Concept : transactions intercompagnies
Les transactions intercompagnies surviennent lorsqu'une unité d'une même entité légale fait affaire avec une autre unité de la même entité. Les transactions intercompagnies peuvent avoir lieu entre deux divisions, deux filiales ou une unité légale parent et une filiale. Ces transactions améliorent la circulation des ressources financières et des immobilisations entre les unités légales.
Dans Workday, vous pouvez effectuer des transactions intercompagnies directes et pour le compte d'une autre unité légale.
Transactions intercompagnies directes
Des transactions intercompagnies directes ont lieu lorsque deux unités au sein de la même entité légale font des affaires entre elles en tant que client et fournisseur.
Exemple : Global Modern Services (GMS) USA et Global Modern Services (GMS) France sont des unités légales affiliées. GMS USA fabrique et vend du mobilier de bureau. Elle fournit également le mobilier à ses unités légales affiliées. Dans ce cas :
- GMS USA opère en tant que fournisseur et génère une facture client pour enregistrer la vente auprès de GMS France.
- GMS France opère en tant que client et génère une facture fournisseur pour enregistrer l'achat auprès de GMS USA.
- GMS France paie GMS USA via un lot de règlements.
- GMS USA enregistre un encaissement intercompagnies pour accepter le paiement de GMS France.
Pour traiter des transactions intercompagnies directes, vous devez :
- Configurer des profils intercompagnies.
- Définir les relations client et fournisseur entre vos unités légales.
- Mapper les articles de vente aux articles d'achat.
- Configurer la catégorie de produit et la catégorie de dépense.
- Créer des feuilles de taux de tarification de transfert que les employés de votre projet intercompagnies pourront appliquer au contrat intercompagnies.
- Configurer les règles d'imputation comptable pour enregistrer les comptes clients et fournisseurs intercompagnies.
- Configurer des processus de gestion pour enregistrer un encaissement intercompagnies.
- Définir des règles d'élimination pour les soldes intercompagnies restants à la clôture d'une période afin d'éviter la double comptabilisation lorsque vous créez des rapports financiers consolidés.
Transactions intercompagnies pour le compte d'une autre unité légale
Les transactions intercompagnies pour le compte d'une autre unité légale ont lieu lorsqu'une unité d'une entité légale traite les factures et les paiements pour le compte de l'unité qui fournit les biens et les services.
Exemple : GMS USA et Green Planet Solutions sont des unités légales affiliées. Dans ce cas, lorsque Green Planet Solutions fournit des biens et des services à ses clients :
- Green Planet Solutions facture le client.
- Le client envoie le règlement à GMS USA.
- GMS USA enregistre le règlement, crée un dépôt et lettre le règlement pour le compte de Green Planet Solutions.
- Après le lettrage du règlement, GMS USA envoie un paiement intercompagnies à Green Planet Solutions via un lot de règlements.
- Green Planet Solutions confirme la réception du paiement en enregistrant un encaissement intercompagnies.
Pour traiter des transactions intercompagnies pour le compte d'une autre unité légale, vous devez :
- Configurer des profils intercompagnies.
- Créer des règles de routage bancaire.
Transactions intercompagnies indirectes
On parle d'une transaction intercompagnies indirecte lorsqu'une unité de l'entité légale n'est pas entièrement traitée dans Workday et qu'un seul aspect de la transaction est comptabilisé. Par conséquent :
- Les transactions intercompagnies indirectes créent uniquement des écritures unilatérales dans Workday.
- Workday ne crée pas d'ongletIntercompagniessupplémentaire dans le rapportAfficher les écritures.
- Définissez une entité externe comme unité légale dans Workday pour pouvoir marquer les transactions avec le worktagUnité légale affiliée intercompagnies.
Pour ces transactions, vous devrez peut-être également :
- Fournir des documents source à des fins d'obligation légale.
- Définir des règles d'imputation comptable pour ces clients et fournisseurs.
- Créer des solutions de contournement pour régler intégralement les transactions intercompagnies indirectes.
Encaissements intercompagnies
Les encaissements intercompagnies tiennent lieu d'accusés de réception des paiements dans les livres de l'unité légale qui a réglé la transaction intercompagnies.
Lors de la création d'un encaissement, qu'il soit manuel ou automatique, Workday génère :
- Un débit sur le compteTrésorerie.
- Un crédit sur le compteComptes clients intercompagnies.