Exemple : définir les contrôles budgétaires d'une attribution pour le total de la subvention
Cet exemple décrit comment créer une structure de plan parent-enfant virtuel en haut d'un plan d'attribution existant pour implémenter le contrôle budgétaire de l'ensemble de la subvention.
Vous êtes spécialiste des contrats d'attribution pour l'attribution AWD-129 à Alma Mater University (USA). L'attribution est déjà associée à un plan de budget
AWD-129:Stem Innovation 01/07/2023 (version 0)
avec des lignes de plan qui :
- Établir un budget pour les dépenses dans des comptes/regroupements de comptes spécifiques contenant les worktags suivants :
- Centre de coûts : 4280 Natural Science
- Fonds : 02 Sponsored Program Fund
- Subvention : 129 SEM Initiatives
- Programme : 111 Science
- Total de 1 430 500 USD pour les trois exercices.
Vous voulez que le contrôle budgétaire :
- Affiche le statutAvertir (absence de budget)lorsqu'un montant de transaction entraîne un dépassement des dépenses totales du montant budgété pour l'ensemble de worktags et la période budgétaire spécifiques.
- Affiche le statutÉchec (budget insuffisant)lorsqu'un montant de transaction entraîne un dépassement du montant total des dépenses liées à la subvention par rapport au montant total du budget pendant toute la durée de la subvention.
Dans une structure de plan parent-enfant virtuel pour une attribution, :
- La structure de plan enfant correspond à la structure de plan du plan de l'attribution.
- Une structure de plan parent est une nouvelle structure de plan que vous créez en copiant la structure de plan enfant et en l'associant à la structure de plan enfant.
- Créez et approuvez l'attributionAWD-129 : STE Framework 01/07/2023 (version 0).
- Ajoutez l' étape d'actionContrôler le budgetaux processus de gestion des types de transaction que vous voulez contrôler lors de l'imputation sur des subventions. Exemple : pour contrôler le budget des écritures comptables imputées aux subventions, ajoutez l' étapeContrôler le budgetau processus de gestionÉvénement d'écriture comptable.
- Sécurité : domaineSet Up: Budget Generaldans le domaine fonctionnel Budgets.
- Accédez à l'ongletPlande l'attributionAWD-129: SEM Innovation 07/01/2023 (version 0). Si le contrôle budgétaire n'est pas activé, configurez-le et activez-le :
- Cliquez surModifier les options du contrôle budgétaireet sélectionnez les valeurs suivantes :Structure de planRécompenseUnité légaleAlma Mater University (USA)Nom du planAWD-129 : Structure SEM 01/07/2023 (version 0)
- Cliquez surOKet saisissez les valeurs suivantes :Activer le contrôle budgétaireSélectionnerOption du contrôle budgétaireAvertirpour que le contrôle budgétaire affiche uniquement un avertissement lorsque le montant des dépenses dépasse le montant de la ligne du plan.Date de l'évaluationDate du budgetCumul des périodes de contrôleCochez cette case, puis sélectionnez l'optionContrôle par période de saisie de l'attributionsi vous souhaitez ajouter le budget inutilisé à la période actuelle.
- Cliquez surOK, puissur Terminé.
- Cliquez surSoumettre le budget, puissur OK.
- Créez une structure de plan parent en copiant la structure de plan enfant :
- Dans l'ongletPland'attribution, localisez la structure du planAttributionet accédez au menu des actions associées pour sélectionner:Nom:Parent de l'attribution AWD-129Dans l'ongletDimensions de structure, supprimez les valeurs des champsPlan de comptesetType de compte.Dans la grilleDimension de structure, supprimez toutes les lignes à l'exceptionde SubventionetUnité légale.
- Cliquez surOK.
- Dans le menu des actions associées de la structure de planAward AWD-129 Parent, sélectionnez.Structure de plan enfant virtuel:Attribution
- Cliquez surOK.
- Créez un modèle de plan pour la structure de plan parent :
- Dans le menu des actions associées de la structure de planAward AWD-129 Parent, sélectionnez et sélectionnez les valeurs suivantes :ChampValeurStructure de planParent de l'attribution AWD-129Unité légaleAlma Mater University (USA)Nom du planAttribution du plan parent AWD-129Date de début01/07/2023Date de fin06/30/2026Plan associéAWD-129 : Structure SEM 01/07/2023 (version 0)
- Cliquez surOK.
- Activez le contrôle budgétaire pour le total de la subvention dans la structure de plan parent :
- Dans le menu des actions associées de la structure de planAward AWD-129 Parent, sélectionnez et saisissez les valeurs suivantes :Structure de planParent de l'attribution AWD-129Nom du planAttribution du plan parent AWD-129
- Cliquez surOKet sélectionnez les valeurs suivantes :Activer le contrôle budgétaireSélectionnerInclure les lignes d'écritures réservéesSélectionnerAutoriser la validation des transactions par carte de créditSélectionnerOption du contrôle budgétaireContrôler, pour que le contrôle budgétaire affiche le statutÉcheclorsque le montant des dépenses dépasse le budget total de la subvention.Date de l'évaluationDate du budgetCumul des périodes de contrôleCochez cette case, puis sélectionnez l'optionContrôle par période de saisie de l'attribution.Types de livre du contrôle budgétaireSélectionnezMontants réels,EngagementsetPré-engagements.
- Cliquez surOK, puissur Terminé.
Lorsque vous créez une transaction de dépense soumise au contrôle budgétaire (avec les worktags indiqués sur les lignes du plan, notamment Centre de coûts : 4280 Natural Science, Fonds : 02 Sponsored Program Fund, Subvention : 129 SEM Initiatives, Programme : 111 Science), et le Le montant de la transaction entraîne un dépassement du montant total de la dépense :
- Le budget de la ligne du plan mais pas le budget total des subventions de 1 430 500 USD, la tâcheRéviser le contrôle budgétaireaffiche le statutAvertissement (absence de budget)avec une ligne dans la grillePlan avec exceptionspour la structure de plan enfant (Attribution).
- Le budget de la ligne du plan ainsi que le budget total des subventions de 1 430 500 USD, la tâcheRéviser le contrôle budgétaireaffiche le statutÉchec (budget insuffisant)avec deux lignes dans la grillePlan avec exceptions, 1 pour la structure de plan enfant (Attribution) et 1 pour la structure de plan parent (Attribution AWD-129 Parent).