Éléments à prendre en compte pour la définition : Worksheets pour les articles d’achat
Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la définition et de l’utilisation des tâches de mise à jour en masse d’articles d’achat. Elle explique :
- Les raisons pour lesquelles cette définition est utile.
- Comment cette définition s’intègre dans Workday.
- Les répercussions en aval et les interactions entre les produits.
- Les exigences en matière de sécurité et la configuration des processus de gestion.
- Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant la mise en œuvre.
Consultez les instructions détaillées des tâches pour en savoir plus sur la configuration.
De quoi s’agit-il?
Avec Worksheets, vous pouvez définir des flux des travaux pour demander, créer et mettre à jour en masse les articles d’achat, flux des travaux qui cadrent avec les politiques de votre organisation.
Avantages pour l’entreprise
En simplifiant la saisie des données pour les articles d’achat, vous pouvez maintenir l’intégrité des données et favoriser une entrée intuitive de données pour vos utilisateurs. Cela permet à votre entreprise de charger facilement une quantité importante d’information sur les articles dans Workday.
Cas d’utilisation
Vous pouvez utiliser cette fonction pour :
- Mettre à jour l’information sur un maximum de 1 000 articles nouveaux et existants en même temps.
- Simplifier la gestion de l’information sur les articles en personnalisant les champs et les invites dans les modèles de feuille de calcul.
- Permettre aux services de votre entreprise de demander de nouveaux articles d’achat.
- Saisir l’information nécessaire pour traiter les nouveaux articles demandés par les travailleurs.
- Configurer et mettre à jour en masse des règles de sourçage de demandes d’approvisionnement d’articles pour vos fournisseurs privilégiés.
Questions à se poser
Questions | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Voulez-vous que les utilisateurs remplissent un questionnaire personnalisé lorsqu’ils demandent de nouveaux articles? | Pensez à activer les questionnaires et à les utiliser.
Pensez aux types de questionnaires dont vous avez besoin pour la mise à jour en masse par rapport à ceux dont vous avez besoin pour les demandes de nouveaux articles d’achat. Vous pouvez créer des questionnaires dans la tâche Créer un questionnaire . Ajoutez ensuite le questionnaire à des types de demandes d’articles d’achat. Assurez-vous que les responsables de la révision des demandes d’articles d’achat ont les autorisations de sécurité associées au domaine Questionnaire Results pour pouvoir voir les réponses au questionnaire. |
Voulez-vous définir des tâches de demande pour la mise à jour des articles d’achat, l’ajout de nouveaux articles d’achat ou les deux? | Les types de demandes d’articles d’achat vous permettent de définir différents modèles de classeur pour des types de demandes d’articles en particulier.
Tenez compte des options de type de demande d’article d’achat :
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Disposez-vous d’un processus visant à vérifier l’information sur les nouveaux articles? | Vous pouvez effectuer le suivi et l’analyse des motifs pour lesquels les responsables de la révision rejettent les demandes d’articles d’achat quand vous définissez des motifs de refus dans la tâche Mettre à jour des motifs d’approvisionnement . Voir Définir les motifs d’approvisionnement.
Les responsables de la révision des demandes d’articles peuvent également renvoyer les classeurs comportant des erreurs aux demandeurs pour qu’ils les corrigent, sans perdre aucun des renseignements existants déjà définis. |
Voulez-vous définir des mises à jour en masse pour les articles/éléments facturables aux patients? | Vous pouvez utiliser le type de modèle de feuille de calcul Information sur la facturation des patients pour configurer en masse des données sur la facturation des patients, notamment :
Vous pouvez également configurer Workday pour ajouter les invites suivantes aux modèles d’information sur les articles d’achat :
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Devez-vous annuler plusieurs demandes d’articles d’achat à la fois? | Vous pouvez utiliser la tâche Mass Cancel Purchase Item Request pour rechercher et annuler en masse des demandes d’articles d’achat dont le statut est Brouillon ou En cours . Exemple : un employé quitte l’organisation et vous devez gérer les demandes d’articles en suspens restantes. |
Utilisez-vous des catalogues d’articles externes pour la gestion de vos articles? | Vous pouvez configurer des modèles de demandes d’articles d’achat pour rechercher et accéder aux catalogues d’articles externes que vous avez intégrés dans Workday. Vous pouvez créer des modèles qui recherchent des éléments individuels ou qui peuvent effectuer des recherches en masse à l’aide de listes d’identifiants d’articles précis.
|
Recommandations
- Avant de créer des modèles de feuille de calcul, tenez compte des types de demandes d’articles d’achat et des processus de gestion que vous souhaitez définir.
- N’utilisez pas le même champ deux fois dans le même modèle de classeur.
- Dans les processus de gestion, vous pouvez séparer les étapes d’actionÀ fairepour rappeler aux travailleurs de mettre à jour les lieux de gestion des stocks, les emplacements Par Level ou les modèles de demandes d’approvisionnement pour des articles.
Exigences
Pour chaque étape d’enrichissement du processus de gestion, vous devez définir un modèle d’enrichissement correspondant pour le type de demande d’article d’achat.
Vous devez activer les champs suivants dans la tâche
Modifier la configuration du locataire - Gestion financière
pour accéder aux feuilles de calcul d’information sur la facturation des patients et à l’information sur la facturation des patients pour les articles d’achat :
- Activer les options pour le secteur des soins de santé
- Activer l’information sur la facturation des patients
Limites
Une fois que vous avez utilisé un modèle de feuille de calcul d’articles d’achat, vous ne pouvez plus retirer le type de modèle du modèle.
La fonctionnalité de feuille de calcul des articles d’achat ne prend pas en charge :
- Les articles de catalogue
- Les worktags connexes
Configuration du locataire
Lorsque vous configurez les champs
Générateur d’identifiants - Article d’achat
et Générateur d’identifiants - Événement lié à un article d’achat
dans la tâche Modifier - Gestion financière pour la configuration du locataire
, Workday ajoute automatiquement des numéros d’identifiant aux articles d’achat créés ou modifiés à l’aide des processus de gestion suivants :
- Demande de mise à jour en masse d'articles d'achat
- Demande de nouveaux articles d’achat
- Événement lié à un article d’achat
Sécurité
Configurez les domaines suivants et leurs politiques de sécurité :
Domaines | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Access Purchase Item Request Type (Segmented)
| Donne aux utilisateurs l’accès aux types de demandes d’articles d’achat en fonction de leurs rôles.
Vous devez d’abord associer des groupes de sécurité aux segments que vous créez dans la tâche Créer un segment de sécurité lié à des types de demandes d’articles d’achat . |
Drive
| Donne accès à Worksheets lorsque cet outil est activé. |
Maintain: Patient Charge
| Permet de configurer les désignations de facturation aux patients sur les articles d’achat. |
Process: Purchase Item Request
| Fournit aux responsables de la révision et aux approbateurs l’accès pour modifier toutes les demandes d’articles d’achat. |
Set Up: Purchase Item Request
| Donne aux administrateurs l’accès qui leur permet de configurer les modèles de feuille de calcul des articles d’achat. |
Self-Service: Purchase Item Request
| Donne aux utilisateurs l’accès à leurs propres demandes d’articles d’achat. |
Worksheets
| Permet aux utilisateurs qui enrichissent l’information sur les articles d’accéder à Worksheets. Avec Worksheets, ils peuvent créer, modifier et afficher des demandes d’articles d’achat. |
Vous pouvez également configurer les sous-domaines suivants dans le domaine
Process: Purchase Item Request
:
- Process: Purchase Item Request - Cancel
- Process: Purchase Item Request - Create/Edit
- Process: Purchase Item Request - Reporting
- Process: Purchase Item Request - View
Processus de gestion
Configurez les processus de gestion suivants (rattachés au domaine fonctionnel Procurement aux fins de sécurité) pour acheminer les demandes d’articles d’achat pour approbation :
- Demande de mise à jour en masse d’articles d’achatqui utilise la tâcheMettre à jour en masse des articles d’achatcomme action de lancement.
- Demande de nouveaux articles d’achatqui utilise la tâcheDemander des nouveaux articles d’achatcomme action de lancement.
Vous pouvez ajouter les étapes d’action suivantes pour les responsables de la révision, qui s’affichent dans Mes tâches :
- Enrich Purchase Items
- Évaluer si les articles demandés nécessitent une évaluation supplémentaire
- Évaluer les changements d'articles d'achat à réviser
- Review Purchase Items
Production de rapports
Éléments à prendre en compte | Rapports |
|---|---|
Faire le suivi des changements apportés aux attributs des articles d’achat. | Journal des changements d'article
|
Afficher les types de demandes d’articles et les tâches connexes auxquelles les travailleurs ont accès. | Afficher des types de demandes d’articles d’achat
|
Afficher les mises à jour en masse d’articles d’achat qui sont terminées ou en cours. | Afficher une demande de mise à jour en masse d’articles d’achat
|
Afficher les demandes de nouveaux articles d’achat qui sont terminées ou en cours. | Afficher une demande de nouveaux articles d’achat
|
En recherchant des demandes d’articles, les travailleurs et les administrateurs d’articles peuvent afficher, modifier et annuler les demandes d’articles d’achat. | View Purchase Items Request
|
Utilisez ce rapport pour afficher les erreurs ou les exceptions liées aux articles figurant dans vos demandes d'articles d'achat. | Afficher des exceptions d'articles
|
Les utilisateurs peuvent rechercher les demandes qu’ils ont créées ou celles qui leur ont été déléguées. | Mes demandes d’articles d’achat
|
Rechercher toute demande d’article d’achat dans le locataire Workday. | Rechercher des demandes d’articles d’achat
|
Purchase Item Request
et les objets de gestion suivants :
- Règles de sourçage de demandes d’approvisionnement propres à des articles
- Changement d’article d’achat
- Demande d’article d’achat
- Type de demande d’article d’achat
- Modèle de demande d’article d’achat
- Détails de l’article de fournisseur
- Changements apportés aux règles de sourçage propres à des fournisseurs
Intégrations
Aucune incidence.
Connexions et interactions
Tâches | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Configurer des champs facultatifs
| Vous pouvez utiliser cette tâche pour masquer ou rendre obligatoires des champs dans des tâches liées aux processus de gestion suivants :
|
Mettre à jour des motifs d’approvisionnement
| Vous pouvez utiliser cette tâche pour définir les motifs de refus de demandes d’articles d’achat. Ensuite, vous pouvez générer des rapports sur les motifs pour lesquels les responsables de la révision rejettent les demandes d’articles dans Mes tâches :
|
Autres incidences
Lorsque les articles qui figurent dans une demande d’article d’achat dont le statut est
Brouillon
ou En cours
, vous ne pouvez pas :
- Mettre à jour l’article avec des tâches et des services Web.
- Sélectionner l’article dans la tâcheMettre à jour en masse des articles d’achat.