Exemple : définir des locations simples pour la comptabilité IFRS et GASB
Cet exemple illustre comment configurer Workday de manière à créer des contrats fournisseurs de type location simple pour :
- les IFRS (International Financial Reporting Standards, ou normes internationales de reporting financier)
- le GASB (Government Accounting Standards Board, Comité américain en charge des normes comptables)
Kim doit configurer Workday pour permettre à son comptable, Jim, de créer des contrats fournisseurs de type location simple. Les contrats que Jim souhaite créer doivent être conformes aux dernières normes IFRS 16 sur la comptabilisation des locations, en vigueur depuis le 1er janvier 2019.
Jim doit enregistrer les contrats qui représentent les immobilisations de type droit d'utilisation et les dettes locatives d'un immeuble de bureaux pour lequel leur entreprise, MBAA Services, a un contrat de location sur plusieurs années. Les normes IFRS actuelles considèrent le bâtiment comme une immobilisation amortissable. Jim doit également enregistrer les contrats selon les anciennes normes comptables, qui ne reconnaissent pas les locations simples en tant qu'immobilisations amortissables, afin de fournir des états financiers pour les clauses restrictives bancaires existantes. Pour répondre à ces exigences, Kim doit configurer la comptabilisation des locations, ainsi que la comptabilisation multilivre des immobilisations (MBAA).
- Configurez la comptabilisation des immobilisations.
- Configurez le suivi des immobilisations.
- Configurez les profils d'amortissement.
- Configurez les processus de gestion suivants :
- Événement d'affectation d'informations comptables à une immobilisation
- Événement d'enregistrement d'immobilisation
- Configurez les domaines de sécurité suivants dans le domaine fonctionnel Business Asset Accounting :
- Set Up: Business Asset Accounting
- Set Up: Company Asset Books
- Configurez le domaine de sécurité suivant dans le domaine fonctionnel Common Financial Management :
- Set Up: Spend Categories
- Configurez les domaines de sécurité suivants dans le domaine fonctionnel Supplier Contracts :
- Process: Supplier Contract
- Set Up: Supplier Contract Accounting
- Set Up: Supplier Contracts
- Accédez à la tâcheModifier la définition de l'environnement client - Finances.
- Dans la sectionComptabilisation des locations, sélectionnez les options suivantes :
- Location simple - Normes IFRS ou Secteur public
- Déclaration suivant la méthode rétrospective complète ou modifiée
- Dans la sectionOptions des immobilisations, cochez la caseActiver la comptabilisation multilivre des immobilisations.
- Cliquez surOK.
- Accédez à la tâcheMettre à jour les catégories de dépense.
- SélectionnezMettre à jour les catégories de dépense sans hiérarchie.
- Cliquez surOK.
- Ajoutez une nouvelle catégorie de dépense.Dans la sectionDétail de la catégorie de dépense, saisissez Bâtiments en location dans le champNom de la catégorie de dépenseet sélectionnez les options suivantes sousUtilisation de la catégorie de dépense:
- Achats
- Facture fournisseur
- Cochez les cases suivantes dans la sectionSuivi de l'immobilisation:
- Suivi des articles
- Location/Bail
- Cliquez surOK.
- Accédez à la tâcheMettre à jour les types de contrat fournisseur.
- Ajoutez des lignes pour les contrats fournisseurs et saisissez les valeurs suivantes :Nom du contratOptionsPaiement fixe de location financièreCochez les cases suivantes :
- Factures planifiées
- Réceptions des lignes du contrat
- Location financière
Paiement variable de location financièreCochez les cases suivantes :- Factures planifiées
- Réceptions des lignes du contrat
- Location financière
- Paiement variable
Paiement fixe de location simpleCochez les cases suivantes :- Factures planifiées
- Réceptions des lignes du contrat
- Location simple
Paiement variable de location simpleCochez les cases suivantes :- Factures planifiées
- Réceptions des lignes du contrat
- Location simple
- Paiement variable
Paiement fixe des charges liées à l'amortissement linéaireCochez les cases suivantes :- Factures planifiées
- Location simple
Paiement variable des charges liées à l'amortissement linéaireCochez les cases suivantes :- Factures planifiées
- Location simple
- Paiement variable
- Cliquez surOK.
- Accédez à la tâcheMettre à jour les codes normes.
- Ajoutez des lignes et saisissez les noms de code norme suivants :
- Locations financières et immobilisations corporelles
- Location simple IFRS 16
- Immobilisations de location simple IFRS 16
- Charges liées à l'amortissement linéaire
- Cliquez surOK.
- Accédez à la tâcheMettre à jour les normes.
- Ajoutez des journaux et saisissez les valeurs suivantes :NomInclut les codes normesInclut le code norme videLocation simple IAS 17Sélectionnez :
- Locations financières et immobilisations corporelles
- Charges liées à l'amortissement linéaire
Cochez la case.Location simple IFRS 16Sélectionnez :- Locations financières et immobilisations corporelles
- Location simple IFRS 16
- Immobilisations de location simple IFRS 16
Cochez la case. - Cliquez surOK.
- Accédez à la tâcheMettre à jour la configuration du code norme des contrats de location.
- Ajoutez une ligne et sélectionnezM500.1 Assets MBAA Servicesdans l'inviteUnité légale ou hiérarchie d'unités légales.
- Ajoutez les configurations de code norme suivantes :Type de locationMéthode de comptabilisationCode norme
- Paiement fixe de location simple
- Paiement variable de location simple
Dotation aux amortissements de l'immobilisation de type droit d'utilisationLocation simple IFRS 16- Paiement fixe des charges liées à l'amortissement linéaire
- Paiement variable des charges liées à l'amortissement linéaire
Charges liées à l'amortissement linéaireCharges liées à l'amortissement linéaire - Cliquez surOK.
- Accédez à la tâcheMettre à jour les journaux des immobilisations.
- Ajoutez les nouveaux journaux des immobilisations et cochez la caseLivre comptablesur chaque ligne :
- Locations financières et immobilisations corporelles
- Location simple IFRS 16
- Cliquez surOK.
- Accédez à la tâcheMettre à jour des règles de journal des immobilisations.
- SélectionnezImmobilisations de location simple IFRS 16dans l'inviteJournal des immobilisations.
- Cliquez surOK.
- Configurez une règle du journal des immobilisations à l'aide des valeurs suivantes :ChampValeurCatégorie de dépenseBâtiments en locationTraitement comptable obtenuImmobilisation amortissableProfil d'amortissement obtenuDurée - Période actuelle - Au moment de l'acquisition
- Cliquez surOK.
- Accédez à la tâcheAjouter un journal des immobilisations à une unité légale.
- SélectionnezM500.1 Assets MBAA Servicesdans l'inviteUnité légale.
- Cliquez surOK.
- Sélectionnez les journaux suivants dans l'inviteJournal des immobilisations:Journal des immobilisationsCode normeLocations financières et immobilisations corporellesLocations financières et immobilisations corporellesLocation simple IFRS 16Immobilisations de location simple IFRS 16
- Cliquez surOK.
- Accédez à la tâcheMettre à jour les restrictions du journal des immobilisations d'une unité légale.
- Dans l'inviteUnité légale, sélectionnezM500.1 Assets MBAA Services.
- Cliquez surOK.
- Configurez les restrictions du journal des immobilisations suivantes :Catégorie de dépenseType de contrat fournisseurMéthode de comptabilisation des locationsLimiter aux journaux des immobilisations de l'unité légaleRemplacement du journal des immobilisations principal de l'unité légaleBâtiments en location
- Paiement fixe de location simple
- Paiement variable de location simple
Dotation aux amortissements de l'immobilisation de type droit d'utilisationLocation simple IFRS 16Location simple IFRS 16Laisser vide.Laisser vide.Laisser vide.Locations financières et immobilisations corporellesLocations financières et immobilisations corporelles - Cliquez surOK.
- Accédez à la tâcheModifier un plan de comptes.
- SélectionnezCorporatedans l'invitePlan de comptes.
- Cliquez surOK.
- Ajoutez des lignes de comptes et renseignez les champs suivants sur la pageAdd Row for Edit Account Set:NuméroNom du compteType de compte8100Charges d'intérêts - LocationFrais6501Lease ExpenseFrais1520Multibook Settlement AccountActif2114Operating Lease LiabilityPassif1539Operating Lease ROU Asset Leased BuildingsActif1551ROU Leased Asset ContraImmobilisation
- Cliquez surTerminé.
- Accédez au rapportAfficher un ensemble de règles d'imputation comptable.
- SélectionnezStandard Account Posting Ruledans l'inviteEnsemble de règles d'imputation comptable.
- Cliquez surOK.
- Cliquez surModifier la règle d'imputationet configurez les règles d'imputation comptable suivantes :Règle d'imputation comptableCompte obtenuDimensionValeursÉquilibrage des transactions d'immobilisations multilivres1520:Multibook Settlement AccountType de locationSimpleImmobilisation de type location1539:Operating Lease ROU Asset Leased BuildingsType de locationSimpleCatégorie de dépenseBâtiments en locationContrepartie d'une immobilisation de type location1551:ROU Leased Asset ContraLaisser vide.Laisser vide.Charges locatives8100:Interest Expense - LeaseIntérêtsIntérêtsType de locationSimple6501:Lease ExpenseType de locationSimpleDette liée à la location2114:Operating Lease LiabilityType de locationLocation simple
- Cliquez surOK.
- Accédez à la tâcheMettre à jour le mappage des sources des écritures avec les transactions opérationnelles.
- Configurez les sources d'écritures comptables suivantes :Source d'écritures comptablesTransaction opérationnelleSource des écritures d'ajustement des immobilisationsAjustement d'immobilisationsSource des écritures comptables affectées aux immobilisationsAffectation comptable des immobilisationsSource des écritures de sortie des immobilisationsSortie d'immobilisationsSource des écritures de suppression des immobilisationsSuppression d'immobilisationsSource des écritures d'ajustement d'amortissementAjustement d'amortissementSource des écritures d'amortissementAmortissementSource des écritures de constatation des chargesConstatation de chargesSource des écritures de constatation initiale du contrat de locationConstatation initiale du contrat de location
- Cliquez surOK.
- Accédez au processus de gestionReceipt (Default Definition).
- Cliquez sur dans le menu des actions associées.
- Sélectionnez les valeurs d'étape du processus de gestion suivantes :OrdreTypeIndiquerbActionRéviser des lignes de réception avec suivicServiceLancer les événements d'enregistrement d'immobilisations à partir d'une réception de contrats fournisseurs
- Cliquez surOK.
Jim peut créer des contrats fournisseurs de location et enregistrer les transactions comptables de location pour les services M500.1 Assets MBAA qui sont conformes aux normes comptables IFRS antérieures et actuelles.