Créer une configuration de traitement des admissions

Administrator Guide

Configurer des entités universitaires pour un niveau. Permettre aux entités universitaires et aux niveaux universitaires d’accepter des étudiants et d’offrir des programmes d’études.

Configurez des questionnaires et des questions. Créez des questionnaires pour les établissements d’enseignement autodéclarés, les relevés de notes, les dérogations aux frais d’inscription et d’autres données que vous souhaitez recueillir auprès des candidats.

Si vous prévoyez facturer des frais d’admission, créez un élément de frais étudiants avec un

type

de frais d’admission
. Voir : Étapes : créer des éléments de frais étudiants.

Sécurité : domaine Set Up: Student Admissions Sites
dans le domaine fonctionnel Academic Foundation.

Les configurations des demandes d’admission vous permettent de personnaliser les renseignements que vous recueillez auprès des candidats lorsqu’ils postulent pour votre établissement sur le site de l’étudiant externe. Workday vous permet de configurer des demandes d’admission qui correspondent aux objectifs et aux exigences de votre établissement.

Vous pouvez définir :

Quelles informations sont obligatoires, facultatives ou non nécessaires.

Des étiquettes personnalisées et du texte d’aide pour personnaliser l’expérience du candidat et le guider tout au long de la candidature.

Accédez à la tâche

Créer une configuration d’application des admissions

Chaque section de cette tâche correspond à une page, ou à un ensemble de pages, dans la demande d’admission.

Effectuez la tâche :

Option	Description
Masquer la page Masquer la section Masquer toutes les pages de type [page type]	(Facultatif) Sélectionnez cette option pour exclure toute la section, la page ou l’ensemble de pages de l’application.
Étiquette de la page Étiquette de section	(Facultatif) Entrez un nom personnalisé qui sera utilisé au lieu du nom par défaut de la page ou de la section.
Page Description Description de la section	(Facultatif) Décrivez ce que les candidats doivent savoir à propos de la page ou de la section et ajoutez des renseignements qui les aident à la remplir.
Étiquette de remplacement	(Facultatif) Entrez un nom personnalisé à utiliser à la place du nom par défaut pour le champ.
Obligatoire	(Facultatif) Cochez la case pour obliger les candidats à remplir le champ. Au minimum, Workday exige des candidats qu’ils fournissent : Un nom légal. Une adresse, un courriel ou un numéro de téléphone. Une pièce d’identité nationale ou une date de naissance. Tous les autres champs dépendent de vous. Vous ne pouvez pas exiger de questions booléennes (oui ou non); celles-ci s’affichent sous forme de cases à cocher pour le postulant.
Valeurs d'invite pouvant être sélectionnées	(Facultatif) Sélectionnez des valeurs parmi lesquelles les candidats peuvent choisir. Si vous laissez ce champ vide, Workday affiche toutes les valeurs.
Valeur par défaut	(Facultatif) Sélectionnez une valeur à entrer automatiquement dans le champ. Si vous avez configuré d’autres valeurs d’invite pouvant être sélectionnées pour le champ, les candidats peuvent modifier cette valeur.
Masqué	(Facultatif) Sélectionnez cette option pour masquer le champ au postulant. Si vous masquez un champ associé à une valeur par défaut, Workday applique automatiquement la valeur par défaut à l’application.

Pour les pages de la candidature, tenez compte des éléments suivants :

Page	Description
Aperçu de l'application	Il s’agit de la page principale de la candidature à partir de laquelle les candidats peuvent : Accédez aux autres pages de l’application. Soumettez la candidature.
Renseignements personnels	Vous ne pouvez pas masquer la section Données biographiques , car Workday exige le champ Nom légal . Vous pouvez masquer les autres champs de cette section individuellement. Si vous masquez le champ Date de naissance , vous ne pouvez pas masquer le champ Identifiant national ni la section Nationalité , car Workday exige soit une date de naissance, soit un identifiant national. L’inverse est également vrai : si vous masquez le champ Identifiant national ou la section Nationalité , vous ne pouvez pas masquer le champ Date de naissance . Pour plus d’informations sur les valeurs d’invite pouvant être sélectionnées pour cette page, voir : Définissez les noms des travailleurs. Étapes : définir des valeurs par pays pour le sexe. Étapes : détails sur l’origine ethnique. Définissez les champs de renseignements personnels. Étapes : définir les données sur l’immigration des candidats. Référence : localisations des renseignements personnels.
Coordonnées	Cochez la case Obligatoire pour au moins 1 formulaire de contact.
Études	Les pages Études incluent : La page Historique universitaire , où les candidats peuvent fournir des renseignements sur les établissements d’enseignement qu’ils ont fréquentés. La page Relevé de notes, Justificatifs d’études et Historique de cours , où les candidats peuvent fournir des enregistrements de leur historique d’études. Des questionnaires pour les établissements d’enseignement autodéclarés et les relevés de notes. Dans cette section : Sélectionnez Information sur l’établissement obligatoire pour les candidats pour exiger que les candidats fournissent des renseignements sur au moins un établissement d’enseignement. Dans l'invite Questionnaire autodéclaré [questionnaire type] , sélectionnez des questionnaires pour recueillir des renseignements auprès des candidats lorsque leurs établissements d’enseignement ne sont pas répertoriés dans Workday. Lorsqu’un postulant indique que son établissement n’est pas répertorié, l’application ajoute des pages pour les questionnaires de relevé de notes et d’établissements d’enseignement pertinents. Lorsque vous sélectionnez Masquer toutes les pages des études , enregistrez la configuration, puis décochez la case, Workday n’affiche pas automatiquement la page Relevé de notes, Justificatifs d’études et Historique de cours . Vous devez décocher manuellement la case Masquer la page pour cette page. Pour en savoir plus sur les établissements d’enseignement dans Workday, voir Créer des établissements d’enseignement.
Recommandations	Si les recommandations font partie du processus d’admission de votre établissement, vous pouvez exiger des candidats qu’ils soumettent des renseignements sur les candidats qu’ils recommandent. Les candidats doivent fournir un nom et une adresse de courriel pour chaque recommandateur requis dans la demande d’admission. Dans le champ Explication de la renonciation à la vie privée , entrez le texte à afficher dans l’application concernant les politiques de confidentialité de votre institution. J’autorise la libération de mes dossiers s’affiche sous forme de case à cocher. Lorsque les candidats cochez cette case, ils donnent leur consentement pour que vous puissiez communiquer avec les répondants au sujet de leur candidature. Oui, je renonce à mon droit d’afficher les recommandations et Non, je ne renonce pas à mon droit d’afficher les recommandations qui s’affichent sous forme de boutons radio qui répondent à la question Permettez-vous de renoncer à votre droit de consulter vos recommandations? Vous pouvez permettre aux candidats de soumettre jusqu’à 5 recommandateurs. Pour configurer moins de cinq répondants, masquez les rangées dont vous n’avez pas besoin. Workday recommande que tous les répondants que vous ne masquez pas soient obligatoires. Le processus de gestion Événement d’évaluation des admissions exige que toutes les recommandations, qu’elles soient obligatoires ou facultatives dans la candidature, soient terminées avant que celle-ci puisse être lancée.
Questions supplémentaires	Ajoutez des questionnaires pour recueillir des renseignements qui ne sont entrés dans aucune autre partie de l’application.
Détails de la candidature	Sur cette page, les candidats peuvent fournir des renseignements sur le statut de chargement souhaité, le mode d’apprentissage et sur leur intérêt pour d’autres programmes, les dates de début prévues ou les emplacements.
Frais d'inscription	Dans la section Comment désirez-vous payer vos frais d’inscription? champ, indiquez si vous souhaitez prendre en charge les frais d’inscription uniquement ou à la fois les frais d’inscription et les renonciations. Si vous ne prévoyez pas de facturer des frais d’inscription, vous pouvez masquer les pages des frais d’inscription au lieu de configurer uniquement les renonciations. Si vous sélectionnez uniquement des renonciations, tous les candidats doivent remplir le questionnaire pour les renonciations. Si l’application prend en charge les renonciations, sélectionnez : (Facultatif) Les motifs d’exclusion pour enregistrer les raisons pour lesquelles les candidats renoncent aux frais. Un questionnaire de dérogation à remplir par les candidats. Tous les candidats qui demandent une renonciation reçoivent le même questionnaire, quel que soit le motif de renonciation. Dans la grille Configuration de paiement pour les frais d’imputation , ajoutez une rangée pour chaque frais associé à l’imputation. Vous pouvez sélectionner des éléments de frais étudiants avec un type de frais d’inscription . Le montant du paiement est en USD. Si un postulant ne répond aux critères d’aucune rangée, il peut continuer sans payer de frais de candidature. Si tous les candidats doivent payer des frais d’inscription, pensez à ajouter une rangée avec uniquement un élément de frais étudiants et un montant de paiement pour saisir les candidats qui ne répondent pas aux critères d’autres rangées. En cas de problèmes avec l’intégration des paiements liés aux frais de candidature, Workday demande aux candidats de cocher une case pour soumettre la candidature sans payer les frais de la candidature. Dans le champ Message d’erreur de paiement , écrivez un message significatif pour les candidats en cas d’erreur. Voir : Étapes : définir les demandes d’admission.
Étudier la candidature	Communiquez les modalités que les candidats acceptent en soumettant la candidature.

Vous pouvez affecter la configuration de l’application d’admissions à une politique pour une entité universitaire et un niveau ou un programme d’études.

Lorsque les candidats commencent une nouvelle candidature, ils doivent préciser les détails suivants avant d’arrivée à la page

Aperçu de la candidature

Niveau universitaire

Type de postulant

Programme d'études

Début prévu

Emplacement du campus

Après avoir démarré une candidature, les candidats peuvent voir ces détails à l’Accueil du postulant. Ils ne peuvent modifier aucun de ces détails d’une candidature existante, mais ils peuvent créer de nouvelles candidatures avec des détails différents.

Configurez le processus de gestion Student Application Configuration Policy Event
et la politique de sécurité rattachée dans le domaine fonctionnel Recruiting and Admissions.

Accédez à la tâche

Mettre à jour une politique de configuration des demandes d’admission

pour associer l’application que vous avez configurée à l’entité universitaire, au niveau universitaire ou au programme d’études pour lequel vous souhaitez accepter les demandes d’admission.

Niveau suivant : comprendre l’application des demandes d’admission en ligne