Éléments de définition : tâches d'attribution
Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la planification de la configuration et de l'utilisation des tâches d'attribution. Elle explique :
- Ce que sont ces tâches.
- Comment cette configuration s'intègre dans Workday.
- Les impacts en aval, ainsi que les interactions entre produits.
- Les conditions requises en matière de sécurité et les configurations du processus de gestion.
- Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant l'implémentation.
Reportez-vous aux instructions détaillées des tâches pour avoir une vision exhaustive de la configuration.
Présentation
Les tâches d'attribution dans Workday sont des tâches qui vous aident à gérer et mettre à jour vos attributions. Les rapports d'avancement intermédiaires ou finaux, les rapports financiers et les rapports d'invention sont des exemples de tâches d'attribution.
Avantages pour l'entreprise
Les tâches d'attribution :
- Permettent de définir les dates de chaque tâche en fonction du calendrier de l'attribution ou de la période du contrat.
- Permettent de gérer toutes les tâches d'attribution associées à une attribution dans une liste.
- Peuvent servir de jalons pour la facturation de votre organisme de financement ou de tâches de finalisation.
- Rappellent aux titulaires lorsque les tâches sont presque dues ou en retard via des notifications d'alerte.
- Acheminent automatiquement vers les rôles sélectionnés pour révision et approbation à l'aide du processus de gestionÉvénement de tâche associée à une attribution.
Cas d'utilisation
- Dans le cadre de votre engagement d'attribution, l'organisme de financement vous demande de fournir une tâche spécifique au projet avant de la facturer. Vous créez la tâche d'attribution correspondante dans Workday et vous la configurez comme jalon de facturation.
- Votre organisation hiérarchique vous demande de fournir un rapport d'avancement trimestriel pour illustrer votre travail. Vous créez une tâche d'attribution de rapport d'avancement qui a lieu tous les trois mois.
- Vous devez produire un rapport financier fédéral final avant de pouvoir finaliser une attribution. Vous créez une tâche d'attribution de rapport financier final et vous la configurez en tant que tâche de finalisation.
Questions à se poser
Questions | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Certaines de vos attributions partagent-elles le même organisme de financement et le même type d'attribution ou le même code de motif ? | Les attributions avec le même organisme de financement, le même type d'attribution et le même code de motif ont souvent la même liste de critères à remplir. Vous pouvez créer des modèles de liste de tâches d'attribution qui comprennent les tâches requises par des organismes de financement, des types d'attribution et des codes de motif spécifiques. Vous pouvez ensuite utiliser les modèles pour créer rapidement des listes de tâches pour les attributions avec les mêmes critères. |
Quelles sont vos exigences en matière de reporting ? | Les tâches d'attribution peuvent être des tâches que votre organisme de financement ou organisation vous demande d'effectuer pour mettre à jour votre attribution. Les types de tâche courants que vous pouvez configurer comme tâches d'attribution sont les suivants :
Lorsque vous finalisez une tâche d'attribution, vous pouvez joindre vos rapports à la tâche à des fins d'enregistrement et d'audit. |
Quand devez-vous répondre à chaque exigence ? | Pour définir les dates de début, de fin et d'échéance de votre tâche d'attribution, vous pouvez spécifier la chronologie de la tâche en fonction des éléments suivants :
|
Qui est responsable de l'exécution et de la révision de chaque tâche ? | Vous pouvez affecter la tâche d'attribution à un rôle dans l'attribution, l'organisation d'attribution ou l'organisation de la ligne d'attribution. Si votre attribution fait partie d'une subvention, vous pouvez également l'affecter à un rôle dans la subvention.
Vous pouvez acheminer les tâches d'attribution aux réviseurs et aux approbateurs en configurant le processus de gestion Événement de tâche associée à une attribution . Vous pouvez également acheminer toutes les demandes d'approbation vers un seul employé en sélectionnant le groupe de sécurité Détenteur du contrat d'attribution . |
Utilisez-vous des rapports comme jalons de facturation ou comme tâches de finalisation ? | Lorsque vous avez une tâche que vous devez finaliser avant de facturer l'organisme de financement, vous pouvez la définir comme jalon de facturation. Workday s'assure que les échéances de facturation ne sont pas facturables avant la fin de la tâche des jalons de facturation. Exemples de jalons de facturation :
Lorsque vous devez terminer une tâche avant de clôturer une attribution, vous pouvez la définir comme tâche de finalisation. À la fin de la durée de l'attribution, vous pouvez utiliser les rapports Workday pour vérifier le statut des tâches de finalisation restantes afin de vous assurer qu'elles sont terminées. Voici des exemples de tâches de finalisation :
|
Recommandations
Voici les recommandations de Workday :
- Définissez des alertes pour vos tâches d'attribution afin de notifier les titulaires lorsqu'une tâche arrive à échéance.
- Créez des modèles de liste de tâches d'attribution distincts pour les tâches de finalisation et les tâches hors finalisation.
Actions requises
Avant de créer vos listes de tâches d'attribution :
- Définissez une attribution avec un calendrier d'attribution configuré.
- Affectez des rôles aux employés responsables de l'exécution des tâches d'attribution.
Limites
Vous pouvez uniquement utiliser deux modèles de tâches d'attribution pour créer la liste des tâches d'une attribution, un pour les tâches de finalisation et un pour les tâches hors finalisation. Lorsque vous souhaitez modifier le modèle d'une liste de tâches d'attribution, vous devez d'abord supprimer les tâches d'attribution ajoutées au modèle.
Définition de l'environnement client
Aucun impact.
Sécurité
Domaine | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Domaine Set Up: Grants Management dans le domaine fonctionnel Grants Management |
|
Domaine Process: Award Tasks dans le domaine fonctionnel Grants Management | Créez la liste des tâches d'attribution pour votre attribution. |
Processus de gestion
Définissez le processus de gestion
Événement de tâche associée à une attribution
pour acheminer chaque tâche de l'attribution au réviseur approprié et au détenteur du contrat d'attribution pour approbation.Reporting
Rapports | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Tâches de l'attribution avec une échéance dans les 90 prochains jours
| Utilisez ce rapport pour identifier les tâches de l'attribution qui doivent être effectuées dans les 90 prochains jours. |
Tâches de l'attribution en retard ou avec une échéance dans les 90 prochains jours
| Utilisez ce rapport pour identifier les tâches de l'attribution qui arrivent à échéance prochainement ou qui sont en retard. |
Statut d'une tâche de l'attribution
| Utilisez ce rapport pour afficher le statut des tâches d'attribution et identifier les tâches incomplètes. |
Rechercher des tâches d'attribution
| Utilisez ce rapport pour afficher toutes les tâches de l'attribution dans un groupe d'attributions. |
Statut des tâches de mes attributions
| Utilisez ce rapport pour afficher vos affectations de tâches de l'attribution et les dates d'échéance. |
Afficher un modèle de liste de tâches d'attribution
| Utilisez ce rapport pour afficher le détail des modèles de liste de tâches de l'attribution existants. |
Intégrations
Services web | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Get Award Task List Templates
| Permet de charger et de récupérer un ou tous les modèles de tâche d'attribution. Vous pouvez utiliser ce service web pour copier un modèle de liste de tâches d'attribution avant de le modifier pour un organisme de financement, un type d'attribution ou un code de motif différent. |
Get Award Task Statuses
| Permet de charger et de récupérer une ou toutes les tâches d'attribution. |
Get Award Task Type Groups
| Permet de charger et de récupérer le groupe de types de tâche d'attribution d'un type de tâche d'attribution. |
Put Award Tasks for Award
| Permet de créer ou de mettre à jour une tâche d'attribution pour une attribution spécifique. |
Get Award Tasks
| Permet de charger et de récupérer les tâches d'attribution qui répondent aux critères de demande, ou toutes les tâches d'attribution. |
Put Award Task
| Permet de créer, mettre à jour ou supprimer une tâche d'attribution unique. |
Put Award Task Status
| Permet d'ajouter ou de mettre à jour le statut d'une tâche d'attribution. Vous pouvez également utiliser ce rapport pour modifier l'ordre du statut d'une tâche d'attribution. |
Put Award Task Type Group
| Permet d'ajouter ou de mettre à jour un groupe de types de tâche d'attribution. |
Relations et interactions
Workday propose un kit appelé Touchpoints Kit, qui rassemble plusieurs ressources pour vous aider à mieux comprendre les relations de configuration dans votre environnement client. Pour en savoir plus sur ce kit, visitez notre page Workday Touchpoints Kit sur le site Workday Community.