Éléments à prendre en compte pour la définition : demandes d’approvisionnement
Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la définition et de l’utilisation de demandes d’approvisionnement. Elle explique :
- Les raisons pour lesquelles cette définition est utile.
- Comment cette définition s’intègre dans Workday.
- Les répercussions en aval et les interactions entre les produits.
- Les exigences en matière de sécurité et la configuration des processus de gestion.
- Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant la mise en œuvre.
Consultez les instructions détaillées des tâches pour en savoir plus sur la configuration.
De quoi s’agit-il?
Les demandes d’approvisionnement permettent aux travailleurs de demander des biens, des services ou des travailleurs auxiliaires pour eux-mêmes ou au nom d’autres travailleurs.
Avantages pour l’entreprise
Les demandes d’approvisionnement Workday vous permettent de :
- Gérer efficacement le flux d’information, les politiques d’organisation et les processus de gestion afin de contrôler et de surveiller étroitement les dépenses de la société.
- Configurer, personnaliser et déployer pour les utilisateurs une expérience de type achat en ligne simple et familière.
- Configurer des types et des modèles de demandes d’approvisionnement pour faciliter et accélérer le processus de demande, et en simplifier la gestion.
- Définir des processus de chaîne d’approvisionnement propres aux produits de soins de santé afin de pouvoir payer pour les biens en consignation utilisés tout en réapprovisionnant les stocks en consignation.
- Limiter les achats de biens et de services par groupe de sécurité.
Cas d’utilisation
- Vous personnalisez la sécurité segmentée pour limiter l’accès aux biens et services à des groupes de travailleurs autorisés.
- Vous définissez différents types de demandes d’approvisionnement pour différentes utilisations. Exemple : demandes de réapprovisionnement de type Facturer seulement, de réapprovisionnement des stocks et de réapprovisionnement Par Level.
- Vous utilisez des modèles de demandes d’approvisionnement pour les articles couramment demandés. Exemple : articles essentiels dont les nouveaux employés ont besoin pour commencer à travailler.
Questions à se poser
Questions | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Comment contrôlez-vous les utilisateurs ayant accès aux biens, aux services et aux travailleurs auxiliaires? | À l’aide de la sécurité segmentée, vous pouvez :
Vous pouvez définir des rôles individuels en tant qu’acheteur attitré. Exemple : vous créez un rôle d’acheteur pour les gestionnaires de centre de coûts qui peuvent effectuer des demandes de biens, de services et de travailleurs auxiliaires pour leur service. Vous pouvez également limiter la possibilité pour les utilisateurs de consulter l’information sur les transactions opérationnelles et de générer des rapports connexes à l’aide de rôles fondés sur l’organisation. |
Comment voulez-vous déterminer les renseignements que les utilisateurs peuvent ou ne peuvent pas voir lorsqu’ils soumettent des demandes d’approvisionnement? | Vous pouvez déterminer les renseignements que les utilisateurs peuvent afficher dans les demandes d’approvisionnement selon leurs configurations de sécurité et leurs affectations de rôles. Exemple : vous permettez aux gestionnaires du service informatique – mais pas à ceux des centres de coûts – d’accéder à un catalogue externe pour effectuer des demandes d’approvisionnement. |
Comment voulez-vous organiser et simplifier le processus de demande d’approvisionnement? | Vous pouvez classer les demandes d’approvisionnement par types. Exemple : vous mettez en correspondance un type de demande d’approvisionnement avec un type de bon de commande, ou vous réservez un type de demande d’approvisionnement au réapprovisionnement des stocks.
Vous pouvez également grouper des biens et des services afin de créer des modèles de demande d’approvisionnement. Vous pouvez permettre aux utilisateurs de remplir leur panier d’achat à partir de diverses sources parmi les suivantes :
|
Comment voulez-vous traiter les demandes d’approvisionnement de facturation seulement? | Vous pouvez utiliser les demandes d’approvisionnement de type Facturer seulement pour payer les produits de soins de santé après leur utilisation. De cette façon, vous évitez des niveaux de stock imprévisibles et pouvez effectuer le suivi des produits pour rester à l’affût des rappels ou des dates d’expiration.
Vous pouvez configurer les types de demandes d’approvisionnement pour :
|
Comment voulez-vous personnaliser vos tâches relatives aux demandes d’approvisionnement? | Workday vous permet de personnaliser considérablement le processus de demande d’approvisionnement. Vous pouvez ainsi masquer des champs ou rendre des champs facultatifs obligatoires dans les tâches et les rapports de demandes d’approvisionnement.
Vous pouvez définir un ou plusieurs objets personnalisés dans les demandes d’approvisionnement et les lignes de demande d’approvisionnement, ce qui vous permet d’ajouter des renseignements supplémentaires en fonction de vos besoins. |
Comment voulez-vous aider les utilisateurs à naviguer dans le processus de demande d’approvisionnement? | Vous pouvez :
Si vous n’effectuez aucune action, le texte d’aide existant ne s’affichera pas dans les demandes d’approvisionnement. Les demandeurs peuvent également utiliser Workday Assistant, Workday for Slack et Workday for Microsoft Teams pour vérifier le statut des demandes d’achat ainsi que le statut et les détails importants des factures de fournisseurs connexes. |
Comment consolidez-vous les demandes d’approvisionnement pour les associer à des bons de commande? | Pour réduire le nombre de documents que les acheteurs et les fournisseurs doivent gérer, vous pouvez consolider les demandes d’approvisionnement avec contrats multifournisseurs pour les associer à un seul bon de commande.
Vous pouvez également sourcer des demandes d’approvisionnement à partir de bons de commande existants. |
Quels frais supplémentaires voulez-vous que les utilisateurs puissent indiquer dans les demandes d’approvisionnement? | Vous pouvez utiliser les options d’approvisionnement de la société pour permettre aux utilisateurs de préciser le montant total estimatif du fret et des frais divers dans les documents de demande d’approvisionnement. |
Recommandations
- Ajoutez le workletde demandes d’approvisionnementà votre page d’accueil.
- En ce qui a trait aux accès à un catalogue externe, collaborez avec vos fournisseurs pour mapper les codes de classification UNSPSC des produits et services aux catégories de dépenses.
- Rappelez aux utilisateurs de vérifier et de mettre à jour les prix avant d’utiliser les demandes créées à partir de modèles ou copiées à partir de demandes précédentes.
- Définissez les normes cXML pour les bons de commande et les factures de fournisseurs afin que Workday puisse communiquer avec les sites Web de fournisseurs externes.
Exigences
Aucune incidence.
Limites
- Vous ne pouvez pas inclure d’articles provenant d’un catalogue externe dans des modèles ou des copies de demandes d’approvisionnement.
- Vous devez mettre à jour manuellement les changements de prix effectués par les fournisseurs lorsque vous créez des modèles et des copies de demandes d’approvisionnement existantes.
- Vous ne pouvez pas effectuer de fractionnements de ligne dans des demandes d'approvisionnement sourcées à partir d'une demande de stock.
Configuration du locataire
Vous pouvez configurer votre locataire pour :
- Ajouter de l’information sur l’acte dans les demandes d’approvisionnement de facturation seulement.
- Consolider les demandes d’approvisionnement qui contiennent différents contrats de fournisseurs pour les associer à un seul bon de commande.
- Créer des règles de sourçage pour les demandes d’approvisionnement.
- Prendre en charge les pièces jointes et les catégories de pièces jointes dans les demandes d’approvisionnement.
- Remplacer des articles Web par des articles d’achat associés lors de l’approvisionnement automatique ou manuel des demandes d’approvisionnement par rapport aux bons de commande.
Sécurité
Configurez les domaines de sécurité ci-dessous dans le domaine fonctionnel Procurement :
Domaine | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Process: Requisition – Close
| Permet de fermer les demandes d’approvisionnement et les modèles de demandes d’approvisionnement. |
Process: Requisition - Create/Edit
| Permet de créer et de modifier des demandes d’approvisionnement. Vous pouvez également accéder au worklet de demande d’approvisionnement pour créer des demandes d’approvisionnement. |
Process: Requisition – View
| Permet d’afficher les demandes d’approvisionnement. |
Process: Shared Requisition Template
| Permet de traiter les modèles de demandes d’approvisionnement partagés et d’afficher les rapports connexes. |
Self-Service: Requisition
| Permet l’accès en libre-service pour traiter les demandes d’approvisionnement et afficher les rapports connexes. Vous pouvez également accéder au worklet de demande d’approvisionnement pour créer et afficher des demandes d’approvisionnement. |
Self-Service: Requisition Template
| Permet l’accès en libre-service pour traiter les modèles de demande d’approvisionnement et afficher les rapports connexes. |
Process: Shared Requisition Template - View
| Permet aux autorisations de sécurité de domaine d'afficher les modèles de demandes d'approvisionnement en libre-service et partagés, ainsi que les rapports associés.
Pour gérer la sécurité des modèles partagés, vous devez choisir d'utiliser la fonction Activer les mises à jour de la sécurité des modèles de demandes d'approvisionnement. |
Utilisez le domaine
Integration Build
dans le domaine fonctionnel Integration pour permettre aux utilisateurs de soumettre des bons de commande à un fournisseur en fonction de demandes d’approvisionnement.Processus de gestion
Processus de gestion | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Événement de demande d’approvisionnement
| À utiliser pour les approbations de demandes d’approvisionnement. Vous pouvez :
Pour créer et soumettre des demandes d’approvisionnement, vous devez également activer l’étape de lancement Passer la commande (REST) dans le processus de gestion. |
Événement de sourçage d’une demande d’approvisionnement
| Configurez le processus de gestion Événement de sourçage d’une demande d’approvisionnement pour contrôler l’approvisionnement en biens, en services et en travailleurs auxiliaires. |
Changer en masse un travailleur sur un document d'approvisionnement
| À utiliser pour acheminer les changements de demandeurs de demandes d’approvisionnement et les changements d’acheteurs de bons de commande aux fins d’approbation. |
Production de rapports
Rapport | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Rechercher des demandes d’approvisionnement
Mes demandes d’approvisionnement | Utilisez les rapports suivants pour :
Si vous choisissez d’utiliser la fonction Unification des demandes d’approvisionnement à partir du rapport Mettre à jour les choix d’utilisation de fonctions , nous vous dirigeons vers le worklet Mes demandes
d’approvisionnement pour simplifier le processus de demande d’approvisionnement. Voir Concept : worklet de demandes d’approvisionnement. |
Modèles de worktags pour des demandes d’approvisionnement
| Utilisez ce rapport pour afficher et modifier des modèles de worktags. |
Modèles de demandes d'approvisionnement
| Utilisez ce rapport pour :
|
Vous pouvez utiliser les sources de données de rapport indexées ci-dessous pour créer des rapports personnalisés :
- Requisition Lines and Line Splits for Company.
- Requisition Lines and Line Splits for Worker.
Intégrations
Workday fournit les types de modèles d’intégration suivants :
- Modèle générique pour fournisseurs personnalisés
- Modèles préconfigurés, destinés aux fournisseurs dans le catalogue Workday
En plus de la configuration de l’intégration, effectuez la configuration des tâches ci-dessous pour chaque fournisseur :
- Mettre à jour des liens vers les sites Web de fournisseurs
- Mettre à jour des détails externes du panier
Connexions et interactions
La fonctionnalité de demande d’approvisionnement interagit avec les fonctions Workday suivantes :
Fonctions | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Gestion des stocks | Vous pouvez exécuter le cycle allant de la demande jusqu’au paiement et :
|
Comptes de fournisseurs | Vous pouvez créer et planifier des bons de commande, consigner des heures pour les travailleurs auxiliaires et générer des factures de fournisseurs. |
Contrats de fournisseurs | Vous pouvez autoriser l’attribution des demandes de prix aux fournisseurs retenus, et configurer et traiter les bons de commande inscrits au calendrier. |
Fournisseurs externes | Vous pouvez définir et gérer les fournisseurs pour obtenir des biens, des services et des travailleurs auxiliaires à partir de vos processus de demande d’approvisionnement. |
Comptabilité générale | Vous pouvez créer des charges à payer pour des réceptions à partir de réceptions, de factures de fournisseurs et de bons de commande de facturation seulement pour des biens et services ayant été approuvés et n’ayant pas été facturés. |
Données bancaires et règlement | Vous pouvez vérifier les transactions effectuées par carte d’approvisionnement. |
Actifs de l’entreprise | Vous pouvez effectuer le suivi des actifs acquis par votre société au moyen du processus d’approvisionnement. Vous pouvez :
|
Workday offre la trousse Touchpoints Kit, qui contient des ressources pour vous aider à comprendre les relations de configuration dans l’ensemble de votre locataire. Pour en savoir plus sur la trousse Workday Touchpoints Kit, visitez le site Workday Community.