Éléments à prendre en compte pour la définition : opérations en masse dans les processus de gestion
Cette sujet peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la planification et de l’utilisation de la fonctionnalité Gestion des opérations en masse. Elle explique :
- Les raisons pour lesquelles cette définition est utile.
- Comment cette définition s’intègre dans Workday.
- Les répercussions en aval et les interactions entre les produits.
- Les exigences en matière de sécurité et la configuration des processus de gestion.
- Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant la mise en œuvre.
Consultez les instructions détaillées des tâches pour en savoir plus sur la configuration.
De quoi s’agit-il?
La tâche
Gestion des opérations en masse
permet aux membres de groupes de sécurité fondés sur des segments d’effectuer facilement des transactions à volume élevé dans les processus de gestion, notamment :
- Faire avancer
- Annuler
- Transmettre à un échelon supérieur
- Réaffecter
Vous pouvez exécuter l’opération maintenant ou à un moment planifié, par exemple une fois plus tard, une fois par jour, par semaine ou par mois. La tâche vous permet de gérer les transactions à volume élevé en sélectionnant une opération à exécuter dans un rapport d’entrée.
Avantages pour l’entreprise
L’utilisation de la tâche GMO réduit l’effort manuel lié à la gestion des processus de gestion. La tâche autorise les types d’opérations suivants :
- Faire avancer des processus de gestion
- Annuler des processus de gestion
- Annuler l'élément À faire
- Faire passer des processus de gestion à un échelon supérieur
- Réaffecter des processus de gestion
- Retirer des processus de gestion
Cas d’utilisation
Vous pouvez utiliser Gestion des opérations en masse pour :
- Annuler automatiquement les événements en cours. Avant l’annulation d’événements, vous souhaitez être informé de l’annulation d’une liste d’événements et avoir la option de continuer ou de mettre fin au processus.
- Réaffectez automatiquement une étape du processus de gestion qui est en attente d'une action, comme l’approbation d’une demande de congés payés . Le type d’opération en masse Réaffecter est conçu pour faciliter la réaffectation manuelle des étapes d’un utilisateur ou d’un groupe d’utilisateurs à un autre.
- Faites avancer manuellement les étapes accueil et intégration ou d’embauche en bloc.
- Réduisez le délai d'approvisionnement pour l'approbation des demandes de tâche en transmisant l'étape d'approbation de la demande d'approvisionnement de tâche au gestionnaire de niveau suivant : .
- Omettre les étapesÀ faireen attente d'une action ou qui ont été enregistrées en bloc plus tard, par exemple, après l'étape d'achèvementd'un événement accueil et intégration' intégration .
Questions à se poser
Questions | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Comment réaffecter les étapes du processus de gestion en bloc plutôt que de les réaffecter manuellement d’une personne à une autre? | Vous pouvez utiliser le type d'opération en masse Réaffecter une étape de processus de gestion lorsque vous configurez un groupe de sécurité fondé sur des segments dans le domaine Mass Operations Management . Si vous n'activez pas la sécurité, vos utilisateurs n'auront pas accès à ce type d'opération en masse.
Utilisez le champ de rapport Étape réaffectable dans un rapport personnalisé en tant que filtre et entrez le rapport dans la tâche GMO. Vous pouvez utiliser le champ de rapport pour générer un rapport sur les étapes de processus de gestion qui peuvent être réaffectées; elles sont soit en attente d’une action d’une personne, soit l’étape n’est pas affectée. Notez qu’elles peuvent avoir l’un des statuts suivants :
Pour filtre plus, vous pouvez également utiliser le champ de rapport Awaiting Persons dans votre rapport personnalisé.Vous pouvez réaffecter les étapes du processus de gestion à une personne ayant un rôle de non-travailleur . Exemple : un étudiant. Notez que vous ne pourrez pas réaffecter les étapes du processus de gestion à :
|
Comment faites-vous avancer les processus de gestion en masse? | Avant d’utiliser la tâche de gestion des opérations en masse pour faire avancer des processus de gestion en masse, tenez compte des processus de gestion que vous souhaitez faire avancer. Vous ne pouvez pas renvoyer des processus de gestion en masse à l’aide de la gestion des opérations en masse (MOM). Cependant, vous pouvez renvoyer des processus de gestion en masse à l’aide du Créateur d’interfaces Entreprise (Créateur d'interfaces Entreprise (EIB)) pour le renvoi de processus de gestion si vous avez autorisation:
Pour exécuter les EIB.
Vous devez également tenir compte des étapes en parallèle lorsque vous utilisez la tâche GMO pour faire avancer les processus de gestion. Lorsque vous faites avancer une étape, cela déclenche l’avancement de toutes les étapes en parallèle du processus de gestion. Exemple : un événement de fin d’emploi comporte deux étapes en parallèle :
Si vous faites avancer l’étape sondage de fin d’emploi des employé à l’aide de la gestion des opérations en masse, l’étape sondage de fin d’emploi des RH en parallèle avance également. L’avancement automatique n’est pas déclenché si une étape en parallèle est marquée comme Ne pas faire avancer dans la définition de processus de gestion. |
Comment annulez-vous en masse des processus de gestion? | La tâche Annuler en masse des processus de gestion est limitée à de manière à ce que vous puissiez annuler certains processus de gestion par type ou par une source externe et un intervalle d’heures. Lorsque vous utilisez la tâche de gestion des opérations en masse, elle vous permet de planifier les annulations à intervalles réguliers, d’être informé des annulations à venir et d’inclure une étape de révision obligatoire pour éviter les annulations accidentelles en permettant à certains utilisateurs d’annuler le processus. Pour éviter les problèmes de performance, utilisez uniquement la tâche Annuler en masse des processus de gestion lorsque vous annulez moins de 25 événements. Pour des volumes plus élevés, utilisez plutôt la tâche de gestion des opérations en masse (MOM). Workday vous recommande également d’annuler des événements en petits blocs en utilisant les filtres de type de processus de gestion et intervalle de dates . |
Comment gérez-vous l’annulation ou le traitement des transactions qui se trouvent actuellement dans Workday? | Pensez à automatiser certains d'entre eux à l'aide de la tâche GMO. Vous devez être en mesure d'identifier les processus de gestion que vous souhaitez annuler, faire avancer ou réaffecter à l'aide d'un rapport personnalisé. |
Comment retirer en masse des processus de gestion? | Le type d’opération en masse Retirer des processus de gestion vous aptitude de planifier des événements de retrait en masse que vous avez précédemment retirés manuellement à l’aide de solutions existantes, telles que la tâche Retirer en masse des processus de gestion . Vous pouvez planifier des événements de retrait en masse pour qu’ils se produisent sur une base régulière, être informé des retraits à venir et inclure une étape obligatoire de révision pour éviter les erreurs en ne permettant que les retraits pour certains utilisateurs. |
Recommandations
Révisez vos processus de gestion pour vous assurer qu'ils peuvent être avancés, annulés et réaffectés.
Lorsque vous exécutez la tâche de gestion des opérations en masse et que le rapport retourne plus d’instances que la limite prédéfinie pour ce type d’opération en masse, Workday renvoie une erreur et n’effectue l’opération sur aucune des instances du rapport d’entrée. Workday vous recommande de vérifier la limite instance du type d’opération en masse que vous utilisez en vérifiant sa description. Ensuite, pause votre rapport en plus petits et configurez plusieurs traitements de gestion des opérations en masse afin que chaque rapport renvoie moins de la limite instance pour le type d’opération en masse.
Lorsque vous configurez l’opération en masse
Réaffecter une étape de processus de gestion
pour réaffecter en masse les étapes qui ne sont pas affectées dans votre locataire:
- Utilisez le champ de rapportÉtape réaffectabledans un rapport personnalisé. Pour filtre plus, vous pouvez également utiliser le champ de rapportAwaiting Personsdans le rapport personnalisé.
- Sélectionnez l’invite Tous les destinataires de l’affectation actuels ou Aucun destinataire de l’affectation.
Exigences
Pour lancer une opération en masse, vous devez confirmer qu’un groupe de sécurité fondé sur des segments peut accéder au segment de type d’opération en masse. Accordez au groupe de sécurité fondé sur des segments l’accès
Afficher
et modifier
à la politique de sécurité du domaine Mass Operation Management
: . Vous pouvez accéder au rapport Afficher des types d’opérations en masse
pour afficher tous les types d’opérations en masse disponibles.Créez un rapport personnalisé qui retourne les instances de processus de gestion sur lesquelles effectuer l’opération en masse. Vous pouvez utiliser le champ de rapport
Supports Operation Type
pour déterminer si une source de données de rapport prend en charge un type d’opération en masse pour la tâche.Dans le rapport personnalisé, vous devez ajouter un filtre avec une condition
Vrai
pour le type d'opération en masse :
Type d’opération en masse | Données entrantes obligatoires, filtre de rapport | Information supplémentaire |
|---|---|---|
Faire avancer un processus de gestion | Peut être avancé manuellement
| Assurez-vous qu'il y a des valeurs d'invite dans le rapport. Cela peut aider à améliorer la performance du rapport. |
Annuler un processus de gestion | Peut être annulé
| |
Annuler l'élément À faire | Tâche à faire annulable
| Workday omet les étapes non soumises dont le statut est le suivant :
|
Faire passer une étape de processus de gestion à un échelon supérieur | L'étape peut être transférée à un échelon supérieur
| L’ étape du processus de gestion doit être en attente d'une action dans l’une des étapes suivantes :
|
Réaffecter une étape de processus de gestion | Échelon réaffectable
| Workday réaffecte toutes les étapes du processus de gestion retournées par le rapport. Cela peut inclure des étapes non affectées et des étapes ayant le statut :
|
Limites
Workday applique une limite de 50 000 instances pour la plupart des types d’opérations en masse, sauf s’il existe des exceptions. Par exemple,
Annuler un processus de gestion
a une limite de 200 000 instances. Certains types d’opérations en masse peuvent autoriser une limite instance plus élevée. Workday définit ces limites pour empêcher les traitements en arrière-plan de gestion des opérations volumineuses de déprécier la performance du locataire . Lorsque vous exécutez la tâche de gestion des opérations en masse et que le rapport retourne plus d’instances que la limite prédéfinie pour ce type d’opération en masse, Workday renvoie une erreur et n’effectue l’opération sur aucune des instances du rapport d’entrée.Lorsque vous utilisez le type d’opération en masse Faire avancer un processus de gestion, mais que vous décidez de renvoyer tous les processus de gestion, vous devez renvoyer chacun d’eux manuellement ou exécuter le Créateur d’interfaces Entreprise (Créateur d'interfaces Entreprise (EIB)
Renvoyer le processus de
gestion si vous disposez des autorisations de sécurité. Une fois que vous avez renvoyé des processus de gestion en masse, vous ne pourrez plus annuler votre action. Vous pouvez renvoyer manuellement un processus de gestion uniquement s'il est activé dans la politique de sécurité de processus de gestion.Le type d'opération en masse Réaffecter une étape de processus de gestion ne réaffectera pas les étapes
de lancement
lorsque vous sélectionnerez l' option Tous les nouveaux destinataires de l'affectation de rôle
dans la section À
.Les administrateurs de processus de gestion doivent créer ou modifier un groupe de sécurité fondé sur des segments et subvention aux groupe de sécurité fondés sur des segments l’accès aux domaines de processus de gestion ou aux politiques de sécurité des processus de gestion appropriés. La gestion des opérations est uniquement en mesure d’agir sur les instances que la personne qui a configurée l’opération de gestion des opérations est autorisée à afficher.
Sécurité
Familiarisez-vous avec les groupes de sécurité fondés sur les segments et la sécurité segmentée. Les administrateurs de processus de gestion doivent créer ou modifier un groupe de sécurité fondé sur des segments et subvention à un groupe de sécurité fondé sur des segments l’accès aux :
- DomaineMass Operation Managementdans le domaine fonctionnel System.
- Domaines de processus de gestion ou politiques de sécurité de processus de gestion appropriés. La gestion des opérations est uniquement en mesure d’agir sur les instances que la personne qui a configurée l’opération de gestion des opérations est autorisée à afficher.
Lorsque vous utilisez le type d’opération en masse
Réaffecter une étape de processus de gestion
, Workday réaffecte les étapes uniquement aux groupes de sécurité qui figurent dans la politique de sécurité de processus de gestion pour l’étape.Processus de gestion
Pour utiliser les types d'opérations en masse
Annuler un processus de gestion
et Faire avancer un processus de gestion
dans des processus de gestion, vous devez indiquer les groupes de sécurité dans la politique de sécurité de processus de gestion.Vous pouvez utiliser le rapport
Options de configuration de processus de gestion
pour afficher les processus de gestion qui peuvent être avancés et annulés.Production de rapports
Rapports | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Options de configuration de processus de gestion
| Vous pouvez utiliser ce rapport pour déterminer les processus de gestion que vous pouvez faire avancer et annuler. |
Révisions d'opérations en masse
| Vous pouvez utiliser ce rapport pour afficher le statut et les détails des opérations pour une plage de temps précise. Vous pouvez supprimer des notifications lorsque vous utilisez la tâche MDM. |
Traitements futurs planifiés
| Vous pouvez utiliser ce rapport pour modifier des traitements planifiés, y compris les processus d’opérations en masse planifiés. Dans ce rapport, vous pouvez uniquement modifier les dates de début et de fin du processus et les paramètres de configuration de base. |
Afficher des types d'opérations en masse
| Vous pouvez utiliser ce rapport pour afficher les types d’opérations en masse disponibles. Accédez à ce rapport pour afficher le segment de sécurité lié à des opérations en masse pour chaque type et les groupes de sécurité auxquels il est accessible. |
Workday vous recommande d’utiliser les sources de données de rapports suivantes :
- Étapes d'événement de processus de gestion: pour les types d'opérations en masseFaire passer une étape de processus de gestion à un échelon supérieuretRéaffecter une étape de processus de gestion.
- Transactions de processus de gestion: pour les types d'opérations en masseFaire avancer un processus de gestionetAnnuler un processus de gestion. Pour optimiser la performance des rapports, nous vous recommandons d'utiliser les données obligatoires suivantes :Processus de gestion,Statut de la transactionet un intervalle de dates (Intervalle de dates de lancementouIntervalle de dates de fin).
- Transactions de processus de gestion (indexé): pour les types d’opérations en masseFaire avancer un processus de gestionetAnnuler un processus de gestion. Vous pouvez utiliser cette source de données de rapport lors de la configuration des opérations en masse uniquement si vous utilisez la politique de sécurité de domaine pour le domaineBusiness Process Administration. Si c'est le cas, Workday vous recommande d'utiliser cette source de données de rapport plutôt que la source de données de rapportBusiness Process Transactionspour améliorer la performance du rapport.
Connexions et interactions
Workday offre la trousse Touchpoints Kit, qui contient des ressources pour vous aider à comprendre les relations de configuration dans l’ensemble de votre locataire. Pour en savoir plus sur la Workday Touchpoints Kit, visitez le Workday Community.