Étapes : définir une organisation de la paie commune (États-Unis)

Administrator Guide

Consultez les éléments à prendre en compte pour la définition des liens courants de société pour la paie.

Créez la société responsable de la paie commune et les sociétés associées.

Sécurité :

Domaine Manage: Company
dans le domaine fonctionnel Organizations and Roles.

Set Up: Payroll (Tax Filing/W-2s) - USA
dans le domaine fonctionnel USA Payroll.

Vous pouvez créer un lien commun de société pour la gestion de la paie dans Workday. Au cours de la période du lien, la société comptable commune désignée paie les salaires de tous les employés des sociétés du lien.

Workday agrège les salaires gagnés dans toutes les sociétés concernées à des fins de calcul des limites pour les éléments suivants :

OASDI.

Medicare.

L’Assurance-emploi fédérale (FUI).

L’assurance-chômage de l’État pour les États configurés.

Vous êtes responsable de l’admissibilité en vertu de la loi applicable aux éléments suivants :

Toutes les sociétés incluses dans la relation d’organisation de la paie commune.

Tous les employés payés par le payeur commun.

Tous les États configurés dans la relation commune d’organisation de la paie pour le regroupement d’assurance-chômage.

Workday recommande de démarrer une relation avec les fournisseurs de la paie commune le 01-01 dans l’année d’imposition en vigueur avant d’exécuter la paie. Lorsque vous effectuez rétroactivement l’une des actions suivantes, il se peut que Workday ne corrige pas automatiquement les résultats finalisés et en cours :

Créez un lien commun d’organisation de la paie après avoir traité une période de paie au cours de cette année.

Ajoutez un État après avoir traité les paies au cours de ce trimestre en vigueur.

Ajoutez une société associée après avoir traité une paie au cours de cette année.

Vous pouvez créer et extraire en bloc des liens communs entre la société et l’organisation de la paie à l’aide des services Web suivants :

Obtenir les organisations de la paie communes

Charger une paie commune

Accédez à la tâche

Créer un lien de société

À partir de l’invite

Type de lien avec la société

, sélectionnez Ordonnance de la paie commune
.

Pour la tâche, tenez compte des éléments suivants :

Option	Description
Reporting Tax Year	L’année d’imposition au cours de laquelle le lien commun avec l’organisation de la paie commence et s’applique pour l’ensemble de l’année d’imposition indiquée. L’année doit être 2021 ou ultérieure. Workday vous recommande de sélectionner une année d’imposition sans résultats de la paie. La création d’un lien rétroactif commun avec les payeurs ne sera pas prise en compte dans les résultats de la paie ou dans les déclarations fiscales déjà finalisés ou en cours.
Inactive as-of Tax Year	(Facultatif) Le lien de société n’est plus actif en date du 01-01 de l’année d’imposition sélectionnée. Exemple : vous voulez que le lien commun d’organisation de la paie soit calculé uniquement pour l’année d’imposition 2022. Vous sélectionnez 2022 comme année d'imposition à déclarer et 2023 comme inactif en date de l'année d'imposition . Le lien commun entre les payeurs est actif uniquement pour l’année d’imposition 2022. Les calculs d’organisation de la paie courants ne sont plus effectués pour les résultats de la paie dont la date de paiement est identique ou postérieure au 2023-01-01.
Sociétés associées	L’invite affiche uniquement les sociétés qui ne font pas partie d’un autre lien de société pendant la même période temporelle. Si nécessaire, vérifiez les dates d’effet de chaque lien de société pour en déterminer la simultanéité. Workday vous recommande de ne pas ajouter de sociétés associées à un lien existant entre un organisme payeur et un payeur en milieu d’année. Le changement ne sera pas pris en compte dans les résultats de la paie ou dans les déclarations fiscales déjà finalisés ou en cours.
Configuration de l'état	Lorsque vous incluez un État dans votre configuration, Workday agrège les salaires de l’assurance-chômage de l’État gagnés dans toutes les sociétés actives dans le lien pour les calculs de limites. Workday recommande de configurer un état par rangée pour vous aider à repérer facilement les erreurs de configuration. Cette méthode fournit également de la clarté lors de l’audit de votre historique de configuration. Vous ne pouvez pas supprimer un État une fois que vous avez calculé la paie au cours des trimestres configurés. Vous devez vous assurer que les États que vous incluez autorisent un payeur commun en vertu de la loi applicable.
Trimestre de début	Workday inclut un état dans les calculs de la paie commune à compter du premier jour du trimestre de début que vous sélectionnez. Les calculs d’assurance-chômage applicables ont lieu pour les résultats de la paie avec une date de paiement comprise dans les trimestres d’effet de la rangée configurée. Workday vous recommande de ne pas ajouter d’État rétroactivement après avoir traité la paie au cours du trimestre de début. Le changement ne sera pas pris en compte dans les résultats de la paie ou dans les déclarations fiscales déjà finalisés ou en cours.
Inactif en date du trimestre	Les calculs du emploi de l’État ne sont plus actifs à partir du trimestre sélectionné. Exemple : vous voulez que l’État soit inclus uniquement dans les calculs 2022-T1 et 2022-T2. Vous sélectionnez le trimestre de début 2021-T1 et le trimestre 2021-T3 inactif. Les calculs d’organisation de la paie communs incluent uniquement les États pour les T1 et T2 de 2022. Workday recommande de ne pas désactiver un État rétroactivement, après que vous avez traité la paie au cours du trimestre inactif sélectionné. Le changement ne sera pas pris en compte dans les résultats de la paie ou dans les déclarations fiscales déjà finalisés ou en cours.
Administration de la paie de l’État	Sélectionnez l’État pour lequel vous souhaitez inclure les calculs d’assurance-chômage. Pour qu’un état s’affiche dans cette invite, il doit être : Configurés dans la tâche Modifier les déclarations fiscales de l’État de la société et de la région É.-U. pour la société responsable de la paie commune désignée. Actif dans le trimestre de début que vous configurez pour le lien commun d’organisation de la paie.
Periodic Tax Reporting Quarterly Tax Reporting	Workday utilise cette configuration comme valeur par défaut pour des déclarations fiscales distinctes. Workday ne prend pas en charge la création de déclarations fiscales combinées pour toutes les sociétés.
Formulaires de fin d'année	Indiquez si vous souhaitez livrer les formulaires de fin d’année séparément pour chaque société ou les regrouper pour toutes les sociétés. Lorsque vous sélectionnez la production de rapports de fin d’année combinés : Vous pouvez uniquement sélectionner la société gestionnaire de la paie commune lorsque vous générez des rapports sur les formulaires de fin d’année et les créez. Vous pouvez générer un seul formulaire W-2 ou W-2C pour les employés qui travaillent simultanément pour plus d’une société associée. Workday combine les impôts gagnés de l’État et les impôts locaux du travailleur par identifiant. Workday utilise les choix d’impression du travailleur à partir de la société gestionnaire de la paie commune. Workday indique la société responsable de la paie commune désignée pour les cases fédérales du formulaire W-2. Le formulaire W-2 inclut les impôts fédéraux agrégés de toutes les sociétés dans la relation d’organisation de la paie commune. Workday répertorie chaque combinaison de société et d’État sur des lignes distinctes et déclare les numéros d’identification de l’employeur (EIN) individuels pour chaque société. Une fois que vous avez créé des formulaires W-2 à la date d’effet du lien avec un ensemble de payeurs commun, vous ne pouvez plus changer la configuration des formulaires de fin d’année. Pour modifier la configuration, vous devez désactiver le payeur commun actuel et créer un nouveau lien avec le payeur commun.

Utilisez la tâche

Modifier les déclarations fiscales fédérales (États-Unis) d’une société

pour entrer la même configuration relative aux taxes sur l’impôt fédéral sur l’emploi (FUTA) pour toutes les sociétés du lien. Les dates d’effet de votre configuration doivent être antérieures ou au début des dates d’effet des relations avec les payeurs communs.

Si vous devez modifier votre configuration après le début du lien avec un organisme payeur commun, vérifiez que la configuration et la date d’effet sont les mêmes pour toutes les sociétés du lien.

Voir Définir l’impôt fédéral d’une société (É.-U.), Définir l’impôt fédéral d’une société (É.-U.)et Définir les impôts locaux d’une société (É.-U.).

Utilisez la tâche

Modifier les déclarations fiscales locales et d’État de la société

pour configurer toutes les administrations fiscales locales et d’État qui existent pour toutes les sociétés associées dans la société responsable de la paie commune.

Ces administrations fiscales doivent exister dans la société responsable de la paie commune avant de pouvoir être calculées dans les résultats de la paie des sociétés associées.

Les dates d’effet de votre configuration doivent être antérieures ou au début des dates d’effet des relations avec les payeurs communs.

Si vous incluez un État dans votre configuration de lien de société pour la paie commune aux fins de regroupement d’assurance-chômage, configurez le même taux d’assurance-chômage pour cet État pour toutes les sociétés du lien. Il s’agit du taux que l’État peut vous affecter lors de l’approbation de votre demande d’utilisation à titre de payeur commun pour les déclarations d’assurance-chômage.

Si vous ne configurez pas le même taux d’assurance-chômage pour l’État dans toutes les sociétés du lien, des écarts d’assurance-chômage inattendus peuvent survenir lors du traitement de la paie commune pour l’État.

Si vous devez effectuer des changements de configuration après le début du lien avec la composante de la paie, assurez-vous que la configuration et les dates d’effet sont les mêmes pour toutes les sociétés du lien.

Entrez les choix liés aux impôts du travailleur dans le fichier de paie commun avec des dates d’effet comprises dans les années d’effet du lien.

La société responsable de la paie commune doit entrer et gérer tous les choix liés aux impôts tant que le lien est en vigueur.

Vous pouvez copier les choix liés aux impôts des sociétés associées dans la société responsable de la paie commune. Voir Copier les choix liés aux impôts d’un travailleur (É.-U.).

Vérifiez que vous avez configuré toutes les administrations fiscales locales et d’État dans la société responsable de la paie commune avant d’ajouter un choix lié aux impôts du travailleur ou d’exécuter la tâche

Copy Tax Elections for a Worker (USA)

. Autrement, vous ne pourrez pas ajouter ou copier un choix lié aux impôts.

Workday applique les choix communs liés aux impôts à tous les emplois et sociétés du lien. Workday n’applique pas les choix liés aux impôts dans les sociétés associées tant que le lien est actif.

Amanda Adams travaille à l’hôpital universitaire en tant que stagiaire et travaille simultanément comme professeure sur le campus universitaire. L’hôpital et le campus appartiennent à des sociétés différentes, chacune ayant son propre FEIN.

Les hôpital universitaire et le campus universitaire répondent à la définition de l’IRS concernant les sociétés associées. Amanda répond à la définition d’un emploi simultané. L’État dans lequel les deux sociétés exercent leurs activités permet d’établir des organisations de la paie communes pour les calculs d’assurance-chômage.

Dans cet exemple, la limite de salaire de l’OASDI est de 1 42 800 et la limite d’impôt est de 8 853,60.

Entreprise de la paie commune configurée?	Résultat	Calcul de l'OASDI
Non.	Workday calcule les limites de FICA, de FUTA et d’assurance-chômage pour les deux sociétés séparément. Plusieurs limites annuelles s’appliquent pour le même employé et l’obligation fiscale augmente.	hôpital universitaire : 1 42800 × 6,2 % = 8 853,60 (+ contrepartie de l’employeur). Candidature universitaire : 1 42 800 x 6,2 % = 8 853,60 (+ contrepartie de l’employeur). Amanda paie 17707,20. L’employeur paie 1 7707,20.
Oui.	Les limites de la FICA, de la FUTA et de l’assurance-chômage sont regroupées pour les deux sociétés. Workday applique une limite annuelle unique et le payeur commun désigné agit comme un employeur unique.	hôpital universitaire : 99600 × 6,2 % = 6175,20 (+ contrepartie de l’employeur). Candidature universitaire : 43 200 x 6,2 % = 2 678,40 (+ contrepartie de l’employeur). Amanda paie 8 853,60. L’employeur paie 8 853,60.

Vous pouvez modifier le lien à l’aide des tâches

Modifier un fichier d’organisation de la paie commune

Modifier le lien d’une société

Vous pouvez utiliser la tâche

Supprimer les données d’un payeur commun

tant qu’aucun calcul de la paie n’a été effectué pendant le lien.

Copier les choix liés aux impôts d’un travailleur (É.-U.)