Éléments de définition : comptabilisation des locations

La comptabilisation des locations dans Workday génère automatiquement des transactions de location à partir des contrats fournisseurs. Vous pouvez ensuite créer un reporting financier sur vos immobilisations de type droit d'utilisation et vos dettes liées aux locations. Ce reporting peut vous aider à vous conformer aux normes comptables en vigueur, à savoir l'US GAAP (Generally Accepted Accounting Principles) et l'US GASB (Governmental Accounting Standards Board) aux États-Unis et les IFRS (International Financial Reporting Standards) en Europe.

La fonction de comptabilisation des locations dans Workday vous permet de :

Enregistrer et traiter la comptabilisation d'une location pendant tout son cycle de vie en utilisant uniquement Workday, sans autres intégrations et applications.
Créer des contrats fournisseurs de type location pour des locations financières, des locations simples et des locations simples à court terme.
Générer les données nécessaires aux obligations en matière d'informations quantitatives.
Générer des états financiers permettant de comparer la situation avant et après les modifications apportées aux normes comptables (U.S. GAAP, GASB et IFRS).
Comparer vos contrats fournisseurs de type location simple selon différentes méthodes de comptabilisation en créant des variantes de contrat.
Importer des contrats de location actifs et en cours dans Workday sans dupliquer l'historique des transactions.

Vous pouvez créer des contrats fournisseurs de type location dans Workday pour enregistrer vos contrats et transactions de location. Vous pouvez représenter n'importe quelle combinaison des contrats de location suivants :

Locations financières.
Locations simples selon les normes IFRS ou U.S. GASB.
Locations simples pour un reporting comparatif et rétrospectif.
Locations simples selon les normes U.S. GAAP.

Questions	Éléments à prendre en compte
Quelles sont vos exigences en matière de reporting financier et réglementaire ? Dans quelle mesure vos dettes ou clauses restrictives bancaires vous obligent-elles à déclarer les transactions de comptabilisation des locations ?	Le site et la structure de votre organisation déterminent vos obligations en matière de reporting financier. Chaque pays attend des entreprises qu'elles fournissent des états financiers conformes aux exigences réglementaires. Si vous opérez à la fois aux États-Unis et dans un pays qui applique les IFRS, vous devrez peut-être établir un reporting conforme aux deux normes comptables. Vos dettes et clauses restrictives bancaires peuvent également exiger un reporting financier comparatif ou rétrospectif qui diffère des exigences réglementaires imposées par votre gouvernement régional ou national. Avant de configurer la comptabilisation des locations, assurez-vous de vos obligations en matière de reporting financier. Vous devrez peut-être configurer une combinaison des contrats fournisseurs de type location suivants : Location financière. Location simple utilisant la Dotation aux amortissements de l'immobilisation de type droit d'utilisation . Location simple utilisant les Charges d'exploitation de l'immobilisation de type droit d'utilisation . Location simple utilisant les Charges liées à l'amortissement linéaire . Location simple à court terme.
Quels types de contrat de location devez-vous enregistrer dans Workday ?	Si vous prévoyez d'enregistrer des locations financières ou des locations simples qui utilisent la Dotation aux amortissements de l'immobilisation de type droit d'utilisation , la comptabilisation des immobilisations nécessitera quelques efforts de configuration supplémentaires. La comptabilisation des immobilisations nécessite les étapes supplémentaires suivantes pour configurer les domaines fonctionnels Business Asset Accounting et Business Asset Tracking. Configurez la comptabilisation des immobilisations. Configurez le processus de gestion Receipt Event . Créez des catégories de dépense avec le suivi des immobilisations et la location. Vous pouvez également représenter les contrats de location dans Workday d'après les anciennes normes de comptabilisation des locations. Veillez à configurer un type de contrat pour les locations simples qui utilise la méthode de comptabilisation Charges liées à l'amortissement linéaire . Vous pourrez ensuite utiliser ce type de contrat pour créer des rapports comparant vos contrats de location selon différentes normes.
Avez-vous des contrats de location actifs et en cours à enregistrer dans Workday ?	Si vous avez des contrats de location actifs et en cours, envisagez de les migrer dans Workday et de mettre à jour le statut de l'échéance. Workday vous permet de générer des transactions de comptabilisation pour vos contrats de location à partir de n'importe quelle période d'échéance. Cette fonctionnalité vous permet d'importer les contrats de location en cours en représentant des contrats partiellement exécutés. Exemple : votre contrat a commencé en 2015 et se termine en 2025. Si vous mettez à jour vos échéances avec le statut Comptabilisé , Workday reconnaît ces transactions comme imputées et ne génère pas de transactions supplémentaires. Indiquez le statut des échéances avant de générer la comptabilisation de la constatation des charges. Pour indiquer le statut, utilisez la tâche Mettre à jour en masse des échéances de contrat de location au statut Disponible ou Comptabilisé . Si vous contrepassez une échéance avec le statut Comptabilisé après avoir modifié un contrat, une colonne Écriture manuelle obligatoire peut s'afficher dans votre calendrier de constatation des charges. Workday affiche cette colonne lorsque vous devez fournir une écriture comptable qui ajuste vos livres pour l'échéance contrepassée.
Comment voulez-vous que Workday enregistre les transactions de location financière ?	Vous pouvez créer des locations financières sans configurer la comptabilisation des locations. Workday enregistre automatiquement les transactions liées aux immobilisations amortissables à partir des locations financières avec le code norme commun. Vous pouvez modifier ce comportement en configurant un code norme pour les contrats de location financière dans la tâche Mettre à jour la configuration du code norme des contrats de location . Si vous décidez ultérieurement de ne pas utiliser le code norme commun, vous pouvez créer une nouvelle configuration de code norme au moment de configurer la comptabilisation des locations. Vous ne pouvez pas modifier ou supprimer une configuration de code norme déjà utilisée.

Fonctionnalité	Éléments à prendre en compte
Catégories de dépense	Déterminez les équipements et installations que vous comptez louer. Nous vous recommandons de configurer des catégories de dépense pour chaque type de location utilisé. Exemple : catégories de dépense pour les véhicules, les machines de production, les immeubles de bureaux et les ordinateurs portables. Vous ne pouvez pas modifier une catégorie de dépense déjà utilisée.
Variantes de contrat fournisseur de type location	Workday vous recommande d'utiliser des variantes de contrat fournisseur de type location lorsque vous avez besoin de comparer des contrats selon différentes normes comptables ou différents taux d'intérêt. L'utilisation de variantes de contrat fournisseur de type location vous évite d'avoir à créer et gérer plusieurs contrats distincts pour représenter les mêmes conditions contractuelles. Si vous souhaitez créer une variante de contrat fournisseur de type location, vous devez : Définir les configurations de codes normes pour les contrats de location. Utiliser une méthode de comptabilisation différente de celle du contrat initial et des variantes de contrat. Utiliser le même mode de paiement que celui du contrat initial. Configurer les Réceptions des lignes du contrat si vous souhaitez utiliser la Dotation aux amortissements de l'immobilisation de type droit d'utilisation .
Comptabilisation multilivre des immobilisations	Workday vous recommande vivement de configurer la comptabilisation multilivre des immobilisations si vous souhaitez créer des locations financières ou des locations simples qui utilisent la Dotation aux amortissements de l'immobilisation de type droit d'utilisation . Si vous activez la comptabilisation multilivre des immobilisations, vous devez également configurer la règle d'imputation comptable Équilibrage des transactions d'immobilisations multilivres . Si vous ne configurez pas la comptabilisation multilivre des immobilisations, Workday enregistrera automatiquement les transactions d'immobilisation avec le code norme commun.

Aucun impact.

Vous ne pouvez pas sélectionner les worktags de subvention dans la section

Lignes de biens

lorsque vous créez un contrat fournisseur de type location. Workday ne prend pas en charge la fonctionnalité de traitement des coûts d'attribution avec les contrats fournisseurs de type location.

Vous ne pouvez pas affecter aux employés des immobilisations de type location générées à partir de contrats fournisseurs de type location entièrement reçus.

Concernant les avenants aux locations, vous ne pouvez pas :

Créez des avenants pour les locations multi-entités.
Créer des avenants pour les locations simples à court terme.
Créer un avenant à partir d'une variante de contrat fournisseur de type location.
Créer des variantes de contrat fournisseur de type location après avoir modifié le contrat initial. Si vous devez créer des variantes de contrat fournisseur de type location, faites-le avant de créer l'avenant.
Copier les contrats fournisseurs de type location modifiés. Si vous devez copier votre contrat fournisseur de type location, faites-le avant de créer l'avenant.

Vous pouvez uniquement créer les avenants suivants aux contrats fournisseurs de type location :

Prolongations de contrats de location.
Modifications de paiements non liées à l'IPC.
Modification du worktag.

Workday prend uniquement en charge les éléments suivants :

Taxe entièrement récupérable pour la comptabilisation des locations.
Exercices comportant des mois civils dans les calendriers de constatation des charges.

Pour activer la fonctionnalité, sélectionnez

Comptabilisation des locations

dans la section

Lease Accounting

de la tâche

Modifier la définition de l'environnement client - Finances

.

Activez la comptabilisation multilivre des immobilisations dans la tâche

Modifier la définition de l'environnement client - Finances

lorsque vous sélectionnez

Location simple - Normes IFRS ou Secteur public

et au moins l'une des options suivantes :

Déclaration suivant la méthode rétrospective complète ou modifiée
Location simple - Normes GAAP US

Configurez les domaines de sécurité suivants dans le domaine fonctionnel Common Financial Management :

Domaines	Éléments à prendre en compte
Set Up: Accounts	Définissez les plans de comptes.
Set Up: Accounting Rules	Définissez les règles d'imputation comptable.
Set Up: Journal Source	Configurez les transactions opérationnelles pour la comptabilisation des locations.
Set Up: Spend Categories	Définissez les catégories de dépense pour la comptabilisation des locations.

Configurez les domaines de sécurité suivants dans le domaine fonctionnel Supplier Contracts :

Domaines	Éléments à prendre en compte
Process: Supplier Contract - Expense Recognition	Créez la comptabilisation de la constatation des charges et affichez les calendriers de constatation des charges. Vous pouvez utiliser ce domaine pour planifier la création automatique de la comptabilisation de la constatation des charges pour les contrats fournisseurs de type location.
Set Up: Supplier Contract Accounting	Affectez des codes normes aux configurations de contrat fournisseur de type location.
Set Up: Supplier Contracts	Configurez les types de contrat fournisseur de location et les types d'avenant aux locations.

Si vous souhaitez créer des contrats fournisseurs de type location avec des immobilisations amortissables, configurez les domaines de sécurité suivants :

Domaines	Éléments à prendre en compte
Process: Supplier Contract - Receipt dans le domaine fonctionnel Supplier Contracts	Créez des réceptions pour les contrats fournisseurs.
Set Up: Ledger and Book dans le domaine fonctionnel Common Financial Management	Définissez les codes normes pour la comptabilisation des locations.
Set Up: Company Asset Books dans le domaine fonctionnel Business Asset Accounting	Limitez les transactions dans les journaux des immobilisations de l'unité légale.
Set Up: Business Asset Accounting dans le domaine fonctionnel Business Asset Accounting	Mettez à jour les journaux des immobilisations et affichez les profils et calendriers d'amortissement.

Vous pouvez également définir le domaine

Access Supplier Contract Type (Segmented)

dans le domaine fonctionnel Supplier Contracts pour vous aider à contrôler l'accès à n'importe quel type de contrat fournisseur. Lorsque vous configurez un employé pour qu'il ait accès à un contrat de location, il a également accès à la variante de contrat.

Processus de gestion	Éléments à prendre en compte
(Facultatif) Événement de variante de contrat fournisseur	Créez des variantes de contrat pour les locations.
(Facultatif) Événement d'enregistrement d'immobilisation	Enregistrez des immobilisations. Configurez ce processus de gestion si vous souhaitez créer les éléments suivants : Contrats de location financière. Contrats de location simple avec comme méthode de comptabilisation la Dotation aux amortissements de l'immobilisation de type droit d'utilisation .
(Facultatif) Receipt Event	Créez et approuvez des réceptions pour des lignes de contrat.
(Facultatif) Événement lié à un avenant au contrat fournisseur	Créez des avenants pour les contrats fournisseurs de type location.
Événement lié à un contrat fournisseur	Créez et approuvez des contrats fournisseurs de type location.
Événement lié aux factures fournisseurs	Créez et approuvez des factures fournisseurs de type location pour des échéances liées à des factures fournisseurs.
Événement lié à l'échéancier de factures d'un contrat fournisseur	Créez des échéanciers de factures fournisseurs et des échéances liées à des factures fournisseurs pour des locations.
Événement d'annulation de contrat de location fournisseur	Annulez des contrats fournisseurs de type location.

Vous pouvez utiliser les rapports standard suivants pour des informations quantitatives à des fins de reporting financier :

Rapports	Éléments à prendre en compte
Comptabilisation des locations - Charges d'intérêts des locations	Charges d'intérêts des contrats fournisseurs de type location pour la période d'échéance spécifiée.
Comptabilisation des locations - Coût de location simple	Coûts des contrats fournisseurs de type location simple pour la période d'échéance spécifiée.
Comptabilisation des locations - Paiements en espèces prévus	Paiements en espèces prévus pour les montants utilisés pour mesurer les dettes liées à la location. Ceci vous permet de réviser les paiements qui réduisent la dette liée à la location pour les périodes d'échéance spécifiées.
Comptabilisation des locations - Éléments non monétaires supplémentaires	Détail des éléments non monétaires supplémentaires pour les dettes liées aux locations qui proviennent d'immobilisations de type droit d'utilisation.
Comptabilisation des locations - Coût de location variable	Coûts de location variables pour les périodes d'échéance spécifiées, qui sont liés aux factures fournisseurs des contrats de type location.
Comptabilisation des locations - Taux d'escompte moyen pondéré	Taux d'escompte moyen pondéré des loyers restants pour les contrats fournisseurs de type location à une date donnée.
Comptabilisation des locations - Durée moyenne pondérée des locations	Durée moyenne pondérée des contrats fournisseurs de type location à une date donnée.

Vous pouvez utiliser les rapports standard suivants pour les opérations de rapprochement :

Rapports	Éléments à prendre en compte
Rapprochement de la comptabilisation des locations financières aux comptes de bilan	Soldes des dettes liées à la location pour les contrats fournisseurs de type location financière pour une période d'échéance spécifique. Rapproche également les montants restants avec les soldes des comptes obtenus.
Rapprochement de la comptabilisation des locations simples aux comptes de bilan	Soldes des dettes liées à la location et des immobilisations de type droit d'utilisation pour les contrats fournisseurs de type location simple pour une période d'échéance spécifique. Rapproche également les montants restants avec les soldes des comptes obtenus.

Vous pouvez également utiliser le rapport

Valeur nette comptable des immobilisations

pour afficher la valeur nette d'immobilisations spécifiques d'une unité légale.

Services web	Éléments à prendre en compte
Get Supplier Contracts	Récupère toutes les informations associées à votre contrat fournisseur. Permet d'afficher des informations détaillées pour plusieurs contrats fournisseurs de type location.
Put Lease Contract Book Code Configurations	Crée les configurations de codes normes pour les contrats de location. Permet de définir simultanément plusieurs types de contrat pour les configurations de codes normes.
Put Supplier Contract Type	Crée des types de contrat fournisseur. Permet de définir simultanément plusieurs types de contrat fournisseur.
Put Supplier Contract Type Security Segment	Crée une sécurité segmentée pour des types de contrat fournisseur. Permet d'octroyer à plusieurs rôles l'accès à plusieurs types de contrat fournisseur.
Soumettre une réception	Crée des réceptions d'immobilisation. Permet de créer des réceptions pour plusieurs contrats fournisseurs de type location.
Soumettre un contrat fournisseur	Permet de créer rapidement plusieurs contrats fournisseurs de type location. Vous pouvez utiliser le service web pour enregistrer plus facilement un grand nombre de contrats de location.

Domaines fonctionnels	Éléments à prendre en compte
(Facultatif) Business Asset Accounting (Facultatif) Business Asset Tracking	Enregistrez et assurez le suivi des transactions pour vos immobilisations de type location.
Procurement	Créez et traitez les réceptions des contrats fournisseurs de type location.
Supplier Accounts	Générez des échéances pour des factures fournisseurs dans l'échéancier d'un contrat fournisseur de type location.
Supplier Contracts	Créez une location à partir d'un contrat fournisseur de type location.

Workday propose un kit appelé Touchpoints Kit, qui rassemble plusieurs ressources pour vous aider à mieux comprendre les relations de configuration dans votre environnement client. Pour en savoir plus sur ce kit, visitez notre page Workday Touchpoints Kit sur le site Workday Community.