Éléments à prendre en compte pour la définition : opérations en masse sur les processus de gestion

Administrator Guide

Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la définition et de l’utilisation de la fonctionnalité de gestion des opérations en masse. Elle explique :

Les raisons pour lesquelles cette définition est utile.

Comment cette définition s’intègre dans Workday.

Les répercussions en aval et les interactions entre les produits.

Les exigences en matière de sécurité et la configuration des processus de gestion.

Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant la mise en œuvre.

Consultez les instructions détaillées des tâches pour en savoir plus sur la configuration.

De quoi s’agit-il?

La tâche

Gestion des opérations en masse

permet aux membres de groupes de sécurité fondés sur des segments d’effectuer facilement des transactions de gros volume dans les processus de gestion, notamment :

Advance

Annuler

Faire passer à un échelon supérieur

Réaffecter

Vous pouvez exécuter l’opération maintenant ou à un moment planifié, par exemple une fois à une date future, quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle. La tâche vous permet de gérer les transactions de gros volume en sélectionnant une opération à exécuter dans un rapport d’entrée.

Avantages pour l’entreprise

L’utilisation de la tâche MDM réduit les efforts manuels liés à la gestion de vos processus de gestion. La tâche permet les types d’opérations suivants :

Faire avancer les processus de gestion

Annuler des processus de gestion

Annuler l'élément À faire

Faire passer les processus de gestion à un échelon supérieur

Réaffecter des processus de gestion

Retirer des processus de gestion

Cas d’utilisation

Vous pouvez utiliser la gestion des opérations en masse pour :

Annuler automatiquement les événements en cours. Avant que les événements soient annulés, vous voulez recevoir une notification vous indiquant la liste des événements en cours d'annulation, ainsi que la possibilité de poursuivre ou d'interrompre le processus.

Réaffecter automatiquement une étape de processus de gestion en attente d’une action, comme l’approbation d’une demande de congés payés. Le type d’opération en masse Réaffecter est conçu pour faciliter la réaffectation manuelle des étapes d’un utilisateur ou d’un groupe d’utilisateurs à un autre.

Faire avancer manuellement les étapes d’accueil et d’intégration ou d’embauche en bloc.

De réduire le délai d’approbation des demandes de postes en transmis à un échelon supérieur l’étape d’approbation des demandes de postes au gestionnaire de niveau suivant.

Omettre les étapes À faire
en attente d’une action ou les enregistrer pour plus tard en bloc, par exemple après l’étape de finalisation
d’un événement d’accueil et d’intégration.

Questions à se poser

Questions	Éléments à prendre en compte
Comment réaffecter des étapes de processus de gestion en bloc plutôt que de les réaffecter manuellement d’une personne à une autre?	Vous pouvez utiliser le type d’opération en masse Réaffecter une étape de processus de gestion lorsque vous configurez un groupe de sécurité fondé sur des segments dans le domaine Mass Workers Management . Si vous n’activez pas la sécurité, vos utilisateurs n’auront pas accès à ce type d’opération en masse. Utilisez le champ de rapport Étape réaffectable dans un rapport personnalisé en tant que filtre et entrez le rapport dans la tâche Gestion des opérations en masse. Vous pouvez utiliser le champ de rapport pour générer un rapport sur les étapes de processus de gestion qui peuvent être réaffectées, qui sont en attente d’une action de la part d’une personne ou qui n’ont pas été affectées à une étape. Notez qu’ils peuvent avoir l’un des statuts suivants : En attente d'une action Lancer automatiquement Renvoi manuel Enregistré pour plus tard Renvoi Pour filtrer davantage, vous pouvez également utiliser le champ de rapport En attente d’une action de votre rapport personnalisé. Vous pouvez réaffecter les étapes du processus de gestion à une personne ayant un rôle de non-travailleur. Exemple : un étudiant. Notez que vous ne pourrez pas réaffecter les étapes du processus de gestion à un : L'utilisateur système n'ayant pas de rôle. Exemple : un responsable de la mise en œuvre ou un représentant du centre de services. Personne n’ayant pas de compte Workday actif. Exemple : un candidat.
Comment faire avancer les processus de gestion en masse?	Avant d’utiliser la tâche de gestion des opérations en masse pour faire avancer les processus de gestion en masse, prenez en compte les processus de gestion que vous souhaitez faire avancer. Vous ne pouvez pas renvoyer des processus de gestion en masse à l'aide de la fonction de gestion des opérations en masse. Toutefois, vous pouvez renvoyer des processus de gestion en masse à l’aide du renvoi de processus de gestion du Créateur d’interfaces Entreprise (EIB) si vous disposez des droits d’accès nécessaires : Pour exécuter des EIB. Sur la politique de sécurité de processus de gestion pour effectuer cette action sur l’événement pour le type de processus de gestion. Vous devez également prendre en compte les étapes en parallèle lorsque vous utilisez la tâche de gestion des opérations en masse pour faire avancer les processus de gestion. Lorsque vous faites avancer une étape, cela déclenche l’avancement de toutes les étapes en parallèle du processus de gestion. Exemple : un événement de fin d’emploi comporte deux étapes en parallèle : Étape b : sondage de fin d’emploi des employés Étape b : sondage de fin d’emploi des RH Si vous faites avancer l’étape du sondage de fin d’emploi des employés en utilisant le mode de gestion des opérations en masse, l’étape parallèle du sondage de fin d’emploi des RH avance également. L’avancement automatique n’est pas déclenché si une étape en parallèle est marquée comme Ne pas avancer dans la définition de processus de gestion.
Comment annuler en masse des processus de gestion?	La tâche Annuler en masse des processus de gestion est limitée, car vous pouvez annuler certains processus de gestion par type ou par une source externe et un intervalle de dates. Lorsque vous utilisez la tâche de gestion des opérations en masse, elle vous permet de planifier des annulations régulières, de recevoir une notification de l'annulation à venir et d'inclure une étape de révision obligatoire pour éviter les annulations accidentelles en autorisant certains utilisateurs à annuler le processus. Pour éviter les problèmes de performance, utilisez uniquement la tâche Annuler en masse des processus de gestion lorsque vous annulez moins de 25 événements. Pour des volumes plus élevés, utilisez plutôt la tâche GDM. Workday vous recommande également d’annuler des événements par tranches plus réduites en utilisant les filtres de type de processus de gestion et d’intervalle de dates.
Comment gérez-vous l’annulation ou le traitement des transactions qui se trouvent actuellement dans Workday?	Envisagez d’automatiser certaines d’entre elles à l’aide de la tâche de gestion des opérations en masse. Vous devez pouvoir repérer les processus de gestion que vous souhaitez annuler, faire avancer ou réaffecter à l’aide d’un rapport personnalisé.
Comment retirer en masse des processus de gestion?	Le type d’opération en masse Retirer des processus de gestion vous permet de planifier des événements de retrait en masse que vous avez précédemment retirés manuellement à l’aide de solutions existantes, comme la tâche Retirer en masse des processus de gestion . Vous pouvez planifier des événements de retrait en masse pour qu’ils se produisent sur une base régulière, être informé des retraits à venir et inclure une étape de révision obligatoire pour éviter les erreurs en autorisant uniquement les utilisateurs spécifiés à retirer des données.

Recommandations

Révisez vos processus de gestion pour vous assurer qu’ils peuvent être avancés, annulés et réaffectés.

Lorsque vous exécutez la tâche de gestion des opérations en masse et que le rapport renvoie plus d’instances que la limite prédéfinie pour ce type d’opération en masse, Workday renvoie une erreur et n’exécute l’opération sur aucune des instances du rapport d’entrée. Workday vous recommande de vérifier la limite d’instance du type d’opération en masse que vous utilisez en vérifiant sa description. Ensuite, divisez votre rapport en rapports plus petits et configurez plusieurs processus de gestion des opérations en masse afin que chaque rapport retourne moins que la limite d’instances pour le type d’opération en masse.

Lorsque vous configurez l’opération en masse

Réaffecter une étape de processus de gestion

pour réaffecter en masse des étapes qui ne sont pas affectées dans votre locataire :

Utilisez le champ de rapport

Étape réaffectable

dans un rapport personnalisé. Pour filtrer davantage, vous pouvez également utiliser le champ de rapport

En attente d’une action de personnes

dans le rapport personnalisé.

Sélectionnez l’invite

Tous les destinataires de l’affectation actuels ou Aucun destinataire de l’affectation

Exigences

Pour lancer une opération en masse, vous devez confirmer qu’un groupe de sécurité fondé sur des segments peut accéder au segment de type d’opération en masse. Accordez au groupe de sécurité fondé sur des segments l’accès

Afficher

modifier

à la politique de sécurité du domaine Mass Operation Management
. Vous pouvez accéder au rapport

Afficher des types d’opérations en masse

pour afficher tous les types d’opérations en masse disponibles.

Créez un rapport personnalisé qui retourne les instances de processus de gestion sur lesquelles exécuter l’opération en masse. Vous pouvez utiliser le champ de rapport

Prend en charge du type d’opération

pour déterminer si une source de données de rapport prend en charge un type d’opération en masse pour la tâche.

Dans le rapport personnalisé, vous devez ajouter un filtre ayant une condition

Vrai

pour le type d'opération en masse :

Type d’opération en masse	Filtre de rapport d'entrée obligatoire	Information supplémentaire
Faire avancer un processus de gestion	Peut être avancé manuellement
Annuler le processus de gestion	Peut être annulé
Annuler l'élément À faire	Tâches à faire pouvant être annulées	Workday omet les étapes non soumises ayant le statut : En attente d'une action Enregistré pour plus tard
Faire passer une étape de processus de gestion à un échelon supérieur	L'étape peut passer à un échelon supérieur	L’étape du processus de gestion doit être en attente d’une action pour l’une des étapes suivantes : Action Approbation Chaîne d’approbation Approbation groupée Chaîne d’approbation groupée
Réaffecter une étape de processus de gestion	Étape réaffectable	Workday réaffecte toutes les étapes du processus de gestion renvoyées par le rapport. Cela peut inclure des étapes non affectées et des étapes ayant les statuts suivants : En attente d'une action Lancer automatiquement Renvoi manuel Enregistré pour plus tard Renvoi

Limites

Workday applique une limite de 50 000 instances pour la plupart des types d’opérations en masse, bien qu’il existe des exceptions. Par exemple, l'annulation d'un processus de gestion
a une limite de 200 000 instances. Certains types d’opérations en masse peuvent autoriser une limite d’instances plus élevée. Workday définit ces limites pour empêcher les traitements en arrière-plan de gestion des opérations en masse de dégrader les performances du locataire. Lorsque vous exécutez la tâche de gestion des opérations en masse et que le rapport renvoie plus d’instances que la limite prédéfinie pour ce type d’opération en masse, Workday renvoie une erreur et n’exécute l’opération sur aucune des instances du rapport d’entrée.

Lorsque vous utilisez le type d’opération en masse Faire avancer des processus de gestion, mais que vous décidez de renvoyer tous les processus de gestion, vous devez renvoyer manuellement chacun d’entre eux ou exécuter le Créateur d’interfaces Entreprise Renvoyer le processus
de gestion si vous disposez des autorisations de sécurité. Une fois que vous avez renvoyé des processus de gestion en masse, vous ne pouvez plus annuler votre action. Vous pouvez renvoyer manuellement un processus de gestion uniquement s’il est activé dans la politique de sécurité de processus de gestion.

Le type d’opération en masse Réaffecter une étape de processus de gestion ne réaffectera pas les étapes de lancement
lorsque vous sélectionnerez l’option

Tous les nouveaux destinataires de l’affectation de rôles

dans la section

Les administrateurs des processus de gestion doivent créer ou modifier un groupe de sécurité fondé sur des segments et autoriser le groupe à accéder aux domaines de processus de gestion ou aux politiques de sécurité des processus de gestion appropriés. La gestion des opérations en masse pourra agir uniquement sur les instances que la personne qui a configurée l'opération de gestion des opérations en masse est autorisée à afficher.

Sécurité

Familiarisez-vous avec les groupes de sécurité fondés sur les segments et la sécurité segmentée. Les administrateurs des processus de gestion doivent créer ou modifier un groupe de sécurité fondé sur des segments et accorder à un groupe de sécurité fondé sur des segments l’accès aux éléments suivants :

Domaine Mass Operation Management
dans le domaine fonctionnel System.

Domaines de processus de gestion ou politiques de sécurité des processus de gestion appropriés. La gestion des opérations en masse pourra agir uniquement sur les instances que la personne qui a configurée l'opération de gestion des opérations en masse est autorisée à afficher.

Lorsque vous utilisez le type d’opération en masse

Réaffecter une étape de processus de gestion

, Workday réaffecte les étapes uniquement aux groupes de sécurité associés à la politique de sécurité de processus de gestion pour l’étape.

Processus de gestion

Pour utiliser les types d’opérations en masse Annuler un processus de gestion
et Faire avancer un processus de gestion
dans des processus de gestion, vous devez indiquer les groupes de sécurité dans la politique de sécurité de processus de gestion.

Vous pouvez utiliser le rapport

Options de configuration de processus de gestion

pour afficher les processus de gestion qui peuvent être avancés et annulés.

Production de rapports

Rapports	Éléments à prendre en compte
Options de configuration de processus de gestion	Vous pouvez utiliser ce rapport pour déterminer les processus de gestion que vous pouvez faire avancer et annuler.
Révisions d'opérations en masse	Vous pouvez utiliser ce rapport pour afficher le statut et les détails des opérations pour une plage de temps donnée. Vous pouvez supprimer les notifications lorsque vous utilisez la tâche MOM.
Traitements futurs planifiés	Vous pouvez utiliser ce rapport pour modifier les traitements planifiés, y compris les opérations en masse planifiées. Dans ce rapport, vous pouvez uniquement changer les dates de début et de fin des paramètres du processus et de la configuration de base.
Afficher des types d'opérations en masse	Vous pouvez utiliser ce rapport pour afficher les types d’opérations en masse disponibles. Accédez à ce rapport pour afficher le segment de sécurité lié à des opérations en masse pour chaque type et les groupes de sécurité auxquels il est accessible.

Workday vous recommande d’utiliser les sources de données de rapport suivantes :

Étapes d'événement de processus de gestion

: Pour les types d'opérations en masse Faire passer une étape de processus de gestion à un échelon supérieur
et Réaffecter une étape de processus de gestion
.

Transactions de processus de gestion

: pour les types d'opérations en masse Faire avancer un processus de gestion
et Annuler un processus de gestion
.

Transactions de processus de gestion (indexés)

: pour les types d'opérations en masse Faire avancer un processus de gestion
et Annuler un processus de gestion
. Vous pouvez utiliser cette source de données de rapport lors de la configuration de l’opération en masse uniquement si vous êtes dans la politique de sécurité de domaine pour le domaine Business Process Administration
. Si c’est le cas, Workday vous recommande d’utiliser cette source de données de rapport plutôt que la source de données de rapport

Business Process Transactions

pour améliorer la performance du rapport.

Connexions et interactions

Workday offre la trousse Touchpoints Kit, qui contient des ressources pour vous aider à comprendre les relations de configuration dans l’ensemble de votre locataire. Pour en savoir plus sur la trousse Workday Touchpoints Kit, visitez le site Workday Community.

Définir les opérations en masse

Mettre à jour des traitements en masse planifiés

Gérer des traitements futurs planifiés

Le niveau suivant : gérer les processus de gestion avec la gestion des opérations en masse