Concept : alertes préalables pour les événements passifs
Vous pouvez envoyer des alertes préalables aux employés pour les informer de l’approche d’un événement passif.
Vous pouvez définir un calendrier pour la génération des alertes et générer des alertes préalables qui correspondent à votre calendrier de génération des événements d’inscription.
Workday envoie des alertes uniquement aux employés qui :
- Atteignent le nombre exact de jours, de semaines ou de mois indiqués dans le champNotifier avant la date de l’événement, avant la date à laquelle Workday traite l’événement.
- Ont satisfait aux conditions de la règle entre la dernière exécution du processus et l’exécution en cours, et Workday n’a pas signalé d’erreur lors du dernier traitement des alertes.
À l’aide de la tâche
Planifier des événements passifs
, vous planifiez et traitez des alertes pour un événement lié à l’âge de la retraite les 4 et 18 janvier. Vous avez également défini des alertes préalables que Workday enverra deux semaines avant (10 janvier) et une semaine avant (17 janvier) la date à laquelle les employés atteignent l’âge de la retraite.Un salarié atteint l’âge de 65 ans le 24 janvier.
La première alerte s’exécute le 4 janvier et précède les alertes envoyées une et deux semaines à l’avance, lesquelles sont prévues pour les 10 et 17 janvier. Par conséquent, Workday ne génère pas de notifications préalables. La deuxième alerte planifiée s’exécute le 17 janvier, après que l’employé a satisfait aux conditions de la règle pour les deux alertes. Par conséquent, Workday prend en charge et envoie les deux notifications préalables le 18.
Lorsque vous planifiez des alertes préalables, tenez compte des éléments suivants :
- La fréquence à laquelle vous planifiez et générez des alertes. Vous devez tenir compte de la fréquence à laquelle vous générez des alertes pour établir la correspondance avec l’aperçu planifié d’un événement. Si votre calendrier et le moment de génération des alertes ne correspondent pas, il se peut que Workday ne génère pas de notifications d’aperçu pour certains employés.Exemple : vous créez des alertes préalables que Workday enverra deux semaines avant qu’un employé atteigne l’âge de 65 ans. Cependant, vous planifiez et générez également des alertes d’événements passifs tous les 25 du mois. La date du jour est le 25 décembre, et l’employé aura 65 ans le 21 janvier. Workday ne générera pas d’alertes préalables pour cet employé. Le prochain traitement des alertes par Workday aura lieu le 25 janvier. Workday peut déterminer qu’il n’a pas signalé l’employé et peut envoyer la notification d’aperçu manquée.Pour éviter d’envoyer plusieurs alertes préalables, envisagez de planifier des exécutions d’alertes plus fréquemment. Vous pouvez également réduire la fréquence des alertes dans le champGénérer des alertes préalables.
- Workday envoie une seule instance des alertes préalables à un employé. Exemple : vous créez deux alertes pour avertir les employés qu’un événement de retraite est sur le point de se produire. Vous planifiez la première alerte un mois avant l’événement et la seconde, deux semaines avant l’événement. Workday n’envoie qu’une seule instance de chaque alerte.
- Workday cesse d’envoyer des alertes à l’employé une fois que Workday a planifié une règle d’événement et généré un événement d’inscription.