Éléments à prendre en compte pour la définition : comptabilité d’engagements dans Procurement
Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la définition et de l’utilisation de la comptabilité d’engagements afin de faire le suivi des dépenses d’approvisionnement. Elle explique :
- Les raisons pour lesquelles cette définition est utile.
- Comment cette définition s’intègre dans Workday.
- Les répercussions en aval et les interactions entre les produits.
- Les exigences en matière de sécurité et la configuration des processus de gestion.
- Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant la mise en œuvre.
De quoi s’agit-il?
La comptabilité d’engagements consiste à désigner et à réserver des fonds pour les obligations de paiement futur. Cette comptabilité est associée aux documents d’approvisionnement comme les demandes d’approvisionnement et les bons de commande.
Avantages pour l’entreprise
Vous pouvez :
- Permettre au service des comptes de dettes de contrôler et de planifier les dépenses avant de les autoriser.
- Faire le suivi d’un bon de commande unique et récurrent afin d’éviter qu’il ne soit oublié, et ce, en toute simplicité.
- Permettre aux utilisateurs de vérifier les contraintes budgétaires tout en révisant et en approuvant les transactions d’approvisionnement.
Cas d’utilisation
- Reporter les engagements et obligations restants à la période de grand livre suivante pour les demandes d’approvisionnement, les bons de commande et les contrats de fournisseurs.
- Effectuer le suivi des écritures pour les demandes d’approvisionnement en activant les grands livres des engagements.
- Effectuer le suivi des écritures pour les bons de commande en activant les grands livres des obligations.
- Créer un grand livre de montants réels pour faire le suivi des écritures des factures de fournisseurs.
- Planifier les flux de trésorerie en suivant les obligations et les engagements.
- Réviser les transactions d’approvisionnement par rapport à un budget précis.
Questions à se poser
Questions | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Comment structurez-vous le budget de votre société? | Les budgets dans Workday reposent sur les structures budgétaires. La structure détermine :
Cette structure a aussi une incidence sur la fréquence à laquelle vous reportez les documents d’approvisionnement. |
Comment effectuez-vous le suivi comptable des demandes d’approvisionnement? | Workday vous recommande d’activer les grands livres des engagements pour effectuer le suivi des écritures. |
Comment votre organisation utilise-t-elle les worktags? | Si vous utilisez des worktags comme des fonds ou des subventions, les worktags de mise en équilibre permettent un meilleur suivi des engagements et des obligations. |
Recommandations
Pour vous assurer que les documents de transaction continuent de respecter les contraintes budgétaires, ajoutez le sous-processus et l’étape d’action
Exécuter une vérification budgétaire
après les étapes de révision ou d’approbation dans les processus de gestion.Lorsque vous reportez plusieurs fois pendant la même période temporelle, servez-vous du filtre
Exercice
pour exclure les documents que vous avez déjà reportés.Pour assurer la cohérence des données, effectuez les tâches de fin d’exercice suivantes dans l’ordre présenté :
- Reporter les engagements et les obligations restants.
- Fermer en masse des documents d’approvisionnement.
- Clôturer la période de grand livre.
Vérifiez la mise en équilibre par worktag d’une société dans le rapport
Afficher la configuration de mise en équilibre par worktag
pour confirmer la définition des données comptables.Exigences
Définissez :
- Les groupes de comptes.
- Les règles d’inscription comptable.
- Les sources d’écritures.
- Les types de comptes de grand livre.
- Les périodes de grand livre.
Définissez les configurations pour :
- Les exercices et les périodes de grand livre.
- Les types de comptes de grand livre.
- Les groupes de comptes.
- Les règles d’inscription comptable.
Utilisez la tâche
Mettre à jour des codes de livre pour le report des données d’approvisionnement
pour entrer le code de livre de la société pour laquelle vous souhaitez effectuer le report.Limites
Aucune incidence.
Configuration du locataire
Aucune incidence.
Sécurité
Domaines | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Set Up: Ledger and Book dans le domaine fonctionnel Common Financial Management | Vous permet de configurer des codes de livre pour reporter la comptabilité d’engagements pour l’approvisionnement. |
Process: Year End dans le domaine fonctionnel Common Financial Management. | Vous permet d’affecter des codes de livre pour le report des données d’approvisionnement aux sociétés. |
Set Up: Journal Source dans le domaine fonctionnel Common Financial Management | Vous permet de mapper les sources d’écritures d’engagements et d’obligations à des transactions opérationnelles. |
Set Up: Supplier Contracts
| Vous permet de configurer les types de contrats de fournisseurs pour créer des obligations. |
Processus de gestion
Modifiez le processus de gestion
Report des données d’approvisionnement
pour définir le flux des travaux du report des documents d’approvisionnement à l’exercice suivant.Production de rapports
Aucune incidence.
Intégrations
Aucune incidence.
Connexions et interactions
Fonctions | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Vérification budgétaire | Active les vérifications budgétaires aux fins de suivi des engagements et des obligations des transactions d’approvisionnement pour un budget donné. |
Report des données d’approvisionnement | Vous pouvez utiliser la tâche Reporter des documents d’approvisionnement pour reporter :
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