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Dernière mise à jour : 2023-09-22
Créer des calendriers d’ajustement de frais

Créer des calendriers d’ajustement de frais

  • Créez des groupes pour les calendriers d’ajustement des frais.
  • Sécurité : domaine
    Set Up: Student Charges
     dans le domaine fonctionnel Student Financials.
Vous pouvez utiliser les calendriers d’ajustement des frais pour préciser comment calculer au prorata les frais remboursables pour les inscriptions abandonnées ou retirées. Vous pouvez également spécifier différents taux de calcul au prorata pour les inscriptions qui :
  • Des étudiants ou des administrateurs se désinscrivent ou se retirent.
  • Inclure les changements de statut du programme d’études ou les retraits, tels que les absences ou les retraits institutionnels.
Lorsqu’un frais est toujours entièrement remboursable ou non remboursable, vous pouvez le configurer directement dans l’élément de frais au lieu de créer des calendriers d’ajustement de frais pour celui-ci.
Dans Workday, les calendriers d’ajustement de frais sont associés à des périodes universitaires précises, ce qui vous donne la possibilité de définir des calendriers distincts lorsque les périodes universitaires ajustent les frais différemment. Exemple : les frais pendant la période été ont des pourcentages de remboursement différents de ceux des trimestres d’automne ou de été.
Vous pouvez créer des calendriers d’ajustement de frais pour une année universitaire à la fois.
  1. Accédez à la tâche
    Créer une planification d’ajustement de frais pour une année universitaire
     .
  2. Dans le champ
    Périodes universitaires
     , sélectionnez une ou plusieurs périodes universitaires auxquelles le calendrier d’ajustements de frais s’applique.
  3. Dans le champ
    Planifier la base
     , sélectionnez une méthode de calcul du nombre de jours ou de réunions de classe.
    Pour la tâche, tenez compte des éléments suivants :
    Option Description
    Jours civils
    Sélectionnez cette option pour inclure tous les jours civils, y compris les jours fériés et les fins de semaine.
    Jours d'enseignement
    Sélectionnez cette option pour inclure les jours civils, à l’exception des jours fériés. Pour inclure les jours de fin de semaine, vous devez cocher une des cases ou les deux cases
    Inclure le samedi
    ou
    Inclure le dimanche
     .
    Les calendriers d’ajustement des frais prennent en compte tout événement figurant dans votre calendrier des jours fériés comme un événement qui dure toute la journée, qu’il soit défini ou non comme un événement qui dure toute la journée.
    Réunions de classe
    Sélectionnez pour le dénombrement le nombre de réunions de cours. Workday évalue le modèle de réunion d’un cours et le renvoie aux jours non chargés du calendrier universitaire.
  4. Lorsque vous sélectionnez
    Jours civils
     ou
    Jours d'enseignement
     comme base de planification, vous devez également sélectionner un
    pivot de calendrier d'ajustement des frais
    .
    Le pivot détermine quand la planification commence à compter les jours. Calendriers pour les éléments de frais :
    • Les sociétés affectées à des entités universitaires ou à des programmes d'études doivent utiliser une référence pour les dates de début de périodes universitaires. La gestion financière étudiante n’utilise pas de dates standard pour les ajustements de frais.
    • Utilisés dans les frais de cours et les frais fondés sur l’inscription, des calendriers fondés sur n’importe quel point de référence peuvent être utilisés.
  5. Ajoutez une rangée pour chaque plage de temps avec un pourcentage de remboursement différent.
    Toute désinscription ou tout retrait au-delà de la plage de temps finale entraîne automatiquement des remboursements de zéro %.
    Pour la tâche, tenez compte des éléments suivants :
    Option Description
    Évaluer par durée de cours
    Sélectionnez cette option pour utiliser les valeurs
    Durée de la formation en jours/Régions
     pour vos calculs d’ajustement de frais.
    Durée du cours en jours/Régles
    Lorsque vous cochez la case
    Évaluer en fonction de la durée du cours
     , Workday utilise vos entrées pour les ajustements de frais.
    Dans la journée/Rémunération
    Entrez le nombre de jours ou de réunions pendant lesquels Workday applique le pourcentage de remboursement indiqué.
    Pour les jours civils ou les jours d’enseignement, vous pouvez entrer :
    • Zéro pour indiquer le premier jour du pivot.
    • Nombres négatifs pour les jours avant la date de référence.
    Pour les réunions de classe, vous pouvez entrer :
    • Zéro pour indiquer la veille de la première réunion
    • 1 pour indiquer le jour de la première réunion.
    Le nombre comprend toute la journée. Exemple : Elizabeth et Tony se sont inscrits pour une classe qui se joint à midi. Betty abandonne le cours le lendemain de la première réunion, et Tony abandonne le cours le soir, après avoir assisté à la première réunion. Les deux étudiants reçoivent le même pourcentage de remboursement.
    Pourcentage de remboursement
    Entrez le pourcentage de remboursement pour les étudiants qui abandonnent leur inscription au cours de cette plage de temps.
    Pourcentage de remboursement lié à un retrait
    Entrez le pourcentage de remboursement pour les inscriptions qui sont retirées au cours de cette plage de temps en raison de changements de statut du programme d'études. Ces changements de statut incluent les absences, le retrait institutionnel, la suspension ou le congédiement.
  6. (Facultatif) Cliquez sur
    Ajouter
     pour créer d’autres calendriers d’ajustement de frais pour l’année universitaire.
    Exemple : si la période d’été a un calendrier d’ajustement des frais différent de celui des trimestres d’automne et de été, créez un calendrier distinct pour la période d’été.
Workday utilise le calendrier d’ajustement des frais provenant des sources suivantes :
  • La période universitaire de l’inscription aux cours pour calculer les frais au prorata.
  • Groupe de calendrier d’ajustement des frais de l’élément de frais.
Vous pouvez utiliser le rapport
Rechercher des calendriers d’ajustement de frais par groupe
 pour afficher les calendriers.
À l’Université Alma Mater, les étudiants qui partent en congé, se retirent de l’établissement scolaire, sont interrompus ou sont congédiés :
  • Avant le début de la période universitaire, recevez un remboursement complet.
  • Après le début de la période universitaire, ne reçoivent aucun remboursement lorsque le statut de son programme d’études change.
Étudiants qui :
  • Se désinscrire d’un cours avant le début de la période universitaire et recevoir un remboursement complet.
  • Se désinscrire ou se retirer d’une classe après le début de la période universitaire, être remboursé selon un calendrier calculé au prorata.
Pour tenir compte de cette politique, vous créez le calendrier d’ajustement de frais suivant :
Base de planification
:
Jours civils
Ancre de planification d'ajustement de frais
:
Date de début de la période universitaire
Dans la journée/Rémunération
Pourcentage de remboursement
Pourcentage de remboursement lié à un retrait
-1
100
100
0
90
0
11
80
0
21
70
0
100
25
0