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Administrator Guide
Dernière mise à jour : 2024-09-20
Créer des calendriers d’évaluation des frais

Créer des calendriers d’évaluation des frais

Sécurité : domaine
Manage: Student Charge Processing
 dans le domaine fonctionnel Student Financials.
Vous pouvez créer des calendriers d’évaluation des frais pour contrôler le moment où Workday évalue les frais pour différents groupes d’étudiants. Les calendriers d’évaluation des frais définissent la plage de temps pendant laquelle les étudiants peuvent faire évaluer ou mettre à jour les frais tous les jours pour une période universitaire.
Exemple : les étudiants de premier cycle peuvent commencer à recevoir des frais pour la période universitaire à venir jusqu’à deux mois avant le début de la période universitaire. Toutefois, les étudiants suivant des cours au cours d’une période non standard devraient commencer à recevoir des frais plus proche du début de la période universitaire. Vous pouvez créer des calendriers d’évaluation des frais distincts pour les cours de premier cycle et les cours à une période non standard. Ces calendriers distincts peuvent vous assurer que vous ne facturez pas par inadvertance des étudiants dans des cours à une période non standard.
  1. Accédez à la tâche
    Créer un calendrier d’évaluation des frais
     .
  2. Définissez les champs
    Date de début
     et
    Date de fin
     pour lesquels Workday évalue les frais tous les jours.
    Si votre établissement affiche des frais en attente, Workday recommande de sélectionner une date de début qui est au moins un jour avant le début de la période d’inscription.
  3. Précisez la population d’étudiants à qui appliquer cette évaluation des frais dans la section
    Critères de sélection des étudiants
     .
  4. (Facultatif) Indiquez la population d’étudiants à exclure du calendrier d’évaluation des frais.
    Pour la section
    Critères supplémentaires
     , tenez compte des éléments suivants :
    Option Description
    Exclure les étudiants retournés par ce calcul
    Sélectionnez un calcul d’admissibilité qui renvoie
    Vrai
     pour les étudiants que vous souhaitez exclure du calendrier d’évaluation des frais.
    Exclure les étudiants de ces programmes d'études
    Sélectionnez un ou plusieurs programmes d’études lorsque vous souhaitez exclure des étudiants du calendrier d’évaluation des frais.
    Cette option est disponible lorsque vous sélectionnez une population étudiante en fonction d’une entité universitaire.
  5. Pour la section
    Critères de la période universitaire
     , tenez compte des éléments suivants :
    Option Description
    Période universitaire
    Sélectionnez un ou plusieurs dettes pour les frais à établir.
    Inscrit à des cours
    (Facultatif) Pour que les frais soient évalués, les étudiants doivent être inscrits à au moins une unité dans la période universitaire sélectionnée.
    Lorsque vous sélectionnez plusieurs périodes universitaires, Workday évalue uniquement les frais pour les périodes universitaires dans lesquelles les étudiants se sont inscrits.
Au cours de la fenêtre d’évaluation, Workday évalue les frais étudiants pendant la tâche
Affecter des frais étudiants
 de nuit, lorsqu’ils sont à la fois :
  • Admissible à une évaluation.
  • Avoir une réaction de gestion financière étudiante non traitée.
Pour vous assurer que la tâche
Affecter des frais étudiants
 s’exécute, configurez soit la
tâche Mettre à jour des affectations d’éléments de frais étudiants
 , soit la tâche
Mettre à jour des affectations de frais fondées sur l’inscription des étudiants
 , ou les deux, ainsi que les calculs des dérogations et l’admissibilité à l’élément d’exonération. Assurez-vous également que la période universitaire pour laquelle vous affectez des frais et des renonciations a un calendrier d’évaluation des frais actif.
Lorsque vous devez évaluer un compte d’étudiant avant le travail de nuit, sélectionnez le bouton
Actualiser le compte
 dans le groupe de profil Student Financials.
Si vous ne créez pas de calendrier d’évaluation des frais, Workday n’évalue aucune période universitaire dans le cadre de l’orchestration des tâches de nuit, et votre administrateur ne verra pas le bouton
Actualiser le compte
 .