Éléments à prendre en compte pour la définition : Workday Payroll et Workday Benefits
Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la configuration et de l’utilisation de Workday Payroll et de Workday Benefits. Elle explique :
- Les raisons pour lesquelles cette définition est utile.
- Comment cette définition s’intègre dans Workday.
- Les répercussions en aval et les interactions entre les produits.
- Les exigences en matière de sécurité et la configuration des processus de gestion.
- Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant la mise en œuvre.
Consultez les instructions détaillées des tâches pour en savoir plus sur la configuration.
De quoi s’agit-il?
Lorsqu’ils sont utilisés ensemble, Workday Payroll et Workday Benefits vous permettent d’intégrer les avantages sociaux des travailleurs avec leurs coûts associés et notamment :
- De définir des régimes d’avantages sociaux.
- De configurer des revenus et des retenues de la paie pour les avantages sociaux.
- D’utiliser l’intégration à des fournisseurs d’avantages sociaux tiers pour gérer les montants de cotisation.
Cette rubrique traite uniquement de la façon dont Workday Payroll interagit avec Workday Benefits. Elle ne traite pas de la façon dont Cloud Connect for Third-Party Payroll (CCTPP) interagit avec Workday Benefits.
Avantages pour l’entreprise
Réduire le risque d’erreurs liées aux entrées manuelles en utilisant Workday pour transférer automatiquement les valeurs les plus récentes de Benefits à Payroll.
Configurer des politiques de sécurité pour empêcher les utilisateurs non autorisés de consulter des données confidentielles sur les avantages sociaux et la paie.
Cas d’utilisation
- Traiter les cotisations au régime 401(k), au compte d’épargne santé et au compte de gestion santé à l’aide de la paie.
- Traiter les crédits et les frais supplémentaires du régime d’avantages sociaux au moyen de la paie.
- Déduire les coûts du régime d’avantages sociaux pour les soins de santé et l’assurance à l’aide de la paie.
- Configurer un calendrier de paie toutes les deux semaines pour 26 chèques de paie par année, avec des retenues pour le compte d’épargne santé et le compte de gestion santé deux fois par mois.
- Coordonner les changements apportés aux avantages sociaux pour les transitions d’une invalidité de courte durée à une invalidité de longue durée.
- Traiter les changements apportés aux avantages sociaux résultant de changements de salaire.
- Inscrire automatiquement les travailleurs à un régime d’avantages sociaux en fonction des règles d’admissibilité.
Questions à se poser
Questions | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Devez-vous appliquer des limites de retenues aux montants d’avantages sociaux? | Si vous devez appliquer une limite de retenues aux montants d’avantages sociaux, configurez cette limite dans Payroll. Exemple : limites fédérales sur les régimes de retraite ou les comptes d’épargne santé.
Si vous n’utilisez pas Workday Payroll, collaborez avec votre fournisseur de paie pour définir les limites. |
Avez-vous besoin de créer une nouvelle retenue ou un nouveau revenu? Sinon, pouvez-vous réutiliser une retenue ou un revenu qui existe déjà? | Lorsque vos régimes d’avantages sociaux changent, vous pouvez réutiliser les revenus et retenues.
Ne supprimez pas le mappage entre un ancien régime d’avantages sociaux et les revenus ou retenues associés. Lorsque vous supprimez le mappage pour un travailleur avec un événement de la paie rétroactive pris en charge, Workday tente de retirer toutes les retenues calculées pour le travailleur dans ce calcul de la paie rétroactive. Workday vous recommande de laisser l’ancien régime mappé aux retenues. Vous pouvez retirer le régime d’avantages sociaux de l’année du régime d’avantages sociaux. Si vous créez un nouveau régime, mappez-le aux retenues en tant que régime actif. |
À la fin de l’année, les paies envoyées chaque semaine ou toutes les deux semaines chevauchent-elles deux années de la paie? | Workday traite automatiquement une retenue si la date de fin de la période de paie est identique ou postérieure à la date de début de la retenue.
Pour éviter que Workday utilise les taux de retenue d’avantages sociaux de la mauvaise année, vous devrez peut-être modifier la façon dont Workday applique la date de début des retenues. Lorsque vous créez ou modifiez des retenues dans Payroll, vous pouvez sélectionner la garantie ou le coût à compter de la date de paiement. Workday traite la retenue si la date de paiement est identique ou postérieure à la date de début de la retenue. Workday ne tient pas compte de la période de paie dans laquelle la retenue commence. |
Voulez-vous que Workday ajuste le chèque de paie final pour que l’objectif annuel de retenues du travailleur soit atteint pour les comptes d’épargne santé et de gestion de santé? | Vous pouvez configurer un groupe d’avantages sociaux pour que Workday Payroll ajuste les retenues dans la période de paie finale de sorte que les objectifs annuels soient atteints.
Pour ajuster le chèque de paie final, vous devez configurer la retenue pour qu’elle se produise dans la dernière période de paie de cette année. Pour activer cette option d’ajustement de retenue :
|
Devez-vous gérer les rapports de la déclaration sociale nominative (DSN) pour la France? | Vous pouvez utiliser Workday Payroll pour la France pour déclarer des informations sur les avantages sociaux dans les rapports de la DSN. Pour ce faire, vous devez :
Afin de garantir l’exactitude des DSN, lors de la définition des régimes d’assurance maladie, ne mappez pas la même retenue à plus d’un régime d’avantages sociaux déclaré comme prévoyance dans une DSN. Utilisez le régime que vous déclarez comme garantie obligatoire d’assurance maladie et invalidité dans une DSN. |
Avez-vous des travailleurs irlandais ou au Royaume-Uni? | La législation irlandaise et du Royaume-Uni exige que vous fournissiez un régime de retraite pour les travailleurs qui correspondent à des critères précis.
Vous pouvez combiner des évaluations d’admissibilité dans Payroll avec un régime de retraite dans Benefits. En fonction des résultats de l’évaluation, vous pouvez inscrire les travailleurs admissibles au régime. |
Offrez-vous une contrepartie pour les cotisations des travailleurs américains au régime 401(k)? | Vous pouvez configurer des cotisations définies au régime d’avantages sociaux. Si vous calculez les contreparties de l’employeur en fonction des cotisations du travailleur, définissez le calcul sur la retenue sur la paie. |
Permettez-vous à vos travailleurs de verser régulièrement une partie de leur paie à un régime d’avantages sociaux externe ou à un organisme de bienfaisance? | Il est parfois difficile d’offrir un régime d’avantages sociaux, par exemple lorsqu’il ne s’appliquerait qu’à quelques travailleurs. Dans ce cas, Workday fournit une autre fonctionnalité qui permet aux travailleurs de demander que vous préleviez des retenues volontaires ou des paiements flexibles sur leur paie.
Exemple : un travailleur souhaite faire un don à un organisme de bienfaisance ou rembourser un prêt pour frais de réinstallation accordé par la société. |
Quand voulez-vous commencer et cesser les retenues sur la paie pour un régime d’avantages sociaux? | Vous pouvez configurer des règles d’événements d’inscription pour préciser quand commencer ou cesser les retenues sur la paie. Vous pouvez préciser à quel moment effectuer les retenues sur la paie d’un travailleur en configurant :
Workday ne prend des retenues que pour les travailleurs couverts par un régime. Workday utilise la combinaison de la date de début de la garantie et de la date de début des retenues pour déterminer le moment où la première retenue a lieu. De même, vous pouvez configurer quand arrêter les retenues sur la paie en fonction des éléments suivants :
|
Recommandations
- Performance
- Workday recommande de créer le nombre minimum de revenus et de retenues pour optimiser la performance.Pour maximiser la performance et rationaliser le traitement de la paie, définissez les revenus et les retenues à l’aide de critères précis. Utilisez des critères d’admissibilité particuliers afin que Workday exécute les calculs uniquement pour les travailleurs et les groupes de paie et d’avantages sociaux applicables.
- Critères de sélection
- Pour éviter les incohérences de calcul possibles, Workday vous recommande d’utiliser les mêmes critères de sélection lorsque vous créez des règles qui servent à :
- Inscrire les travailleurs à un régime dans Workday Benefits.
- Calculer les cotisations des travailleurs dans Workday Payroll.
- Paie globale et avantages sociaux
- Workday vous recommande d’utiliser Workday Benefits pour les intégrations à Workday Payroll.Les clients de Workday Payroll for the UK qui n’ont pas de licence pour Workday Benefits peuvent utiliser des fonctionnalités limitées de Benefits pour prendre en charge la définition de l’inscription automatique à un régime de retraite au Royaume-Uni.Si vous calculez la paie avec Workday Payroll for France, Workday recommande d’utiliser des tables de consultation avancées pour stocker les taux des avantages sociaux afin de répondre aux exigences du régime.
- Comptes d’épargne santé et comptes de gestion santé
- Pour simplifier l’expérience d’inscription et les configurations de retenues pour les comptes d’épargne santé de rattrapage, Workday recommande aux employeurs de créer un régime distinct pour chacun des groupes d’âge suivants :
- Travailleurs de moins de 55 ans.
- Travailleurs de 55 ans et plus.
- Si la fréquence des retenues diffère de celle de la paie, utilisez à la fois le remplacement et la planification personnalisée dans Payroll pour vous assurer que les retenues sont exactes. Exemple : la fréquence de la paie est toutes les deux semaines et votre calendrier prévoit 26 chèques de paie par an, mais vous effectuez des retenues pour le compte d’épargne santé et le compte de gestion santé deux fois par mois.
- Revenus et retenues liés aux avantages sociaux
- Workday vous recommande d’éviter de retirer un régime d’avantages sociaux des revenus et des retenues. De tels changements peuvent entraîner le paiement en trop ou en moins de retenues antérieures ou d’une retenue forfaitaire. Retirez plutôt le régime d’avantages sociaux de l’année du régime.Exemple : vous supprimez un ancien régime d’avantages sociaux de la retenue et ajoutez le nouveau régime. Lorsque vous exécutez des calculs de la paie rétroactive, Workday recalcule et tente de retirer toutes les retenues précédentes pour le travailleur, ce qui entraîne des valeurs de calcul incorrectes.
- Pensez à omettre les régimes avec compte d’épargne santé ou compte de gestion santé lors des calculs de la paie rétroactive. Des calculs de la paie rétroactive non souhaités peuvent avoir lieu après des changements de régime ou lorsqu’un travailleur atteint son objectif annuel.
- Évitez d’utiliser les régimes d’avantages sociaux portant la mentionNe pas utiliser. Les administrateurs d’avantages sociaux peuvent utiliser cette étiquette pour masquer les régimes d’avantages sociaux obsolètes en fonction d’une date d’effet. L’inviteRégime d’avantages sociauxs’affiche dans l’ongletSans date d’effetpour les tâches suivantes :
- Créer une retenue.
- Créer un crédit.
- Workday ajoute la date d’effet des régimes d’avantages sociaux futurs à l’étiquetteNe pas utiliser.
Exigences
Définissez vos régimes d’avantages sociaux avant de créer les revenus et retenues associés.
Si vous gérez des rapports de la DSN, indiquez le numéro de la police collective sur le régime d’avantages sociaux et l’identifiant du fournisseur.
Limites
- Workday Payroll ne prend pas en charge la date d’effet des retenues et revenus. Workday Benefits vous permet plutôt d’enregistrer une date d’effet entre les régimes d’avantages sociaux et les retenues et revenus.
- Pour éviter de traiter un calcul de la paie rétroactive, vous pouvez rendre les régimes non disponibles pour les travailleurs après une certaine date à l’aide :
- Des règles d’admissibilité aux avantages sociaux.
- Des définitions d’année de régime.
- Workday Payroll for the UK ne prend pas en charge l’inscription automatique aux régimes de retraite dans les périodes de paie antérieures. Si vous effectuez la paie à terme échu, vous pouvez désactiver la fonction d’inscription automatique au régime de retraite ou vous assurer de surveiller le processus et d’apporter les ajustements nécessaires.
- Workday Payroll for Australia ne prend pas en charge la pension de retraite configurée avec Workday Benefits.
Configuration du locataire
Pour déterminer les cotisations autorisées sur la paie depuis le début de l’exercice, vous pouvez sélectionner une option supplémentaire de cible de garantie de compte d’épargne santé dans la tâche
Modifier la configuration du locataire - HCM
. Cette option vous permet également de configurer les limites familiales ou individuelles de l’IRS dans Workday Payroll pour la cible de garantie supplémentaire.Sécurité
Domaines | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Manage: Benefits for Organizations dans le domaine fonctionnel Benefits. | Vous permet de créer des groupes d’avantages sociaux. |
Set Up: Benefits dans le domaine fonctionnel Benefits. | Vous permet de créer des régimes d’avantages sociaux et de définir l’inscription. |
Set Up: Payroll (Calculations - Payroll Specific) dans le domaine fonctionnel Core Payroll. | Vous permet de créer et de modifier des revenus et des retenues. |
Set Up: Tenant Setup - HCM dans le domaine fonctionnel Systems. | Vous permet d’activer l’application mobile Benefits et de configurer les options propres au locataire. |
Vous pouvez autoriser l’administrateur et le partenaire des avantages sociaux à consulter les retenues pour le régime d’avantages sociaux des travailleurs. Vous pouvez appliquer la sécurité segmentée aux rapports personnalisés en fonction des sources de données segmentées suivantes :
- Earning/Deduction Payroll Balances for Organization
- Earning/Deduction Payroll Balances for Worker
- Earning/Deduction Payroll Results for Organization (As of Sub Period End Date)
- Earning/Deduction Payroll Results for Organization, Worker, Period and Date Range (As of Sub Period End Date)
- Earning/Deduction Payroll Results for Worker (As of Sub Period End Date)
Processus de gestion
Processus de gestion | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Changer les avantages sociaux
| Peut être ajouté comme étape à d’autres processus de gestion, comme Effectuer un changement lié à l’emploi ou Fin d’emploi . Lance le processus de gestion Changer les avantages sociaux à la suite d’un événement de la vie , qui utilise la règle de conditions S’il y a une incidence sur les avantages sociaux des employés pour déterminer s’il faut créer un événement lié aux avantages sociaux. |
Changer les avantages sociaux à la suite d’un événement de la vie
| Permet aux utilisateurs de changer les avantages sociaux à la suite d’événements de la vie, notamment les naissances, les divorces et les promotions. |
Changer les avantages sociaux pour l’inscription ouverte
| Vous permet de lancer l’inscription ouverte aux avantages sociaux. Vous pouvez ajouter des worklets liés à des étapes avec l’action connexe Processus de gestion > Mettre à jour les worklets associés aux étapes dans la tâche Changer les avantages sociaux pour l’inscription ouverte . |
Effectuer un changement lié à l’emploi
| Vous permet d’effectuer des changements liés au poste d’un travailleur, comme une promotion ou une mutation, qui peuvent avoir une incidence sur ses avantages sociaux. Vous pouvez ajouter une étape au processus de gestion Changer les avantages sociaux à la suite d’un événement de la vie pour lancer un événement lié aux avantages sociaux. |
Production de rapports
Rapports | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Toutes les retenues
Tous les revenus | Utilisez ces rapports pour vérifier les configurations des composantes de la paie, par exemple le régime d’avantages sociaux auquel la composante de la paie fait référence. |
Admissibilité aux avantages par groupe d’avantages sociaux
| Utilisez ce rapport pour afficher les groupes d’avantages sociaux ayant une date future. |
DSN Benefits Contributions by Establishment | Utilisez ce rapport pour comparer les montants des avantages sociaux agrégés par régime d’avantages sociaux et par population avec les montants de la paie agrégés. (Aux fins de production de rapports liés à la Déclaration sociale nominative (DSN) dans Payroll pour la France.) |
Afficher les résultats d’une règle d’admissibilité aux avantages sociaux
| Utilisez ce rapport pour déterminer pourquoi une personne respecte ou non une règle d’admissibilité. Il peut être utile pour résoudre des problèmes liés aux retenues et aux crédits. |
Afficher un audit des travailleurs dans plusieurs groupes d’avantages sociaux
| Utilisez cette tâche avec une date d’effet pour vous assurer que les employés ne sont admissibles qu’à un seul groupe d’avantages sociaux. Il peut être utile pour résoudre des problèmes liés aux retenues et aux crédits. |
Intégrations
Intégration | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Cloud Connect for Benefits
| Workday propose des modèles d’intégration pour les fournisseurs d’avantages sociaux au moyen de Cloud Connect for Benefits (CCB). |
Change Benefits
| Ce service Web charge les choix d’avantages sociaux et les régimes d’épargne-retraite des travailleurs. |
Inscription aux régimes d'épargne-retraite
| Ce service Web charge les choix de régimes d’épargne-retraite des travailleurs. Le rapport inscrit les travailleurs, met à jour les choix existants et reporte les choix précédents, sauf s’ils sont explicitement modifiés. |
Connexions et interactions
Interaction | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Absence | Lorsque vous configurez des régimes de congés qui effectuent un suivi des soldes dans Absence Management, vous pouvez récupérer les unités de congés approuvés au cours des calculs des revenus et des retenues. Utilisez les calculs associés de la composante des absences pour associer des régimes d’absences à des revenus et des retenues. Assurez-vous de mapper tous les régimes d’absences qui peuvent avoir une incidence sur la paie ou sur les revenus et retenues pour avantages sociaux. |
HCM Staffing and Compensation | Fournit des données liées aux travailleurs et aux emplois pour le traitement de la paie et des avantages sociaux, telles que :
|
Workday offre la trousse Touchpoints Kit, qui contient des ressources pour vous aider à comprendre les relations de configuration dans l’ensemble de votre locataire. Pour en savoir plus sur la trousse Workday Touchpoints Kit, visitez le site Workday Community.