Référence : options d’approvisionnement de la société

Administrator Guide

Paramétrage général

Paramétrage général	Description
Type de code de marchandise	Sélectionnez cette option pour charger un type de code de marchandise par défaut dans les transactions de dépenses lorsque vous commandez l’article de catalogue ou l’article d’achat connexe. Lorsque vous configurez plusieurs types de codes de marchandise pour des articles et que vous ne sélectionnez pas de valeur par défaut à partir de cette invite, il se peut que le chargement des types de codes de marchandise dans Workday ne soit pas uniforme.

Description

Type de code de marchandise

Sélectionnez cette option pour charger un type de code de marchandise par défaut dans les transactions de dépenses lorsque vous commandez l’article de catalogue ou l’article d’achat connexe.

Lorsque vous configurez plusieurs types de codes de marchandise pour des articles et que vous ne sélectionnez pas de valeur par défaut à partir de cette invite, il se peut que le chargement des types de codes de marchandise dans Workday ne soit pas uniforme.

Valeurs par défaut d'expédition et de facturation

Contact destinataire	Workday utilise par défaut la valeur que vous entrez dans le bon de commande autonome. Si vous créez le bon de commande à partir d’une demande d’approvisionnement, Workday utilise le contact destinataire indiqué dans la demande d’approvisionnement. Le contact doit être un travailleur dans Workday. Si vous ne configurez pas cette option, le contact destinataire est attribué par défaut au demandeur de la demande d’approvisionnement.
Contact de facturation	Workday utilise par défaut la valeur du contact de facturation que vous entrez pour la société dans la tâche Modifier les options d’approvisionnement d’une société . Le contact doit être un travailleur dans Workday. Pour les bons de commande automatiquement sourcés à partir d’une demande d’approvisionnement, Workday charge le contact de facturation dans l’ordre suivant : Valeur par défaut de la société Acheteur indiqué dans le contrat Acheteur selon la règle de sourçage pour acheteurs Utilisateur actuel Pour les bons de commande ad hoc, le contact de facturation sera vide si vous ne configurez pas cette option.
Modalités d’expédition	Workday utilise par défaut la valeur que vous entrez dans le bon de commande autonome et dans tout bon de commande que vous créez à partir d’une demande d’approvisionnement. Une fois configurée, cette option s’applique par défaut à tous les documents d’approvisionnement.
Mode d’expédition	Workday utilise par défaut la valeur que vous entrez dans le bon de commande autonome et dans tout bon de commande que vous créez à partir d’une demande d’approvisionnement. Une fois configurée, cette option s’applique par défaut à tous les documents d’approvisionnement.
Emplacement de destination par défaut	Workday charge la valeur que vous entrez dans le bon de commande autonome. Si vous créez un bon de commande à partir d’une demande d’approvisionnement, Workday utilise la destination par défaut de la demande d’approvisionnement ou la valeur par défaut à partir des éléments suivants : Valeur de l’entité demandeuse lorsqu’un emplacement de destination existe pour l’entité demandeuse. Valeur persistante dans le document. Emplacement de destination à partir de l’emplacement de livraison par défaut. Lieu de gestion des stocks faisant l’objet de la demande d’approvisionnement. Emplacement Par Level. Travailleur qui fait la demande. Options liées à la société pour l’approvisionnement. Adresse de la société avec une utilisation Expédition dans la tâche Modifier les coordonnées d’une société . Avant de pouvoir sélectionner un objet Emplacement à titre d’emplacement de destination par défaut, vous devez le définir avec une utilisation de type Destination. Une fois configurée, cette option s’applique par défaut à tous les documents d’approvisionnement. Dans les bons de commande générés à partir de demandes d’approvisionnement, l’emplacement de destination de la demande d’approvisionnement remplace l’emplacement de destination par défaut.

Demande d’approvisionnement

Options générales liées aux demandes d'approvisionnement	Description
Activer les valeurs par défaut d'une demande d'approvisionnement	Sélectionnez cette option pour activer les paramètres de ligne de demande d’approvisionnement, notamment : Date de livraison demandée. Demande de prix requise. Fournisseurs. Worktags. Vous devez ajouter des valeurs par défaut à l’en-tête du document avant qu’elles ne soient rattachées par défaut aux lignes du document.
Désactiver les lignes de services pour les demandes d'approvisionnement	Sélectionnez cette option pour masquer la section des lignes de services dans la tâche Créer une demande d’approvisionnement . Cette option désactive la possibilité d’approvisionnement des services pour tous les demandeurs.
Type de ligne de demande par défaut hors catalogue dans le worklet de demandes d’approvisionnement	Vous pouvez définir vos demandes hors catalogue dans le worklet de demandes d’approvisionnement de manière à ne pas inclure par défaut des biens ou des services, des biens ou des services par défaut. Par défaut, Workday ne sélectionne aucune option dans l’ invite Type de ligne de demande par défaut hors catalogue dans le worklet de demandes d’approvisionnement et vos demandes hors catalogue dans le worklet utilisent par défaut des biens.
Désactiver les lignes de services liés à un projet pour les demandes d’approvisionnement	Sélectionnez cette option pour masquer la section des lignes de services liés à un projet dans la tâche Créer une demande d’approvisionnement . Désactivez cette option si vous n’utilisez pas de projets.
Activer la taxe sur les transactions pour la demande d'approvisionnement	Sélectionnez cette option pour préciser les champs de taxe suivants sur les lignes de demande d’approvisionnement : Assujettissement aux taxes Code de taxe/impôt Recouvrement de taxes Vous devez configurer les taxes sur les transactions pour activer cette option. Workday copie les taxes sur les transactions dans le bon de commande résultant.
Activer le fret et autres frais pour la demande d'approvisionnement	Sélectionnez cette option pour ajouter le fret et d’autres frais aux en-têtes de demande d’approvisionnement. Workday charge automatiquement les montants pour fret et autres frais dans le bon de commande lorsque vous sourcez une demande d’approvisionnement à partir d’un seul bon de commande sans changement. Au moins une catégorie de dépenses doit être activée pour les frais divers et les frais de fret dans la demande d’approvisionnement.
Attributs de lignes de demande d’approvisionnement proviennent par défaut de l’article d’achat associé	Sélectionnez cette option pour charger les valeurs suivantes à partir de l’article d’achat associé dans la ligne de demande d’approvisionnement si elles ne sont pas soumises aux règles de sourçage ou de traitement fiscal : Source d’exécution de la demande d’approvisionnement. Assujettissement aux taxes. Si vous n’utilisez pas d’articles d’achat, n’activez pas cette option.

Options de recherche dans le catalogue	Description
Nœud racine de hiérarchie de catégories de dépenses pour Parcourir le catalogue	Sélectionnez cette option pour activer les recherches par hiérarchie de catégories de dépenses dans la tâche Parcourir le catalogue . Activez cette option si votre organisation a créé des hiérarchies de catégories de dépenses.
Exclure les articles d’achat comportant des entrées d’articles de catalogue/fournisseur	Sélectionnez cette option afin de mettre à jour la tâche Parcourir le catalogue pour : Exclure les articles d’achat associés aux articles de catalogue. Afficher les articles de fournisseur (chaque entrée unique de l’onglet Information sur le fournisseur dans les tâches liées aux articles d’achat). Afficher les articles de catalogue. Workday recommande d’activer cette option pour supprimer les doublons dans vos résultats de recherche.
Exclure les articles de catalogue/fournisseur d’un fournisseur secondaire	Sélectionnez cette option pour afficher uniquement les informations sur le fournisseur principal (priorité 1) ou non classé dans la tâche Parcourir le catalogue . Workday recommande d’activer cette option pour obliger vos travailleurs à sélectionner l’article privilégié et à supprimer les doublons dans les résultats de votre recherche.
Afficher les articles d'achat lorsqu'il n'y a aucun fournisseur prioritaire	Sélectionnez cette option pour afficher uniquement les articles d’achat sans information sur le fournisseur principal (priorité 1) dans la tâche Parcourir le catalogue . Workday recommande d’activer cette option si vous utilisez des règles de sourçage.

Options liées aux demandes d'approvisionnement des stocks	Description
Option d’arrondissement pour les demandes de réapprovisionnement des stocks	Définissez l’option d’arrondissement des quantités commandées lorsque vous créez des demandes par réapprovisionnement des stocks. Arrondissez au demi inférieur et au demi supérieur les quantités décimales 0,5. Cette option s’applique uniquement au stock stocké et est configurée au niveau du lieu de gestion des stocks ou de l’article d’achat.
Option d'arrondissement pour les demandes de réapprovisionnement Par Level	Définissez l’option d’arrondissement des quantités commandées lorsque vous créez des demandes de réapprovisionnement Par Level. Cette option s’applique uniquement aux stocks Par Level et est configurée au niveau de l’emplacement Par Level ou de l’article d’achat.

Options liées aux articles de catalogue

Options liées aux articles de catalogue	Description
Activer le changement d'unité de mesure	Sélectionnez cette option pour permettre les changements d’unité de mesure (UDM) des articles de catalogue dont vous faites la demande. Workday fonde le prix unitaire de l’article sur l’UDM que vous sélectionnez. Vous pouvez passer une commande dans une UDM privilégiée pour obtenir le meilleur escompte. Activez cette option lorsque vous utilisez des catalogues.
Activer le chargement par défaut des attributs d'article de catalogue à partir des valeurs par défaut associées aux articles d'achat	Sélectionnez cette option pour copier les valeurs d’articles d’achat associés dans les attributs d’articles de catalogue.

Options liées aux articles d'achat

Options liées aux articles d'achat	Description
Activer le changement d’unité de mesure et de coût unitaire pour les demandes de réapprovisionnement	Sélectionnez cette option pour permettre aux utilisateurs de mettre à jour les champs Unité de mesure et Coût unitaire dans les demandes de type réapprovisionnement. Cette option s’applique uniquement aux stocks. Activez cette option pour toutes les corrections apportées aux demandes de réapprovisionnement afin de résoudre à l’avance les erreurs de correspondance potentielles.
Activer le changement d'unité de mesure pour les demandes autres que de réapprovisionnement	Sélectionnez cette option pour permettre aux utilisateurs de mettre à jour le champ Unité de mesure dans les demandes autres que celles de réapprovisionnement. Cette option s’applique uniquement aux stocks. Activez cette option pour toutes les corrections apportées aux demandes d’approvisionnement de type autre que réapprovisionnement afin de résoudre à l’avance les erreurs de correspondance potentielles.
Activer le changement d'unité de mesure et de coût unitaire	Un article autre que stocké est un article d’achat ou de fournisseur pour lequel la case de catégorie de dépenses Stocker les articles n’est pas cochée. Exemples : une catégorie de dépenses Fournitures de bureau avec des articles comme des lampes de bureau ou de l’encre pour imprimante. Les fournitures de bureau ne sont pas marquées comme des articles en stock. Sélectionnez cette option afin de permettre aux utilisateurs de mettre à jour les champs Unité de mesure et Coût unitaire pour : Les articles en stock. Les demandes d’approvisionnement de type Facturer seulement (mise en consignation). Lorsque vous cochez la case avant de créer une demande d’approvisionnement ou un bon de commande, vous pouvez modifier les champs Coût unitaire et Unité de mesure . Activez cette option lorsque vous utilisez des articles. Vous pouvez corriger des erreurs d’UDM ou de prix erronés pour aider à résoudre à l’avance les erreurs de correspondance potentielles. Cette option permet également les mises à jour des prix pour les demandes d’approvisionnement de facturation seulement.

Sourçage

Options de consolidation du sourçage	Description
Consolider les demandes d’approvisionnement pour les associer à des bons de commande	Sélectionnez cette option pour sourcer des lignes de demande d’approvisionnement à partir d’un bon de commande lorsque les valeurs suivantes correspondent : Acheteur. Une société. Devise. Adresse de destination. Fournisseur. Contrat de fournisseur. Pour un sourçage automatique lors de la consolidation, planifiez une tâche de sourçage automatique dans la tâche Planifier le sourçage automatique de demandes d’approvisionnement . Lorsque vous sélectionnez cette option, vous empêchez le sourçage automatique des demandes d’approvisionnement à partir de bons de commande une fois approuvés.
Exclure l’adresse de destination au moment de consolider les lignes de demande d’approvisionnement	Sélectionnez cette option pour rechercher à partir d’un seul bon de commande des lignes de demande d’approvisionnement dont les adresses de destination sont différentes, mais dont les valeurs suivantes sont les mêmes : Acheteur Société Fournisseur Devise Vous pouvez sélectionner cette option si vos fournisseurs acceptent plusieurs adresses de destination sur un bon de commande. L’adresse de destination est ajoutée à chaque ligne de bon de commande.
Activer le sourçage automatique de demandes d'approvisionnement pour les lignes hors catalogue	Sélectionnez cette option pour sourcer des lignes de demande d’approvisionnement à partir de bons de commande pour les articles suivants : Articles hors catalogue. Des articles d’achat. Articles Web. Ensuite, le sourçage des lignes de demande d’approvisionnement s’effectue automatiquement lorsque vous : Entrez un fournisseur sur la ligne de demande d’approvisionnement. Définissez un contrat de fournisseur ou un acheteur résultant pour le fournisseur indiqué. Vous devez définir des règles de sourçage de demandes d’approvisionnement pour permettre de déterminer un acheteur, un fournisseur et une adresse de destination afin que Workday puisse sourcer automatiquement la demande d’approvisionnement.
Générer des fichiers PDF pour tous les bons de commande	Sélectionnez cette option pour générer des fichiers PDF pour les bons de commande dont l’option de délivrance est Impression. Lorsque vous sélectionnez cette option, ainsi que l’option de délivrance pour le portail fournisseur, il y a un léger retard dans l’envoi des courriels de notification personnalisés au fournisseur. Workday attend que le fichier PDF soit généré avant d’envoyer la notification au fournisseur. Sélectionnez cette option si vous voulez un fichier PDF pour tous les bons de commande, quelle que soit la façon dont ils ont été délivrés.

Options de sourçage automatique au niveau des lignes	Description
Activer le sourçage automatique au niveau de la ligne de demande d'approvisionnement	Sélectionnez cette option pour activer le sourçage automatique pour toutes les lignes de demande d’approvisionnement admissibles. Vous devez sourcer manuellement les lignes de demande d’approvisionnement non admissibles. Si vous ne sélectionnez pas cette option, toutes les lignes de demande d’approvisionnement doivent être admissibles au sourçage automatique pour sourcer automatiquement une demande d’approvisionnement.
Exclure du sourçage automatique les demandes d’approvisionnement sans type de demande d’approvisionnement au niveau de la ligne de demande d’approvisionnement	Sélectionnez cette option pour exclure du sourçage automatique les demandes d’approvisionnement sans type de demande d’approvisionnement au niveau de la ligne de demande d’approvisionnement. Vous devez sélectionner Activer le sourçage automatique au niveau de la ligne de demande d’approvisionnement pour que cette option soit disponible.
Exclure certains types de demandes d’approvisionnement du sourçage automatique au niveau de la ligne de demande d’approvisionnement	Sélectionnez les types de demandes d’approvisionnement à exclure du sourçage automatique au niveau de la ligne de la demande d’approvisionnement. Vous devez sélectionner Activer le sourçage automatique au niveau de la ligne de demande d’approvisionnement pour que cette option soit disponible.

Demande de prix

Options générales liées aux demandes de prix	Description
Activer les notifications concernant des demandes de prix	Affiche les comportements de notification concernant des demandes de prix prédéfinis par Workday pour la société à laquelle vous faites une demande de prix. Vous devez configurer des processus de gestion pour créer des notifications.

Bon de commande

Options liées aux bons de commande	Description
Désactiver le type de livraison par défaut pour les articles stockés	Sélectionnez cette option pour empêcher Workday d’indiquer Réapprovisionnement des stocks dans le champ Type de livraison pour les articles stockés dans les lignes de bon de commande lorsque vous : Copiez des bons de commande. Créez des bons de commande ad hoc. Créez des bons de commande à partir de contrats de fournisseurs. Soumettez des bons de commande. Vous pouvez sélectionner cette option pour réduire l’entrée de données dans les bons de commande. Cette option s’applique uniquement aux stocks. Lorsque les bons de commande constituent la source d’approvisionnement des demandes d’approvisionnement, le type de livraison des articles stockés provient par défaut du type de demande d’approvisionnement.
Exclure les quantités et les montants réceptionnés de réceptions au statut Brouillon et En cours	Sélectionnez cette option pour empêcher l’affichage dans des bons de commande et des contacts chez le fournisseur de quantités et de montants de réceptions incomplètes et non approuvées. Cette option affecte les calculs de réapprovisionnement en excluant ces documents lors du calcul de la quantité à commander.
Fermer automatiquement les bons de commande	Sélectionnez cette option pour fermer automatiquement les bons de commande ouverts ou délivrés lorsqu’ils sont : Entièrement réceptionnés, avec des réceptions dont le statut est Approuvé . Entièrement payés. Lorsque cette case est cochée, Workday ferme uniquement les bons de commande dont la réception et le paiement sont complets. Le système ne ferme pas rétroactivement les bons de commande entièrement réceptionnés et payés avant l’activation de la fonctionnalité. Workday ne rouvre pas automatiquement les bons de commande fermés lorsque le statut d’un document connexe change, par exemple lorsqu’une facture payée devient non payée.

Réception

Options liées à l’expiration de lots	Description
Désactiver la saisie du lot et des numéros de série	Sélectionnez cette option pour permettre aux travailleurs de soumettre des réceptions sans avoir à entrer de numéro de lot ni de numéro de série pour les articles dans la réception lorsqu’ils utilisent Workday sur un ordinateur de bureau. Activez cette option lorsque vous enregistrez des données à partir d’un ordinateur.
Saisie obligatoire du lot	Sélectionnez cette option lorsque vous souhaitez que les travailleurs enregistrent les numéros de lot dans la réception, dans le cas des articles contrôlés par lot, lorsqu’ils utilisent un scanneur. Vous pouvez utiliser un appareil mobile pour saisir ces données. Vous devez créer le numéro de lot dans Workday avant de pouvoir l’enregistrer pour un article.
Saisie obligatoire des numéros de série	Sélectionnez cette option lorsque vous souhaitez que les travailleurs enregistrent les numéros de série dans la réception, dans le cas des articles contrôlés par numéro de série, lorsqu’ils utilisent un scanneur. Vous pouvez utiliser un appareil mobile pour saisir ces données. Ne sélectionnez pas cette option si vous ne saisissez pas de numéros de série pour un article.
Comportement lié aux lots expirés	Sélectionnez cette option pour traiter un lot expiré et afficher un message d’avertissement. Vous devez configurer cette option lors de la configuration.
Comportement lié aux lots se situant dans la période d’alerte	Sélectionnez cette option pour traiter un lot se situant dans une période d’alerte et afficher un message d’avertissement. Vous devez configurer cette option lors de la configuration.
Créer une livraison par numéro de suivi	Sélectionnez cette option pour créer, gérer et saisir des livraisons par paquet de transporteur individuel, en fonction du numéro de suivi. Lorsque vous scannez plusieurs colis avec cette option, Workday génère des bons de livraison avec l’information de suivi des transporteurs à partir des réceptions et non l’information sur l’article provenant des lignes de réception, comme l’emplacement de livraison ou le demandeur.

Livraison de services internes

Options liées à la livraison de services internes	Description
Exclure les worktags d’en-tête du processus de gestion	Sélectionnez cette option pour empêcher le processus de gestion Internal Service Delivery Event d’envoyer aux travailleurs des approbations avec des worktags de produits au niveau de l’en-tête.

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