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Administrator Guide
Dernière mise à jour : 2023-10-06
Étapes : utiliser les autorisations préalables

Étapes : utiliser les autorisations préalables

Configurez vos comptes bancaires pour les paiements électroniques.
Vous pouvez réduire le nombre de refus de paiement de la chambre de compensation automatisée (service ACH) en envoyant des autorisations préalables pour valider les données bancaires électroniques.
  1. Accédez à la tâche
    Modifier la configuration du locataire - Gestion financière
     .
    Indiquez un générateur d’identifiants pour le lot d’autorisations préalables.
    Sécurité : domaine
    Set Up: Tenant Setup - Financials
    dans le domaine fonctionnel System.
  2. Ajoutez une étape
    Lot/tâche
     au processus de gestion
    Événement lié au lot d’autorisations préalables
     , précisez
    Création d’autorisations préalables (tâche)
    , et sélectionnez des utilisateurs dont le niveau de sécurité d’accès est approprié.
  3. (Facultatif) Configurez le processus de gestion
    Événement d’inscription aux choix de paiement
     pour délivrer des autorisations préalables lorsque des travailleurs ou des étudiants ajoutent ou changent des comptes bancaires dans les choix de paiement.
    Ajoutez une étape
    Service
     avant l’étape d’achèvement et précisez
    Autorisation préalable de comptes bancaires de travailleurs si Nouveau ou Changé
    . Pour délivrer des autorisations préalables de manière sélectionnée, incluez une règle de conditions d’entrée.
    Pour délivrer des autorisations préalables pour les comptes bancaires de travailleurs ou d’étudiants, vous devez configurer cette étape.
    1. Ajoutez
      Autorisation préalable de paiement
       aux objets principaux ou supplémentaires dans la section
      Utilisation du compte bancaire
       .
    2. Configurez le type et la catégorie de paiements pour vos autorisations préalables dans l’onglet
      Définition du règlement
       pour automatiser les autorisations préalables de paiement à partir du compte bancaire de votre société. Si vous laissez le champ
      Catégorie de paiements
       vide, Workday applique les configurations à toutes les catégories de paiements pour le type de paiement sélectionné. Exemple : si vous définissez la configuration du règlement pour les types de paiements par service ACH et que vous laissez le champ
      Catégorie de paiements
       vide, Workday applique les configurations à tous les paiements par service ACH, y compris les autorisations préalables de paiement.
      Si vous ne configurez pas l’onglet
      Définition du règlement
       pour les autorisations préalables, vous devrez envoyer manuellement les fichiers d’autorisation préalable de paiement à votre banque.
  5. (Facultatif) Mettre à jour les règles de choix de paiement.
    Configurez les types de paiements de remplacement pour les comptes bancaires de travailleurs ou les remboursements d’étudiants. Workday se sert du type de paiement de remplacement lorsque les autorisations préalables reviennent avec les statuts suivants :
    • Erreur
    • En cours
    • En attente
    Lorsqu’une autorisation préalable revient avec le statut
    Erreur
    , le travailleur ou l’étudiant doit mettre à jour ses choix de paiement. Si vous n’avez pas sélectionné de type de paiement de remplacement pour les erreurs, Workday rejette le paiement et vous oblige à le traiter manuellement.
  6. (Facultatif) Définissez les options de paiement en ligne pour les étudiants.
    Configurez le champ
    Statuts des autorisations préalables bloqués
     dans l’onglet
    Paramètres de paiement des étudiants
     .
  7. (Facultatif) Accédez à la tâche
    Changer les données bancaires d’un client
     pour activer les autorisations préalables pour les paiements de clients.
    Sélectionnez
    Autorisation préalable obligatoire
     pour le compte bancaire de règlement.
    Configurez le processus de gestion
    Événement de changement des données bancaires d’un client
     et la politique de sécurité dans le domaine fonctionnel Customers.
  8. (Facultatif) Accédez à la tâche
    Changer le compte bancaire de règlement d’un fournisseur
     pour activer les autorisations préalables pour les paiements aux fournisseurs.
    Cochez la case Autorisation
    préalable obligatoire
     pour le compte bancaire de règlement.
    Configurez le processus de gestion
    Événement de changement de compte bancaire de règlement d’un fournisseur
     et la politique de sécurité rattachée dans le domaine fonctionnel Suppliers.
  9. (Facultatif) Activez les autorisations préalables pour l’un des types de bénéficiaires suivants :
    • Bénéficiaires ad hoc.
    • Bénéficiaires divers.
    • Organismes subventionnaires.
    • Administrations fiscales.
    Cochez la case Autorisation
    préalable obligatoire
     pour le compte bancaire de règlement dans le groupe de profil
    Compte bancaire de règlement
     .
  10. Créez ou planifiez un lot d’autorisations préalables.
    Vous pouvez :
    • Accédez à la tâche
      Planifier un lot d’autorisations préalables
       .
      Sécurité :
      • Process: Customer Invoice Payment/Settlement
         dans le domaine fonctionnel Customer Accounts.
      • Process: Customer Refund Settlement
         dans le domaine fonctionnel Customer Accounts.
      • Process: Expense Report Payment/Settlement
         dans le domaine fonctionnel Expenses.
      • Process: Payroll Settlement
         dans le domaine fonctionnel Core Payroll.
      • Process: Pending Student Refund/Settlement
        dans le domaine fonctionnel Student Financials.
      • Process: Settlement
        dans le domaine fonctionnel Banking and Settlement.
      • Process: Student Payment/Settlement
         dans le domaine fonctionnel Student Financials.
      • Process: Student Sponsor Refund/Settlement
        dans le domaine fonctionnel Student Financials.
      • Process: Supplier Invoice Payment/Settlement
        dans le domaine fonctionnel Supplier Accounts.
  11. (Facultatif) Accédez à la tâche
    Mettre à jour des autorisations préalables
     .
    Mettez à jour manuellement les statuts des autorisations préalables de paiement. Exemple : lorsque la banque destinataire renvoie des exceptions, vous pouvez marquer des autorisations préalables de paiement comme étant des erreurs et annuler ou contrepasser l’écriture comptable.
Quand vous générez un lot d’autorisations préalables, Workday :
  • Génère les autorisations préalables de paiement sous forme de fichiers de paiement distincts du lot de règlement.
  • Envoie l’autorisation préalable de paiement à votre banque en fonction du système d’intégration défini dans la section
    Définition du règlement
     du compte bancaire de la société.
Utilisez les rapports suivants pour faire le suivi des renseignements relatifs à vos lots d’autorisations préalables :
  • Rechercher un lot d’autorisations préalables
     : afficher les lots d’autorisations préalables créés manuellement.
  • Afficher des lots planifiés
     : affichez et modifiez les instances de lot d’autorisations préalables planifiées.