Éléments à prendre en compte pour la définition : report des données d’approvisionnement
Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la définition et de l’utilisation de la fonctionnalité de report pour des documents d’approvisionnement. Elle explique :
- Les raisons pour lesquelles cette définition est utile.
- Comment cette définition s’intègre dans Workday.
- Les répercussions en aval et les interactions entre les produits.
- Les exigences en matière de sécurité et la configuration des processus de gestion.
- Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant la mise en œuvre.
Consultez les instructions détaillées des tâches pour en savoir plus sur la configuration.
De quoi s’agit-il?
Workday vous permet de déplacer les engagements et les obligations qui restent dans vos documents d’approvisionnement vers la période de grand livre suivante ou l’exercice suivant.
Avantages pour l’entreprise
- Assurer une comptabilité exacte et à jour.
- Gérer les engagements et les obligations pour une ou plusieurs sociétés, pour une meilleure flexibilité.
- Répondre aux exigences budgétaires afin d’exercer un meilleur contrôle sur les dépenses.
Cas d’utilisation
Reportez les engagements et les obligations restants pour :
- Les bons de commande que vous n’avez pas facturés ou que vous avez partiellement facturés.
- Les demandes que vous n’avez pas sourcées auprès d’un fournisseur ou par l’intermédiaire des stocks.
- Les contrats de fournisseurs ayant des soldes restants dus.
Questions à se poser
Questions | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Quels documents d’approvisionnement souhaitez-vous reporter? | Vous pouvez reporter les engagements et les obligations pour :
Vous pouvez effectuer une fermeture en masse des documents d’approvisionnement s’ils comportent des engagements et des obligations que vous ne souhaitez pas reporter. |
Comment séparez-vous vos transactions aux fins de comptabilité? | Vous pouvez utiliser un livre et un code de livre pour séparer les transactions de report des données d’approvisionnement aux fins de comptabilité et de production de rapports.
Workday crée ensuite des écritures opérationnelles distinctes et inscrit les liquidations des engagements et des obligations :
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Quels documents d’approvisionnement multisociétés souhaitez-vous reporter? | Vous pouvez reporter les engagements et les obligations pour les bons de commande et les demandes d’approvisionnement qui incluent plusieurs sociétés. Pour reporter ces documents, utilisez la société au niveau de l’en-tête et assurez-vous que la période de grand livre ou de l’exercice précédent et suivant sont ouverts pour :
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Recommandations
Pour éviter de créer un doublon de chaque transaction de report, assurez-vous d’exclure, à l’aide des filtres, les documents d’approvisionnement que vous avez déjà reportés.
Pour vous assurer que les engagements et les obligations ont le temps d’être liquidés, pensez à effectuer le report quelques semaines après la fin d’une période de grand livre ou d’un exercice.
Afin de réduire votre charge de travail, prévoyez d’effectuer vos tâches de gestion des documents d’approvisionnement dans l’ordre suivant :
- Fermer en masse les documents qui n’ont pas d’activité supplémentaire.
- Reporter les engagements et les obligations restants.
- Clôturer la période de grand livre ou l’exercice précédent.
Exigences
Assurez-vous que :
- La période de grand livre ou l’exercice à partir duquel vous effectuez le report a le statutClôture en coursouOuvert.
- Les exercices et les périodes de grand livre dont le statut estClôture en coursont un groupe d’activités ouvert qui inclut les activités de report pour les engagements et les obligations.
Limites
Vous pouvez inclure jusqu’à 5 000 documents d’approvisionnement dans chaque transaction de report, et chaque transaction ne peut contenir qu’un seul type de document. Pour réduire le nombre de documents dans une transaction, utilisez les filtres pour exclure les documents que vous avez déjà reportés.
Configuration du locataire
Aucune incidence.
Sécurité
Domaines | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Process: Purchase Order dans le domaine fonctionnel Procurement. | Vous permet :
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Process: Requisition dans le domaine fonctionnel Procurement. | Vous permet :
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Process: Supplier Contract dans le domaine fonctionnel Supplier Contracts | Vous permet :
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Process: Year End dans le domaine fonctionnel Common Financial Management. | Vous permet :
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Processus de gestion
Processus de gestion | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Fermeture en masse de données d’approvisionnement
| Vous permet d’effectuer une fermeture en masse des documents d’approvisionnement que vous ne souhaitez pas reporter. |
Report des données d’approvisionnement
| Vous permet :
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Production de rapports
Rapports | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Rapport sur le solde budgétaire
| Affichez les soldes d’engagements et d’obligations pour les périodes de grand livre et les exercices. |
Rechercher des bons de commande
Rechercher des demandes d’approvisionnement Rechercher des contrats de fournisseurs | Affichez les statuts des documents d’approvisionnement et repérez les documents que vous souhaitez reporter. |
Balance de vérification
| Affichez :
|
Afficher un report de données d’approvisionnement
| Affichez :
|
Intégrations
Aucune incidence.
Connexions et interactions
Fonctions | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Comptabilité | Lorsque vous reportez des engagements et des obligations, Workday :
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Budgets | Lorsque vous reportez des engagements et des obligations, Workday les déplace de la période budgétaire précédente à la suivante. |