Éléments de définition : numérotation des écritures
Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la planification de la configuration et de l'utilisation de la numérotation des écritures. Elle explique :
- Pourquoi effectuer cette configuration.
- Comment cette configuration s'intègre dans Workday.
- Les impacts en aval, ainsi que les interactions entre produits.
- Les conditions requises en matière de sécurité et les configurations du processus de gestion.
- Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant l'implémentation.
Reportez-vous aux instructions détaillées des tâches pour avoir une vision exhaustive de la configuration.
Présentation
La numérotation des écritures vous permet de fournir des identifiants séquentiels continus aux écritures sur un(e) ou plusieurs exercices ou périodes du livre. La numérotation des écritures utilise des configurations de règles de générateur de séquence pour créer des générateurs de séquence. Workday génère et affecte ensuite des numéros de séquence aux écritures comptables à l'aide de ces générateurs de séquence.
Avantages pour l'entreprise
La numérotation des écritures vous aide à répondre aux exigences légales en matière de reporting pour les identifiants uniques et numérotés dans les écritures comptables. Les pays appliquant de telles exigences réglementaires, telles que la norme SAF-T, exigent ces numéros de ligne d'écriture afin de faciliter l'audit des comptes financiers de leurs organisations.
Cas d'utilisation
Vous pouvez configurer la numérotation des écritures lorsque vous opérez dans des pays qui exigent des numéros de ligne séquentiels pour vos écritures. La numérotation des écritures vous permet d'affecter des numéros de séquence à vos écritures par date comptable ou date d'imputation.
Lorsque vous définissez vos générateurs de séquence, vous pouvez les configurer pour ordonner les écritures sur les horizons temporels suivants :
- Période du livre
- Exercice du livre
- En continu sur de nombreuses périodes et de nombreux exercices du livre
Vous pouvez également configurer des générateurs de séquence pour vous aider à organiser ou à différencier vos écritures en incluant des détails tels que les types de transaction ou les périodes comptables dans la chaîne de format de séquence.
Questions à se poser
Questions | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Opérez-vous dans un pays où des audits réguliers sont exigés par la réglementation légale en matière de reporting ? | Plusieurs pays ont des exigences légales qui imposent la numérotation des écritures pour faciliter les pistes d'audit de la comptabilité générale. Workday vous aide à répondre à ces exigences grâce à la numérotation des écritures. |
Pensez-vous avoir besoin de réinitialiser votre numéro de ligne d'écriture ? | Les générateurs de séquence en continu ne réinitialisent pas le numéro de séquence à sa valeur initiale. Si vous prévoyez de réinitialiser régulièrement votre numéro de ligne d'écriture, pensez à définir la numérotation par exercice ou par période du livre. |
Avez-vous besoin d'annuler l'imputation des écritures ? | Lorsque vous triez par date d'imputation, l'écriture conserve son numéro de séquence même si vous annulez l'imputation et que vous l'imputez à nouveau. Workday ne réinitialise en aucun cas la numérotation de cette écriture.
Lorsque vous triez par date comptable, l'écriture conserve son numéro de séquence lorsque vous annulez son imputation. Toutefois, Workday trie et réinitialise la numérotation de la période lorsque vous imputez à nouveau l'écriture. Cette remise en séquence affecte un nouveau numéro d'écriture aux écritures réimputées si vous annulez ou ajoutez des écritures dans la fourchette de dates couverte par le générateur de séquence. |
Avez-vous besoin de numéroter les écritures intercompagnies ? | Workday affecte des numéros de séquence aux écritures intercompagnies si les unités légales respectives activent la numérotation. Il n'utilise pas le même générateur de séquences pour ces unités légales. Vous pouvez toutefois créer des générateurs de séquence en utilisant la même configuration de règle de générateur de séquence.
Exemple : l'unité légale de l'en-tête de l'écriture active la numérotation des écritures. Ce n'est pas le cas de l'unité légale de ligne. Workday attribue un numéro de séquence à l'écriture pour l'unité légale de l'en-tête, mais pas pour l'unité légale de ligne. Si les unités légales d'en-tête et de ligne activent toutes les deux la numérotation des écritures, Workday séquence l'écriture pour les deux unités légales. Toutefois, étant donné que le générateur de séquence diffère pour l'unité légale de la ligne, Workday séquence les écritures de l'unité légale de la ligne en utilisant une chaîne de format de séquence différente. |
Avez-vous besoin de séquencer les écritures d'élimination de la consolidation ? | Workday affecte des numéros de séquence aux écritures d'élimination de la consolidation si les unités légales pour lesquelles vous calculez les intérêts minoritaires activent la numérotation.
Si vous ne voulez pas de numérotation des écritures, vous pouvez créer un générateur de séquences distinct pour les écritures d'élimination de consolidation en créant une règle de condition de générateur de séquences pour le Type de transaction
Intérêts minoritaires . |
Avez-vous besoin d'un générateur de séquences qui ne séquence que des livres spécifiques ? | L'invite Norme de la configuration de règle du générateur de séquences détermine les séquences des écritures Workday. Workday séquence les écritures qui partagent un code norme avec le livre que vous sélectionnez. Si vous n'indiquez pas de livre, Workday séquence toutes les écritures de l'unité légale. |
Avez-vous besoin de modifier la durée de vie ou la configuration des règles de votre générateur de séquences après utilisation ? | Si vous souhaitez modifier la durée de vie ou la configuration des règles de votre générateur de séquences, vous devez créer et configurer un nouveau générateur de séquences pour l'exercice suivant. Les modifications que vous apportez à la configuration de la règle s'appliquent uniquement aux nouveaux générateurs. Vous ne pouvez pas avoir d'écritures imputées pour cet exercice et toutes les périodes du livre ne peuvent pas être ouvertes. |
Avez-vous besoin de mettre en œuvre la numérotation des écritures au milieu d'un exercice ? | Vous pouvez implémenter la numérotation des écritures pour une unité légale après le début d'un exercice dans les circonstances suivantes :
Vous pouvez également configurer votre générateur de séquences pour qu'il démarre au premier numéro de séquence indiqué. Si vous utilisez la configuration de règle pour un autre générateur, ce dernier commence également à ce numéro de début de séquence. Par conséquent, Workday ne recommande pas de spécifier un numéro de début si vous souhaitez utiliser la configuration de la règle par exercice ou par période. |
Comment créer des numéros de séquence pour les écritures de consolidation ? | Workday affecte automatiquement des numéros de séquence aux écritures d'élimination de la consolidation si les unités légales pour lesquelles vous calculez les intérêts minoritaires prennent en charge la numérotation.
Vous pouvez créer un générateur de séquences distinct pour les écritures de consolidation en ajoutant une règle de condition de générateur de séquences pour le type de transaction Intérêts minoritaires . |
Recommandations
Fonctionnalité | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Numérotation par date comptable ou date d'imputation | La méthode de numérotation que vous sélectionnez détermine quand et comment Workday affecte les numéros de séquence à votre écriture. Vous ne pouvez pas modifier la méthode de numérotation d'un générateur de séquence après sa création. Workday vous recommande d'étudier la méthode de numérotation la mieux adaptée à vos obligations légales et à votre structure d'audit.
Si vous voulez numéroter par date comptable, tenez compte du fait que Workday :
Si vous voulez numéroter par date d'imputation, tenez compte du fait que Workday :
|
Désactivation de la numérotation des écritures | Workday vous recommande de ne pas activer la numérotation des écritures si vous ne prévoyez pas de l'utiliser pour les exercices suivants. Vous pouvez désactiver la numérotation des écritures pour une unité légale uniquement si :
|
Remplacement ou suppression de générateurs de séquences | Passez attentivement en revue les configurations des règles du générateur de séquences avant de les soumettre. Vous pouvez uniquement remplacer les générateurs de séquence qui ne sont pas en cours d'utilisation. Vous pouvez uniquement supprimer les générateurs de séquence totalement inutilisés. Si vous voulez remplacer ou supprimer un générateur, les exercices ou périodes associés doivent également avoir l'un des statuts suivants :
|
Chaînes de format de séquence | Le numéro de séquence que Workday affecte à une écriture séquencée peut inclure toutes les informations supplémentaires que vous souhaitez communiquer, notamment :
Workday vous recommande d'éviter les numéros de séquence en double en fournissant des détails supplémentaires sur le format de séquence, comme l'exercice comptable ou la période. |
Actions requises
Activez le domaine fonctionnel Common Financial Management.
Assurez-vous que les périodes du livre que vous voulez numéroter ont les statuts suivants :
- Clôturé
- Créé
- Non disponible
Activez la numérotation des écritures en cochant la case
Activer la numérotation par séquence des écritures
dans la tâche Modifier les définitions des codes d'une unité légale
.Limites
Workday prend en charge la numérotation des écritures pour les types de livre des montants réels mais pas pour les types de livre des engagements et des obligations.
Définition de l'environnement client
Aucun impact.
Sécurité
Configurez les domaines suivants pour la numérotation des écritures :
Domaines | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Set Up: Company General
| Les utilisateurs sécurisés via ce domaine peuvent configurer des règles de générateur de séquence et créer des groupes de numérotation qui appliquent un code aux écritures séquencées. Vous avez également besoin de ce domaine pour activer la numérotation des écritures et créer ou supprimer les générateurs de séquence des écritures. |
Set Up: Ledger and Book
| Les utilisateurs sécurisés via ce domaine peuvent créer des exercices et des périodes comptables. Vous pouvez uniquement appliquer un générateur de séquence après avoir créé et ouvert les exercices ou périodes du livre. |
Process: Period End
| Les utilisateurs sécurisés via ce domaine peuvent ouvrir et fermer les périodes du livre. Vous pouvez uniquement appliquer un générateur de séquence aux exercices ou périodes du livre dotés du statut Ouvert. |
Processus de gestion
Aucun impact.
Reporting
Workday ne fournit pas de rapports standard qui affichent le numéro de séquence de l'écriture. Si vous voulez afficher le
Numéro de séquence de l'écriture
, ajoutez-le à un rapport à partir de l'objet de gestion Écriture comptable
.Intégrations
Vous pouvez utiliser les services web Workday suivants pour la numérotation des écritures :
Services web | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Get Accounting Journal
| Récupère toutes les informations associées à vos écritures comptables, y compris les numéros de séquence affectés. |
Get Sequence Generator Rule Configuration
| Récupère toutes les informations associées aux règles du générateur de séquences. Permet d'afficher les configurations sur vos générateurs de séquence, telles que les chaînes de format et la méthode de numérotation. |
Put Company
| Vous pouvez mettre à jour le détail de l'unité légale et activer la numérotation des écritures à l'aide de ce service web. |
Put Sequence Generator Rule Configuration
| Crée des configurations de règle de générateur de séquence. Permet de créer plusieurs configurations à la fois. |
Relations et interactions
Workday propose un kit appelé Touchpoints Kit, qui rassemble plusieurs ressources pour vous aider à mieux comprendre les relations de configuration dans votre environnement client. Pour en savoir plus sur ce kit, visitez notre page Workday Touchpoints Kit sur le site Workday Community.
Autres impacts
Aucun impact.