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Dernière mise à jour : 2024-03-08
Configurer les règles du générateur de séquences d'écritures

Configurer les règles du générateur de séquences d'écritures

  • Créez des livres. Définissez des livres pour les unités légales pour lesquelles vous souhaitez utiliser la numérotation des écritures.
  • Sécurité : domaine
    Set Up: Company General
     dans le domaine fonctionnel Common Financial Management.
Vous pouvez affecter des numéros aux écritures via la numérotation des écritures, ce qui vous permet de vous conformer aux normes d'audit internationales. Workday affecte ces numéros en fonction de règles que vous configurez pour les générateurs de séquences.
  1. Accédez à la tâche
    Créer une configuration de la règle du générateur de séquences des écritures
     .
  2. Pour l'en-tête, tenez compte des éléments suivants :
    Option Description
    Numéroter par
    Sélectionnez la méthode de numérotation que vous souhaitez utiliser. Votre sélection détermine à quel moment Workday séquence vos écritures et dans quel ordre.
    • Date comptable
       : ordonne les écritures imputées en fonction de la date comptable. Workday lance la mise en séquence lorsque vous clôturez la période du livre. Workday séquence de nouveau une période du livre uniquement si vous apportez des modifications après la réouverture de la période, comme lorsque vous annulez l'imputation ou que vous annulez une période de livre.
    • Date d'imputation
       : ordonne les écritures imputées en fonction de la date d'imputation. Workday affecte une séquence lorsque vous imputez votre écriture.
    Durée de vie du générateur de séquences
    Sélectionnez la période que Workday doit utiliser pour la numérotation des écritures.
    La fonction Continu
     permet à Workday de fournir une séquence continue des écritures. La numérotation en continu utilise le même générateur d'identifiants séquentiels et la même chaîne de format sur plusieurs exercices du livre.
    Pour
    Période du livre
     et
    Exercice du livre
    , Workday redémarre la séquence à la fin de la durée de vie du générateur de séquences.
    Une fois qu'un générateur de séquences a affecté un numéro de séquence à une écriture, vous ne pouvez pas :
    • Désactiver la numérotation des écritures pour l'unité légale.
    • Modifier les options de configuration de la numérotation. Vous pouvez toujours modifier les chaînes de format.
    Vous pouvez uniquement modifier le générateur d'identifiants séquentiels pour les prochains exercices si :
    • Il n'y a pas d'écritures imputées.
    • Les périodes n'ont pas le statut
      Ouvert
       .
    Classeur
    Laissez l'
    invite
     Norme vide pour appliquer les règles de séquence à toutes les écritures de l'unité légale. Sélectionnez une norme dans l'invite pour appliquer les règles de séquence à toutes les écritures avec des codes normes dans la norme sélectionnée.
  3. Pour la section
    Règle du générateur de séquences par défaut
     , tenez compte des éléments suivants :
    Option Description
    Type de transaction
    Workday renseigne toutes les écritures opérationnelles et comptables. Vous pouvez renseigner
    la section Conditions de la règle du générateur de séquences
     pour configurer des chaînes de format de séquence uniques pour des types de transaction spécifiques.
    Code du groupe d'écritures
    (Facultatif) Sélectionnez un groupe de séquences des écritures que vous avez créé dans la tâche
    Mettre à jour les groupes de séquences d'écritures
     .
    Vous pouvez utiliser des groupes de numérotation des écritures pour faciliter l'organisation et la génération de rapports sur les écritures.
    Premier numéro de la séquence
    Saisissez le numéro avec lequel vous voulez commencer la séquence. Utilisez ce champ si vous avez utilisé un autre système de génération d'identifiants et que vous souhaitez reprendre là où se termine l'identifiant.
    Remplissage de séquence
    Saisissez le nombre minimum de chiffres à utiliser dans les numéros de séquence des écritures. Vous pouvez utiliser le remplissage pour aider Workday à trier les séquences d'écritures lorsque vous générez des rapports.
    Par exemple, lorsque vous saisissez une valeur
    de Remplissage de séquence
     de
    3
     :
    • Le numéro de séquence
      1
       s'affiche sous la forme
      001
      .
    • Le numéro de séquence
      4321
       s'affiche tel quel.
    • Workday trie les nombres
      1
      ,
      2
      et
      10
       comme suit :
      01
      ,
      02
      ,
      10
       au lieu de
      1
      ,
      10
      ,
      2
      .
    Chaîne de format de séquence
    Saisissez le texte que Workday doit inclure avec le numéro de séquence. Vous pouvez également saisir les modèles de constantes de type chaîne entre crochets pour que Workday insère automatiquement le texte :
    • [f]
       insère le numéro de l'exercice.
    • [ff]
       insère le nom de l'exercice.
    • [pp]
       insère le nom de la période comptable.
    • [seq]
       insère le numéro de séquence suivant.
    Incluez
    [seq]
     dans la chaîne de format pour n'importe quelle configuration.
    Lorsque vous sélectionnez
    Exercice du livre
     comme durée de vie du générateur de séquences, la chaîne de format peut inclure :
    • [f]
    • [ff]
    Lorsque vous sélectionnez
    Période du livre
     comme durée de vie du générateur de séquences, la chaîne de format peut inclure :
    • [f]
    • [ff]
    • [pp]
    Lorsque vous sélectionnez
    Continuous
     comme durée de vie du générateur de séquences, la chaîne de format ne peut inclure que
    [seq]
    .
    Vous pouvez configurer des chaînes de format de séquence pour vous assurer que Workday ne duplique pas les numéros de séquence sur plusieurs durées de vie de générateur.
    Exemple : vous définissez la durée de vie du générateur de séquences sur
    Période du livre
     et saisissez la chaîne de format de séquence
    JRNL- [f] - [pp] - [seq]
    . En incluant le nom de la période, vous évitez les numéros de séquence en double, comme par exemple deux écritures numérotées
    JRNL-2019-1
    .
  4. (Facultatif) Saisissez les règles de condition qui affinent la règle du générateur d'identifiants séquentiels par défaut. Pour la section
    Conditions de la règle du générateur de séquences
     , tenez compte des éléments suivants :
    Option Description
    Type de transaction
    Si vous sélectionnez plusieurs transactions opérationnelles pour la condition de règle, Workday génère un générateur d'identifiants pour plusieurs sources de transaction.
    Source des écritures comptables
    S'affiche lorsque vous sélectionnez
    Écriture comptable
     comme
    Type de transaction
    . Laissez ce champ vide pour sélectionner toutes les sources d'écritures comptables.
    Si vous sélectionnez des types de transaction et une écriture comptable pour la même règle, Workday utilise toutes les sources d'écriture comptable.
    Premier numéro de la séquence
    Incrémentation de séquence
    Remplissage de séquence
    Chaîne de format de séquence
    Affinez la
    Règle du générateur de séquences par défaut
     pour chaque règle de condition.
    Par exemple, pour que Workday utilise un autre code de générateur de séquence pour les factures clients, vous devez :
    • Saisir une règle de condition avec une
      chaîne de format de séquence
       qui utilise le préfixe
      CustInv
       pour les factures fournisseurs.
    • Saisir un
      Premier numéro de la séquence
       de
      300
       pour les factures clients.
Vous pouvez désormais activer la numérotation des écritures pour une unité légale afin de créer des générateurs de séquence des écritures.
Vous pouvez modifier la configuration de vos règles pour ajouter ou supprimer des conditions.
Cet exemple décrit comment configurer la tâche
Créer une configuration de la règle du générateur de séquences des écritures
 . Pour la période du livre d'avril 2015 :
Valeurs de la règle du générateur de séquences par défaut
Champ
Valeur
Premier numéro de la séquence
1
Remplissage de séquence
4
Chaîne de format de séquence
[f]-[pp]-[seq]
Conditions de la règle du générateur de séquences
Champ
Valeur
Type de transaction
Facture fournisseur
Code du groupe d'écritures
SUPINV
Premier numéro de la séquence
1
Remplissage de séquence
3
Chaîne de format de séquence
[f]-[pp]-[seq]
Sélectionnez
Configuration de la règle du générateur de séquences des écritures
Copier
 dans le menu des actions associées de la configuration de la règle du générateur de séquences des écritures pour appliquer les règles à d'autres livres. Pour éviter les numéros de séquence des écritures en double, Workday recommande de modifier la configuration de la règle du générateur de séquences copiée avant de l'appliquer à d'autres livres. Exemple : pour appliquer la règle d'un livre principal à un livre secondaire, ajoutez le code de la devise du livre secondaire à la configuration de la chaîne de séquence.