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Dernière mise à jour : 2024-11-15
Étapes : définir, auditer et imprimer les formulaires fiscaux de fin d’année (CAN)

Étapes : définir, auditer et imprimer les formulaires fiscaux de fin d’année (CAN)

  • Consultez les éléments à prendre en compte pour configurer les déclarations fiscales de fin d’année pour le Canada.
  • Mappez les revenus et les retenues avec les cases des formulaires T4, T4A, T4A-RCA, relevé 1 et relevé 2.
  • Assurez-vous que les coordonnées des employés sont exactes.
  • Exécutez au moins une paie pour l’année d’imposition.
Vous pouvez créer des données de fin d’année pour ces formulaires après avoir finalisé au moins une paie pour l’année de déclaration :
  • T4
  • T4A
  • T4A-RCA
  • Relevé 1
  • Relevé 2
  • NR4
Lorsque vous avez effectué au moins une paie pour l’année de déclaration, vous pouvez afficher un aperçu des données de fin d’année. Lorsque vous avez finalisé toutes les paies (y compris tous les paiements hors cycle tels que les ajustements manuels), vous pouvez prévisualiser, créer, afficher et publier les formulaires de fin d’année réels.
Pour remplir les formulaires de fin d’année, Workday utilise les données suivantes :
  • Données des travailleurs.
  • Mappage des composantes de la paie.
Workday mappe certaines données sur les formulaires de fin d’année. Vous êtes responsable du mappage du reste des données, comme les composantes de la paie personnalisées.
  2. Accédez au rapport correspondant pour auditer les différences de revenus déclarées dans les détails des cases applicables :
    • Écart de fin d’année dans la case 14 du T4
    • Écart de fin d’année dans la case A du relevé 1
    Pour afficher les salaires exonérés du formulaire TD1-IN dans les rapports sur l'écart de fin d'année, utilisez la tâche
    de configuration des cases des formulaires de fin d'année (Canada)
     pour mapper la case 71 et la case R. Si vous ne mappez pas les cases, les rapports seront en blanc.
    Utilisez les champs suivants pour générer des rapports sur les salaires exonérés au fédéral et au provincial d’un travailleur :
    • IRF - Impôt sur le revenu fédéral (CAN) - Salaires exonérés
    • IRP Qc - Impôt sur le revenu provincial (CAN) - Salaires exonérés
    Utilisez ces champs pour créer des rapports personnalisés et déclarer les salaires à la case G-1 du relevé 1 pour saisir les salaires imposables pour lesquels aucune cotisation au RRQ ou au RRQ2 n’a été retenue.
    • Salaires imposables du RRQ (sans cotisation)
    • Salaires imposables du RRQ2 (sans cotisation)
  3. Cernez toute incohérence de cotisations au Régime de pensions du Canada (RPC), au Régime de rentes du Québec (RRQ), au Régime de pensions du Canada - Deuxième cotisation (RPC2), au Régime de rentes du Québec - Deuxième cotisation (RRQ2), à l'Assurance-emploi (AE) et au Régime québécois d'assurance parentale. (RQAP).
    Corrigez toute exception avant de créer les données de fin d’année pour éviter qu’une liste de la révision des gains assurables et ouvrant droit à pension (RGAP) par l’Agence du revenu du Canada ne vous oblige à verser les soldes dus.
  4. Accédez au rapport
    Audit sur des formulaires de fin d’année du Canada pour des sociétés
    .
    Renvoie les exceptions au niveau de la société, telles que les numéros de compte de retenues sur la paie non valides.
    Workday vous recommande de résoudre toute exception avant de créer les données de fin d’année, car elles peuvent entraîner l’échec du fichier d’intégration.
    Sécurité : domaine
    Process: Year End (Reports) - CAN
     dans le domaine fonctionnel CAN Payroll.
  5. Accédez au champ
    Revenu imposable annuel pour le calcul de primes
     dans le rapport applicable pour auditer tout paiement de primes.
  6. Accédez au rapport correspondant pour auditer les données des employés et corriger les écarts avant de générer les données de fin d’année :
    • Aperçu des feuillets T4
    • Aperçu des feuillets T4A
    • Aperçu des feuillets T4A-RCA
    • Aperçu des relevés 1
    • Aperçu des relevés 2
    • Aperçu des feuillets NR4
    Vous pouvez exécuter les rapports préalables aussi souvent que nécessaire. Corrigez les erreurs.
    Vous pouvez filtrer les rapports d’aperçus pour réviser les exceptions de niveau Critique, Avertissement ou Information. Corrigez les exceptions de niveau « Critique » avant de créer les données de fin d’année, car elles peuvent entraîner l’échec du fichier d’intégration. Workday vous recommande de résoudre également les exceptions de niveau Avertissement.
    Sécurité : domaine
    Process: Year End (Reports) - CAN
     dans le domaine fonctionnel CAN Payroll.
  7. Accédez au rapport correspondant pour auditer les détails des cases
    Autres renseignements
     et
    Renseignements complémentaires
     par code de case :
    • Aperçu des feuillets T4 - Autres renseignements
    • Aperçu des feuillets T4A - Autres renseignements
    • Aperçu des relevés 1 - Renseignements complémentaires
    • Aperçu des relevés 2 - Renseignements complémentaires
    • Afficher les données des feuillets T4 - Autres renseignements
    • Afficher les données des feuillets T4A - Autres renseignements
    • Afficher les données des relevés 1 - Renseignements complémentaires
    • Afficher les données des relevés 2 - Renseignements complémentaires
    Les rapports répertorient uniquement les cases contenant des montants pour les employés.
    Vous pouvez filtrer les rapports d’aperçus pour réviser les exceptions de niveau Critique, Avertissement ou Information. Corrigez les exceptions de niveau « Critique » avant de créer les données de fin d’année, car elles peuvent entraîner l’échec du fichier d’intégration. Workday vous recommande de résoudre également les exceptions de niveau Avertissement.
    Sécurité : domaine
    Process: Year End (Reports) - CAN
     dans le domaine fonctionnel CAN Payroll.
  8. Accédez à la tâche correspondante pour créer les données de fin d’année, après avoir traité toutes les exceptions signalées dans les rapports précédents :
    • Créer des données de T4
    • Créer des données de T4A
    • Créer des données de T4A-RCA
    • Créer des données de relevés 1
    • Créer des données de relevés 2
    • Créer des données de NR4
    Ces rapports calculent et extraient les données sur les salaires et les impôts d’une société.
    Vous ne pouvez exécuter ces tâches qu’une fois par année d’imposition.
    Sécurité : domaine
    Process: Year End (Run) - CAN
     dans le domaine fonctionnel CAN Payroll.
  9. Accédez au rapport correspondant pour réviser les données des formulaires de chaque travailleur :
    • Afficher les données des feuillets T4
    • Afficher les données des feuillets T4A
    • Afficher les données des feuillets T4A-RCA
    • Afficher les données des relevés 1
    • Afficher les données des relevés 2
    • Afficher les données des feuillets NR4
    Exemple : révisez les avantages dentaires configurés à l’aide de la tâche
    Mettre à jour la configuration des codes de bénéficiaires des prestations dentaires
     dans la case 045 et la case 015 des formulaires T4 et T4A.
    À partir de 2022, Workday fixe le statut du formulaire fiscal de fin d’année à
    En cours
     ou à
    Approuvé
    .
    Vous pouvez filtrer les rapports de données de formulaire pour réviser les exceptions de niveau Critique, Avertissement ou Information. Corrigez les exceptions de niveau « Critique » avant de créer les données de fin d’année, car elles peuvent entraîner l’échec du fichier d’intégration. Workday vous recommande de résoudre également les exceptions de niveau Avertissement.
    Sécurité : domaine
    Process: Year End (Reports) - CAN
     dans le domaine fonctionnel CAN Payroll.
  10. Pour 2022 et au-delà, l’approbation des données de fin d’année est obligatoire. Pour les années antérieures à 2022, l’approbation des données de fin d’année n’est pas requise.
  11. Accédez au rapport correspondant pour réviser les données de chaque case pour chaque compte de paie et numéro d’identification :
    • Afficher un T4 Sommaire
    • Afficher un T4A Sommaire
    • Afficher un T4A-RCA Sommaire
    • Afficher un Sommaire 1 (relevés 1)
    • Afficher un Sommaire 2 (relevés 2)
    • Afficher un NR4 Sommaire
    Sélectionnez les sociétés avec des données de fin d’année approuvées.
    Vous pouvez utiliser les données de ce rapport pour préparer le récapitulatif pour l’Agence du revenu du Canada ou Revenu Québec.
    Sécurité : domaine
    Process: Year End (Run) - CAN
     dans le domaine fonctionnel CAN Payroll.
  12. (Facultatif) Si les données de fin d’année contiennent des erreurs ou des exceptions critiques, vous pouvez annuler les données et corriger les erreurs.
    Accédez à la tâche correspondante :
    • Annuler des données de T4
    • Annuler des données de T4A
    • Annuler des données de T4A-RCA
    • Annuler des données de relevés 1
    • Annuler des données de relevés 2
    • Annuler des données de NR4
    Sélectionnez les sociétés avec des données de fin d’année approuvées.
    Comparez le
    moment de l’entrée du traitement
     de la tâche
    Annuler
     correspondante à la
    date et heure de création
     du rapport
    Afficher les données
     du formulaire correspondant. Vérifiez que vous annulez les bonnes données.
    Workday vous recommande d’utiliser les rapports d’audit pour afficher un aperçu des données de fin d’année avant de les créer. Annulez des données uniquement lorsque cela est nécessaire.
    N’annulez pas des données que vous avez soumises à un organisme gouvernemental.
    Sécurité : domaine
    Process: Year End (Run) - CAN
     dans le domaine fonctionnel CAN Payroll.
    Workday annule les données de formulaire les plus récentes que vous avez créées pour l’
    année d’imposition
     et la
    société
     sélectionnées.
  13. Définissez et lancez l’intégration des déclarations fiscales. Sélectionnez les sociétés avec des données de fin d’année approuvées. Soumettez la déclaration de revenus à l’organisme gouvernemental approprié. Voir :
    • Étapes : définir l’intégration des feuillets T4 de l’Agence du revenu du Canada
    • Étapes : définir l’intégration des feuillets T4A de l’Agence du revenu du Canada
    • Étapes : définir l'intégration des feuillets NR4 de l'Agence du revenu du Canada
    • Étapes : définir l’intégration des relevés 1 de Revenu Québec
    • Étapes : définir l’intégration des relevés 2 de Revenu Québec
  14. Après avoir confirmé que l’organisme gouvernemental a accepté la déclaration de revenus, accédez à la tâche appropriée :
    • Créer des feuillets T4
    • Créer des feuillets T4A
    • Créer des feuillets T4A-RCA
    • Créer des relevés 1
    • Créer des relevés 2
    • Créer des feuillets NR4
    Sélectionnez les sociétés avec des données de fin d’année approuvées.
    Générez des fichiers PDF des formulaires et enregistrez-les pour impression et référence ultérieure.
    Dans le champ
    Type
    , Workday affiche :
    • Original
       si tous les formulaires du lot sont des originaux.
    • Corrigé
       si l’un des formulaires du lot est une correction.
    Pour le T4A-RCA, vous pouvez créer les formulaires suivants :
    • Formulaires de l’employé
      , à distribuer aux employés.
    • Formulaires de l’employeur
      , à imprimer et à soumettre à l’Agence du revenu du Canada. Workday inclut le
      nº de compte de retenues sur la paie
      , case 61, sur ces formulaires.
    Pour le feuillet NR4, Workday crée des formulaires NR4 supplémentaires lorsque le travailleur a plus de :
    • Un code de pays à déclarer.
    • Un compte d’impôt pour non-résident.
    • Deux lignes à déclarer pour un travailleur en raison de plus de deux codes de revenu ou d’une exonération. Workday crée un type de formulaire
      Original-Dépassement
       lorsqu’un travailleur a plus de deux codes de revenu.
    Sécurité : domaine
    Process: Year End (Reports) - CAN
     dans le domaine fonctionnel CAN Payroll.
  15. (Facultatif) Pour les formulaires de fin d’année originaux, accédez à la tâche
    Planifier la préimpression de formulaires de fin d’année
     . Sélectionnez les sociétés avec des données de fin d’année approuvées.
    Créez un fichier PDF des formulaires fiscaux de fin d’année de tous les travailleurs. Vous pouvez planifier l’exécution de la tâche maintenant ou plus tard.
    Workday affiche le fichier PDF précréé pour les employés une fois que vous avez publié les documents fiscaux.
  16. Accédez à la tâche
    Publier les documents fiscaux de fin d’année (Canada) des employés
     pour la société. Sélectionnez les sociétés avec des données de fin d’année approuvées.
    Indiquez une date à partir de laquelle les travailleurs peuvent accéder à leurs documents fiscaux de fin d’année dans la tâche
    Mes documents fiscaux
     du libre-service de l’employé. En accédant de nouveau à cette tâche, vous pouvez mettre à jour la date de disponibilité ou la retirer si la date de disponibilité est dans le futur.
    Le champ
    Date/heure de création
     affiche les dernières date et heure auxquelles vous avez extrait les données de fin d’année à l’aide de la tâche de création de données correspondante.
    Workday vous recommande de définir la
    date de disponibilité
     après que l’Agence du revenu du Canada et Revenu Québec ont accepté les formulaires au moyen de l’intégration.
    Pour annuler la publication des formulaires dans le libre-service une fois la date de disponibilité passée, accédez à la tâche
    Remplacer la date de disponibilité des documents fiscaux de fin d’année dans le libre-service de l’employé
    . Vous ne pouvez exécuter cette tâche que pour les sociétés, pas pour les travailleurs individuels. Workday vous recommande de créer des formulaires de correction plutôt que d’annuler la publication des formulaires, car les employés ont peut-être déjà accédé à leurs formulaires.
    Vous pouvez également utiliser le service Web
    Get Payroll CAN Year End Forms
     pour recueillir les données de fin d’année des employés. Vous ou votre fournisseur tiers pouvez utiliser les données pour le traitement des formulaires de fin d’année. Exemple : vous transmettez les données du formulaire de fin d’année au fournisseur afin qu’il puisse les imprimer et les envoyer à vos employés.
    Sécurité : domaine
    Process: Year End (Run) - CAN
     dans le domaine fonctionnel CAN Payroll.