Éléments à prendre en compte pour la définition : suivi des projets
Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la définition et de l’utilisation du suivi des projets. Elle explique :
- Les raisons pour lesquelles cette définition est utile.
- Comment cette définition s’intègre dans Workday.
- Les répercussions en aval et les interactions entre les produits.
- Les exigences en matière de sécurité et la configuration des processus de gestion.
- Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant la mise en œuvre.
Consultez les instructions détaillées des tâches pour en savoir plus sur la configuration.
De quoi s’agit-il?
Project Tracking vous donne accès à un ensemble limité de fonctionnalités de Projects et vous permet de créer des projets spécialement pour le suivi des heures et des frais.
Nous vous recommandons d’utiliser Project Tracking si vous n’avez pas besoin de :
- Créer des projets facturables.
- Créer des projets immobilisables.
- Utiliser la gestion avancée des ressources.
Avantages pour l’entreprise
Vous pouvez utiliser Project Tracking pour enregistrer et gérer les frais et les heures de vos projets et aussi pour produire des rapports sur ces ceux-ci.
Cas d’utilisation
Vous pouvez utiliser Project Tracking pour :
- Créer et gérer des projets.
- Suivre le travail avec les plans de projet.
- Doter les projets en personnel à l’aide de plans de ressources.
- Effectuer le suivi des heures entrées pour les projets et produire des rapports sur ceux-ci (Time Tracking uniquement).
- Effectuer le suivi des frais liés au projet et produire des rapports sur ceux-ci (Expenses seulement).
Questions à se poser
Sujets | Questions | Éléments à prendre en compte |
|---|---|---|
Identifiants de projets | Voulez-vous utiliser un format personnalisé pour vos identifiants de projet? | Vous pouvez définir un format personnalisé pour les identifiants de projet dans la tâche Modifier la configuration du locataire - Gestion financière . |
Création de projets | Comment définirez-vous les valeurs des champs communs pour vos projets? | Pour garantir la cohérence et réduire l’entrée de données, vous pouvez utiliser les tâches suivantes pour définir des valeurs de champs de projet :
Les utilisateurs peuvent ensuite sélectionner ces valeurs lorsqu’ils créent ou mettent à jour un projet. |
Création de projets | Comment voulez-vous que les utilisateurs créent de nouveaux projets? | Vous pouvez simplifier considérablement le processus de création d’un nouveau projet en permettant aux utilisateurs de copier des projets existants. Pour activer cette fonction, configurez l’action de lancement Copier un projet dans la politique de sécurité pour le processus de gestion Créer un projet . |
Plans de ressources | Comment voulez-vous créer des plans de ressources? | Lorsque vous créez un plan de ressources pour une hiérarchie de projets, tous les projets qui partagent la même hiérarchie héritent du même plan de ressources. Utilisez cette méthode pour faire gagner du temps aux utilisateurs si les projets d’une même hiérarchie utilisent toujours le même plan de ressources. Lorsque vous créez un plan de ressources pour un projet individuel, seul ce projet utilisera le plan de ressources. Utilisez cette méthode si vos plans de ressources diffèrent d’un projet à l’autre. |
Plans de ressources | Comment voulez-vous définir les catégories des rôles dans le projet? | Si vous spécifiez des valeurs pour les catégories de rôles dans le projet , les gestionnaires de projet peuvent ensuite organiser les rôles dans le projet dans les lignes du plan de ressources. |
Plans de ressources | Voulez-vous exiger une approbation manuelle pour les lignes du plan de ressources nouvelles ou modifiées? | Les gestionnaires de projets et de ressources peuvent approuver manuellement les changements apportés aux lignes du plan de ressources. Pour activer le processus d’approbation, configurez le processus de gestion Ligne du plan de ressources du projet . |
Plans de ressources | Comment voulez-vous entrer les données du plan de ressources propres à votre organisation? | Vous pouvez configurer des objets personnalisés pour permettre à Workday de répondre à vos exigences uniques en matière de plans de ressources. |
Ressources du projet | Comment voulez-vous gérer les approbations concernant les nouveaux travailleurs pour les projets? | Les gestionnaires de projets et de ressources peuvent approuver manuellement les travailleurs lorsqu’ils ont de nouvelles affectations de projets. Pour activer le processus d’approbation, définissez le processus de gestion Demander un travailleur . |
Ressources du projet | Utiliserez-vous des bassins de ressources dynamiques pour gérer vos groupes de travailleurs et simplifier la dotation en personnel de vos projets? | Les bassins de ressources dynamiques permettent aux gestionnaires d’associer des groupes de travailleurs à des projets en fonction des qualifications prédéfinies des travailleurs. Ils peuvent :
Les travailleurs du projet qui sont dans les bassins de ressources dynamiques peuvent entrer des heures et des frais pour leurs affectations de projet. |
Entrée des heures Pour Time Tracking seulement. | Voulez-vous autoriser les travailleurs à consigner leurs heures pour n’importe quel projet ou uniquement pour leurs affectations de projet? | Vous pouvez permettre aux travailleurs d’un projet de consigner des heures pour n’importe quel projet sans avoir d’affectation dans un plan de ressources. Utilisez le modèle d’entrée des heures pour activer cette fonction. Sinon, vous devez affecter les travailleurs pour le projet à un plan de ressources avant qu’ils puissent consigner des heures dans le projet. |
Entrée des heures Pour Time Tracking seulement. | Quelle fenêtre horaire voulez-vous que les travailleurs utilisent lorsqu’ils consignent leurs heures pour un projet? | Les travailleurs d’un plan de ressources peuvent consigner des heures pour un projet ou une tâche de projet. Workday charge automatiquement l’intervalle de dates avec les dates de début et de fin du projet. Vous pouvez configurer un intervalle de dates plus restreint pour que les travailleurs consignent leur temps avec la tâche Modifier la configuration du locataire - Gestion financière en utilisant les dates précisées pour ce qui suit :
Vous pouvez utiliser plusieurs sources pour continuer à réduire l’intervalle de dates. Les travailleurs peuvent consigner les heures uniquement lorsque les intervalles de dates sélectionnés se chevauchent. |
Frais Pour Expenses seulement. | Voulez-vous restreindre les travailleurs définis pour des projets à sélectionner dans leurs notes de frais uniquement les projets qui leur sont affectés? | Vous pouvez limiter les worktags de projet que les travailleurs peuvent sélectionner lorsqu’ils créent ou modifient une note de frais. Pour limiter les travailleurs de manière à ce qu’ils puissent sélectionner uniquement les worktags des projets qui leur sont affectés, configurez la section Frais de la tâche Modifier la configuration du locataire - Gestion financière . |
Recommandations
Nous vous recommandons de faire ce qui suit :
- Configurer le processus de gestionCréer un projetpermettant aux utilisateurs de copier des projets afin de réduire le temps consacré à l’entrée des données.
- Créer vos plans de ressources au niveau de la hiérarchie de projets lorsque les projets de la même hiérarchie utilisent le même plan de ressources. Cette configuration :
- Réduit le temps consacré à l’entrée des données.
- Maintient la cohérence.
- Évite les erreurs.
- Configurer des bassins de ressources dynamiques pour simplifier la dotation en personnel des projets.
Exigences
- Activez le domaine fonctionnel Project Tracking.
- Créez des hiérarchies de projets.
Limites
Project Tracking comporte un sous-ensemble limité des fonctionnalités de Projects. Vous ne pouvez pas :
- Créer des projets facturables.
- Créer des projets immobilisables.
- Utiliser le rapport Rechercher un travailleur pour doter vos projets en personnel.
- Affecter des travailleurs à des tâches de projet.
- Créer des prévisions de ressources.
- Créer des taux de coûts de main-d’œuvre ou déterminer les coûts de main-d’œuvre pour un projet.
- Créer des budgets de projets.
- Facturer les clients.
Configuration du locataire
Accédez aux sections
Projets
et Frais
dans la tâche Modifier la configuration du locataire - Gestion financière
pour afficher les options de configuration du locataire propres aux projets.Selon la façon dont vous configurez Project Tracking dans Workday, vous pouvez :
- Créer un format personnalisé pour vos identifiants de projet.
- Réduire l’intervalle de dates pendant lequel les travailleurs d’un projet peuvent consigner les heures qu’ils ont consacrées à un projet.
- Limiter l’accès des travailleurs aux worktags de projet pour les plans de ressources auxquels ils sont affectés. Cette restriction garantit que les travailleurs sélectionnent les bons projets pour leurs notes de frais.
Sécurité
Domaines | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Business Process Administration dans le domaine fonctionnel System | Les utilisateurs rattachés à ce domaine aux fins de sécurité peuvent modifier les processus de gestion suivants :
|
Manage: Business Process Definitions dans le domaine fonctionnel System | Les utilisateurs rattachés à ce domaine aux fins de sécurité peuvent gérer les processus de gestion suivants :
|
Set Up: Project Tracking dans le domaine fonctionnel Project Tracking | Un super domaine pour les domaines Set Up dans le domaine fonctionnel Project Tracking.Les utilisateurs rattachés à ce domaine aux fins de sécurité peuvent configurer des projets. |
Set Up: Period Schedule dans le domaine fonctionnel Project Tracking | Les utilisateurs rattachés à ce domaine aux fins de sécurité peuvent configurer et gérer les calendriers des périodes de paie des projets. |
Set Up: Project Details dans le domaine fonctionnel Project Tracking | Les utilisateurs rattachés à ce domaine aux fins de sécurité peuvent gérer la configuration des détails du projet, y compris les phases et les tâches. |
Set Up: Risk and Priorities dans le domaine fonctionnel Project Tracking | Les utilisateurs rattachés à ce domaine aux fins de sécurité peuvent configurer les risques et les priorités des projets. |
Set Up: Dynamic Resource Pool dans le domaine fonctionnel Project Tracking | Les utilisateurs rattachés à ce domaine aux fins de sécurité peuvent utiliser des tâches et des rapports pour créer, modifier, supprimer et afficher des bassins de ressources dynamiques. |
Manage: Project Tracking dans le domaine fonctionnel Project Tracking | Un super domaine pour les domaines Gérer dans le domaine fonctionnel Project Tracking. Les utilisateurs rattachés à ce domaine aux fins de sécurité peuvent gérer des projets. |
Manage: Project Details dans le domaine fonctionnel Project Tracking | Les utilisateurs rattachés à ce domaine aux fins de sécurité peuvent gérer et afficher les projets existants. Vous pouvez contrôler l’accès aux plans de projet et aux plans de ressources à l’aide de leurs domaines respectifs. |
Manage: Project Plan dans le domaine fonctionnel Project Tracking | Les utilisateurs rattachés à ce domaine aux fins de sécurité peuvent gérer et afficher l’information sur le plan de projet, y compris l’affectation des ressources aux tâches du plan de projet. |
Manage: Project Custom Task Name dans le domaine fonctionnel Project Tracking | Les utilisateurs rattachés à ce domaine aux fins de sécurité peuvent modifier et afficher l’information sur les noms de tâches personnalisées. |
Manage: Project Resources dans le domaine fonctionnel Project Tracking | Les utilisateurs rattachés à ce domaine aux fins de sécurité peuvent gérer et afficher les plans de ressources de projet. |
View: Project dans le domaine fonctionnel Project Tracking | Les utilisateurs rattachés à ce domaine aux fins de sécurité peuvent afficher les projets. |
Worker Data: Project Tracking dans le domaine fonctionnel Project Tracking | Les utilisateurs rattachés à ce domaine aux fins de sécurité peuvent accéder à l’information sur le suivi des projets d’un travailleur. L’information inclut les rôles des travailleurs du projet et les renseignements sur le projet dans le profil du travailleur. |
Pour assurer un accès approprié, passez en revue les rôles et les activités ci-dessous pour les membres de l’équipe :
Rôles de sécurité de domaine | Responsabilités |
|---|---|
Administrateur de suivi de projets |
|
Administrateur de suivi des heures | Définit l’entrée des heures du projet dans Workday Time Tracking. |
Gestionnaire de projet |
|
Travailleur pour le projet | Entre les heures de travail dans Time Tracking en sélectionnant un projet ou une tâche du plan de projet. |
Spécialiste de l’entrée des données sur les frais | Marque les frais dans un projet à l’aide de worktags pour le projet, la phase de projet et la tâche de projet. |
Processus de gestion
Processus de gestion | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Ligne du plan de ressources du projet dans le domaine fonctionnel Project Tracking. | Permet aux gestionnaires de projets de faire ce qui suit :
Ce processus est doté d’une politique de sécurité qui vous permet d’ouvrir les approbations à divers groupes de sécurité. Vous pouvez également activer l’avancement manuel à l’étape suivante par un administrateur des processus de gestion. |
Demander un travailleur dans le domaine fonctionnel Projects. | Permet d’apporter des changements aux affectations de travailleurs. Ce processus de gestion est un sous-processus obligatoire du processus de gestion Ligne du plan de ressources du projet . |
Créer un projet dans le domaine fonctionnel Project Tracking. | Permet aux administrateurs de suivi de projets de faire ce qui suit :
Permet aux gestionnaires de projets de faire ce qui suit :
|
Modifier un projet dans le domaine fonctionnel Project Tracking. | Permet aux gestionnaires de projets de faire ce qui suit :
|
Production de rapports
Rapport | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Rechercher des projets
| Utilisez ce rapport pour rechercher des projets existants. |
Mes projets
| Utilisez ce worklet pour afficher vos projets les plus fréquemment utilisés. |
Afficher un projet
| Utilisez ce rapport composite comme point d’accès central pour afficher et modifier l’information sur des projets existants. |
Afficher la chronologie d’un plan de projet
| Utilisez ce rapport pour afficher le calendrier des phases et des tâches de projet par :
|
Vous pouvez utiliser les sources de données de rapport suivantes pour créer des rapports personnalisés :
- Hiérarchies de projets de plus haut niveau dans l’objet de gestion Hiérarchie de projets.
- Hiérarchies de projet dans l’objet de gestion Hiérarchie de projets.
- Rôles dans le projet dans l’objet de gestion Rôle dans le projet.
- Phases du plan de projet dans l’objet de gestion Phase du plan de projet.
- Tâches du plan de projet dans l’objet de gestion Tâche du plan de projet.
Intégrations
Service Web | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Get Projects
| Récupère les projets avec tous les détails connexes, notamment :
|
Get Projects without Dependencies
| Récupère les projets sans le plan de ressources, ou les champs Project Groups et Dependencies .Vous pouvez récupérer :
Utilisez-le uniquement pour les migrations de données. |
Submit Project
| Crée un événement lié à un projet et le soumet à partir du processus de gestion Créer un projet pour approbation. Workday crée ensuite le nouveau projet après approbation. |
Get Project Phases
| Récupère les phases de projet. |
Put Project Phase
| Ajoute et met à jour les phases de projet. |
Get Project Role Categories
| Récupère les catégories de rôles dans le projet, notamment :
|
Put Project Role Category
| Ajoute et met à jour des catégories de rôles dans le projet. |
Get Resource Plans
| Récupère les données sur les plans de ressources et les lignes du plan de ressources. |
Submit Resource Plan
| Envoie les données sur les plans de ressources et les lignes du plan de ressources au moyen du processus de gestion Ligne du plan de ressources du projet . Après approbation, Workday met à jour les plans de ressources et les lignes du plan de ressources. |
Get Project Worker Roles
| Récupère les rôles des travailleurs pour le projet, notamment :
|
Put Project Worker Role
| Ajoute et met à jour les rôles de travailleurs pour les projets. |
Get Project Plans
| Récupère les plans de projet. |
Put Project Plan
| Ajoute et met à jour des plans de projet. |
Get Project Tasks
| Récupère les tâches de projet. |
Put Project Task
| Ajoute et met à jour des tâches de projet. Tous les noms de tâches doivent être uniques comme les identifiants de tâches. |
Get Period Schedules
Pour Time Tracking seulement. | Récupère les périodes pour l’entrée des heures. |
Put Period Schedule
Pour Time Tracking seulement. | Ajoute et met à jour les périodes pour l’entrée des heures. |
Connexions et interactions
Project Tracking interagit avec les autres domaines suivants dans Workday :
- Les gestionnaires affectent des travailleurs de HCM Core à leurs projets.
- Les travailleurs pour le projet peuvent utiliser Time Tracking pour entrer les heures de leurs projets.
- Les gestionnaires et les travailleurs d’un projet peuvent utiliser Expenses pour suivre les frais liés à leurs projets.
- Les administrateurs peuvent utiliser Time Tracking pour préciser les calendriers de périodes des projets.
Workday offre la trousse Touchpoints Kit, qui contient des ressources pour vous aider à comprendre les relations de configuration dans l’ensemble de votre locataire. Pour en savoir plus sur la trousse Workday Touchpoints Kit, visitez le site Workday Community.