Éléments à prendre en compte pour la définition : gérer automatiquement des processus de gestion pour un travailleur
Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la définition et de l’utilisation de l’étape de service
Gérer automatiquement des processus de gestion
. Elle explique :
- Les raisons pour lesquelles cette définition est utile.
- Comment cette définition s’intègre dans Workday.
- Les répercussions en aval et les interactions entre les produits.
- Les exigences en matière de sécurité et la configuration des processus de gestion.
- Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant la mise en œuvre.
Consultez les instructions détaillées des tâches pour en savoir plus sur la configuration.
De quoi s’agit-il?
Lorsque vous activez l’étape de service
Gérer automatiquement les processus de gestion
, vous pouvez automatiser les événements en cours et les éléments Mes tâches lorsque le statut lié à l’emploi d’un travailleur change. Lorsque vous configurez des règles, Workday effectue automatiquement une action sur :
- Les processus de gestion concernant le travailleur et qui ont encore des étapes restantes. Vous pouvez annuler le processus de gestion ou le faire avancer jusqu’à la fin. Exemple : évaluation de la performance.
- Les étapes du processus de gestion qui sont en attente d’une action du travailleur. Vous pouvez réaffecter les étapes à une autre personne ou retirer la personne comme destinataire de l’affectation s’il y a d’autres destinataires de l’affectation. Exemple : approbation des notes de frais d’un subordonné direct.
Lorsque vous configurez cette étape de service dans une définition de processus de gestion, Workday agit automatiquement sur les processus de gestion en fonction des règles que vous avez définies pour l’étape.
Avantages pour l’entreprise
Lorsque vous utilisez l’étape de service
Gérer automatiquement des processus de gestion
:
- Améliore l’efficacité.
- Réduit l’effort manuel et la mise à jour des systèmes externes.
- Réduit les coûts d’organisation.
En utilisant l’étape de service
Gérer automatiquement des processus de gestion
, vous n’avez pas à utiliser la tâche Gérer les processus de gestion d’un travailleur
, manuelle et chronophage. Lorsque vous utilisez la tâche Gérer des processus de gestion pour un travailleur
, il se peut que vous ne sachiez pas comment gérer les événements de processus de gestion concernant un travailleur ou quoi faire avec les éléments Mes tâches qui sont en attente d’un travailleur. En outre, il se peut que ce ne soit pas gérable lorsqu’il y a un grand nombre d’événements à mettre à jour.Cas d’utilisation
- Annuler les demandes de congés en attente pour un travailleur qui part en congé prolongé.
- Réaffectez des éléments Mes tâches pour un gestionnaire qui change d’emploi dans une autre organisation.
- Mettez à jour les événements liés aux travailleurs ou les éléments Mes tâches pour refléter les changements de statut des employés et poursuivre le flux des travaux.
- Effectuer automatiquement une action sur les processus de gestion et les éléments Mes tâches pour les travailleurs qui quittent leur emploi actuel.
- Annuler ou réaffecter les éléments Mes tâches d’un employé dont l’emploi a pris fin dont le statut estEnregistrer pour plus tard.
Questions à se poser
Questions | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Devez-vous mettre à jour les événements de processus de gestion liés aux travailleurs lorsque ceux-ci quittent votre organisation? | Vous pouvez configurer l’étape de service Gérer automatiquement des processus de gestion pour annuler ou faire avancer l’étape à l’étape finale. Workday exécute automatiquement les processus de gestion en fonction des règles que vous définissez pour l’étape. |
Devez-vous gérer des étapes de processus de gestion incomplètes qui nécessitent une action du travailleur lorsque son statut lié à l’emploi change? | Vous pouvez configurer l’étape de service Gérer automatiquement les processus de gestion pour le réaffecter à une autre personne ou pour retirer le travailleur de son destinataire. Workday exécute automatiquement les processus de gestion en fonction des règles que vous définissez pour l’étape. |
Certains de vos employés dont l’emploi a pris fin ont-ils des éléments Enregistrer pour plus tard dans Mes tâches? | Vous pouvez configurer l’étape de service Gérer automatiquement des processus de gestion pour réaffecter ou annuler les tâches. Lorsque vous mettez fin à l’emploi d’un employé,ce dernier peut toujours accéder aux éléments de Mes tâches dont le statut est Enregistrer pour plus tard . Lorsque vous configurez l’étape de service, Workday effectue automatiquement une action dans les tâches Enregistrer pour plus tard . |
Recommandations
Ajoutez l’étape d’action
Gérer les processus de gestion pour un travailleur
en tant qu’étape d’action
après l’étape de service Gérer automatiquement des processus de gestion
pour vous assurer que tous les processus de gestion sont traités.Limitez le nombre de processus de gestion que vous lancez à l’aide de l’étape de service
Gérer automatiquement des processus de gestion
pour une performance optimale. Lorsque vous tenez compte du nombre de processus de gestion à lancer avec l’étape de service, Workday fractionne le traitement en lots plus petits. Ceci est utile lorsque :
- Vous avez plus de 200 000 événements à avancer ou à annuler.
- Vous souhaitez réaffecter ou retirer le destinataire de l'affectation pour plus de 200 000 étapes de processus de gestion ou éléments Mes tâches.
Le seuil suggéré : traiter 200 000 événements ou les éléments Mes tâches en un seul lot. Votre locataire ne communiquera pas et les processus ne seront pas bloqués lorsque les processus de gestion avec la configuration de
gestion automatique des processus de gestion
ne seront pas lancés en lots plus petits. Toutefois, le traitement prendra un certain temps.Exigences
Sélectionnez un utilisateur dans l’
invite Utilisateur effectuant les actions des processus de gestion automatisés
de la tâche Modifier la configuration du locataire - Processus de gestion
. Il s'agit de l'utilisateur utilisé par l'étape de service pour effectuer des actions automatisées. Lorsque vous configurez l’ invite Utilisateur effectuant les actions des processus de gestion automatisés
, vous ne pouvez pas retirer l’utilisateur plus tard. Cependant, vous pouvez sélectionner un autre utilisateur. Sélectionnez un utilisateur de votre organisation qui n’est pas susceptible de changer.Limites
Vous ne pouvez préciser qu’un maximum de 50 règles d’automatisation dans chaque grille de la tâche
Configurer un service d’événement
.L’étape de service
Gérer automatiquement des processus de gestion
exécute une tâche planifiée en arrière-plan toutes les 15 minutes. Il peut y avoir un délai de 5 à 30 minutes avant que l’étape de service de gestion automatique des processus de gestion
ne termine le traitement et ne passe à l’étape suivante. Lorsqu’il y a un grand volume de données à traiter, le délai peut être de plus d’une heure.La configuration de l'étape de service
Gérer automatiquement des processus de gestion
n'a pas de date d'effet. Lorsque vous modifiez la configuration, les changements sont mis à jour la prochaine fois que le traitement est exécuté.Pour les étapes de processus de gestion qui sont affectées à la personne, vous ne pouvez pas utiliser l’action
Réaffecter à des groupes de sécurité
dans :
- Étape de participation partagée.
- Étape d’intégration Adobe. Pour réaffecter une étape d’intégration Adobe, utilisez la tâcheManage Business Processes for Workerou l’actionRéaffecterà partir de l’icône de roue dans Mes tâches.
Lorsqu’une étape est en attente d’un délégué et que vous configurez l’étape de service
Gérer automatiquement des processus de gestion
avec :
- L’actionRéaffecter à des groupes de sécurité, vous ne pouvez pas réaffecter l’étape.
- L’actionRetirer la personne comme destinataire de l’affectation, vous ne pouvez pas retirer le délégué de l’étape même si l’étape est en attente d’une action de plusieurs personnes.
Vous ne pouvez pas configurer l'étape de service
Gérer automatiquement des processus de gestion
en parallèle avec une autre étape.Dans certains processus de gestion, tels que Fin d’emploi et Effectuer un changement lié à l’emploi, les actions de service
Réaffecter
et Retirer comme destinataire de l’
affectation les processus de gestion ne fonctionnent pas si l’étape remplit les conditions suivantes :
- La configuration de l’étape fait référence à un groupe de sécurité (en utilisantle champ Routage initialdans la sectionÉtapes de processus de gestion affectées à la personne).
- Il est placé après l’étaped’achèvement.
- Elle est exécutée après la date d’effet de l’événement, comme la date de fin d’emploi ou la date du changement lié à l’emploi.
Gérer des processus de gestion pour un travailleur
comme étape d’action
après l’étape Gérer automatiquement des processus de gestion
pour vous assurer qu’elle traite toutes les opérations. Si vous devez placer l’étape Gérer automatiquement les processus de gestion
après l’étape d’ achèvement
du processus de gestion, elle doit être exécutée avant la date d’effet de l’événement, telle que la date de fin d’emploi ou la date de changement lié à l’emploi.Configuration du locataire
Configurez l’
invite Utilisateur effectuant les actions des processus de gestion automatisés
dans la tâche Modifier la configuration du locataire - Processus de gestion
.Sécurité
Les domaines suivants dans le domaine fonctionnel System :
- Business Process Administration
- Manage: Business Process Definitions
- Set Up: Tenant Setup - BP and Notifications
Processus de gestion
Vous pouvez ajouter
Gérer automatiquement des processus de gestion
en tant qu’étape de service plusieurs fois dans les processus de gestion suivants :
- Effectuer un changement lié à l’emploi
- Mettre fin au contrat d’un travailleur auxiliaire
- Demander une absence
- Fin d’emploi
Intégrations
Vous pouvez utiliser les services Web suivants pour migrer les configurations des étapes de service
Gérer automatiquement des processus
de gestion d’un locataire à un autre :
- Configuration du service d'obtention de gestion automatique des processus de gestion
- Charger la configuration du service de chargement automatique de processus de gestion
Connexions et interactions
L’étape de service
Gérer automatiquement des processus de gestion
interagit avec la dotation en personnel.Workday offre la trousse Touchpoints Kit, qui contient des ressources pour vous aider à comprendre les relations de configuration dans l’ensemble de votre locataire. Pour en savoir plus sur la trousse Workday Touchpoints Kit, visitez le site Workday Community.