Éléments à prendre en compte pour la définition : données entrantes de la paie
Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la définition et de l’utilisation des données entrantes de la paie. Elle explique :
- Les raisons pour lesquelles cette définition est utile.
- Comment cette définition s’intègre dans Workday.
- Les répercussions en aval et les interactions entre les produits.
- Les exigences en matière de sécurité et la configuration des processus de gestion.
- Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant la mise en œuvre.
Consultez les instructions détaillées des tâches pour en savoir plus sur la configuration.
De quoi s’agit-il?
Les données entrantes de la paie vous permettent d’ajouter, d’ajuster ou de remplacer des calculs de la paie. Vous pouvez effectuer une des tâches suivantes :
- Ajouter ou soustraire un montant du résultat des composantes de la paie.
- Remplacer le résultat des composantes de la paie par une valeur différente.
Vous pouvez créer des données entrantes uniques ou des données entrantes continues qui se répètent à chaque période de paie.
Avantages pour l’entreprise
Les données entrantes de la paie améliorent la précision des calculs de la paie en vous permettant d’ajuster un calcul pour un ou plusieurs travailleurs à la fois. Vous pouvez utiliser les données entrantes de la paie pour :
- Incorporer des données provenant de sources externes pour offrir plus de flexibilité à vos calculs de la paie.
- Affectez des types de données non numériques à vos calculs associés, notamment du texte, une date et un booléen.
Cas d’utilisation
- Ajuster ou fournir des informations sur les heures ou les absences à partir d’une source externe.
- Ajuster des entrées de paie historiques.
- Ajuster des calculs et des montants d’impôts.
- Entrer des revenus et retenues uniques ou continus.
- Fournir des montants de primes ou de paiements incitatifs provenant de sources externes.
- Dans Payroll for Canada, Ireland, UK et aux États-Unis :
- Entrer les informations relatives au remboursement d’un prêt.
- Fournir des taux de rémunération calculés par une source externe.
- Dans Payroll for France :
- Ajoutez des régularisations d’impôt sur le revenu.
- Fournissez des montants de paiements IJSS.
- Fournir des détails sur les indemnités de transport.
Questions à se poser
Questions | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Combien de données entrantes de la paie envisagez-vous d’entrer? | Si vous n’avez que quelques données entrantes à entrer, vous pouvez facilement le faire par l’interface utilisateur.
Lorsque vous avez plus de quelques données entrantes de la paie, vous pouvez :
|
Qui gérera les données entrantes de la paie? | Vous pouvez permettre ce qui suit :
|
Comment voulez-vous empêcher les utilisateurs d’ajouter des données entrantes de la paie pour eux-mêmes? | Les tâches Workday empêchent automatiquement les utilisateurs d’ajouter ou de modifier des paiements pour eux-mêmes. Les utilisateurs peuvent uniquement ajouter des données entrantes de la paie pour eux-mêmes en utilisant un service Web. Pour les empêcher de le faire, cochez la case Services Web de la paie - Ne pas autoriser les ajouts/mises à jour pour le travailleur pour lui-même dans la tâche Modifier la configuration du locataire - Paie . |
Voulez-vous ajouter ou remplacer un montant calculé? | Pour ajouter un montant à un montant calculé, créez des données entrantes de la paie d’ajustement. Workday continue d’afficher le calcul initial et crée une entrée supplémentaire pour augmenter ou diminuer un paiement.
Pour remplacer entièrement un montant calculé, créez des données entrantes de la paie de remplacement. Workday remplace le montant calculé par le montant des données entrantes de la paie. |
Comment voulez-vous modifier des informations provenant d’un autre domaine de produit Workday, tel que Time Tracking ou Absence, ou fournir de l’information à partir d’une source externe? | Vous pouvez créer :
Dans les deux cas, vous pouvez utiliser des données entrantes de remplacement ou d’ajustement, mais les données entrantes de la paie d’ajustement affichent à la fois le montant initial et l’ajustement. |
Voulez-vous remplacer l’intégralité d’un paiement? | Vous pouvez utiliser les données entrantes de la paie pour remplacer un montant de revenu, de retenue ou de calcul associé de la composante de la paie pour un seul résultat en cycle. Pour remplacer l’intégralité d’un résultat de la paie, vous pouvez créer un paiement de remplacement manuel ou sur demande. |
Ajustez-vous des paiements compensatoires? | Pour les ajustements de paiements compensatoires uniques, Workday vous recommande de modifier le paiement de la rémunération unique. Workday définit pour tous les calculs de la paie associés le statut Nouveau calcul nécessaire .
Si vous décidez d’utiliser des données entrantes de la paie pour ajuster un paiement unique, entrez des données entrantes de la paie d’ajustement plutôt qu’un remplacement. Apportez également les modifications nécessaires à vos paiements uniques dans la gestion de la rémunération. |
Quels types de données souhaitez-vous utiliser pour vos données entrantes de la paie? | Vous pouvez affecter l’un des types de valeurs d’entrée suivants à un calcul associé que vous entrez au moyen des données entrantes de la paie :
|
Ajoutez-vous un paiement pour un travailleur muté à l’étranger (CAN, IRL, R.-U., É.-U.)? | Vous pouvez créer un paiement de rémunération différée sur demande plutôt que des données entrantes de la paie. |
Avez-vous besoin de calculer des taxes précises pour les données entrantes de la paie (États-Unis)? | Lorsque vous activez et configurez le mappage d’emplacements à des fins fiscales, Workday détermine les impôts à calculer en fonction des worktags d’emplacement dans les données entrantes de la paie.
Lorsque vous incluez un worktag d’emplacement dans des données entrantes de la paie, Workday calcule les taxes/impôts associés à l’emplacement, quel que soit le choix lié aux impôts du travailleur. |
Recommandations
Lorsque vous ajoutez des données entrantes de la paie, précisez des identifiants de lot afin de pouvoir supprimer en masse les données entrantes en cas d’erreur. Une fois finalisé un résultat de paie qui utilise un identifiant de lot, vous ne pouvez plus supprimer l’identifiant de lot.
Lorsque vous ajustez les données de Time Tracking ou d’Absence, modifiez les données au niveau de la source au lieu d’utiliser les données entrantes de la paie, puis recalculez la paie. Cela permet de s’assurer que :
- Les ajustements futurs des données de Time Tracking ou Absence n’entraînent pas de paiements excédentaires ou insuffisants.
- Les soldes d’absences sont exacts pour le paiement à la fin d’emploi.
- Les autres calculs et rapports de la paie qui utilisent les données sont également exacts.
- Les calculs de la paie rétroactive futurs utilisent les valeurs modifiées.
Pour Payroll for Australia, Ireland and the UK, lors de l’ajustement des composantes de la paie fondées sur l’impôt, veillez à ajouter des données entrantes de la paie pour tous les calculs associés de la composante de la paie associés.
Dans Payroll for France, pour modifier les cotisations prévues par la loi, remplacez les calculs associés de la composante de la paie des retenues pour mémoire au lieu de modifier la retenue pour les cotisations. Le remplacement des retenues pour mémoire vous permet de maintenir des plafonds et des salaires bruts cohérents pour tous les calculs de cotisations. Exemple : pour modifier la valeur des cotisations à AGIRC-ARRCO, remplacez les salaires bruts et les valeurs de plafond de la
Note - Valeurs de référence pour la retenue AGIRC-ARRCO [FRA]
. Lorsque vous ajoutez des données entrantes de la paie pour FLSA, utilisez des dates de début et de fin qui correspondent à la période FLSA appropriée.
Exigences
Vous pouvez traiter les données entrantes de la paie uniquement pour les travailleurs et les composantes de la paie configurés pour être inclus dans le traitement de la paie dans l’onglet
Général
d’une catégorie d’exécution.Pour recevoir des données entrantes de la paie, les travailleurs doivent également satisfaire aux critères d’admissibilité de la composante de la paie pour le revenu ou la retenue.
Configurez la catégorie d’exécution pour inclure les travailleurs et les composantes de la paie appropriés.
Quelle que soit la configuration dans l’onglet
Inactif (en cycle, remplacement sur demande)
pour la catégorie d’exécution, Workday traite les données entrantes uniques de la paie pour les travailleurs inactifs.Limites
Une fois les données entrantes de la paie traitées, vous ne pouvez plus les remplacer par de nouvelles données entrantes. Lorsqu’un travailleur a plusieurs données entrantes de remplacement de la paie, Workday additionne les montants.
Vous ne pouvez pas mettre à jour des données entrantes continues de la paie existantes qui figurent dans un résultat de la paie finalisé. Pour mettre à jour les données entrantes continues de la paie, mettez fin aux données entrantes de la paie existantes et créez-en une nouvelle.
Lors de la suppression en masse de données entrantes de la paie, vous devez supprimer séparément chaque lot correspondant à un identifiant de lot. Workday ne prend pas en charge la suppression de lots par sélection multiples.
Les traitements de paie rétroactive ne mettent pas à jour les montants des données entrantes de la paie existants. Lorsque vous créez des données entrantes d’ajustement de la paie, Workday peut ajuster le montant initial, mais pas les données entrantes d’ajustement de la paie.
Configuration du locataire
Vous pouvez utiliser la tâche
Modifier la configuration du locataire - Paie
pour :
- Empêcher les administrateurs et les partenaires de la paie d’utiliser des services Web pour ajouter des données entrantes de la paie pour eux-mêmes.
- Sélectionner la date de fin à suggérer dans la tâche pour mettre fin aux données entrantes continues de la paie des travailleurs dans le cadre d’une fin d’emploi. Vous pouvez modifier la date dans la tâche.
Sécurité
Domaine | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Drive dans le domaine fonctionnel System. | Les utilisateurs peuvent accéder à l’interface Drive pour afficher les classeurs de données entrantes de la paie.
Les utilisateurs ayant accès à ce domaine peuvent afficher toutes les données d’un classeur partagé avec eux, quels que soient les autres paramètres de sécurité associés aux données. Ils ne peuvent pas modifier les données du classeur. Exemple : les utilisateurs peuvent voir les données même s’ils n’ont pas les droits d’accès aux données entrantes de la paie ou au groupe de paie particulier auquel le classeur est destiné. |
L’un des domaines suivants dans le domaine fonctionnel System :
| Les utilisateurs peuvent afficher et modifier des définitions de processus de gestion telles que Mettre fin aux données entrantes de la paie et Fin d’emploi . |
Set Up: Payroll (Payroll Input Workbooks) dans le domaine fonctionnel Core Payroll. | Les utilisateurs peuvent créer, modifier, supprimer et afficher des modèles de données entrantes de la paie. |
Worker Data: Payroll (Payroll Input) dans le domaine fonctionnel Core Payroll. | Les utilisateurs peuvent ajouter des données entrantes de la paie.
Vous ne pouvez pas limiter l’accès aux données entrantes de la paie par composante de la paie. Assurez-vous de ne donner accès qu’aux utilisateurs qui comprennent l’impact des données entrantes de la paie sur toutes les composantes de la paie. |
Worker Data: Payroll (Payroll Input Workbooks – Workbook) dans le domaine fonctionnel Core Payroll. | Les utilisateurs peuvent générer un classeur de données entrantes de la paie. |
Worker Data: Payroll (Payroll Input Workbook – Generate) dans le domaine fonctionnel Core Payroll. | Les utilisateurs peuvent ajouter ou mettre à jour les données entrantes de la paie dans les classeurs générés. |
Worker Data: Payroll (Payroll Input Workbook – Lock) dans le domaine fonctionnel Core Payroll. | Les utilisateurs peuvent verrouiller les classeurs de données entrantes de la paie. |
Worker Data: Payroll (Payroll Input Workbook – Unlock) dans le domaine fonctionnel Core Payroll. | Les utilisateurs peuvent déverrouiller les classeurs de données entrantes de la paie. |
Worksheets dans le domaine fonctionnel System. | Les utilisateurs peuvent afficher toutes les données d’un classeur partagé avec eux, quels que soient les autres paramètres de sécurité associés aux données. Ils ne peuvent pas modifier les données du classeur.
Exemple : les utilisateurs peuvent voir les données même s’ils n’ont pas les droits d’accès aux données entrantes de la paie ou au groupe de paie particulier auquel le classeur est destiné. |
Processus de gestion
Processus de gestion | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Demander des données entrantes de la paie
| Permet de soumettre des demandes de données entrantes de la paie pour les travailleurs, que Workday achemine pour révision et approbation. |
Mettre fin aux données entrantes de la paie
| Sous-processus du processus de gestion Fin d’ emploi qui permet de mettre fin aux données entrantes continues de la paie des travailleurs dans le cadre d’une fin d’emploi. |
Production de rapports
Rapports ou tableaux de bord | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Données entrantes continues de la paie avec identifiant de référence
| Permet de recueillir les informations requises pour créer un téléversement Créateur d’interfaces Entreprise qui modifie les données entrantes continues de la paie existantes. Exemples : identifiants de référence, identifiants de lots. |
Données entrantes de la paie par identifiant de lot
| Permet de vérifier les téléversements de données entrantes de la paie en vérifiant les totaux des ajustements et des remplacements pour toutes les données entrantes de la paie d’un identifiant de lot précis. |
Données entrantes de la paie non traitées
| Permet d’identifier les données entrantes de la paie non traitées. |
Tenant Analyzer
| Utilisez l’onglet Validations de ce rapport pour vérifier que l’admissibilité du travailleur est correctement définie pour les composantes de la paie qui autorisent les données entrantes de la paie. |
Afficher les données entrantes de la paie par travailleur(s)
| Permet de vérifier les données entrantes de la paie existantes d’un travailleur et de voir si elles sont utilisées dans les résultats du calcul de la paie ou du calcul de la paie rétroactive. |
Rechercher des données entrantes de la paie
| Permet d’afficher facilement les données entrantes de la paie. Lorsque vous exécutez le rapport, Workday affiche les détails suivants sur chaque ligne de données entrantes de la paie :
Vous pouvez ensuite utiliser différentes facettes de recherche pour filtrer davantage les lignes de données entrantes de la paie et cliquer sur le bouton d’action en masse Afficher les détails des données entrantes de la paie . Cela génère un rapport détaillé de toutes les données entrantes de la paie sélectionnées.Pour accéder au rapport Find Payroll Input , vous devez créer une politique de sécurité pour le domaine Reports: Payroll Input . Dans la politique de sécurité, ajoutez le groupe de sécurité Administrateur de la paie avec l’autorisation d’accès Afficher. Exécutez la tâche Activate Pending Security Policy Changes . |
Vous pouvez utiliser les sources de données de rapport suivantes lors de la création de rapports personnalisés sur les données entrantes de la paie :
- Résultats du calcul de la paie - Organisation, travailleur, période et intervalle de dates (à la date de fin de la sous-période)
- Données entrantes de la paie
- Données entrantes de la paie pour des périodes
Lorsque vous créez un rapport personnalisé, vous pouvez récupérer les informations des données entrantes de la paie d’un travailleur en utilisant le champ de rapport
Payroll Inputs with Optional Filters
de l’objet de gestion Travailleur
.Intégrations
Services Web | Éléments à prendre en compte |
Import Payroll Input Soumettre des données entrantes de la paie
| Utilisez le service Web Import Payroll Input, car il est optimisé pour l’importation en bloc. Vous pouvez également utiliser le service Web Submit Payroll Input . |
Mettre fin à l’emploi d’un employé
| Permet de mettre fin aux données entrantes continues de la paie des travailleurs dans le cadre d’une fin d’emploi. |
Connexions et interactions
Fonctions | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Calculs avec majoration (CAN, FRA, IRL, R.-U., É.-U.) | Vous pouvez utiliser les données entrantes de la paie pour indiquer le montant net d’un revenu ou d’une retenue majoré. |
Paiements sur demande | Lorsque vous créez un paiement sur demande, vous pouvez charger des données entrantes de la paie existantes comme valeurs de paiement.
Workday charge toutes les données entrantes de la paie actives d’un travailleur, indépendamment de la catégorie d’exécution ou de l’admissibilité liée à la composante de la paie. |
Composantes de la paie | Vous pouvez configurer les composantes de la paie pour autoriser ou non les données entrantes de la paie.
L’admissibilité d’une composante de la paie du travailleur détermine également si le travailleur peut recevoir des données entrantes de la paie. Workday fournit plusieurs calculs relatifs aux données entrantes de la paie que vous pouvez utiliser comme critères d’admissibilité. Exemples : Payroll Input (Onetime) Exists for Pay Component et Payroll Input (Ongoing) Exists for Pay Component . Assurez-vous de sélectionner l’admissibilité appropriée pour les données entrantes de la paie que vous souhaitez traiter.Lorsque des données entrantes de la paie ne sont pas résolues ou ne sont pas disponibles, vérifiez la configuration des composantes de la paie. |
Catégorie d’exécution de la paie | La catégorie d’exécution de la paie détermine les composantes de la paie à traiter dans une exécution de la paie, y compris les données entrantes de la paie.
Workday fournit plusieurs statuts de traitement relatifs aux données entrantes de la paie que vous pouvez utiliser pour identifier les travailleurs à traiter. Exemple : fin d’emploi avec données entrantes continues de la paie . |
Traitement rétroactif | Vous pouvez traiter les données entrantes rétroactives de la paie associées aux revenus et retenues qui sont configurés pour être recalculés au cours d’un calcul de la paie rétroactive.
Les traitements de paie rétroactive ne mettent pas à jour les montants des données entrantes de la paie existants. Lorsque vous créez des données entrantes d’ajustement de la paie, Workday peut ajuster le montant initial, mais pas les données entrantes d’ajustement de la paie. |
Dotation en personnel | Vous pouvez configurer le processus de gestion Fin d’emploi pour permettre aux administrateurs autres que ceux de la paie de mettre fin aux données entrantes continues de la paie. |
Workday offre la trousse Touchpoints Kit, qui contient des ressources pour vous aider à comprendre les relations de configuration dans l’ensemble de votre locataire. Pour en savoir plus sur la trousse Workday Touchpoints Kit, visitez le site Workday Community.
Autres incidences
Lorsqu’une période est divisée en plusieurs sous-périodes, Workday applique les règles de traitement suivantes aux données entrantes de la paie :
- Pour les données entrantes uniques de la paie : Workday traite les données entrantes en totalité dans la sous-période qui contient la date de fin des données entrantes.
- Pour les données entrantes continues de la paie : Workday calcule les données entrantes dans chaque sous-période et applique un calcul au prorata, le cas échéant.