectation prennent en charge un processus financier qui répartit les coûts ou revenus partagés entre différentes dimensions en fonction d'un plan structuré descendant, configuré par le client.
Avantages pour l'entreprise
Vous pouvez utiliser des plans de répartition afin de respecter les obligations légales régissant la gestion et la déclaration des coûts partagés entre les unités légales, les centres de coûts, les subventions et les programmes.
Les plans de répartition prennent en charge :
- Répartition des coûts et des revenus au niveau de la transaction.
- Répartitions incrémentielles.
- La traçabilité des transactions sur plusieurs paliers d'affectation.
- Le routage des transactions en cas d'erreurs de validation comptable vers des enveloppes d'exceptions pour révision et résolution.
Pour les administrations locales et nationales, les plans de répartition peuvent aider à respecter les plans de répartition des coûts approuvés au niveau fédéral, tels que le Plan de répartition des coûts de l'aide publique (PACAP).
Cas d'utilisation
Exemples de la façon dont un responsable du plan d'affectation ou un comptable en charge des enveloppes d'affectation peut utiliser les plans d'affectation :
- Permet de répartir les coûts associés aux temps passés pour les soins d'hospitalisation.
- Pour répartir les coûts des constructions de bureau pour le support administratif lorsque vous travaillez sur des programmes de supplémentation repas.
- Permet de répartir les coûts des employés chargés des cas en fonction du type de cas.
Questions à se poser
Questions | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Comment souhaitez-vous répartir les coûts ou les revenus d'une enveloppe d'affectation à une autre ? | Vous pouvez répartir les coûts ou les revenus selon un pourcentage fixe ou une définition de statistiques. Effectuer des affectations par pourcentage fixe dans une ou plusieurs enveloppes d'affectation cible. La somme des pourcentages doit être égale à 100. Répartir selon une définition de statistiques pour partager des montants selon des dimensions plus précises. Vous pouvez utiliser le même type de définitions de statistiques que lorsque vous effectuez des répartitions de mouvements ou de soldes du livre. Les définitions peuvent concerner n'importe quel calendrier comptable, mais elles doivent concerner le type de livre des montants réels et inclure Enveloppe d'affectation comme dimension obligatoire ou facultative. |
Comment voulez-vous appliquer le worktag Enveloppe d'affectation lors de la création des écritures ? | Vous pouvez appliquer le worktag Enveloppe d'affectation manuellement, mais vous pouvez également l'appliquer automatiquement lorsque vous l'incluez :
|
Comment voulez-vous gérer les transactions d'affectation qui génèrent des erreurs de validation comptable ? | Vous pouvez :
Les enveloppes d'exceptions fonctionnent comme des comptes d'attente, ce qui empêche l'imputation des transactions erronées dans le livre et facilite leur révision et leur résolution. Vous pouvez définir des enveloppes d'exceptions distinctes pour différents types d'erreur. Vous pouvez également définir une enveloppe d'exceptions pour détecter les transactions présentant plusieurs types d'erreur de validation. |
Recommandations
Pour des performances optimales, Workday recommande de limiter :
- Les worktags et les comptes d'une configuration d'enveloppe d'affectation proviennent de lignes source.
- Le nombre de paliers dans votre plan d'affectation à 10 ou moins.
Actions requises
Aucun impact.
Limites
Les plans de répartition prennent en charge :
- Devise du livre uniquement, et pas les devises de transaction ou de livre secondaire.
- Écritures récapitulatives uniquement, et non les écritures détaillées.
- Les écritures de paie récapitulatives uniquement, et non les écritures de paie détaillées.
Vous pouvez uniquement traiter les exécutions du plan de répartition pour une période comptable spécifique. Vous devrez replanifier chaque période séparément.
Lorsque vous traitez un plan d'affectation et créez des transactions d'affectation, vous ne pouvez pas modifier le nom de la source des écritures
Enveloppe d'affectation
dans la tâche Mettre à jour les sources des écritures
.Définition de l'environnement client
Pour personnaliser le format des numéros de transaction de l'enveloppe d'affectation, configurez le
Générateur d’identifiants pour les transactions d'enveloppe d'affectation
en accédant à la tâche Modifier la définition de l'environnement client - Finances
. Sinon, Workday affecte un numéro de transaction d'enveloppe d'affectation composé de l'identifiant de l'enveloppe d'affectation et d'un numéro séquentiel commençant par 1.Sécurité
Configurez les domaines suivants dans le domaine fonctionnel Financial Accounting :
Domaines | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Accès au plan d'affectation pour la création du vivier
| Permet de sélectionner des plans spécifiques lors de la création des enveloppes d'affectation. |
Process: Allocation Plans
| Permet de sécuriser le traitement et la génération de rapports au niveau du plan d'affectation. |
Process: Allocation Plans - Annuler
| Gérer les personnes autorisées à annuler l'exécution d'un plan d'affectation. |
Process: Allocation Plans - Process
| Gérer les personnes autorisées à traiter l'exécution d'un plan d'affectation. |
Process: Allocation Plans - Reporting
| Affichez les rapports au niveau du plan d'affectation. |
Process: Allocation Plans - New Processing
| Gérer les personnes autorisées à traiter de nouveau l'exécution d'un plan d'affectation. |
Process: Allocation Plans - Afficher
| Consulter les transactions d'affectation au niveau du plan. |
Reports: Transactions d'enveloppe d'affectation
| Afficher le reporting sur les transactions d'une enveloppe d'affectation. |
Rapports : Enveloppes d'affectation
| Permet de sécuriser le reporting sur les enveloppes d'affectation par enveloppe d'affectation. |
Rapports : transactions d'enveloppe d'affectation récapitulatives
| Affiche un reporting récapitulatif sur les transactions d'une enveloppe d'affectation. |
Domaine Set Up: Allocation Plan
| Créez une structure pour les enveloppes d'affectation et gérez les coûts qui y sont affectés. |
Domaine Set Up: Allocation Enveloppe
| Créez une enveloppe pour la gestion des coûts répartis. |
Domaine Set Up: Allocation Enveloppe
| Créez une hiérarchie pour la gestion des enveloppes d'affectation. |
Définir la règle de remplacement du worktag d'enveloppe d'affectation
| Créez une règle pour remplacer ou remplacer les worktags dans les transactions d'enveloppe d'affectation. |
Afficher : transactions d'enveloppe d'affectation
| Affichez les transactions d'une enveloppe d'affectation. |
Lorsque vous activez les groupes de sécurité, tenez compte des éléments suivants :
Groupes de sécurité | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Administrateur du traitement du plan d'affectation | Traiter et afficher les rapports sur les exécutions du plan d'affectation. Ce groupe de sécurité est défini par utilisateur et non limité. |
Administrateur de la configuration du plan d'affectation | Créez, mettez à jour et affichez des plans d'affectation. Afficher les transactions d'affectation pour les plans d'affectation auxquels ils ont accès. Ce groupe de sécurité est défini par utilisateur et non limité. |
Comptable de l'enveloppe d'affectation | Créer, mettre à jour et afficher les enveloppes d'affectation et afficher les transactions d'affectation pour ces enveloppes. |
Comptable de l’unité légale de l’enveloppe d’affectation | Afficher les transactions d'affectation pour les enveloppes d'affectation auxquelles ils ont accès. |
Administrateur de la hiérarchie d'enveloppes d'affectation | Créez, mettez à jour et affichez les hiérarchies d'enveloppes d'affectation. |
Lorsque vous affectez des rôles de sécurité, tenez compte des éléments suivants :
Rôles de sécurité | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Affecter des rôles aux employés au niveau du plan d'affectation. | Vous pouvez affecter des rôles au niveau du plan d'affectation. Les employés ayant accès au niveau du plan peuvent configurer et traiter des plans d'affectation. |
Affecter des rôles aux employés au niveau de l'enveloppe d'affectation et de la hiérarchie d'enveloppes d'affectation. | Vous pouvez affecter des rôles au niveau de l'enveloppe d'affectation ou de la hiérarchie d'enveloppes. Les employés disposant d'un accès au niveau du vivier peuvent configurer et afficher des rapports sur les enveloppes d'affectation. Les employés disposant d'un accès au niveau de la hiérarchie d'enveloppes peuvent gérer les enveloppes d'affectation sans avoir à affecter à l'employé chaque enveloppe de la hiérarchie. |
Affecter des rôles aux employés au niveau de l'unité légale et de la hiérarchie d'unités légales. | Vous pouvez affecter des rôles au niveau de l'unité légale ou de la hiérarchie d'unités légales. Les employés disposant d'un accès au niveau d'une unité légale ou d'une hiérarchie d'unités légales peuvent consulter les transactions d'enveloppe d'affectation pour cette unité légale ou cette hiérarchie d'unités légales. |
Processus de gestion
Configurez les processus de gestion suivants dans le domaine fonctionnel Financial Accounting pour traiter et approuver les transactions d'enveloppe d'affectation pour l'exécution d'un plan d'affectation :
- Événement du plan d'affectation
- Événement de nouveau traitement du plan d'affectation
Reporting
Rapports | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Synthèse du plan d'affectation | Permet de suivre les lignes d'écritures source jusqu'aux transactions d'enveloppe d'affectation finales après avoir traité un plan d'affectation. Workday vous recommande d'utiliser ce rapport pour créer un rapport personnalisé et configurer les dimensions en fonction des besoins de votre organisation. |
Rechercher des exécutions de plan de répartition | Permet de rechercher des exécutions de traitement pour un plan d'affectation, indépendamment de son avancement. |
Rechercher des lignes de transactions d'enveloppe d'affectation | Permet de rechercher des lignes de transaction d'affectation créées par le traitement d'une exécution de plan d'affectation. |
Rechercher des transactions d'enveloppe d'affectation | Permet de rechercher les transactions d'affectation créées par le traitement d'une exécution de plan d'affectation. |
Rechercher des versions d'enveloppe d'affectation | Permet de rechercher des versions des enveloppes d'affectation affectées à un plan d'affectation. |
Afficher une structure du plan d'affectation | Affiche une structure hiérarchique des enveloppes d'affectation affectées à un plan d'affectation. |
Intégrations
Services web | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Plans de répartition
Insérer le plan d'affectation | Permet de récupérer et de créer des plans d'affectation. |
Extraire les règles de remplacement du worktag d'enveloppe d'affectation
Règle de remplacement du worktag d'enveloppe d'affectation | Permet de récupérer ou de créer une règle de remplacement pour les worktags que vous pouvez utiliser lors de la configuration d'une enveloppe d'affectation. |
Extraire les enveloppes d'affectation
Insérer l'enveloppe d'affectation | Permet de récupérer et de créer des enveloppes d'affectation.
Vous devez utiliser la version 44.0 ou une version ultérieure de ces opérations de service web. Si vous avez créé des enveloppes d'affectation à l'aide de ces services web avec la fonctionnalité initiale fournie dans la version 22R2, vous devez mettre à niveau vos enveloppes en accédant à la tâche de mise à niveau de l'enveloppe d'affectation .
Sécurité : domaine Set Up: Allocation Pool dans le domaine fonctionnel Financial Accounting. |
Extraire les hiérarchies d'enveloppes d'affectation
Insérer la hiérarchie d'enveloppes d'affectation | Permet de récupérer et de créer des hiérarchies d'enveloppes d'affectation. |
Relations et interactions
Workday propose un kit appelé Touchpoints Kit, qui rassemble plusieurs ressources pour vous aider à mieux comprendre les relations de configuration dans votre environnement client. Pour en savoir plus sur ce kit, visitez notre page Workday Touchpoints Kit sur le site Workday Community.