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Dernière mise à jour : 2023-06-23
Étapes : définir le processus de gestion Remplir le formulaire I-9

Étapes : définir le processus de gestion Remplir le formulaire I-9

  • Pour utiliser l’intégration
    E-Verify
     , créez l’intégration avant de configurer les étapes d’intégration dans le processus de gestion
    Complete Form I-9
     .
  • Sécurité : les domaines suivants dans le domaine fonctionnel System :
    • Business Process Administration
    • Manage: Business Process Definitions
Vous pouvez définir le processus de gestion
Complete Form I-9
 afin que les employés puissent créer un formulaire I-9 électronique pour vérifier l’admissibilité à l’emploi aux États-Unis. Vous pouvez utiliser le processus de gestion
Complete Form I-9
 indépendamment ou comme action dans le processus de gestion
Accueil et intégration
 . Vous pouvez inclure des étapes d’intégration dans le processus de gestion
Complete Form I-9
 pour soumettre les données des employés à l’intégration
E-Verify
 pour l’autorisation de travail.
Lorsqu’elle fait partie du processus de gestion
Accueil et intégration
 , l’étape d’action
Complete Form I-9
 doit suivre les éléments suivants :
  • Les tâches
    de changement de nom
     et
    de changement de coordonnées
     sont terminées. Lorsque vous préremplissez le formulaire I-9, Workday rend le nom et l’adresse de domicile de l’employé disponibles pour le formulaire I-9.
  • L’étape d’
    achèvement
     du processus de gestion
    Accueil et intégration
     , pour une vérification de l’emploi plus rapide, car l’intégration est mise en pause jusqu’à ce que
    l’ Accueil et intégration
     soit terminé.
Workday vous permet de créer un formulaire I-9 juridique, mais n’assume pas la responsabilité de la conformité.
  1. Configurez le processus de gestion
    Complete Form I-9
     dans le domaine fonctionnel Onboarding.
    Utilisez l’ordre suivant pour les étapes du processus de gestion :
    • Lorsque vous utilisez l'intégration
      E-Verify
       , incluez les étapes
      a
       à
      j
      .
    • Lorsque vous entrez des données manuellement dans le site Web E-Verify ou que vous n'utilisez pas E-Verify, incluez les étapes
      a
      ,
      b
      et
      j
      .
    Ordre
    Si
    Type
    Préciser
    a
    Lancement
    b
    Action
    Formulaire d'évaluation I-9
    c
    L'emploi aux États-Unis n'est pas déjà autorisé? (propriété de Workday)
    Service
    E-Verify Initial ou Revérification
    d
    E-Verify identifie les cas avec le même SSN au cours des 365 derniers jours? (propriété de Workday)
    Action
    Vérification de cas en double E-Verify
    e
    Fermer les cas en double et créer un nouveau cas dans E-Verify? (propriété de Workday)
    Service
    E-Verify, Fermer un doublon et créer un nouveau cas
    f
    Le cas est-il en file d'attente? (propriété de Workday)
    Service
    Cas en file d'attente E-Verify
    g
    Le cas nécessite-t-il une correspondance de photo? (propriété de Workday)
    Action
    E-Verify Photo Match
    h
    Le cas nécessite-t-il une correspondance de photo? (propriété de Workday)
    Service
    Photo de confirmation E-Verify
    i
    Le cas nécessite-t-il la révision de données potentiellement incorrectes? (propriété de Workday)
    Service
    Créer un nouvel événement I-9 pour la contrepassation E-Verify
    j
    Statut d'admissibilité à l'emploi aux États-Unis en attente? (propriété de Workday)
    Action
    Statut final de la vérification de l'emploi aux É.-U.
    (Facultatif) Ajoutez une étape
    d’approbation
     après
    b
     et avant
    c
     pour une révision supplémentaire des pièces justificatives du formulaire I-9.
    L’étape
    d’achèvement
     doit être l’étape
    b
     ou l’étape facultative
    Approbation
     . Faites de l’étape
    Approbation
     l’étape
    d’achèvement
     du processus de gestion.
  2. (Facultatif) Sélectionnez
    Processus de gestion
    Mettre à jour des conditions propres aux étapes
     dans le menu des actions connexes de l’étape
    b
    .
    Pour exiger un numéro de sécurité sociale dans la Section 1 du formulaire I-9, ajoutez une rangée dans l’onglet
    Conditions de validation
     et sélectionnez
    Créer une règle de conditions
     dans l’invite
    Règle
     .
    Créez une règle de conditions en fonction du champ de rapport prédéfini par Workday pour les identifiants :
    Champ externe source pour règle de conditions
    Opérateur relationnel
    Type de comparaison
    Valeur de comparaison
    Numéro de sécurité sociale disponible dans l'événement du formulaire I-9
    est égal à
    Valeur spécifiée dans ce filtre
    Non
  3. Sélectionnez
    Processus de gestion → Mettre à jour un routage avancé
     dans le menu des actions connexes de l’étape
    Formulaire d’évaluation I-9
     .
    Ajoutez une restriction de routage pour vous assurer que les partenaires RH ne sont pas affectés à l’étape de leur propre formulaire I-9.
  4. (Facultatif) Sélectionnez
    Processus de gestion  → Mettre à jour le texte d’aide
     dans le menu des actions connexes du processus de gestion.
    Ajoutez du texte d’aide pour E-Verify en fournissant des instructions pour l’étape
    b
    .
    Dans la colonne
    Texte d’aide
     , entrez le message suivant :
    Lorsque vous utilisez E-Verify, tout document présenté pour le type B doit avoir une photo qui correspond à l’employé.
  5. (Facultatif) À partir du menu des actions connexes du processus de gestion, sélectionnez
    Processus de gestion  → Modifier une définition
    .
    Lorsque vous utilisez E-Verify, cliquez sur les boutons suivants pour configurer l’intégration :
    • Configurer une vérification initiale ou une récurrence
    • Configurer la fermeture du cas par E-Verify en double et la création d'un nouveau cas
    • Configurer une photo de confirmation E-Verify
    Dans la page
    Configurer le service d’événement E-Verify
     , sélectionnez le même système d’intégration
    E-Verify
     .
  6. (Facultatif) Sélectionnez
    Processus de gestion Mettre à jour un remplacement d’étiquette
     dans le menu des actions connexes pour les étapes
    g
     et
    j
    .
    Lorsque vous utilisez E-Verify, précisez les étiquettes de remplacement d’étape suivantes :
    • Étape
      g
      : Correspondance de photos
    • Étape
      n
      : Finaliser
  7. Pour E-Verify, informez un partenaire RH quand un employé n’est pas autorisé à travailler. Utilisez le champ de rapport
    US Employment Verification Status
     pour créer une règle de notification.