Enregistrer et imputer des paiements d'organismes subventionnaires pour étudiants
- Créez une ou plusieurs factures pour le contrat d’organisme subventionnaire pour étudiants.
- Configurez le processus de gestionÉvénement d’imputation de paiement d’organisme subventionnaire pour étudiantsdans le domaine fonctionnel Student Financials. Voir Étapes : configurer des définitions de processus de gestion.
Les organismes subventionnaires pour étudiants vous envoient généralement des paiements après que vous leur avez facturé les fonds que vous avez décaissés aux étudiants en leur nom. Vous pouvez enregistrer les paiements d’organismes subventionnaires dans Workday et les imputer aux factures que vous avez générées pour les contrats d’organismes subventionnaires pour étudiants.
- Accédez à la tâcheRecord Student Sponsor Payment.
- Pour la sectionInformation sur le dépôt, tenez compte des éléments suivants :
Option Description Créer un dépôt(Facultatif) Sélectionnez cette option pour déposer le paiement dans un compte bancaire.Exemple : l’organisme subventionnaire a transféré le paiement directement sur votre compte bancaire. Dans ce cas, vous n’avez pas besoin de créer un dépôt d’organisme subventionnaire distinct pour comptabiliser la trésorerie.Utilisez la tâcheCréer un dépôt d’étudiantpour déposer le paiement plus tard.Référence du dépôt(Facultatif) Entrez une référence pour désigner ce dépôt lors du rapprochement. - Pour imputer le paiement :
- À présent, cliquez surEnregistrer et imputer le paiement.
- Plus tard, cliquez surEnregistrer le paiement.
- Sélectionnez lecontrat d’organisme subventionnaire pour étudiantsauquel imputer le paiement.
- Sélectionnez les lignes de facture auxquelles imputer le paiement et précisez lemontant à payer.Lorsque vous avez un trop-perçu et que la case à cocherRembourser un trop-perçu lié à un organisme subventionnaire pour étudiants à un étudiantdans le contrat d’organisme subventionnaire pour étudiants est :
- Sélectionnée, modifiez leMontant à payerpour porter leMontant restant à imputerà zéro. Vous pouvez rembourser le trop-perçu à l’étudiant plus tard.
- Désélectionnée, entrez lemontant à porter au crédit du comptepour porter lemontant restant à imputerà zéro. Vous pouvez plus tard :
- Remboursez ce montant à l’organisme subventionnaire pour étudiants.
- Appliquez ce montant aux factures pour un autre contrat d’organisme subventionnaire pour étudiants, ayant le même organisme subventionnaire et la configurationRembourser les trop-perçus d’organismes subventionnaires pour étudiants sur des étudiants.
Lorsque vous avez enregistré, imputé et déposé le paiement, Workday génère la comptabilité des transactions.
Quand vous avez :
- Enregistré le paiement sans l’imputer, accédez à la tâche Imputerun paiement d’organisme subventionnaire pour étudiantspour l’imputer.
- Enregistré ou imputé le paiement sans le déposer, accédez à la tâcheCréer un dépôt de paiement d’étudiantpour le déposer et générer la comptabilité du dépôt.
Lorsque vous avez un trop-perçu :
- Rembourser les trop-perçus aux étudiants ou aux organismes subventionnaires pour étudiants.
- Pour imputer à une autre facture pour des contrats d’organismes subventionnaires pour étudiants, sélectionnez à partir du menu d’actions connexes du paiement d’organisme subventionnaire pour étudiants.Les contrats d’organismes subventionnaires pour étudiants doivent avoir le même organisme subventionnaire et la même configurationconcernant le remboursement de trop-perçu lié à un organisme subventionnaire pour étudiants.