Étapes : calculer au prorata les frais étudiants pour les candidatures abandonnées et les retraits

Vous pouvez calculer au prorata :

Les frais de cours et les frais fondés sur l’inscription en fonction de la date à laquelle un étudiant se désinscrit ou se retire de son inscription. Exemple : les étudiants reçoivent des remboursements complets s’ils abandonnent un cours avant son début, mais ne peuvent recevoir des remboursements partiels qu’une fois le cours commencé.

Frais lorsque les étudiants abandonnent ou retirent leurs inscriptions en raison de changements de statut pour le programme d’études. Ces changements de statut peuvent inclure des absences ou des retraits institutionnels.

Les calendriers d'ajustement de frais ne s'appliquent pas aux affectations d'éléments de frais.

Accédez à la tâche

Créer un groupe de calendriers d’ajustement de frais

Créez des groupes pour désigner les calendriers d’ajustement de frais associés. Exemple : créez un groupe pour les calendriers universitaires ayant des périodes universitaires standard, et un autre groupe pour les calendriers universitaires ayant des périodes universitaires non standard.

Sécurité : domaine Set Up: Student Charges
dans le domaine fonctionnel Student Financials.

Créer des calendriers d’ajustement de frais.

Affectez à l’élément de frais un groupe pour les calendriers d’ajustement de frais. Lorsqu’un frais est toujours entièrement remboursable ou non remboursable, vous pouvez sélectionner ces options au lieu d’affecter un calendrier d’ajustement des frais.

Voir Étapes : créer des éléments de frais étudiants.

(Facultatif) Définir les politiques de période de nettoyage des étudiants.

Empêcher Workday d’inscrire des frais calculés au prorata lorsque des inscriptions abandonnées ou retirées sont lavées avec de nouvelles inscriptions.

Lorsqu’un étudiant se désinscrit ou se retire d’une inscription, Workday affiche :

Une contrepassation pour les frais initiaux.

Des nouveaux frais calculés au prorata. Ces frais calculés au prorata suivent le calendrier d’ajustement des frais dans le groupe d’évaluation des frais pour l’élément de frais.

Une fois que vous avez configuré une politique de période de purge et que l’enregistrement abandonné est lavé avec une nouvelle inscription, Workday :

Inscrit une contrepassation pour les frais initiaux.

N’inscrit pas de frais calculés au prorata.

Devin s’est inscrit à un cours qui coûte 400 USD, puis a abandonné la classe 25 jours dans le semestre. Selon le calendrier d’ajustement des frais du cours, Devin devrait recevoir un remboursement de 25 %. Workday annule les frais de 400 USD et inscrit les frais de 300 USD au prorata dans le compte financier, ce qui donne à Devin un remboursement de 100 USD.